Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ TIỀN LƯƠNG
1.2. Cơ sở lý luận về Quản trị tiền lương
1.2.4. Nội dung của Quản trị tiền lương trong các doanh nghiệp
a) Khái niệm về thang lương, bảng lương
Thang lương là bảng xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa những công nhân làm cùng một nghề/nhóm nghề giống nhau theo trình độ lành nghề của họ. Kết cấu của thang lương gồm có nhóm mức lương, số bậc lương, mức lương và bội số lương. Thang lương được xác định theo ngành hoặc nhóm ngành kinh tế kỹ thuật, trong đó các nghề có tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật rõ ràng.
Bảng lương (bảng chức danh) là bảng xác định khoảng cách lương cho mỗi ngạch chức danh công việc. Bảng lương gồm một hay nhiều ngạch lương, mỗi ngạch quy định cụ thể mức lương cho từng bậc trong ngạch lương đó số lượng bậc tối thiểu (bậc 1) đến tối đa tùy theo từng ngạch lương.
Thang bảng lương trong doanh nghiệp là cơ sở để thỏa thuận tiền lương, ký hợp đồng lao động, là cơ sở để nâng lương với người lao động; để xác định quỹ tiền lương kế hoạch từ đó tính đơn giá tiền lương hàng năm (theo từng gia đoạn) của doanh nghiệp; là cơ sở để khoán quỹ lương và xây dựng Quy chế trả lương cũng như thông báo với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động.
Ví dụ: theo NĐ 205/2004/NĐ-CP, bảng lương viên chức, chuyên môn nghiệp vụ có 4 ngạch lương: chuyên viên chính, kinh tế viên chính, kỹ sư chính (6 bậc);
chuyên viên, kinh tế viên, kỹ sƣ (8 bậc); cán sự, kỹ thuật viên (12 bậc).
b) Tiêu thức lựa chọn khi xây dựng hệ thống tiền lương:
Thứ nhất là công bằng bên trong hay công bằng bên ngoài. Công bằng bên trong về đạt đƣợc khi tỷ số đóng góp/thu nhập của bản thân họ ngang bằng với tỷ số đóng góp/thu nhập của những người khác trong tổ chức. Công bằng bên ngoài đạt được tỷ số đó ngang bằng với tỷ số của những người lao động ở tổ chức khác.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
Nhiệm vụ chính của hệ thống trả lương là phải đảm bảo mức lương được xây dựng trên cơ sở tỷ số đóng góp/thu nhập cân bằng bên trong cũng nhƣ bên ngoài tổ chức.
Nếu trả thấp hơn mức lương trên thị trường, tổ chức sẽ không thu hút và giữ được lao động có chất lượng cao nhưng nếu trả ở mức cao hơn mức lương thị trường, có thể gặp khó khăn vì chi phí lao động quá cao dẫn đến giá thành sản phẩm tăng, khó cạnh tranh trên thị trường.
Thứ hai là tiền lương cố định hay biến đổi. Các tổ chức có thể lựa chọn trả lương với tỷ trọng của các thành phần rất khác nhau tùy thuộc vào điều kiện của mình: hoặc tiền lương cơ bản với tỷ trọng cao, hoặc phần tiền lương biến đổi với tỷ trọng cao (bao gồm tiền thưởng cá nhân, tiền thưởng cho tổ, nhóm, phân chia lợi nhuận, năng suất…).
Thứ ba là tiền lương theo thực hiện công việc hay theo nhân viên. Mỗi tổ chức có thể lựa chọn trả lương theo kết quả thực hiện công việc hay trả lương theo nhân viên, tùy thuộc vào văn hóa tổ chức, lòng tin và quan điểm của người quản lý cấp cao. Trả lương theo kết quả thực hiện công việc là trả lương theo số lượng sản phẩm sản xuất ra (doanh số bán ra), trả lương theo nhân viên là trả lương giống nhau (tương đương nhau) cho mọi người lao động làm một công việc nhất định, kể cả người lao động có kết quả thực hiện công việc rất cao.
Thứ tư là tiền lương theo công việc hay theo cá nhân lao động. Tiền lương trả theo công việc tức là đánh giá trị của mỗi công việc chứ không đánh giá người lao động thực hiện công việc đó là ai để trả lương. Công việc trở thành một đơn vị để xác định mức tiền lương, độc lập với cá nhân người lao động. Còn tiền lương trả theo cá nhân lao động tức là dựa vào kiến thức, khả năng của cá nhân trong việc thực hiện được các nhiệm vụ khác nhau. Theo đó, người lao động được trả lương theo các công việc họ đảm nhận đƣợc. Nhiệm vụ càng hoàn thành nhiều, chất lƣợng càng cao thì tiền lương nhận được càng cao.
