Để hoàn thành tốt hoạt động phân phối, việc cam kết thực hiện những chức năng, nhiệm vụ và quyền lợi của nhà phân phối đối với công ty Kinh Đô là đóng vai trò quan trọng. Việc qui định rõ ràng giúp công ty tận dụng được nguồn lực của nhà phân phối; tránh tình trạng công ty và NPP thực hiện những công việc trùng lắp gây lãng phí những nguồn lực của nhau.
I. Chức năng:
Nhà phân phối tổ chức nhận hàng của công ty, thực hiện tổn kho và phối hợp cùng với nhân viên thị trường của công ty Kinh Đô phân phối sản phẩm bánh kẹo ra thị trường kịp thời, đúng hẹn va đảm bảo chất lượng,..trên địa bàn được qui định. Đồng thời, NPP cùng công ty Kinh Đô thực hiện các chương trình hỗ trợ bán hàng, cungcấp các dịch vụ khách hàng để tạo “lực đẩy ” và “lực kéo” người tiêu dùng sử dụng sản phẩm Kinh Đô.
2. Nhiệm vu:
Nha phân phối can đầu tư day đủ, duy trì thường xuyên nguồn lực(như: tài chính, kho bãi, nhân sự, phương tiện vận chuyển...) để đảm bảo hoạt động phân phối và cung cấp dịch vụ khách hàng. Bên cạnh đó, NPP cần nỗ lực phối hợp với nhân viên thị trường đẩy mạnh các hoạt động bán hàng để đạt chỉ tiêu doanh số
công ty giao trong từng thời kỳ.
Đối với sản phẩm bánh kẹo của công ty Kinh Đô, NPP cần duy trì mức tổn kho an toàn để đáp ứng được nhu cầu thị trường. Hiện nay, công ty qui định NPP
như sau:
45
Bảng 8: Mức Tôn Kho Tối Thiểu Tính Theo Doanh Thu và Theo Ngày
Mức tôn kho DVT | Khu vực
TP. Hồ Chí Minh | Miền Đông Miền Tây Miền Trung
Doanhsố min* | % 25 30 40 40
Ngày min** ngày | 07 08 10 10
Nguồn: Phòng Phát triển Kinh Doanh _— *: Mức tổn kho được tính bằng tỉ lệ phần trăm của chỉ tiêu doanh số bán ra.
_ **: là số ngày bán ra qui định của nhà phân phối.
— Mức tổn kho tối thiểu được qui định cho từng khu vực nhưng không được thấp hơn 50 triệu và mỗi chủng loại hàng hoá không được thấp hơn một thùng. Ví dụ: NPP Nam Trung tại TP. Hồ Chí Minh chỉ tiêu doanh số bán tháng 6 năm 2005 là 1 tỉ đồng thì mức tổn kho tối thiểu là: 250 triệu đồng và số ngày tổn kho tối thiểu là 07 ngày.
Vào ngày 23 hằng tháng NPP phải FAX về công ty bản kế hoạch đặt hàng chỉ tiết 4 tuần cho tháng sau, nếu được công ty đồng ý, đây được xem là chỉ tiêu mua hang tháng sau của NPP. Sau ngày qui định trên nếu NPP không fax bản kế hoạc đặt hàng thì công ty sẽ ấn định doanh số cho tháng sau và đây được xem như NPP đồng ý chỉ tiêu mua này.
Chuyển giao danh sách tất cả khách hàng cho GSTM và NVBH chăm sóc theo chủ trương và chính sách của công ty.
Phối hợp với NVBH và GSTM thực hiện tốt chương trình khuyến mãi, quảng cáo,..của công ty trong khu vực.
3. Quyên lợi:
Để tạo sự hợp đôi bên cùng có lợi, công ty Kinh Đô đã giành cho nhà phân phối những quyền lợi hợp lí nhằm giúp NPP gắn bó với công ty. NPP sẽ được hỗ trợ lực lượng bán hàng, được hưởng mức chiết khấu 5% trên hóa đơn bán hàng được công ty Kinh Đô vận chuyển sản phẩm tới kho NPP (chi phí Kinh Đô thanh
46
toán 100%). Đồng thời, được công ty ưu tiên phân phối sản phẩm Kinh Đô trong khu vực của mình và xử lí NPP bán hàng lấn tuyến. Để hoạt động bán hàng hiệu quả, NVBH và GSTM của công ty tư vấn bán hàng, báo cáo hoặc xây dựng các kế hoạch xin hỗ trợ vận chuyển, thực hiện chương trình khuyến mãi cho nhà phân phối. Khi sản phẩm gặp sự cố, NPP có quyển dé xuất xin đổi, trả hàng; để xuất công ty hỗ trợ vận chuyển giao hàng đến các điểm bán (từ kho NPP đến các điểm bán) và được quyền giám sát việc thực hiện các chương trình khuyến mãi và kiểm tra danh sách khách hàng tham gia và nhận thưởng.
