CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC THỪA THIÊN HUẾ 27 2.1. Vài nét về đặc điểm tình hình của Kho bạc nhà nước Thừa Thiên Huế
2.3. Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước Thừa Thiên Huế
2.3.1. Tình hình tổ chức bộ máy kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hệ thống KBNN, khối lượng công việc kiểm soát chi thường xuyên NSNN chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao dịch một cửa kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN
Trong những năm gần đây, công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Thừa Thiên Huế đã dần đi vào ổn định, từ khuôn khổ pháp lý, quy trình kiểm soát đến hệ thống hồ sơ chứng từ làm căn cứ để Kho bạc Nhà nước Thừa Thiên Huế kiểm soát chi từng bước được hoàn thiện giúp cho công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên được chặt chẽ nhưng đảm đảm bảo thông thoáng, dễ hiểu cho đơn vị sử dụng NSNN.
Tổ chức công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN là một vấn đề cơ bản, có ý nghĩa quyết định sự thành công và tính hiệu quả hoạt động của Kho bạc Nhà nước. Mục tiêu của công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN hướng tới tạo ra mối liên hệ khoa học và nghệ thuật các phương pháp kỹ thuật dùng để bày tỏ ý kiến đối với đối tượng kiểm soát chi. Quy trình giao dịch một cửa được ban hành theo Quyết định số 1116/QD-KBNN ngày 29/11/2009 của Kho bạc Nhà nước gồm các bước như sau:
Cán bộ KSC Khách
hàng
Kế toán trưởng
Giámđốc
Thủquỹ Thanh
toán viên
Trung tâm thanh toán
1 2
6
7
5 5
4 3
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
* Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi Kho bạc Nhà nước. Tuỳ theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
* Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ:
-Tính đầy đủ các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi.
- Về hình thức của hồ sơ: Tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ. các tài liệu như dự toán, hợp đồng, hóa đơn thanh toán phải là bản chính; các tài liệu, chứng từ khác là bản chính (hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ).
* Phân loại hồ sơ và xử lý:
Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính; các khoản chi từ tài khoản tiền gửi mà theo quy định, Kho bạc Nhà nước không kiểm soát chi:
- Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: cán bộ kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi, xử lý hồ sơ.
Đối với những công việc có thời hạn giải quyết một ngày bao gồm: Các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp;
thanh toán tạm ứng:
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giaonhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Cán bộ kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Xử lý giao nhận đối với trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ:
Bảng 2.6. Tình hình hoạt động kế toán tại KBNN tỉnh Thừa Thiên Huế 2013-2015
T
T Chỉ tiêu ĐVT 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014
+/- % +/- %
1 Số lượng các đơn
vị giao dịch Đơn vị 287 293 306 6,0 2,1 13,0 4,4
2 Số lượng các tài khoản mở tại KB
Tài
khoản 2.485 2.576 2.631 91,0 3,7 55,0 2,1
3
Số lượng chứng từ phát sinh bình quân/ngày
Chứng
từ 105 112 128 7,0 6,7 16,0 14,3
Nguồn: Kho bạc Nhà nước TT Huế Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; đối với những công việc có thời gian giải quyết một ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày Kho bạc Nhà nước nhận đủ hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ, phô tô một bản trả khách hàng.
Qua số liệu trên cho thấy hoạt động của KBNN TT Huế năm sau luôn cao hơn năm trước. Do vậy, công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN sẽ tăng về khối lượng công việc, việc kiểm soát chi đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức chi là rất khó khăn cho cán bộ kiểm soát chi của KBNN TT Huế.
Việc thực hiện tốt công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN TT Huế đã góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, loại bỏ tiêu cực, phòng chống tham
Trường Đại học Kinh tế Huế
nhũng, nâng cao hiệu quả sử dụng NSNN. Công tác kiểm soát chi những năm vừa qua đã góp phần rất tích cực vào việc tăng cường chế độ quản lý tiền mặt. Thông qua công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN đã thực hiện thanh toán tiền lương của cán bộ, công nhân viên qua tài khoản ATM, thanh toán trực tiếp cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ. Công tác kiểm soát chi triển khai một số chủ trương quan trọng của Chính phủ như giảm chi thường xuyên để chống lạm phát...
Bảng số liệu trên cho thấy, hàng năm Kho bạc tỉnh tiếp hơn 300 đơn vị đến giao dịch, với số lượng tài khoản mở tại Kho bạc tỉnh là rất lớn năm 2015 đạt 2.631 tài khoản, điều đó là làm cho chứng từ phát sinh bình quân 128 chứng từ / ngày. Đây là áp lực lớn nhưng cũng là định hướng phát triển và ứng dụng công nghệ của Kho bạc nhằm từng bước công nghệ hóa các giao dịch của Kho bạc với các đơn vị, cá nhân giao dịch, giảm thời gian trực tiếp, tăng hiệu suất công việc của CBCC Kho bạc.
Bước 2: Kiểm soát chi
* Cán bộ kiểm soát chi: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số sư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu, chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, chữ ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định;
- Nếu số dư tài khoản của khách hàngkhông đủ; khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nước theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt), cán bộ kiểm soát chi lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo Kho bạc Nhà nước ký gửi khách hàng giao dịch.
- Đối với trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hương dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ kiểm soát chi phải báo cáo lãnhđạo phòng (đối với Kho bạc tỉnh, thành phố),tổ (đối với kho bạc huyện) xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ
Trường Đại học Kinh tế Huế
trình báo cáo lãnhđạo đơn vị Kho bạc Nhà nước có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng.
