5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.1.3. Tổ chức quản lý và tình hình nhân sự tại Côngty
Ban điều hành Công ty bao gồm các chức danh sau: - Đại hội đồng cổ đông
- Hội đồng quản trị công ty - Ban kiểm soát
- Ban giám đốc - Kế toán trưởng
- Giám đốc các xí nghiệp - Trưởng phòng các phòng ban
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của Công ty Cổ phần Trà Bắc
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm cụ của từng bộ phận
a).Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng Cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty. ĐHĐCĐ có trách nhiệm bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát và các nhiệm vụ khác theo quy định của điều lệ công ty.
b). Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 5 thành viên với nhiệm kỳ 05 năm. Các thành viên trong hội đồng có trách nhiệm trong vấn đề quản lý tài chính của công ty, thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông.
c).Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là tổ chức có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh; trong ghi chép sổ sách kế toán và
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
PHÒNG HÓA NGHIỆM PHÒNG KỸ THUẬT - CN PHÒNG KẾ TOÁN - TC PHÒNG TỔ CHỨC - HC PHÒNG KẾ HOẠCH - TT XÍ NGHIỆP PHÚ VINH PHÂN XƯỞNG GC NL - TP PHÂN XƯỞNG HOẠT HÓA XÍ NGHIỆP ĐỨC MỸ XÍ NGHIỆP RẠCH LỢP
năm do ĐHĐCĐ bầu ra và chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
d). Ban Quản lý điều hành
Ban quản lý điều hành của Công ty gồm có một Tổng Giám đốc Công ty, hai Phó Tổng Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng công ty, trưởng các Phòng nghiệp vụ, quản đốc các phân xưởng và giám đốc các Xí nghiệp trực thuộc.
* Tổng giám đốc
Tổng Giám đốc Công ty do HĐQT bổ nhiệm, là người chịu trách nhiệm chính và duy nhất trước HĐQT về tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty. Các phó tổng Giám đốc Công ty và Kế toán trưởng do HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng Giám đốc Công ty.
Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đi sâu vào các mặt tổ chức, nhân sự, chính sách lao động, tiền lương định hướng phát triển sản xuất kinh doanh, công tác xây dựng và phát triển đoàn thể.
Chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước Đảng, Nhà nước, Hội đồng quản trị và pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
* Phó tổng giám đốc
Thực hiện nhiệm vụ do tổng giám đốc phân công hoặc ủy quyền và có quyền quyết định các công việc đó.
Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Nhà nước về kết quả thực hiện nhệm vụ của mình được phân công.
Tham mưu đề xuất lên Tổng giám đốc những kiến nghị, chiến lược kinh doanh mang lại hiệu quả kinh doanh cho công ty.
e).Các phòng ban
* Phòng Tổ chức – hành chính
Có nhiệm vụ quản lý theo dõi sự biến động của nhân sự công ty, tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty.
Quản lý tiền lương, tổ chức công tác thi đua khen thưởng, kỹ thuật,… Nghiên cứu chế độ, chính sách, pháp luật của nhà nước ban hành.
* Phòng Kế toán - tài chính
Thống kê, phân tích, đánh giá và nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh. Tổ chức quản lý việc chấp hành pháp lệnh thống kê, kế toán của Nhà nước, tham mưu
cho Giám đốc về công tác hành chính và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ tổng hợp tính giá thành sản phẩm, phân tích hoạt động kinh doanh báo cáo lên Tổng giám đốc.
Tính toán và trích nộp đúng, đầy đủ các khoản phải nộp cho Nhà nước, các quỹ để lại trong doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả.
* Phòng Kế hoạch – thị trường
Giao dịch đàm phán với hách hàng nước ngoài theo lệnh của giám đốc.
Trực tiếp soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng xuất khẩu mua bán với khách hàng trong và ngoài nước.
Trực tiếp tham gia và đóng góp sáng kiến trong quá trình cải tiến kỹ thuật, phát triển nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh mở rộng thị trường.
Kiểm tra các bao bì, hàng hóa và các sản phẩm khi nhập hoặc xuất nguyên liệu, vật liệu.
Tham gia công tác kiểm nghiệm hàng hóa cùng các cơ quan chức năng trước khi đưa hàng xuất khẩu.
Tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu, tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho sản phẩm, tìm nguồn nguyên liệu đầu vào, thực hiện và theo dõi các hợp đồng đã ký kết,…
* Phòng kỹ thuật công nghệ
Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật, kỹ thuật sản xuất, xử lý các sự cố máy móc, dây chuyền sản xuất của các phân xưởng, xí nghiệp. Tham mưu cho công tác đảm bảo chất lượng sản phẩm, định mức các chỉ tiêu về nguyên vật liệu trong toàn công ty. Thực hiện công tác an toàn bảo hộ lao động, công tác huấn luyện định kỳ cho người lao động về công tác bảo hộ lao động theo quy định của pháp luật về lao động.
