CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
1.4. Tình hình chi và kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước ở các địa phương trong nước
1.4.1. Tình hình chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước ở các địa phương trong nước
- Đầu năm ngân sách: Đơn vị sử dụng NSNN phải gửi các loại văn bản, giấy tờ sau đây đến KBNN để kiểm tra và lưu giữ:
+ Dự toán chi NSNN năm được cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng lương, học bổng sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức.
+ Các khoản chi thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
- Hàng tháng: Khi nhận được Giấy rút dự toán ngân sách kèm theo bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có) do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, kế toán thực hiện:
+ Kiểm tra giấy rút dự toán kinh phí: các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, hạch toán đúng theo mục lục NSNN, đúng mẫu dấu chữ ký của người chuẩn chi.
+ Kiểm tra bảng tăng, giảm biên chế, tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Xử lý sau khi kiểm tra:
+ Nếu chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì trả lạihồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
+ Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc dự toán không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán.
+ Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, kế toán theo dõi tài khoản của đơn vị trực tiếp thực hiện các bước công việc tiếp theo:
Trường Đại học Kinh tế Huế
Ghi xuất chi dự toán; định khoản kế toán nghiệp vụ chi NSNN và ký vào phần
“Kế toán” trên giấy rút dự toán ngân sách; trình kế toán trưởng kiểm soát và ký vào phần “Kế toán trưởng” trên giấy rút dự toán kinh phí; trình Giám đốc ký duyệt;
chuyển cán bộ giữ dấu đóng dấu “kế toán” vào chữ ký của Giám đốc; chuyển hồ sơ cho kế toán thanh toán.
1.4.2. Tình hình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước ở các địa phương trong nước
- Những căn cứ pháp lý đơn vị sử dụng ngân sách phải gửi đến KBNN để kiểm soát:
+ Dự toán chi thường xuyên được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các căn cứ pháp lý đối với từng mục chi cụ thể:
* Chi mua hàng hóa, dịch vụ: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
* Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
* Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán
* Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
* Chi đoàn ra đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Trường Đại học Kinh tế Huế
* Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Sau khi kiểm tra, kiểm soát:
+ Nếu các khoản chi đủ điều kiện cấp phát thì trình thủ trưởng Kho bạc duyệt cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng cho đơn vị.
+ Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng do hồ sơ, chứng từ chi chưa đầy đủ, hoặc viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì trình thủ trưởng KBNN trả lại hồ sơ, chứng từ, yêu cầu đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ.
+ Trường hợp phát hiện các khoản chi tiêu sai chế độ:
Nếu xuất hiện những trường hợp trên, bộ phận kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN từ chối không cấp phát, thanh toán và trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị, đồng thời thông báo và giải thích rõ lý do từ chối cho đơn vị, cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên (đối với những khoản chi thuộc NSNN cấp trên) biết để giải quyết.
- Trình tự, thủ tục cấp phát, thanh toán sau khi kiểm soát:
+ Đối với các khoản chi có thể thanh toán trực tiếp, KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi theo quy định và thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
+ Đối với những khoản chi chưa thực hiện được việc việc thanh toán trực tiếp, KBNN thực hiện cấp tạm ứng . Các đơn vị sử dụng NSNN thực hiện việc chi tiêu và phải chịu trách nhiệm về quyết định chi của đơn vị, đảm bảo đúng định mức, chế độ chi tiêu hiện hành.
+ Chậm nhất vào ngày cuối cùng tháng sau, các đơn vị sử dụng NSNN phải kê các chứng từ chi có liên quan. KBNN kiểm tra, kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
Trường Đại học Kinh tế Huế