1.2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.2.3. Nội dung của văn hóa doanh nghiệp
1.2.3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp chịu ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ của các yếu tố sau:
* Người lãnh đạo doanh nghiệp
Người lãnh đạo là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quá trình hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo không chỉ là người quyết định chiến lược phát triển, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, công nghệ được áp dụng mà họ còn có vai trò rất quan trọng trong việc hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Theo Edgar Schein lãnh đạo tác động đến văn hóa doanh nghiệp theo năm cơ chế căn bản là:
1. Truyền đạt giá trị qua giao tiếp;
2.Qua phản ứng trước vấn đề tổ chức gặp phải hay trước khủng hoảng;
3. Lãnh đạo bằng tấm gương;
4. Phân chia lợi ích và đãi ngộ;
5. Tiêu chí tuyển chọn và thải loại nhân viên
Bên cạnh đó là các quy trình và hệ thống nội bộ cũng góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp, như là: Các hệ thống quy trình và thủ tục nội bộ; Cơ cấu tổ chức; Hệ thống trang thiết bị; Giai thoại, chuyện kể nội bộ; và Hệ thống báo cáo nội bộ. Sự tác động của lãnh đạo đến văn hóa doanh nghiệp thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 1.1 Lãnh đạo và sự phát triển Văn hóa doanh nghiệp
Như vậy người lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong quá trình xây dựung và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Vai trò đó đuợc cụ thể hóa như sau:
Lãnh đạo tạo dựng nền tảng văn hóa doanh nghiệp
Lãnh đạo là nguời đưa ra tầm nhìn, mục tiêu hoạt động, chiến lược phát triển, môi trường và các nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập. Trải qua quá trình hoạt động kinh doanh, người lãnh đạo chắt lọc lựa chọn và xây dựng cho doanh nghiệp mình những đặc riêng cho nền
tảng văn hóa doanh nghiệp mình: tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu hoạt động, chiến lược phát triển hay triết lý kinh doanh...Và thông qua quá trình truyền đạt những yếu tố, giá trị trên được truyền bá rộng rãi tới mọi thành viên trong doanh nghiệp, từ đó làm cho mọi nhân viên hiểu được các giá trị tốt đẹp đó và cùng với mình thực hiện công việc để hướng tới các giá trị ,mụctiêu đó.
Lãnh đạo hình thành, nuôi dưỡng môi trường và những chuẩn mực văn hóa:
Trong quá trình triển khai hoạt động kinh doanh,nhà lãnh đạo đã xác định và lựa chọn mục tiêu hoạt động, chiến lược phát triển, các nguyên tắc và những quy định cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các yếu tố,giá trị được người lãnh đạo lựa chọn cùng với sự đồng thuận, đóng góp xây dựng của các thành viên trong doanh nghiệp, qua thời gian thực nghiệm sẽ trở thành các chuẩn mực văn hóa cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, các giá trị này cần phải có môi trường để phát triển, đó chính là sự tương tác giữa các chính sách quản trị trong doanh nghiệp, trong đó chính sách quản trị nhân lực đóng vai trò quan trọng. Các chính sách quản trị đó kết hợp với nhau tạo nên môi trường cho các giá trị lựa chọn phát triển và trở thành bản sắc văn hóa riêng của doanh nghiệp. Thêm vào đó, những chuẩn mực văn hóa đó giúp định hướng hành vi và trở thành những tiêu chuẩn đánh giá cho các thành viên trong doanh nghiệp. Từ đó, các chuẩn mực văn hóa đó góp phần củng cố và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Tuyển chọn những người phù hợp với hệ giá trị văn hóa:
Nghệ thuật quản trị của những người lãnh đạo là đạt được mục tiêu thông qua sự nỗ lực của những thành viên trong doanh nghiệp. Lựa chọn nhân sự và xây dựng bộ máy tổ chức là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà lãnh đạo thường lựa chọn có khát vọng, niềm tin, hệ tư tưởng, phong cách làm việc, văn hóa ứng xử…
tương đối giống với hệ giá trị của mình vào đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp. Điều này càng trở nên quan trọng đối với các vị trí quan trong chủ chốt, quản lý các phòng ban chức năng hay các lãnh đạo cao cấp, người lãnh đạo càng phải chú trọng hơn việc lựa chọn những người đồng sự tin cậy với mình. Quá trình tuyển chọn giúp cho doanh nghiệp phát triển hệ giá trị văn hóa sâu rộng, và thông qua đội ngũ nhân sự đó giúp cho doanh nghiệp phát triển văn hóa doanh nghiệp một cách mạnh mẽ.