Thứ năm là tiền lương cao hơn hay thấp hơn mức đang thịnh hành trên thị trường. Quyết định mức lương cao hơn thị trường cho phép tổ chức thu hút lao động giỏi, hạn chế thuyên chuyển lao động, tạo bầu không khí lao động vui vẻ;
thích hợp với các công ty lớn, hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ. Trả lương bằng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
với mức lương thịnh hành trên thị trường phù hợp với các tổ chức đã được thành lập rất hoàn hảo, có sức cạnh tranh cao còn trả lương thấp hơn thị trường phù hợp tổ chức có quy mô nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực kinh tế yếu thế, số lƣợng lao động ít và chủ yếu là lao động nữ.
Thứ sáu là trả lương công khai hay trả lương kín. Một số doanh nghiệp công khai mức lương của mọi người nhưng một số khác lại yêu cầu người lao động phải cam kết không tiết lộ mức lương mình nhận được, một số đơn vị lại lựa chọn giữa hai thái cực là không công khai lương của từng cá nhân lao động nhưng lại cung cấp thông tin về các ngạch lương, mức lương cơ bản.
Thứ bẩy là quyết định trả lương tập trung hay phi tập trung. Với hệ thống trả lương tập trung, các quyết định lương do phòng Tổ chức lao động xây dựng và điều tiết; Với hệ thống phi tập trung, các quyết định về tiền lương do người quản lý của từng phòng ban, phân xưởng của công ty xây dựng.
c) Nguyên tắc khi xây dựng hệ thống thang bảng lương
Doanh nghiệp cần căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động cụ thể của mình để xây dựng và quyết định thang bảng lương đối với lao động. Khi xây dựng thang bảng lương cần đảm bảo nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử về dân tộc, giới tính, thành phần xã hội, tín ngƣỡng, tình trạng hôn nhân… đồng thời phải xây dựng được tiêu chuẩn để xếp lương, nâng bậc lương.
Thang bảng lương phải được rà soát định kỳ để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và đúng quy định của pháp luật lao động. Đồng thời, phải tham khảo ý kiến của tổ chức công đoàn (hoặc đại diện tập thể người lao động) và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp.
Khi xây dựng cần lưu ý các yếu tố sau:
* Thứ nhất là số bậc của thang lương, khoảng cách các bậc: Một thang lương gồm có bậc lương và mức lương tương ứng. Bậc lương là bậc phân biệt về trình độ lành nghề của công nhân, được xếp từ thấp đến cao. Số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc đòi hỏi. Khoảng cách
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
giữa hai bậc lương liền kề phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhƣng ít nhất bằng 5%.
* Thứ hai là mức lương của lao động: Mức lương là tiền lương để trả công lao động trong một đơn vị thời gian phù hợp với các bậc trong thang lương. Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang bảng lương được xác định trên cơ sở mức độ phức tạp công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ kỹ thuật, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
- Mức lương thấp nhất của công việc/chức danh đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định;
- Mức lương thấp nhất của công việc/chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự đào tạo nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
- Mức lương của công việc/chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc/chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại phải cao hơn ít nhất 7% so với công việc có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
d) Cơ sở để xây dựng thang bảng lương: gồm 3 căn cứ:
* Thứ nhất là mức lương tối thiểu Nhà nước quy định và mức tiền lương bình quân trên thị trường: mức lương tối thiểu của doanh nghiệp phải cao hơn tiền lương tối thiểu vùng Nhà nước quy định, nhằm đảm bảo tính hợp pháp của hệ thống tiền lương và cần khảo sát mức tiền lương bình quân trên thị trường lao động, đặc biệt là của các doanh nghiệp cùng ngành nghề sản xuất kinh doanh.
* Thứ hai là căn cứ về nhu cầu về sử dụng lao động và khả năng cung ứng lao động trên thị trường (cung - cầu lao động) theo yêu cầu của doanh nghiệp.
* Thứ ba là căn cứ vào khả năng tài chính và khả năng chi trả của doanh nghiệp. Khả năng tài chính của công ty sẽ là cơ sở để xác định quỹ tiền lương, mức lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn e) Phương pháp xây dựng thang bảng lương: có hai phương pháp:
* Phương pháp 1: Xây dựng thang bảng lương theo mức độ phức tạp và điều kiện lao động. Để xây dựng thang bảng lương theo phương pháp này cần xác định được các chức danh nghề của thang lương, bội số thang lương, số bậc thang lương và mức lương tương ứng với mỗi bậc.
