CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
3.2. Hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua
3.2.1. Cải tiến phương pháp tra cứu nhanh, chính xác văn bản chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi của các cấp có thẩm quyền ban hành theo từng tiểu mục.
Chi ngân sách nhà nước là một lĩnh vực rất phức tạp, đa dạng; đặc thù của chi NSNN là tính kế thừa liên tục, tính đồng bộ, tính logic từ khâu lập dự toán, chấp hành và thanh quyết toán NSNN. Vì vậy để hướng dẫn, theo dõi, kiểm soát các khoản chi thường xuyên của đơn vị sử dụng NSNN một cách chặt chẽ, hiệu quả trong điều kiện hệ thống văn bản quy định chế độ quản lý, sử dụng các khoản chi NSNN còn phân tán, thiếu đồng bộ và không ổn định như hiện nay là một yêu cầu cấp bách, đòi hỏi cán bộ KBNN phải nắm rõ quá trình diễn biến của đơn vị, của từng nhiệm vụ để thực hiện tiếp nhận, kiểm tra hướng dẫn khách hàng về hồ sơ thủ tục thanh toán, đảm bảo nguyên tắc: Thủ tục hồ sơ đơn giản rõ ràng,đúng quy trình, chế độ quy định. Giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho đơn vị giao dịch.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Vì vậy để hoạt động kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN thuận lợi và có hiệu quả, tác giả đưa ra các giải pháp cải tiến phương pháp tra cứu nhanh, chính xác văn bản chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi của các cấp có thẩm quyền ban hành theo từng tiểu mục.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, cán bộ làm công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN đòi hỏi phải tinh thông nghiệp vụ, phải nắm rõ các quy định chế độ tiêu chuẩn, định mức do các cấp có thẩm quyền ban hành. Khi nắm vững quy định, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, cán bộ kiểm soát chi mới kiểm soát các khoản chi của đơn vị sử dụng NSNN đề nghị đúng hay sai, nằm ở văn bản nào để chấp nhận cấp phát thanh toán hay từ chối. Thực tế cho thấy, bất cứ một quy định mới cấp trung ương ban hành thì về đến cấp tỉnh, ngành phải có hướng dẫn cụ thể thì mới được áp dụng, dẫn đến số lượng văn bản quy định chế độ tiêu chuẩn định mức đã nhiều thì còn phải sinh ra nhiều thêm, trên cùng một địa bàn, đơn vị hưởng ngân sách trung ương khác, đơn vị hưởng ngân sách địa phương và mỗi ngành có chế độ tiêu chuẩn định mức riêng (Cụ thể như: Công tác phí, chi phí hội nghị. . .)
Mỗi cán bộ KBNN làm công tác kiểm soát chi cần Hệ thống hóa các văn bản pháp quy về quản lý NSNN theo Bộ ngành, theo cấp chính quyền, theo thời gian ban hành. . .đồng thời cập nhật, bổ sung kịp thời những thay đổi, hiệu lực thi hành các văn bản pháp quy về quản lý NSNN. Việc quản lý các văn bản trên được lưu trư bằng File văn bản hoặc file ảnh trong máy vi tính. Các file được xếp thức tự theo thời gian ban hành, theo Bộ ngành ban hành và theo từng cấp chính quyền địa phương có thẩm quyền ban hành. Các file lưu trữ có thể được mã hóa, sắp xếp theo Bảng Sheet trên chương trình Exellđể dễ sử dụng khi tra cứu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
3.2.2. Thống nhất nội dung chi với mục lục NSNN trong kiểm soát các khoản chi thường xuyên của NSNN.
Trong thời gian gần đây, qua công tác kiểm tra, thanh tra cho thấy, công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN của nhiều đơn vị Kho bạc Nhà nước kiểm soát chưa chặt chẽ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ theo các thông tin như:
- Thiếu các yếu tố theo mẫu chứng từ quy định;
-Ngày tháng năm lập chứng từ, ghi chép chưa đầy đủ nội dung theo quy định;
- Tính phù hợp và chính xác của giá trị các đoạn mã hạch toán;
- Nội dung chi chưa phù hợp với Mục lục NSNN;
- Số tiền bằng số không khớp với bằng chữ;
- Chữ ký, dấu đóng trên chứng từ;
Việc xác định nội dung chi trên chứng từ sao cho phù hợp với mục và tiểu mục của Mục lục NSNN theo Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước là một vấn đề mà Kế toán viên làm công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN đặc biệt quan tâm.