Lãnh đạo là tấm gương và động lực cho nhân viên.
Thông qua thị giác là cách giúp con người tiêp nhận, hấp thụ và lưu giữ thông tin cũng như tri thức dễ dàng nhất và sâu sắc nhất. Do đó, hình ảnh, thái độ, hành vi của người lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn đối với hành vi, thái độ của nhân viên. Đội ngũ nhân viên thường bị ảnh hưởng, học theo và hành động giông với các hành động của lãnh đạo. Họ coi các hành vi của lãnh đạo là chuẩn mực để noi theo.Vì vậy, nhà lãnh đạo cần phải xây dựng cho mình một hình ảnh chuẩn mực và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của mình, không ngừng bồi dưỡng, nâng cao khả năng lãnh đạo của mình. Với những mục tiêu, mong muốn mà nhà lãnh đạo đặt ra thì một nhà lãnh đạo thành công luôn là đầu tầu, luôn biết cách lôi kéo mọi người tin tưởng và đi theo đường lối của mình. Trong quá trình làm việc, họ gặp gỡ, trao đổi cởi mở và lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên, họ quan tâm tới nhu cầu, nguyện vọng của từng cá nhân. Từ đó, nhân viên tin tưởng và đi theo con đường nhà lãnh đạo đã lựa chọn một cách tự nguyện.
Lãnh đạo là người thay đổi văn hóa doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo là người xây dựng nên văn hóa doanh nghiệp, nhưng cũng là người đầu tiên thay đổi văn hóa doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động và phát triển, do môi trường tác động và nhiều yếu tố thay đổi sẽ làm thay đổi văn hóa doanh nghiệp và nhà lãnh đạo là người có vai trò rất lớn
trong việc khởi xưởng và thực hiện những thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp. Thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp là một thách thức lớn do tâm lý ngại thay đổi và có ý chống đối với những thay đổi của con người, đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có những hoạt động rất tích cực, cẩn trọng và bền bỉ. Vì vậy, khi cần phải thay đổi văn hóa doanh nghiệp, nhà lãnh đạo không chỉ là người đề ra các chiến lược thay đổi, mà chính họ cũng tấm gương thay đổi đầu tiên để tác động và tạo nên sự thay đổi đối với các thành viên khác trong doanh nghiệp.
* Mối quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp
Bên cạnh vai trò của người lãnh đạo, mối quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp cũng ảnh hưởng mạnh mẽ tới sự hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp một cách lâu dài và đạt hiệu quả cao cần phải xây dựng cho doanh nghiệp mình những quy tắc ứng xử trong nội bộ phù hợp với doanh nghiệp của mình nhằm điều chỉnh mối quan hệ trong doanh nghiệp:
- Nguyên tắc ứng xử của lãnh đạo với cấp dưới - Nguyên tắc ứng xử của cấp dưới với lãnh đạo - Nguyên tắc ứng xử giữa các đồng nghiệp - Nguyên tắc ứng xử với công việc
- Nguyên tắc ứng xử với khách hàng
- Nguyên tắc ứng xử trong đàm phán với các đối tác
Nếu một doanh nghiệp có những giá trị văn hóa phù hợp để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng chia sẻ, quan tâm; có một hệ thống các quy định bao gồm: những vấn đề liên quan tính chuyên nghiệp như mức độ đạt yêu cầu của công việc,sự hài hòa giữa quyền hạn và trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, tiêu chuẩn và quy trình đánh giá hiệu quả làm việc, đo lường mức độ hài lòng của khách hàng…thì sẽ tạo ra được sự kết
dính, đoàn kết, gắn bó giữa các thành viên. Có như vậy doanh nghiệp mới phát huy tối đa được sức mạnh của các thành viên: năng lực quản lý, khả năng nghiên cứu và sáng tạo, năng lực tiếp thu và sử dụng công nghệ, khả năng khai thác thị trường….