Hình 20 : Nhân Sự Tại Nhà Phân Phối
NPP
Nhân viên văn Nhân viên thị trường Nhân viên vận chuyển phòng của NPP của công ty Kinh Đô hàng hoá của NPP
Nguồn: ĐTTT - Nhân viên thị trường của Kinh Đô bao gồm: ASM, GSTM và NVBH thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ NPP thực hiện các hoạt động bán hàng từ NPP đến các điểm bán sỉ, lẻ thuộc vùng bán hàng của NPP do công ty qui định.
Qui trình thực hiện phân phối tư công ty đến NPP, Siêu thị:
Công ty Kinh Đô luôn xác định, hiệu quả của qui trình thực hiện phân phối từ công ty đến khách hàng luôn phải dam bảo. Đồng thời phai tạo được sự hài lòng, thuận tiện cho khách hàng. Vì vậy, để đáp ứng nhanh chóng, kịp thời đơn đặt của nhà phân phối tại TP. Hồ Chí Minh cũng như ở các tỉnh, Kinh Đô đã trang bị đội xe của công ty gồm 9 chiếc và kí hợp đồng vận chuyển với công ty vận tải Saigon. Theo GĐKD cho biết, chi phí vận chuyển chiếm khoảng 2% doanh thu.
Qui trình phân phối bắt đầu:
47
- Don đặt hang của khách hàng Fax đến phòng kế hoạch bán hàng (phòng KHBH), nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra hàng. Sau đó báo cho khách hàng biết có đủ hàng hoặc báo cho khách hàng biết một số loại hàng chưa có
- Liên hệ KH báo có hàng, báo số tiền đơn hàng va uỷ nhiệm chi cho khách
hàng.
- Sau đó,NPP chuyển tiền vào tài khoản của công ty và Fax uỷ nhiệm chi về phòng bán hàng. Sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, xe của công ty sẽ vận chuyển hàng từ kho công ty đến kho NPP và Siêu thị (chi phí vận chuyển, công ty thanh
toán 100%)
Hình 21: Qui Trình Đặt Hàng và Thanh Toán Của Npp Đối Với Công Ty
Khách hàng Phòng Kế hoạch Cập nhật số (NPP, Siêu thị, bán hàng nhận Lưu thông liệu các mặt Kinh Đô Bakery)—>| thong tin. |= >——> tin và xử F——*| hàng có trong
liên lạc đặt hàng lý danh mục đặt hàng tại công ty
NPP chuyén tién vao tai ar°
i.e N Liên hệ với : 5 khoản của công ty va cố
Giao hàng Vận chuyền +} Faxuý nhiệm chivể [4 KH báo có cho khách từ . rn hàng, báo
phòng Bán hàng as
hang. Khach kho hang của |g_ số tiền đơn hàng kí nhận * công ty l„ |hàng và uy vào hoá đơn đến kho hàng _ _—= nhiệm chi
nhận hàng của khách a seu thi chuyển tiền cho „| | cho khách
hàng công ty sau 40-45-50 hàng
ngày
Nguồn: Phòng Kế hoạch bán hàng 4.5.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyển lợi của điểm bán sỉ và le (bao g6m cả đại lí, cửa hàng tạp hoá, kiốt chợ,...:
- Đây là trung gian phân phối sản phẩm Kinh Đô đến tay người tiêu dùng, là khách hàng của NPP trong khu vực công ty qui định. Ví dụ: Nha phân phối Nam Trung (tại quận Bình Thạnh ) được công ty qui định phân phối hàng cho các
48
khách hàng tại Quận Bình Thạnh, Quận Thủ Đức, Quận 2, Quận 9. Ngoài các
quận trên NPP Nam Trung không được phếp phân phối sản phẩm cho các quận, huyện khác tại thị trường TP. Hồ Chí minh cũng như các tỉnh, thành khác.
- Khách hàng được NPP và NVBH cung cấp sản phẩm của Kinh Đô. Thực hiện các dịch vụ chăm sóc như: vận chuyển san phẩm Kinh Đô đến tận điểm bán, tư vấn trưng bày, thực hiện chiết khấu, hỗ trợ khuyến mãi, tư vấn bán hàng,... Đối với đại lí, công ty Kinh Đô sẽ gắn bang hiệu miễn phi cho đại lí. Kách hang sau khi nhận hàng vận chuyển đến điểm bán sẽ thanh toán tiền cho NPP.