Trong thực tế cho thấy, bình quân 10 chứng từ do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến đề nghị thanh toán, kế toán viên xác định lại nội dung ghi trên chứng từ chi chưa đúng với mục và tiểu mục từ 3 đến 4 chứng từ. Đồng thời giữa các kế toán viên trong tổ (phòng) xác định “chênh nhau” nội dung chi với mục và tiểu mục, người này thì hạch toán vào tiểu mục này, người khác thì hạch toán vào tiểu mục khác dẫn đến việc hướng dẫn cho đơn vị sử dụng NSNN chưa thống nhất, khi thì hướng dẫn hạch toán vào mục và tiểu mục này, khi thì hướng dẫn vào mục và tiểu mục khác, trên chứng từ còn sửa tiểu mục hay nội dung chi sao cho phù hợp hoặc trả lại chứng từ cho đơn vị sử dụng NSNN lập lại cho đúng.
Việc xác định nội dung chi trên chứng từ sao cho phù hợp với mục và tiểu mục của Mục lục NSNN cần phải hướng daaxnh, phối hợp thống nhất giữa cán bộ KBNN và cán bộ đươn vị thụ hưởng NSNN trong quá trình lập chứng từ chi, khác
Trường Đại học Kinh tế Huế
phục tình trạng nội dung chi trên chứng từ không phù hợp với việc hạch toán mục lục NSNN, phải làm đi, làm lại nhiều lần.
3.2.3. Công khai hóa các hồ sơ, thủ tục kiểm soát chi, phương thức chi trả các khoản chi, đảm bảo minh bạch, đúng chế độ quy định.
Quyết định số 1903/QĐ-BTC ngày 10/8/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công bố bộ thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước quy định thủ tục kiểm soát chi NSNN thường xuyên bằng dự toán qua KBNN như:
- Hồ sơ gửi lần đầu hoặc đầu năm gồm những gì?
- Hồ sơ gửi khi tạm ứng gồm những gì?
- Hồ sơgửi khi thanh toán gồm những gì?
Tất cả các thủ tục trên phải được công bố, niên yết công khai tại trụ sở KBNN nơi giao dịch. Khi khách hàng gửi chứng từ gửi đến Kho bạc đề nghị thanh toán, kế toán đơn vị sử dụng NSNN gửi hồ sơ, chứng từ kèm theo chưa đúng quy định, sai mẫu biểu, tự thiết kế mẫu biểu chứng từ . . . Cán bộ kiểm soát chi của KBNN phải giải thích các khoản chi này cần phải có hồ sơ gì, mẫu biểu như thế nào, cán bộ kiểm soát chi KBNN phải cung cấp mẫu biểu, giải thích cách xác lập mẫu biểu.
Việc công khai hóa các hồ sơ, thủ tục kiểm soát chi, phương thức chi trả các khoản chi thường xuyên của NSNN qua KBNN, đảm bảo minh bạch, đúng chế độ quy định góp phần hạn chế tiêu cực, những nhiễu đối với cán bộ KBNN trong quá trình làm công tác kiểmsoát chi.
3.2.4. Hoàn thiện mẫu biểu và phương pháp ghi chép trên chứng từ chi NSNN.
Xuất phát từ đặc điểm của NSNN, Bộ Tài chính đã xây dựng hệ thống chứng từ riêng phù hợp với công tác quản lý NSNN. Với chức năng làm trung gian thanh toán giữa đơn vị sử dụng với NSNN, đại bộ phận chứng từ đều phải tiêu chuẩn hóa theo những quy định bởi vì mọi nghiệp vụ phát sinh đều liên quan đến cơ quan kiểm soát chi và đơn vị sử dụng NSNN.
Hàng ngày, hệ thống KBNN có quan hệ với số lượng rất lớn đơn vị sử dụng NSNN nên có rất nhiều chứng từ, do vậy công tác ghi chép trên chứng từ phải đảm bảo thống nhất, đảm bảo tính pháp lý. Hiện nay, chưa có văn bản nào của Bộ Tài
Trường Đại học Kinh tế Huế
chính, Kho bạc Nhà nước quy định cụ thể phương pháp ghi chép nội dung chi trên chứng từ, vì vậy nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán của đơn vị sử dụng NSNN không thống nhất, mỗi đơn vị sử dụng NSNN ghi mỗi kiểu, hiểu sao thì ghi vậy dẫn đến nhiều nội dung ghi chép làm cho Kế toán viên kiểm soát chi không thể xác định phải kiểm soát chi theo quy định nào. Việc lập và sử dụng sai mẫu biểu không những đơn vị sử dụng NSNN phải lập lại mà còn làm cho việc kiểm soát của cán bộ kiểm soát chi KBNN khá vất vả vì phải đối chiếu lại quy định hiện hành. Đối với những cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm kế toán thì thường không theo kịp sự thay đổi khi hệ thống chứng từ kế toán khi có sự thay đổi. Nội dung thanh toán còn ghi chung chung, không rõ ràng, ghi nội dung thanh toán không phù hợp với Mục lục NSNN.
