5. Bố cục của luận văn
1.2.2.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tƣ liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc [Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2004].
Nội dung của việc nghiên cứu công việc là để làm rõ: Ở từng công việc cụ thể, ngƣời lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện nhƣ thế nào; những máy móc, công cụ nào đƣợc sử dụng; những mối quan hệ nào đƣợc thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể; cùng những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà ngƣời lao động cần phải có để thực hiện công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, bởi nhờ có phân tích công việc mà ngƣời quản lý xác định đƣợc các kỳ vọng của mình đối với ngƣời lao động và làm cho họ hiểu đƣợc các kỳ vọng đó. Ngƣời lao động cũng hiểu đƣợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc cũng là điều kiện để có thể thực hiện đƣợc các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho ngƣời quản lý có thể đƣa ra đƣợc các quyết định nhân sự nhƣ tuyển dụng, đề bạt, thù lao lao động… dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và mang tính chủ quan.
Kết quả của phân tích công việc thƣờng đƣợc hệ thống hoá và trình bày dƣới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản yêu cầu công việc với ngƣời thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc với ngƣời thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trƣng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc quy định trong bản mô tả công việc.
Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc và kể cả tiêu chuẩn thực hiện công việc đƣợc sử dụng rất nhiều trong các chức năng quản lý nguồn nhân lực. Một số tác dụng chính của các thông tin phân tích công việc có thể đƣợc kể đến nhƣ sau:
- Lập kế hoạch nguồn nhân lực: Đƣợc sử dụng để đƣa ra các loại công việc.
- Tuyển dụng: Sử dụng bản mô tả công việc để đăng quảng cáo tuyển dụng, sử dụng để xác định các kỹ năng và các hoạt động.
- Đánh giá thực hiện công việc: Giúp ngƣời lao động biết đƣợc các hoạt động mà họ cần phải làm, đƣợc sử dụng để đánh giá tình hình thực hiện công việc của ngƣời lao động.
- Trả thù lao lao động: Đƣợc sử dụng để đánh giá giá trị các công việc và là cơ sở cho việc đƣa ra cơ cấu tiền lƣơng.
- Đào tạo: Đƣợc sử dụng để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua việc xác định các hoạt động mà những ngƣời lao động cần phải có khả năng để thực hiện.
- Kỷ luật: Đƣợc sử dụng để xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể chấp nhận đƣợc mà ngƣời lao động cần đạt đƣợc.
- An toàn lao động: Đƣợc sử dụng để xác định các quy trình làm việc an toàn.
Do đó, để sử dụng lao động một cách có hiệu quả thì việc phân tích công việc để xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc và yêu cầu của công việc là hết sức cần thiết trong hoạt động quản lý lao động.