* Quy trình kiểm soát chi:
- Đối với Lệnh chi tiền: Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp lệnh chi tiền của cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nước và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
- Đối với trường hợp rút dự toán: Kiểm tra số dư tài khoản dự toán của đơn vị;
kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của giấy rút dự toán; kiểm soát đối tượng và nội dung chi bằng tiền mặt (đối với đề nghị chi bằng tiền mặt).
-Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán:
+ Tiền gửi dự toán thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng: Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát chi theo quy định tại Thông tư số 23/2004/TTLT-BTC-BQP ngày 26/3/2004 và Thông tư số 54/2004/TTLT-BTC-BCA ngày 10/6/2004: Đối với các khoản chi có độ bảo mật cao, Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán, chi trả cho đơn vị, không thực hiện kiểm soát các khoản chi này; đối với các khoản chi không có độ bảo mật cao, Kho bạc Nhà nước kiểm soát, thanh toán như trường hợp chi trả từ tài khoản dự toán.
+ Tiền gửi phí, lệ phí được để lại cho đơn vị sử dụng: Kho bạc Nhà nước kiểm soát chi theo quy định tại Thống tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/7/2002, Thông tư số 45/2006/TT-BTC ngày 25/5/2006 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản trên (nếu có).
+ Tài khoản tiền gửi dự toán khác: Kho bạc nhà nước kiểm soát uỷ nhiệm chi chuyển tiền phù hợp với hợp đồng kinh tế về tên đơn vị thụ hưởng, ngân hàng nơi đơn vị thụ hưởng mở tài khoản, số tiền thanh toán, chủ tài khoản; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Đối với tài khoản tiền gửi khác: Kho bạc Nhà nước chỉ kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đề nghị thanh toán, không kiểm soát chi đối với các trường hợp thanh toán từ tài khoản này.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền ký chứng từ)
- Cán bộ kiểm soát chi trình Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đãđủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN;
- Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi để trình giámđốc (hoặc người được uỷ quyền).
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì xem xét chứng từ và chuyển choCB kiểm soát chi. Trường hợp Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
*Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: Cán bộ kiểm soát chi thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện:
- Đối với thanh toán bù trừ thông thường: Thanh toán viên tập hợp chứng từ, lập bảng kê thanh toán bù trừ, trình Kế toán trưởng (người được uỷ quyền) ký kiểm soát, trình Giám đốc (người được uỷ quyền) ký duyệt.
- Đối với thanh toán bù trừ điện tử: Thanh toán viên chuyển hóa các chứng từ giấy sang chứng từ điện tử (lệnh thanh toán), lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì; trình Kế toán trưởng (người được uỷ quyền) ký chứng từ trên máy; trình Giámđốc (người được uỷ quyền) ký bảng kê.
- Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống kho bạc: Căn cứ chứng từ giấy được lãnh đạo phê duyệt do cán bộ kiểm soát chi chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng (người được uỷ quyền). kế toán trưởng kiểm soát,
Trường Đại học Kinh tế Huế
ký chứng từ điện tử. Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (người được uỷ quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
*Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt,CBkiểm soát chi đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
* Cán bộ kiểm soát chi tiến hành lưu hồ sơ kiểm soát chi theo quy định: Các tài liệu, chứng từ lưu bao gồm: Liên chứng từ kế toán lưu theo quy định, dự toán NSNN được duyệt; Bảng đăng ký biên chế - quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
* Cán bộ kiểm soát chi trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc.
Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm: Liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hóa đơn thanh toán, liên 2 Bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có), các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
Riêng đối với chứng từ chi tiền mắt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng (liên báo nợ cho khách hàng).
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ
- Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang và thông tin trên chứng từ;
- Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng tù chi; sau đó trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng;
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
2.3.2. Tình hình xây dựng kế hoạch kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Ngay từ đầu năm ngân sách dự toán chi thường xuyên sau khi được phân bổ và được cấp có thẩm quyền phê duyệt, các đơn vị dự toán gửi đến KBNN Thừa Thiên Huế để làm cơ sở cấp phát theo hình thức rút dự toán.
Hiện nay, KBNN Thừa Thiên Huế đang có 306 đơn vị sử dụng ngân sách có mở tài khoản giao dịch. tất cả những đơn vị này khi rút kinh phí dự toán đều phải chịu sự kiểm soát của KBNN Thừa Thiên Huế.
Các ĐVSDNS được phân thành các đối tượng như sau:
* Phân loại theo cấp ngân sách
Theo quy định của Luật NSNN, NSNN được phân ra: Ngân sách trung ương và ngân sách địa phương. Trong ngân sách địa phương có ngân sách tỉnh, ngân sách huyện và ngân sách xã, phường, thị trấn. Tại KBNN Thừa Thiên Huế các đơn vị sử dụng ngân sách địa phương chỉ có các đơn vị cấp tỉnh, còn các đơn vị thành phố, phường thìđược giao cho KBNN thành phố Huế kiểm soát.
* Phân loại tính chất nguồn kinh phí ngân sách
Theo quy định của chế độ kế toán và hoạt động nghiệp vụ KBNN có hai loại kinh phí: kinh phí thường xuyên không khoán (hay gọi là kinh phí không tự chủ) và kinh phí thường xuyên khoán (hay gọi là kinh phí tự chủ). Trong kinh phí khoán, kinh phí tự chủ phân ra làm ba loại: Kinh phí khoán theo Nghị định 130/2005/NĐ- CP; kinh phí khoán theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP; kinh phí khoán một số đơn vị đặc thù.
Trường Đại học Kinh tế Huế