Khắc phục hạn chế công tác lập chứng từ của đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến Kho bạc đề nghị kiểm soát thanh toán cần phải tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, đúng biểu mẫu, đảm bảo việc lập chứng từ theo đúng các yếu tố cơ bản, phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng lập chứng từ tuỳ tiện, không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phù hợp với Mục lục NSNN.
Để làm cơ sở thống nhất trong cách ghi nội dung chi trên chứng từ, Nhóm tác giả tổng hợp từ những trường hợp cụ thể phát sinh hàng ngày đề ra cách ghi chép thống nhất giúp cho kế toán đơn vị sử dụng NSNN ghi chép nội dung chi trên chứng từ được đồng bộ.
3.2.5. Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò và chức năng, nhiệm vụ của Kho bạc Nhà nước trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN.
Kết quả kiểm soát chi thường xuyên NSNN trong những năm qua có tác động rất lớn đến công tác phòng chống tham nhũng, tiết kiệm chống lãng phí. Tổ chức kiểm soát chi thường xuyên NSNN được chặt chẽ sẽ tăng cường công tác quản lý và điều hành NSNN của chính quyền các cấp. Để thực hiện tốt công tác nàyđòi hỏi có sự phối hợp tốt của các đơn vị sử dụng NSNN, chấp hành nghiêm túc việc quản lý và sử dụng kinh phí được cấp đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Vì vậy việc nâng cao và
Trường Đại học Kinh tế Huế
thống nhất về nhận thức của các cấp, các ngành, các tổ chức, cơ quan, đơn vị nói chung về vị trí, vai trò và chức năng, nhiệm vụ của KBNN trong hoạt động kiểm soát chi thường xuyên NSNN. Cần nhận thức đầy đủ, toàn diện về vị trí, vai trò và chức năng, nhiệm vụ của KBNN trước hết là đối với các tổ chức, cơ quan và đội ngũ cán bộ công chứctrong bộ máy nhà nước.
Các đơn vị sử dụng NSNN cần thống nhất nhận thức, quan điểm, hiểu rõ, hiểu đúng về mục tiêu tác động của công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN. Mục đích của hoạt động kiểm soát chi không phải là “làm khó cho đơn vị” mà trước hết và quan trọng nhất là “làm đúng”, hạn chế vi phạm về chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi; hồ sơ, thủ tục thanh toán hợp lệ, hợp pháp đảm bảo các khoản chi thường xuyên từ NSNN hiệu quả, tiết kiệm, giúp cho các cấp chính quyền nâng cao hiệu lực quản lý điều hành NSNN. Thông qua hoạt động kiểm soát chi thường xuyên NSNN kiến nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoàn thiện cơ chế chính sách quản lý NSNN qua đó góp phần quan trọng làm lành mạnh nền tài chính quốc gia.
Bằng việc nhận thức đúng, đầy đủ về mục đích, chức năng và nhiệm vụ của KBNN sẽ tránh sự can thiệp không đúng luật đối với hoạt động chuyên môn của kế toán viên nhằm đảm bảo tính độc lập cao nhất ở mức có thể của kế toán viên, đồng thời có sự hợp tác, phối hợp tích cực, chủ độngcủa đơn vị sử dụng NSNN.
3.2.6. Hoàn thiện cơ sở pháp lý để đảm bảo tính thống nhất và tính độc lập thực sự của hoạt động kiểm soát chi NSNN qua KBNN.
Cần khẳng định KBNN là công cụ quản lý, kiểm soát chi NSNN, KBNN là một bộ phận trong hệ thống tổ chức Nhà nước pháp quyền, là phương thức, công cụ thực hiện quyền lực của nhân dân thông qua hoạt động quản lý, kiểm soát chi NSNN, góp phần hạn chế tham nhũng, lãng phí, tiêu cực trong các cơ quan công quyền. Để KBNN thật sự là một công cụ, một cơ quan quản lý, kiểm soát chi NSNN có hiệu quả, điều cơ bản là phải đảm bảo tính độc lập trong hoạt động KBNN. Tính độc lập là vấn đề cơ bản của KBNN được hiểu trên giác độ: Kiểm soát chi NSNN phải được hoàn toàn độc lập, khách quan trong khi thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo
Trường Đại học Kinh tế Huế
sự độc lập thông qua các quy định, chế tài để tránh sự tác động trực tiếp hay gián tiếp.