* Lịch sử truyền thống của doanh nghiệp
Trải qua các thời kỳ hình thành và phát triển lâu dài, mỗi doanh nghiệp đều có lịch sử phát triển của riêng mình. Mỗi doanh nghiệp đều hình thành nên những đặc điểm mang tính đặc thù cả về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động và bản sắc văn hóa. Lịch sử phát triển và truyền thống văn hóa của mỗi doanh nghiệp cho chúng ta hiểu được đầy đủ về quá trình hình thành, hoạt động, thay đổi và phát triển của doanh nghiệp cũng như thấy được các nguyên nhân và sự tác động của những nguyên nhân đó đến sự thay đổi, phát triển của doanh nghiệp. Trên thực tế ta thấy rằng, các doanh nghiệp có lịch sử phát triển lâu đời và cóbề dày truyền thống thường có ít sự thay đổi về tổ chức hơn những doanh nghiệp mới thành lập chưa có cơ cấu tổ chức hợplý, phong cách hay đặc trưng về văn hóa doanh nghiệp.Những truyền thống, tập quán, nhân tố văn hóa đã xuất hiện và định hình trong lịch sử vừa là chỗ dựa nhưng cũng có thể thành rào cản tâm lý khồng dễ vượt qua trong việc hình thành và phát triển những đặc trưng văn hóa mới cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khác nhau thì lịch sử hình thành và phát triển khác nhau do đó cũng có những đặc trưng về văn hóa khác nhau.Các doanh nghiệp mới thành lập có phong cách kinh doanh hiện đại hướng tới thị trường nhiều hơn, các nhân viên cũng trẻ trung và năng động hơn.Ngược lại, doanh nghiệp có lịch sử lâu đời và có bề dày truyền thống thì thường khó đổi mới hơn, có các giá trị văn hóa đặc trưng và kinh nghiệm chuyên môn hơn. Nếu một doanh nghiệp có nền văn hóa mang đậm bản sắc đã hình thành trong tâm chí của mọi thành viên trong
doanh nghiệp thì văn hóa doanh nghiệp càng có khả năng, cơ hội phát triển đạt mức cao hơn và ngược lại.
* Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp kinh doanh trong các ngành nghề khác nhau thì có những đặc trưng văn hóa khác nhau.Các doanh nghiệp thương mại dịch có văn hóa khác với các doanh nghiệp sản xuất; các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành thời trang có văn hóa khác với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực kỹ thuật….Đây có thể gọi là văn hóa ngành nghề và cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp. Chúng ta có thể thấy rõ sự ảnh hưởng của văn hóa ngành nghề tác động đến văn hóa doanh nghiệp bằng việc xác định mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp: phòng kinh doanh có những nét văn hóa, ứng xử khác với phòng kế toán hay phòng chăm sóc khách hàng; những nhân viên hành chính văn phòng sẽ có cách ứng xử và giá trị văn hóa khác với công nhân trực tiếp và khác với nhân viên kế toán… Đây chính là lý do tại sao giữa các đơn vị, phòng ban, bộ phận trong một công ty đôi khi lại khó phối hợp.
Và chính sự phối hợp không ăn ý, nhịp nhàng này làm giảm hiệu quả làm việc, khả năng của từng bộ phận trong quá trình thực hiện công việc đạt hiệu quả cao vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các nhà quản lý cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp sao cho phù hợp và chung hòa những nét tương đồng nhất của các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao trong quá trình quản lý.
* Hình thức sở hữu của doanh nghiệp.
Hình thức sở hữu hay các loại hình doanh nghiệp khác nhau cũng tạo ra nét khác biệt trong văn hóa doanh nghiệp của doanh nghiệp đó. Các công ty cổ phần sẽ có những giá trj văn hóa, lối ứng xử khác với các công ty trách nhiệm hữu hạn, các công ty nhà nước hay các công ty liên doanh…Có sự
khác biệt này vì bản chất hoạt động và điều hành cũng như quá trình ra quyết định của các loại hình công ty này là khác nhau. Đối với các công ty nhà nước, khi giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên nguồn vốn 100% của nhà nước, lại hoạt động chủ yếu trong môi trường độc quyền và điều hành theo các chỉ tiêu kế hoạch mà nhà nước thông qua thì tính linh hoạt, tự giác và quá trình ra quyết định thấp hơn so với công ty tư nhân.