- Nếu sản phẩm có hư hỏng từ phía NPP cung cấp, khách hàng được quyền đổi sản phẩm nếu chứng minh được sản phẩm bị hư hỏng không do khách hàng gây
ra.
Hình 22: Phân Phối Hàng từ Nhà Phân Phối đến Các Điểm Bán Sỉ Lẻ
— NVBH ae
> nhận đơn hàng* Dịch vụ _—
hàng NPP văn sỉ, lẻ nhận
(điểm [Ƒ* >| 3 | >| hàng và
“n c‡ - ; chuyển từ „ bán sỉ, Liên lạc điện thanh toán
2 2 kho NPP we om le) thoại đến NPP [> tién hang
Nguồn: Phòng PTKD
* Hiện nay, NVBH có chở theo một số sản phẩm chủ lực (AFC, Maire, Cookies,..) và sản phẩm mới (Cosy, Marie Amyty, Combie, Choco,..) để bán lẻ bằng phương tiện xe máy. Nếu các điểm bán lẻ lấy các sản phẩm chở theo.
NVBH giao hàng luôn và nhận tién mặt.
4.5.3.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền lợi của Siêu thị:
- Siêu thị thực hiện hợp đồng kinh doanh mua bán sản phẩm bánh kẹo với công ty Kinh Đô và thực hiện đúng cam kết hợp đồng mua bán.
- Được hưởng mức chiết khấu 5%, trên giá trị hoá đơn mua bán với công ty
KinhĐô
49
- Được công ty Kinh Đô vận chuyển sản phẩm từ kho công ty đến kho Siêu thị (chi phí vận chuyển Kinh Đô thanh toán 100%)
- Thực hiện trưng bày sản phẩm Kinh Đô trên kệ bán hàng khu thực phẩm tại siêu thị như cam kết. Công ty Kinh Đô sẽ hỗ trợ siêu thị trong việc trưng bay san phẩm Kinh Đô tại siêu thị
- Phối hợp với công ty Kinh Đô triển kinh thực hiện các chương trình khuyến mãi, chiêu thị cổ động tại siêu thị
- Tiêu chí để qui định diện tích kệ trưng bày sản phẩm tại khu thực phẩm (có nghành hàng bánh kẹo), dựa trên việc đánh giá các yếu tố như: doanh thu (so với đối thủ cạnh tranh), tính ổn định của sản phẩm, mức độ người tiêu dùng thường xuyên lựa chọn, mức chiết khấu từ nhà sảnh xuất, mức lợi nhuận mà siêu thị đạt được,... Tất cả những yếu tố đó được đánh giá thông qua ma trận các yếu tố bên ngoài và bên trong để xếp hạng mức phân bổ diện tích trưng bày cho ngành hàng bánh kẹo của các công ty tại siêu thị. Hiện tại, Kinh Đô được đánh
giá có diện tích trưng bày lớn nhất, sản phẩm đa dạng, phong phú nhất tại 50 siêu thị mà công ty kí hợp đồng kinh doanh (45 siêu thị tại TP.Hồ Chí Minh).
Theo nhân viên Kinh Đô quản lí kênh siêu thị cho biết, doanh thu Kinh Đô chiếm cao nhất, vượt các đối thủ cạnh tranh như Bibica, Vinabico, Hải Ha...
- Siêu thị thực hiện thanh toán cho công ty Kinh Đô thông qua tài khoản công
ty. Định mức thanh toán 40 -45-50 ngày kể từ ngày mua hàng
4.5.3.4. Chức năng, nhiệm vụ và quyền lợi của hệ thống Kinh Đô Bakery:
- Thực hiện hợp đồng kinh doanh mua bán sản phẩm bánh kẹo với công ty Kinh Đô và thực hiện đúng cam kết hợp đồng mua bán.
- Được hưởng mức chiết khấu 10% trên giá trị hoá đơn mua bán với Kinh Đô - Được công ty Kinh Đô vận chuyển sản phẩm từ kho công ty đến kho Kinh Đô Bakery (chi phí vận chuyển Kinh Đô thanh toán 100%)
- Trung bày sản phẩm Kinh Đô trên quầy bán hàng của Kinh Đô Bakery
50
- Phối hợp với công ty Kinh Đô thực hiện các chương trình khuyến mãi, chiêu thị cổ động nhằm kích thích sức mua của người tiêu dùng.