* Phòng hóa nghiệm
Là đơn vị tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác thí nghiệm, công tác hóa học, phối hợp với phòng kỹ thuật – công nghệ thực hiện việc thí nghiệm các sản phẩm của công ty trước khi xuất khẩu hay xuất ra thị trường nội địa. Phòng còn thực hiện các chức năng kiểm định thành phẩm nhằm đảm bảo chất lượng theo quy định.
* Các phân xưởng và xí nghiệp trực thuộc công ty
Hiện nay, Công ty Cổ phần Trà Bắc có 3 chi nhánh trực thuộc:
- Xí nghiệp Rạch Lợp, tọa lạc tại Ấp chợ, xã Tân Hùng, huyện Tiểu Cần, tỉnh Trà Vinh.
- Xí nghiệp Phú Vinh, khóm 5 – 6, thị trấn Càng Long, huyện Càng Long, tỉnh Trà Vinh.
- Công ty TNHH Đức Mỹ, tọa lạc tại Ấp Mỹ Hiệp, xã Đức Mỹ, huyện Càng Long, tỉnh Trà Vinh.
- Văn phòng đại diện ở thành phố HCM.
2.1.3.3. Tình hình nhân sự
Tổng số lao động của công ty hiện nay là 196 người, trong đó:
Bảng 2.4: TÌNH HÌNH NHÂN SỰ T
T Định biên ĐVT
Số
lượng Ghi chú
1 Hội đồng quản trị Người 05
- Chủ tịch HĐQT “ 01 Kiêm tổng giám đốc
- Phó chủ tịch HĐQT “ 01
- Ủy viên HĐQT “ 03 02 kiêm nhiệm QL
2 Ban Kiểm soát “ 03
- Trưởng ban “ 01
- Ủy viên BKS “ 02 01 kiểm nhiệm QL
3 Ban lãnh đạo điều hành “ 03
- Tổng giám đốc “ 01
- Phó tổng giấm đốc “ 02
4 Bộ máy giúp việc điều hành “ 43
- Phòng Tổ chức – hành chính “ 10 01 Trưởng phòng, 01 P.phòng - Phòng Kế toán – tài chính – TK “ 05 01 Trưởng phòng - Phòng Kế hoạch – thị trường “ 08 01 TP vào 1 PTphòng - Phòng Kỹ thuật - công nghệ “ 14 01 TP vào 1 PT phòng
- Phòng hóa nghiệm “ 06 01 Trưởng phòng
5 Bộ phận trực tiếp sản xuất “ 146
- Phân xưởng Hoạt hóa “ 28 01 Quản đốc
- Phân xưởng gia công NL – TP “ 36 01 QĐ, 02 phó QĐ
- Xí nghiệp Rạch Lợp “ 24 01 Giám đốc, 01 PGĐ
- Xí nghiệp Phú Vinh “ 42 01 Giám đốc
- Công ty TNHH Đức Mỹ “ 16 01 Giám đốc, 01 PGĐ
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.4.1. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán là tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thu thập sử lý thông tin số liệu và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty. Đồng thời, Bộ máy kế toán cũng là tổ chức giám sát tình hình tài sản của công ty cũng như những thông tin về hoạt động hiện tại, những khó khăn và triển vọng của Công ty trong tương lai để tham mưu cho nhà quản trị trong việc lựa chọn những chiến lược hoạt động và phát triển của công ty.
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng Kế toán – tài chính
Trong đó:
* Kế toán trưởng
Là người trực tiếp chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty. Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với nhu cầu quản lý, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra công việc của kế toán viên thực hiện và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thông tin tài chính kế toán.
* Kế toán tổng hợp
Làm kế toán tổng hợp, lập bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo giải trình khác theo yêu cầu của cấp trên.
Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng kết tài sản toàn công ty.
Kế toán tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định
Tổng hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
* Kế toán thu, chi, lương, bảo hiểm và thuế
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu, chi, lương, thuế Kế Toán T.phẩm, DT bán hàng Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán kho
Hạch toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản khấu trừ lương và các khoản thu nhập khác.
Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các bộ phận, kế toán tiến hành thành lập bảng thanh toán lương, kiểm tra bảng chấm công. Kế toán tiến hành thanh toán số lương phải trả trên cơ sở tiền lương cơ bản và lương thực tế với tỷ lệ % theo quy định, kế toán tiền lương tính ra số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ
Theo dõi các khoản thuế GTGT đầu vào và đầu ra của công ty, định kỳ lập bảng kê khấu trừ thuế và xác định số thuế phải nộp cho các bộ phận.