Thông thường các công ty nhà nước có giá trị văn hóa thích sự tuân thủ, quá trình ra quyết định chậm, ít chú ý đến hoạt động chăm sóc khách hàng trong khi đó các doanh nghiệp tư nhân lại có giá trị văn hóa ưa thích sự linh hoạt, thời gian đưa ra quyết định nhanh chóng, và chú trọng đến các hoạt động chăm sóc khách hàng
* Văn hóa vùng miền
Văn hóa vùng miền ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp thể hiện cụ thể nhât thông qua các thành viên đến từ các vùng miền khác nhau trong doanh nghiệp.Mỗi địa phương vùng miền khác nhau đều có các giá trị văn hóa khác nhau đôi khi là trái ngược nhau.Các hành vi của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của văn hóa vùng miền của họ và nó không dễ dàng thay đổi bằng các qui định, qui chế của doanh nghiệp.Hay nói cách khác, văn hóa doanh nghiệp không dễ dàng thay đổi, làm giảm đi hoặc loại bỏ văn hóa vùng miền trong mỗi nhân viên. Thực tế cho thấy, mâu thuẫn xảy ra tại nơi làm việc nhiều khi do việc giữa các nhân viên đến từ các địa phương khác nhau và họ mang những nét văn hóa đó vào doanh nghiệp mặc dù cùng làm trong một doanh nghiệp và chịu sự tác động chi phối chung của văn hóa doanh nghiệp đó.
* Những giá trị văn hóa học hỏi được
Trong suốt quá trình hoạt động thực tiễn, các giá trị học hỏi được rất phong phú và đa dạng, nhưng chủ yếu được qua các hình thức sau
Những kinh nghiệm tập thể của doanh nghiệp
Đây chính là những kinh nghiệm có được trong quá trình doanh nghiệp xử lý các công việc chung, được các nhân viên trong doanh nghiệp thừa nhận, và được tuyên truyền phổ biến tới toàn thể doanh nghiệp cũng như các thành viên mới gia nhập.
Những giá trị học hỏi được từ các doanh nghiệp khác
Các doanh nghiệp thường tổ chức các cuộc điều tra khảo sát thị trường, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm của đối thủ; tham gia các hội thảo chuyên ngành, các cuộc triển lãm, hội trợ, giao lưu…. Qua các hoạt động trên, doanh nghiệp thu thập được những giá trị văn hóa của các doanh nghiệp khác nhau, kinh nghiệm xử lý trong quá trình hoạt động.Và những điều học hỏi được này có thể được áp dụng tại doanh nghiệp và trải qua thời gian được lưu giữ và truyền lại cho các thế hệ sau của doanh nghiệp.
Những giá trị văn hóa được học hỏi từ các nền văn hóa khác.
Đây là các giá trị học hỏi được khi doanh nghiệp hoạt động trên các vùng miền, quốc gia khác nhau.Phổ biến nhất đó là các công ty đa quốc gia, các tập đoàn xuyên quốc gia, hoặc các công ty có các nhân viên được đào tạo từ các nước khác về, các doanh nghiệp trong nước có liên doanh với nước ngoài… Những giá trị văn hóa của các nền văn hóa khác được lựa chọn sao cho phù hợp với nền văn hóa, thực trạng hiện tại của doanh nghiệp.
Những giá trị văn hóa được học hỏi từ một hay nhiều thành viên mới.
Các giá trị văn hóa được mang lại từ một hoặc các thành viên mới này cần phải trải qua thời gian thực tiễn lâu dài, cần được đánh giá cụ thể bới người lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên và phải có phương pháp áp dụng tuyên truyền phù hơp. Có như thế thì những giá trị văn hóa của cá nhân hay nhiều thành viên mới có thể trở thành giá trị văn hóa của cả doanh nghiệp.
Những giá trị học hỏi được từ xu hướng và trào lưu của xã hội.