- Giá trị hao mòn lũy kế
4.2.1.1.Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
4.2.1.1.Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Các khoản phải thu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Khi các khoản phải thu chuyển thành tiền sẽ giúp công ty thanh toán các khoản nợ, thanh toán lương, mua nguyên vật liệu và thực hiện các giao dịch khác. Do đó, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu là biện pháp quan trọng cần thực hiện ngay nhằm đảm bảo nền tài chính vững mạnh cho công ty.
Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu công ty không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Ngược lại, khi bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, từ đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Như vậy, công ty muốn có doanh thu cao để tăng lợi nhuận mà không bị mất vốn do không thu hồi được nợ cần có chính sách bán chịu phù hợp.
Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh
hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của phòng tài chính. Phòng tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường cũng như điều kiện công ty.
Khoản phải thu tại công ty TNHH ĐT XD & TM Nam Hải là số tiền khách hàng nợ do mua chịu vật liệu xây dựng hoặc ký kết hợp đồng xây dựng, hợp đồng cung cấp cửa. Các khoản phải thu này ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động cũng như hiệu quả sử dụng tài sản của công ty. Tuy vậy, công tác quản lý các khoản phải thu tại công ty còn nhiều hạn chế. Trong thời gian 2008 – 2010, các khoản phải thu khách hàng của công ty tăng nhanh, kéo theo sự gia tăng khoản nợ khó đòi, thời gian thu hồi vốn tăng lên. Nguyên nhân là do các khoản nợ không được theo dõi, đôn đốc thường xuyên, việc sàng lọc khách hàng chưa đạt hiệu quả. Để khắc phục những hạn chế đó, công ty cần xây dựng chính sách bán chịu phù hợp với điều kiện của công ty. Chính sách bán chịu cần xây dựng theo các chỉ tiêu như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu, chính sách và quy trình thu nợ. Trong mỗi thời kỳ kinh doanh, để đảm bảo tăng doanh thu nhưng không làm tăng khoản phải thu khó đòi công ty cần phân tích chặt chẽ chính sách bán chịu, bao gồm:
Tiêu chuẩn bán chịu
Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức. Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu.
Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Công ty có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi
phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Vì vậy công ty cần phải xác định thời điểm nào nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu và khi nào công ty không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu. Để có được chính sách bán chịu phù hợp công ty có thể áp dụng một số mô hình ra quyết định trong quản trị các khoản phải thu như sau:
Sơ đồ 4.1. Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu
Khi áp dụng mô hình nới lỏng chính sách bán chịu công ty sẽ tăng doanh thu, tăng lợi nhuận nhưng cũng làm tăng các khoản phải thu. Do đó, công ty cần xem xét giữa việc tăng lợi nhuận có đủ bù đắp chi phí đầu vào khoản phải thu không, từ đó ra quyết định về tiêu chuẩn bán chịu. Muốn đạt được kết quả cao khi xây dựng chính sách bán chịu công ty Nam Hải cần thực hiện chặt chẽ công tác đánh giá tiêu chuẩn bán chịu cho khách hàng.
Sơ đồ 4.2. Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu
Tăng khoản
phải thu Tăng chi phí vào khoản phải thu
Tăng doanh thu
Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không?
Tăng
lợi nhuận Ra quyết định
Nới lỏng chính sách bán chịu
Giảm khoản
phải thu Tiết kiệm chi phí cho khản phải thu
Giảm doanh thu
Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợinhuận giảm
không?
Giảm
lợi nhuận Ra quyết định
Thắt chặt chính sách bán chịu
Khi công ty áp dụng mô hình thắt chặt chính sách bán chịu thì doanh thu, lợi nhuận cũng như khoản phải thu sẽ giảm. Công ty sẽ tiết kiệm được chi phí thu hồi nợ, tuy nhiên do lợi nhuận giảm nên trước khi ra quyết định cũng cần có sự phân tích, so sánh giữa chi phí giảm và lợi nhuận giảm. Khi tiêu chuẩn bán chịu được xác định một cách khoa học, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của công ty sẽ giúp công ty tránh được những thiệt hại kinh tế, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.
Điều khoản bán chịu
Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép. Đây là yếu tố quan trọng mà khách hàng xem xét khi quyết định ký hợp đồng mua sản phẩm. Trong nhiều trường hợp, khách hàng không so sánh được chất lượng của hàng hóa thì yếu tố giá cả sẽ quyết định nhà cung cấp. Tỷ lệ chiết khấu cao kèm theo thời hạn thanh toán dài sẽ khuyến khích khách hàng, nhất là trong thời điểm nền kinh tế gặp khó khăn. Nhờ áp dụng triệt để điều kiện thanh toán cho khách hàng, công ty đã tăng được doanh thu trong những năm qua. Tuy nhiên, do chưa sàng lọc kỹ khách hàng, điều kiện thanh toán được nới lỏng cũng khiến công ty gặp khó khăn trong quá trình thu hồi nợ. Việc thay đổi điều khoản bán chịu liên quan đến thay đổi thời hạn bán chịu và thay đổi tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng có ảnh hưởng lớn tới quy mô cũng như chất lượng khoản phải thu.
Thời hạn bán chịu là thời gian khách hàng được sử dụng chính sách tín dụng , chưa phải thanh toán khoản nợ. Khi công ty quyết định tăng thời hạn bán chịu hay nói cách khác là tăng thời gian thanh toán cho khách hàng, mở rộng chính sách tín dụng, kéo theo kỳ thu tiền bình quân tăng lên, rủi ro mất vốn cao hơn. Do (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đó, để giảm thiểu tình trạng nợ xấu, công ty cần xác định thời hạn thanh toán đối với từng nhóm khách hàng. Khi điều kiện tài chính của khách hàng xấu, công ty cần rút ngắn thời hạn bán chịu, đảm bảo thu hồi được nợ khi đến hạn. Ngược lại, đối với khách hàng tiềm năng, có quan hệ tài chính tốt với công ty nhưng do khách quan chưa thanh toán nhanh được, công ty có thể tăng thời gian thanh toán, hỗ trợ khách hàng khi khó khăn để tạo quan hệ khách hàng lâu dài.
Điều khoản chiết khấu liên quan đến hai vấn đề là thời hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. Thời hạn chiết khấu là khoảng thời gian nếu người mua thanh toán trước hoặc trong thời gian đó thì người mua sẽ được nhận tỷ lệ chiết khấu. Tỷ lệ chiết khấu là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán được khấu trừ nếu khách hàng trả tiền trong thời hạn chiết khấu. Thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hưởng đến tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu. Nhưng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó, giảm lợi nhuận của công ty. Như vậy, khi đưa ra tỷ lệ chiết khấu công ty cần xem xét việc giảm chi phí thu hồi khoản phải thu có đủ bù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không.
Khi công ty áp dụng chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu hay bất kỳ chính sách bán chịu nào cũng cần được xem xét thường xuyên xem có phù hợp với tình hình thực tiễn hay không. Sau khi thực hiện chính sách gia tăng tỷ lệ chiết khấu, do tình hình thay đổi, nếu tiết kiệm chi phí không đủ bù đắp cho lợi nhuận giảm, khi ấy công ty cần thay đổi chính sách chiết khấu.
Để đưa ra quyết định bán chịu, công ty có thể tiến hành phân tích mô hình tổng quát để ra quyết định bán chịu.
Sơ đồ 4.3. Mô hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu
Bán chịu hàng hoá
Tăng doanh thu Tăng khoản phải thu
Tăng lợi nhuận Tăng chi phí
So sánh
Quyết định chính sách bán chịu
(Sưu tầm từ tài liệu của Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright)
Trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng, khách hàng đóng vai trò người mua hàng thường tận dụng sức mạnh đàm phán của mình để kéo dài thời hạn thanh toán. Ngược lại, các doanh nghiệp đóng vai trò người cung cấp thường dành phần lớn thời gian để quản lý tốt các khoản phải thu nhằm vừa giữ được khách hàng vừa thu được đủ và đúng số tiền bán hàng.
Để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, tăng hiệu quả sử dụng tài sản của công ty, ngoài việc xây dựng mô hình chính sách bán chịu, công ty Nam Hải cần có các biện pháp sau:
Thứ nhất: Cần phải hiểu rằng hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu không chỉ là trách nhiệm của bộ phận tài chính – kế toán trong công ty mà là sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận.
Nhà quản lý không được nhận thức rằng hiệu quả về các khoản phải thu là nhiệm vụ và trách nhiệm của riêng bộ phận tài chính – kế toán. Bộ phận này được xem là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu. Tuy nhiên, để có thể phối hợp được hiệu quả, bộ phận này phải được sự hỗ trợ của bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác. Tại công ty, bộ phận kinh doanh với mục tiêu là tăng doanh thu đã cố gắng dành nhiều điều khoản thuận lợi, trong đó có điều kiện về tín dụng, cho khách hàng dẫn đến chất lượng khách hàng giảm, làm tăng khoản phải thu và thời gian thu hồi nợ. Mặt khác, việc quản lý các khoản tín dụng này không tốt, thì sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao tuy nhiên do khoản phải thu khó đòi tăng, nguy cơ mất vốn cao, doanh thu quy ra tiền mặt sẽ thấp, công ty sẽ rơi vào tình trạng
thiếu vốn lưu động và đạt vị thế không tốt về dòng tiền mặt.
Thứ hai: Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu.
Về cơ bản, có ba quy trình liên quan đến khoản phải thu là: chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng, thu tiền trong đó quan trọng nhất là quản trị tín dụng khách hàng.
Để thực hiện quản trị tín dụng khách hàng tốt công ty cần có một chính sách tín dụng rõ ràng. Ngoài ra, việc luôn cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng qua các quan hệ với các nhà cung cấp khác cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Đối với khách hàng thường xuyên, khách hàng lớn công ty có thể sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng khách hàng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro để quyết định có hay không việc cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình.
Thứ ba: Thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu.
Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện nay các công ty thường sử dụng các chỉ tiêu cơ bản sau để đo lường hiệu quả hoạt động của khoản phải thu như vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu. Dựa vào các chỉ tiêu này nhà quản lý sẽ biết được tình hình tổng quát về hiệu quả hoạt động các khoản phải thu, đồng thời so sánh chỉ tiêu này với chỉ tiêu của các đơn vị cùng ngành, chỉ tiêu toàn ngành nhằm đưa ra biện pháp kinh tế hợp lý để tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
Thứ tư là công ty cần có những chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm hoặc là hợp tác với khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu.
Hiện nay, một số công ty đã sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích các khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn, biện pháp này tạo tâm lý tốt cho khách hàng lẻ, thực hiện công trình tư nhân. Ngoài ra, công ty cần thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày thanh toán mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà còn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng. Phòng tài chính – kế toán cũng
cần nên kế hoạch đôn đốc thu hồi nợ, chuẩn bị trước hồ sơ, chứng từ theo điều kiện thanh toán. Việc quản lý hiệu quả các khoản phải thu không chỉ cải thiện dòng vốn lưu động và dòng tiền mặt mà còn giúp công ty xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của công ty.