Kế toán các khoản chi phí trả trước và tiến hành phân bổ cho các bộ phận liên quan. Theo dõi, ghi chép, tính toán và quyết toán vốn, lãi cho các khoản tiền gửi tiết kiệm để xây dựng công ty từ thu nhập của cán bộ, công nhân viên.
* Kế toán thành phẩm và doanh thu
Quản lý và theo dõi hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn tại kho thành phẩm, hàng hóa, kiểm kê xác định số lượng sản phẩm nhập, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
Xuất hóa đơn bán hàng, theo dõi việc thanh toán, tiêu thụ sản phẩm. Xác định doanh thu, lãi, lỗ tiêu thụ sản phẩm.
Lập báo cáo tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa.
Theo dõi các khoản phải thu khách hàng về cung cấp thành phẩm, hàng hóa. Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa.
*Kế toán ngân hàng
Quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các quỹ tiền gửi ngân hàng, các khoản vay ngắn hạn, dài hạn. Có tránh nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ thanh toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, cùng thủ quỹ đi rút tiền và chuyển tiền, vay vốn tín dụng, lập các kế hoạch vay vốn tín dụng và lập các ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi.
Làm công tác thanh toán quốc tế, kiểm tra và phối hợp với các bộ phận có liên quan lập và hoàn chỉnh các chứng từ thanh toán, gửi ra ngân hàng kịp thời và đôn đốc việc thanh toán của ngân hàng.
* Kết toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (kế toán kho)
Quản lý, theo dõi và hạch toán các kho: nguyên vật liệu, công cụ lao động. Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư, nguyên vật liệu, công cụ lao động có trong kho, mua vào, bán ra, xuất sử dụng.
Tính toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu, công cụ lao động và chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và cho các bộ phận có liên quan.
Tham gia kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu, công cụ lao động nhằm phát hiện vật tư thừa, thiếu, tồn động và kém phẩm chất.
* Thủ quỹ
Có trách nhiệm bảo quản, giữ tiền mặt không để hư hỏng và mất mát xảy ra. Chịu trách nhiệm thu chi tại công ty căn cứ vào chừng từ thu, chi đã có đủ điều kiện để thu, chi và đã được phê duyệt .Có trách nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi vào cuối ngày, lập báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
2.1.4.2. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
*Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định số 15/2006/QD-BTC ngày 20/3/2006, thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài Chính.
Công ty áp dụng chế độ kế toán năm, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31tháng 12 hàng năm.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
2.1.4.3. Hình thức ghi sổ và tổ chức công tác kế toán tại công ty
a). Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, mọi công việc xử lý thông tin trong toàn công ty được thực hiện tập trung tại phòng Kế toán – tài chính, các bộ phận khác chỉ thực hiện nhiệm vụ thu thập, phân loại chứng từ và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán. Từ đó, các thông tin được xử lý bằng hệ thống máy vi tính do các kế toán viên và kế toán trưởng thực hiện.
b). Hình thức ghi sổ
Công ty Cổ phần Trà Bắc hiện nay đang áp dụng hình thức ghi sổ “Chứng từ ghi sổ” trên phần mềm kế toán của máy vi tính. Việc tổ chức sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính áp dụng cho hình thức chứng từ ghi sổ.
c). Tổ chức chứng từ kế toán
Các chứng từ ban đầu phục vụ cho công tác kế toán của công ty được xây dựng giống như biểu mẫu của chế độ kế toán hiện hành và áp dụng một số chứng từ chủ yếu sau:
Phiếu nhập, phiếu xuất
Phiếu thu, phiếu chi, đơn xin tạm ứng, bảng đề nghị thanh toán. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các chứng từ khác Bảng phân bổ tiền lương, khấu hao, nguyên vật liệu
Chứng từ bán hàng như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu.
d). Trình tự lưu chuyển chứng từ
Hàng ngày tại phòng kế toán – tài chính của công ty:
Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ mua bán hàng hóa, thành phẩm: căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào bảng kê tổng hợp. Đồng thời đối với những đối tượng cần theo dõi chi tiết như: tài sản, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tư, công nợ, được ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Đối với những phiếu thu, phiếu chi, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, kế toán phản ánh vào bảng kê chi tiết. Sau khi ghi vào bảng kê kế toán thu, chi còn phải chuyển đến thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ. Đồng thời, từ chứng từ gốc ghi lên chứng từ ghi sổ, số liệu chứng từ vào sổ cái. Sổ cái được lập hàng tháng.
Cuối tháng tính số dư các tài khoản trên sổ cái để lập bảng phát sinh. Đồng thời tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết để lên bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh.