CHƯƠNG IV: ĐỊNH HƯỚNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VĂN HÓA DOANH NGHIỆP CỦA CÁC DOANH NGHIỆP CNTT TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
4.2. Giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp của các DN CNTT trên địa bàn TP Hà Nội
4.2.2. Giải pháp từ nội tại các doanh nghiệp
4.2.2.1. Định hình mô hình văn hóa doanh nghiệp làm kim chỉ nam hành động và phát triển
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một quá trình lâu dài, đòi hỏi phải có thời gian, và nó sẽ tồn tại trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp. Do đó, cần định hình rõ ràng định hướng phát triển văn hóa doanh nghiệp theo hướng nào, việc lựa chọn theo định hướng nào là tùy thuộc vào chủ thể quản
lý của tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với khối doanh nghiệp công nghệ thông tin thì định hướng theo thị trường và tính sáng tạo là yếu tố không thể loại trừ. Để làm được điều này cần:
Xây dựng quan niệm khách hàng là trên hết, đây là một quá trình lâu dài, đòi hỏi phải có thời gian, và nó sẽ tồn tại trong suốt quá trình xây dựng và phát triển của doanh nghiệp. Do đó,nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng sau đó mới nghĩ tới doanh lợi. Doanh nghiệp cần hướng tới thị trường: Việc các doanh nghiệp phải trở thành doanh nghiệp tự chủ để phù hợp với kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng hình thành quan niệm thị trường năng động, sát với thực tiễn. Quan niệm thị trường bao gồm nhiều mặt như giá thành, khả năng tiêu thụ, chất lượng đóng gói và chất luợng sản phẩm, các dịch vụ sau bán hàng, các kỳ khuyến mãi nhằm thu hút khách hàng. Tất cả phải hướng tới việc tăng cường sức cạnh tranh, giành thị phần cho doanh nghiệp của mình. Cần phải coi nhu cầu thị trường là điểm sản sinh và điểm xuất phát của văn hóa doanh nghiệp.
Tổ chức sản xuất kinh doanh phải năng động, lấy thị trường làm trung tâm, xuất phát từ khách hàng và hướng tói khách hàng, khai thác lợi thế tiềm năng của thị trường tại chỗ, uyển chuyển thích nghi khi có biến động kinh tế.
Doanh nghiệp phải luôn đề cao chất lượng thỏa mãn nhu cầu khách hàng, các cam kết kinh doanh, đi trước thị trường và kết hợp hài hòa các lợi ích.
Thường xuyên quan tâm đến hoạt động Marketing của doanh nghiệp:
Trong điều kiện kinh tế thị trường hoạt động Marketing của doanh nghiệp cần chú ý kết hợp ba lợi ích, cụ thể là lợi nhuận của chủ thể, sự thoả mãn nhu cầu và mong muốn của khách hàng, lợi ích của xã hội. Sự ảnh hưởng trực tiếp của văn hoá lên hoạt động marketing của DN là tác động lên chính hành vi của các chủ thể kinh doanh và của doanh nghiệp. Có thể những quy tắc xã giao, cách nói năng cư xử của một nền văn hoá nào đó sẽ được họ mang theo và sử
dụng trong quá trình giao tiếp, đàm phán, thương lượng với khách hàng. Như vậy văn hoá đã tác động trực tiếp với ý nghĩa giao tiếp, truyền thông của hoạt động marketing.
Lãnh đạo các doanh nghiệp cần thường xuyên quan tâm đến VHDN, bởi văn hoá với tư cách là yếu tố của môi trường marketing ảnh hưởng toàn diện đến hoạt động marketing của các DN. Văn hoá ảnh hưởng đến hàng loạt các vấn đề có tính chất chiến lược trong marketing như: lựa chọn lĩnh vực kinh doanh, lựa chọn thị trường mục tiêu và văn hoá cũng ảnh hưởng đến việc thực hiện các chiến thuật, các sách lược, các biện pháp cụ thể, các thao tác, hành vi cụ thể của nhà hoạt động thị trường trong quá trình làm marketing.
4.2.2.2. Lập kế hoạch chi tiết Xây dựng và phát triển VHDN
Từng bước triển khai quy trình xây dựng và hình thành VHDN thì cần trải qua các bước như: 1) Lập kế hoạch phát triển; 2) Tổ chức phát triển văn hóa doanh nghiệp; 3) Củng cố văn hóa doanh nghiệp 4) Kiểm soát, điều chỉnh văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, Từ bài học kinh nghiệm về văn hoá doanh nghiệp nước ngoài và những đặc điểm có lợi của các doanh nghiệp Việt Nam, chúng ta có thể tiến hành xây dựng văn hoá doanh nghiệp phù hợp với người Việt Nam mà không mất đi tính cạnh tranh trên trường quốc tế. Việc xây dựng văn hoá có thể được chia làm 2 giai đoạn như sau
* Giai đoạn 1 . Xây dựng văn hoá trong các doanh nghiệp yếu kém . Đối với những doanh nghiệp có văn hoá yếu kém chưa xây dựng được các nguyên tắc chung và các chuẩn mực của riêng mình cần chú trọng tới những biện pháp sau:
+ Xây dựng hệ thống nguyên tắc chung, xác định mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, chọn lựa thứ tự ưu tiên cho các nguyên tắc đó.
+ Nâng cao kiến thức văn hoá cho các nhà quản lý.
+ Nâng cao khả năng thích nghi văn hoá và tiếp thu những ưu điểm tích cực từ văn hoá nước ngoài.
+ Yêu cầu về chuân mực đạo đức đối với những người lãnh đạo .
+ Các doanh nghiệp cần phải ban hành sổ tay nhân viên, trong đó nêu rõ các nguyên tắc, các chuẩn mực. Cần có những trang nói về lịch sử, truyền thống và những tấm gương tiêu biểu của doanh nghiệp.
* Giai đoạn 2 . Đổi mới văn hoá doanh nghiệp .
Với nhiều doanh nghiệp đã có văn hoá tương đối mạnh thì không nên chủ quan với những gì đã có. Ngược lại việc đầu tư vào văn hoá phải được hoạch định và tiến hành song song với việc phát triển doanh nghiệp toàn diện.
Việc thay đổi văn hoá cần có những biện pháp sau:
+Hiểu rõ nội dung văn hoá trước đây. Cần xác định vị trí mà doanh nghiệp đang đứng là ở đâu, mặt nào của văn hoá cần phát huy, mặt nào cần loại bỏ.
+ Áp dụng thay đổi văn hoá trong một số bộ phận chính sau đó tiến hành với các bộ phận khác để tránh sốc do việc thay đổi quá đột ngột.
+ Lãnh đạo phải là những người tiên phong. Những người lãnh đạo cần phải hành động làm gương trước khi tuyên truyền tới các thành viên trong doanh nghiệp .
+ Quản lý nhân sự: Quá trình tuyển dụng; Quá trình đào tạo; Đưa tiến bộ khoa học và công nghệ vào doanh nghiệp; Đào tạo con người; Môi trường làm việc; Huy động trí tuệ tập thể.
4.2.2.3. Nhóm giải pháp nhằm xây dựng, củng cố các yếu tố hữu hình tác động đến quá trình phát triển doanh nghiệp.
Thứ nhất: Quan tâm đến kiểu dáng, kiến trúc, cơ sở hạ tầng của DN:
Từ thực trạng đa số DN CNTT ở quy mô vừa và nhỏ, chưa có trụ sở cố định, dẫn tới việc định hình các giá trị kiến trúc hữu hình chưa ổn định do trụ ở doanh nghiệp có tần xuất di chuyển lớn. Do đó, lãnh đạo DN cần quan tâm xây dựng và phát triển quy mô doanh nghiệp, cụ thể là các yếu tố nền tảng của văn hóa DN như: kiến trúc trụ sở, văn phòng, biển hiệu, tên gọi, khẩu hiệu, trang phục cán bộ nhân viên, ngôn ngữ sử dụng… Đây chính là hình thức thể hiện bên ngoài của văn hóa. Trang bị hợp lý, đáp ứng kịp thời các nhu cầu thiết yếu về khoa học – kỹ thuật và công nghệ như hệ thống máy móc thiết bị được sử dụng phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ hai: Phát triển thương hiệu DN, sáng tạo Logo, bảng hiệu, khẩu hiệu:
Tăng cường các hình thức nhằm tôn vinh và quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp tiêu biểu. Cần chú ý đến chất lượng, đảm bảo tính khoa học, thẩm mỹ của các thành tố hình thức như biểu tượng, kiến trúc, cách thức bố trí, sắp xếp các bộ phận… Thông qua bảng hiệu, khẩu hiệu, khách hàng có thể cảm nhận phần nào chiến lược và định hướng của doanh nghiệp cũng như lợi ích đích thực và tiềm năng mà hàng hóa mang lại cho họ.
Không chọn khẩu hiệu chung chung và cũng không nên sử dụng các khẩu hiệu nghèo nàn ý nghĩa, phản cảm…, cũng cần đối chiếu ý nghĩa của khẩu hiệu trong những ngôn ngữ khác nhau để tránh sự hiểu lầm.
Các doanh nghiệp cần quan tâm nhiều hơn đến những tài sản vô hình của doanh nghiệp như thương hiệu, logo, slogan... Logo, khẩu hiệu, ngôn ngữ trong đơn vị, kiến trúc và màu sắc trang trí… cũng ảnh hưởng đáng kể đến hành vi ứng xử của nhân viên, đến đời sống văn hoá của DN.
Xây dựng Slogan ngắn gọn, dễ hiểu, dễ đọc, không phản cảm, cần nhấn mạnh vào lợi ích sản phẩm… Slogan của D N thể hiện sự tin tưởng vào chiến lược của doanh nghiệp và sự cẩn trọng trong họat động để tạo niềm tin trong
khách hàng. Biểu tượng đưa vào logo phải thích ứng với văn hóa và lịch sử của đơn vị, phải có ý nghĩa văn hóa đặc thù, đồng thời phải có khả năng thích nghi trong các nền văn hóa hay ngôn ngữ khác nhau. Nhiều khi chính việc lựa chọn này quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trên thị trường.
Thứ ba: Quan tâm trang bị trang phục, đồng phục:
Trang phục công sở cũng là một yếu tố quan trọng trong văn hóa vật chất của các DN, giúp cho việc quản lý nội bộ được thuận lợi, tạo nên tác phong trang nghiêm và nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc của nhân viên. Do vậy các DN cần nghiên cứu, ban hành ngay chuẩn về trang phục cho các thành viên trong ngành. Qua đó khách hàng cảm thấy được tôn trọng và dễ nhận diện được nhân viên của DN mà mình tiếp xúc, quan hệ làm việc, trang phục cũng cho phép thể hiện được thái độ đúng mực với ưu khuyết điểm của các thành viên.
Việc này cần phải làm ngay vì đây là một trong những yếu tố về bộ nhận diện thương hiệu, bởi vì trong mỗi DN có một qui định về trang phục riêng. Còn một số DN nhỏ và vừa tại Tp Hà Nội chưa quam tâm đến trang phục và cũng chỉ mới dừng lại trong việc nghiên cứu, học hỏi trong các DN lớn, chứ chưa triển khai đồng bộ một cách thống nhất về trang phục nam, nữ, màu sắc đồng phục...
4.2.2.2. Nhóm giải pháp về cấp độ trung gian, xây dựng những giá trị chung của doanh nghiệp:
Thứ nhất: DN cần xây dựng triết lý kinh doanh (nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, về việc tuân thủ luật pháp, về con người, về khách hàng, trách nhiệm xã hội về sản phẩm và dịch vụ, về tính minh bạch, chữ tín….)
Quan tâm đến chất lượng sản phẩm, tinh thần, thái độ phục vụ khách hàng: Các doanh nghiệp tại Hà Nội hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên niềm tin của khách hàng đối với các sản phẩm của doanh nghiệp là rất quan trọng. Muốn vậy, doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức về lịch sử và văn hóa doanh nghiệp. Tuyên truyền nâng cao nhận thức cho đội ngũ doanh nhân trong các doanh nghiệp tại thành phố Hà Nội, đặc biệt là các chủ doanh nghiệp về sự cần thiết, vai trò, vị trí và tác dụng của văn hóa doanh nghiệp, về lịch sử doanh nghiệp, những thành tựu của Doanh nghiệp mình.
Giữ gìn và phát huy những yếu tố tích cực của văn hóa doanh nghiệp hiện có qua lịch sử hình thành, người sáng lập và những thành tựu của doanh nghiệp, bên cạnh đó cần phải chú ý chắt lọc, bổ sung những kinh nghiệm xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp của các vùng miền trong nước và các nước tiến tiến để tránh tụt hậu. Quan tâm đến sứ mệnh của DN trong sự nghiệp kinh doanh và vấn đề triết lý kinh doanh của DN, đó là sự gắn kết mọi người và làm cho khách hàng biết đến doanh nghiệp.
Tạo sự gắn kết giữa các thành viên với nhau trên tinh thần chia xẻ trách nhiệm hơn là bởi hệ thống quyền lực. Quan tâm đến triết lý kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở đề cao ý nghĩa cộng đồng và phù hợp với các chuẩn mực xã hội, hướng tói những giá trị mà xã hội tôn vinh, sự gương mẫu của những người lãnh đạo, sự giúp đỡ nhau giữa các đồng nghiệp làm cho tinh thần cộng đồng càng bền chặt.
Khi cần thiết phải thay đổi văn hóa doanh nghiệp: Nếu nhân viên có tinh thần làm việc thấp, phàn nàn của khách hàng ngày càng nhiều, nhiều cơ hội và công việc kinh doanh bị bỏ lỡ, năng suất lao động kém, chậm thích ứng với những đổi mới, hiệu quả làm việc bị ảnh hưởng xấu, văn hóa ứng xử tại nơi làm việc thiếu lành mạnh… khi đó các doanh nghiệp cần phải thay đổi
văn hóa của mình trước khi những tình trạng không mong muốn như trên trở nên không thể kiểm soát được.
Thường xuyên tăng cường củng cố hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các hình thức giao lưu văn hóa giữa các doanh nghiệp để nhân viên hiểu được mục tiêu lâu dài, sứ mệnh của doanh nghiệp, như vậy nhân viên mới cảm giác là người trong cuộc, cảm thấy gắn bó và đồng hành với từng bước phát triển của doanh nghiệp. Nhân viên cũng sẽ có cảm giác mình là một phần quan trọng của tổ chức khi nhìn thấy được sự đóng góp của chính họ trong con đường hướng đến những mục tiêu, thành công của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần có những quy định cho cá nhân thực hiện như quy định về thời gian làm việc, về đồng phục…, đồng thời trong quy chế văn hóa công sở của chính phủ có các hành vi bị cấm như: Cấm hút thuốc lá trong phòng làm việc, cấm sử dụng đồ uống có cồn tại công sở trừ các trường hợp ngoại giao, cấm quảng cáo thương mại… DN cũng là một tổ chức, vì vậy cũng cần có nội quy nêu rõ các hành vi bị cấm.
Ban lãnh đạo DN cần quan tâm tới văn phòng, nhà máy và không gian làm việc cho mọi nhân viên. Phải có điều lệ, các quy định, nội quy… ban hành bằng văn bản, phổ biến cho các phòng ban thực thi. Đây là đòi hỏi bắt buộc của xã hội cũng như của luật pháp đối với hoạt động của DN, để đảm bảo rằng DN kiếm được lợi nhuận nhưng cũng phải thực hiện các nghĩa vụ như nộp thuế, đóng góp bảo vệ môi trường, tôn trọng thuần phong mỹ tục quốc gia…
Thứ hai: Tăng cường mối quan hệ doanh nghiệp với xã hội:
Quan tâm xây dựng và phát triển các thành tố ứng xử, bao gồm: lễ nghi đón tiếp, hệ thống quy chế, các mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp…
Chú ý phát triển văn hóa giao lưu để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp học tập, lựa chọn những khía cạnh tốt về văn hóa của các doanh nghiệp khác nhằm phát triển mạnh nền văn hóa của doanh nghiệp mình và ngược lại. Trong môi trường kinh doanh phức tạp, đa văn hóa, các doanh nghiệp không thể duy trì văn hóa doanh nghiệp mình giống như những lãnh địa đóng kín của mà phải mở cửa và phát triển giao lưu về văn hóa.
Doanh nghiệp phải luôn có trách nhiệm đối với xã hội: cần gắn những mong đợi của thành phần liên quan vào các quyết định của mình. Điều này vừa là định hướng kinh doanh, xem lợi ích của các thành phần liên quan như một điều kiện đảm bảo cho hiệu quả kinh doanh và tài chính, đồng thời cũng là một định hướng đạo đức của doanh nghiệp.
Nâng cao chất lượng phát triển văn hóa doanh nghiệp để đóng góp cho xã hội không chỉ ở số lượng của cải mà còn phải thỏa mãn được nhu cầu văn hóa nhiều mặt của xã hội hiện đại như tích cực ủng hộ, tài trợ cho sự nghiệp giáo dục, văn hóa, xã hội, thúc đẩy khoa học kỹ thuật phát triển và tiến bộ.
Thông qua các hoạt động nhân đạo và văn hóa này làm hình ảnh doanh nghiệp sẽ đẹp hơn, uy tín của doanh nghiệp được nâng lên đáng kể. Đó cũng là hướng phát triển lành mạnh, thiết thực để các doanh nghiệp đóng góp ngày càng nhiều hơn vào công cuộc đổi mới, vì mục đích: “dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ văn minh” mà Đảng đã đề ra và được toàn dân ủng hộ.
Thứ 3: Cập nhật và tuân thủ các quy chế, chính sách, pháp luật của Nhà nước cũng như của doanh nghiệp:
Cần thực hiện nghiêm túc quy chế văn hóa doanh nghiệp và quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước về xây dựng và phát triển văn hóa kinh doanh và văn hóa DN. Nhiệm vụ xây dựng và phát triển văn hóa đã được Đảng ta đặt ra một các toàn diện và cụ thể tại nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ
IX nêu ra: “Văn hóa trở thành nhân tố thúc đẩy con người tự hoàn thiện nhân cách…”. Vì “văn hóa và kinh tế có gắn bó hữu cơ, vừa là mục tiêu, động lực của nhau” cho nên chính sách văn hóa trong kinh tế bảo đảm cho văn hóa thể hiện rõ trong các hoạt động kinh tế, đồng thời thúc đẩy các hoạt động kinh tế tạo điều kiện nhiều hơn cho sự nghiệp phát triển văn hóa.
Thứ tư: Phát huy sự đa dạng văn hóa của thủ đô Hà Nội, cái nôi của Văn hóa Việt Nam
Các doanh nghiệp cần phải chú ý phát triển VHDN đúng pháp luật Việt Nam và công ước quốc tế, kế thừa và phát huy truyền thống văn hoá Việt Nam đậm đà bản sắc dân tộc, hội nhập với các nền VHDN tiên tiến trong khu vực và quốc tế theo đúng chủ trương, định hướng chỉ đạo của Nhà nước.
Phát triển VHDN luôn coi trọng tính thống nhất, tính khoa học, tính kế thừa, tính thực tiễn và tính phát triển. Có các chương trình, phương án cụ thể triển khai thực hiện VHDN xác định rõ mục đích, yêu cầu, kế hoạch, giải pháp thực hiện đảm bảo thiết thực, chất lượng, tiết kiệm, hiệu quả; giữ gìn bản sắc riêng của văn hóa doanh nghiệp trong quá trình hội nhập để phát triển. Chính quyền thành phố Hà Nội, các Hiệp hội đại diện cho các doanh nghiệp như: Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa, Hội doanh nghiệp trẻ Lâm Đồng, Hiệp hội du lịch… phải có chương trình, chính sách tác động hỗ trợ cho cho doanh nghiệp có điều kiện quan tâm đến xây dựng VHDN như: Xây dựng các tiêu chí về chuẩn mực của VHDN để đánh giá thi đua, khen thưởng, các danh hiệu nhằm tôn vinh doanh nghiệp hàng năm.
Thứ năm: Quan tâm đến môi trường:
Để tạo môi trường phát triển văn hóa nơi làm việc có hiệu quả thì phải luôn phát huy tinh thần tập thể vững mạnh, đoàn kết trong đội ngũ nhân viên.
Cách tốt nhất để mọi người trong doanh nghiệp nhận thức được những niềm tin họ cùng chia sẻ đó là thông qua những giá trị cốt yếu mà tất cả mọi người