Để có cơ sở cho KBNN triển khai tốt công tác kiểm soát chi NSNN, cần rà soát và hoàn thiện hệ thống pháp luật về NSNN, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về chế tài đối với các cơ quan, đơn vị có hành vi vi phạm Luật NSNN, Luật Kế toán cho phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay, tạo môi trường thuận lợi để KBNN phát huy hết năng lực nội sinh.
3.2.7. Tăng cường phối hợp giữa các đơn vị sử dụng NSNN với Kho bạc Nhà nước.
Xây dựng cơ chế phối hợp giữa ngành Tài chính, KBNN với các ngành, các cấp, các đơn vị sử dụng NSNN. Tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn để các đơn vị sử dụng NSNN nắm bắt các quy định về NSNN, về vai trò trách nhiệm của KBNN các cấp trong việc kiểm soát các khoản chi NSNN, kịp thời tháo gỡ những vướng mắc cho cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách. Đồng thời, KBNN thường xuyên kiểm tra lại các thông tin tiếp nhận, kịp thời phát hiện những sai sót bất hợp lý và phản hồi kịp thời cho cơ quan Tài chính để có biện pháp điều chỉnh đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản chi NSNN của đơn vị thụ hưởng.
Xây dựng cơ chế phối hợp với cơ quan Kiểm toán Nhà nước đối với lĩnh vực hoạt động KBNN và đặc biệt là lĩnh vực kiểm soát chi thường xuyên NSNN. KTNN có thể sử dụng phương pháp “kiểm toán từ xa” công tác kiểm soát chi NSNN của KBNN nhằm phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót, vi phạm về quản lý ngân sách tại các đơn vị sử dụng NSNN.
3.2.8.Nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán của đơn vị sử dụng NSNN.
Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên sao chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan và kịp thời theo yêu cầu của nghiệp vụ phát sinh nhằm bảo vệ an toàn tài sản, cung cấp
Trường Đại học Kinh tế Huế
thông tin nhanh và chính xác. Để đạt được yêu cầu đó, khi lập chứng từ, kế toán phải đảm bảo những quy định sau:
- Kế toán đơn vị sử dụng NSNN có vai trò hết sức quan trọng trong việc phản ánh thông tin kinh tế, tài chính, ngân sách một cách kịp thời, trung thực, là yêu cầu quan trọng trong việc công khai minh bạch tài chính ngân sách của cơ quan, giám sát chi tiêu tiết kiệm, chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí của đơn vị góp phần xây dựng nền tài chính quốc gia lành mạnh.
- Việc lập, luân chuyển, sử dụng và bảo quản chứng từ kế toán trên các giác độ như mẫu biểu, nội dung ghi chép… phải bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý, bảo đảm đúng với tình hình hoạt động tài chính của đơn vị; việc lập, ghi chép sổ kế toán đúng với nội dung ghi trên chứngtừ kế toán.
Xu hướng sử dụng chứng từ, hóa đơn điện tử để thay thế cho chứng từ hóa đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Sử dụng chứng từ, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị sử dụng NSNN như: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi, nhận chứng từ được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, góp phần hiện đại hóa công tác quản lý NSNN.
3.2.9. Tăng cường ứng dụng côngnghệ thông tin.
KBNN tiếp tục thực hiện chương trình tổng thể về cải cách hành chính trong hệ thống mà trọng tâm là hoàn thiện quy trình nghiệp vụ trên nền tảng công nghệ quản lý và công nghệ thông tin hiện đại. Các tổ chức, cá nhân có thể truy cập vào mạng thông tin điện tử để tra soát thông tin, từ thủ tục hồ sơ hành chính đến các quy trình giải quyết các công việc rõ ràng, công khai, minh bạch, nhất là thời gian giải quyết công việc được ghi rõ cho từng công việc, cho từng thủ tục hành chính. Việc tra cứu văn bản chế độ, chính sách định mức, tiêu chuẩn chi, các tổ chức cá nhân có thể tra cứu ngay trên mạng thông tin điện tử. Thiết lập hệ thống giao dịch với khách hàng qua cổng thông tin internet, qua hệ thống tổng đài điện thoại, giảm thiểu dần phương thức giao dịch bằng chứng từ giấy, tiến tới sử dụng hình thức chuyển tiền điện tử theo đúng bản chất của nó, khách hàng có thể giao dịch với KBNN nơi mở
Trường Đại học Kinh tế Huế