1.2 Nội dung quản lý vốn lưu động trong doanh nghiệp
1.2.3. Quản lý các khoản phải thu
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn lưu động thường xuyên thay đổi hình thái biểu hiện. Hàng hóa sau khi đem đi tiêu thụ sẽ biến đổi thành tiền hoặc thành các khoản phải thu nội bộ, phải thu khách hàng, các khoản ký cược, ký quỹ, thế chấp,…chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là các khoản phải thu từ khách hàng. Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro.
Các khoản phải thu của mỗi doanh nghiệp được quản lý thông qua chính sách tín dụng phù hợp với đặc điểm ngành nghề, giai đoạn phát triển của doanh nghiệp nhằm đạt được doanh thu cao nhất và tối đa hóa lợi nhuận. Chính sách tín dụng là yếu tố mang tính quyết định đến mức độ, chất lượng và rủi ro của doanh thu bán hàng. Một doanh nghiệp khi nới lỏng chính sách tín dụng là nhằm mục đích tăng doanh thu, đồng nghĩa với điều đó là tăng rủi ro, tăng chi phí vì phải tăng vốn đầu tư vào các khoản phải thu, tỷ lệ chiết khấu tăng, thời gian bán chịu dài hơn và phương thức thu tiền ít gắt gao hơn.
13
Sơ đồ 1.2. Mô hình quản lý KPT
(Nguồn: Trang mạng cic32.com.vn) Khi doanh nghiệp thực hiện chính sách nới lỏng tín dụng sẽ dẫn đến tăng khoản phải thu, tăng doanh thu, tăng chi phí khoản phải thu và tăng lợi nhuận. Lúc này doanh nghiệp sẽ cân nhắc tăng lợi nhuận có đủ bù đắp tăng chi phí hay không? Hay nói cách khác khi đó doanh nghiệp làm ăn liệu có lãi hay không? Lúc này doanh nghiệp sẽ ra quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không? Nếu đồng ý bán chịu cho khách hàng doanh nghiệp cần theo dõi quản lý nợ phải thu khách hàng một cách chặt chẽ tránh trường hơp bán chịu quá nhiều làm cho chi phí khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng.
Vì vậy doanh nghiệp cần có chính sách tín dụng thương mại phù hợp.
Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm và chính sách bán
Lợi nhuận có tăng không Chính sách tín
dụng
Tăng KPT khách hàng và tăng chi
phí Tăng KPT khách hàng
và tăng doanh thu
Ra quyết định bán chịu
Theo dõi quản lý nợ phải thu khách hàng
chịu của doanh nghiệp. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của nhà quản lý. Nhà quản lý có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên nhà quản lý cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này. Liên quan đến chính sách bán chịu, chúng ta sẽ lần lượt xem xét các vấn đề như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu:
- Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng đê được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức. Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nổ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Khách hàng nào có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn đặt ra đều bị từ chối cấp tín dụng.
- Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép. Ví dụ điều khoản bán chịu “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàng được hưởng 2% chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàng được trả chậmtrong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn. Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn bán chịu như vừa xem xét mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu. Thay đổi điều khoản bán chịu lại liên quan đến thay đổi thời hạn bán chịu và thay đổi tỷ lệ chiết khấu.
- Doanh nghiệp nên tiến hành thu thập thông tin, phân tích thông tin thu thập được về khách hàng, trên cơ sở đó mới ra quyết định bán chịu nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra.
- Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu khách hàng bằng việc xem xét kỳ thu
15
quyết nợ khi đến hạn, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động trong bảo toàn vốn lưu động.