* Phương pháp 2: Xây dựng thang bảng lương theo phương pháp đánh giá giá trị công việc. Theo phương pháp này, khi xây dựng cần đánh giá được giá trị của các công việc, để sắp xếp các công việc theo một thứ bậc từ thấp đến cao (hoặc ngược lại), sau đó thiết lập thang lương phù hợp.
f) Trình tự khi xây dựng hệ thống thang bảng lương
Trước hết, doanh nghiệp cần lập một hội đồng đánh giá và lựa chọn phương pháp phù hợp để đánh giá giá trị của các công việc. Để xây dựng hệ thống thang bảng lương có thể thực hiện theo các bước sau:
* Bước 1: Xem xét mức lương tối thiểu nhà nước quy định.
* Bước 2: Xác định hệ thống chức danh công việc của doanh nghiệp.
* Bước 3: Xác định hệ thống các nhóm yếu tố ảnh hưởng đến mức lương của từng chức danh công việc, gồm có: mức độ tác động của công việc, yêu cầu về trình độ chuyên môn, tính chất của công việc, mức độ phối hợp và điều kiện làm việc.
* Bước 4: Xác định các yếu tố trong mỗi yếu tố ảnh hưởng đến mức lương, cụ thể gồm:
- Mức độ tác động của công việc đến kết quả sản xuất kinh doanh, đến tài sản của đơn vị và đến công việc của lao động khác.
- Yêu cầu về trình độ chuyên môn gồm yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm.
- Tính chất công việc (việc lập kế hoạch và triển khai công việc, tính toán xử lý thông tin, mức độ sáng tạo, mức độ vận động cơ bắp, quy mô quản lý…).
- Mức độ phối hợp (tính thường xuyên, phạm vi, tầm quan trọng).
- Điều kiện làm việc (môi trường làm việc và mức độ rủi ro nghề nghiệp).
* Bước 5: Xác định tỷ trọng điểm của từng nhóm yếu tố, yếu tố.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
Ví dụ: Trình độ chuyên môn chiếm tỷ trọng là 30%, trong đó học vấn chiếm tỷ trọng 18%, kinh nghiệm 12%...
* Bước 6: Xác định mức độ đánh giá trong từng yếu tố, ví dụ: trong yếu tố về trình độ chuyên môn (30%) thì học vấn chiếm 18%, trong đó: Chƣa tốt nghiệp THPT: 5%; Tốt nghiệp THPT: 20%; Đại học: 100%...
* Bước 7: Đánh giá điểm theo từng yếu tố và tính tổng điểm theo từng chức danh công việc.
* Bước 8: Thiết lập thang bảng lương dựa vào điểm số đã được xác định.
1.2.4.2. Xây dựng quy chế trả lương a) Khái niệm quy chế trả lương
Quy chế lương là văn bản quy định các nội dung, nguyên tắc, phương pháp hình thành, sử dụng và phân phối quỹ tiền lương trong cơ quan, doanh nghiệp nhằm bảo đảm tính công bằng và tạo động lực trong trả lương.
b) Căn cứ để xây dựng quy chế lương
Quy chế lương được xây dựng trên cơ sở các quy định của Nhà nước về lao động và đảm bảo lợi ích của người lao động. Theo Nghị định 50/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013, công ty xây dựng quy chế trả lương theo vị trí, chức danh công việc, bảo đảm trả lương thỏa đáng (không hạn chế mức tối đa) đối với người có tài năng, có trình độ chuyên môn, kỹ thuật và đóng góp nhiều cho công ty.
Để quy chế lương có tính khả thi, khi xây dựng doanh nghiệp cần dựa vào đặc điểm tình hình của mình để đưa ra các hình thức trả lương và cách phân phối lương hợp lý. Dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể để lựa chọn hình thức trả lương như trả lương, cách phân phối tiền lương và các quy định khác có liên quan đến việc trả lương cho người lao động.
c) Yêu cầu của quy chế trả lương.
Theo quy định tại Điều 96 Bộ luật Lao động năm 2012 thì tất cả người lao động có quyền được trả lương trực tiếp và đúng thời hạn được thỏa thuận trong hợp đồng. Trong một số trường hợp đặc biệt, người sử dụng lao động có thể trả lương chậm hoặc khấu trừ tiền lương của người lao động nhưng phải tuân thủ các quy
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
định của pháp luật, cụ thể tại Điều 96 về “Nguyên tắc trả lương”, Điều 101 về
“Khấu trừ tiền lương”.
d) Nguyên tắc xây dựng quy chế trả lương.
Quy chế lương được xây dựng phải đảm bảo tính công khai, dân chủ; Phân phối theo lao động; Trả theo việc và kết quả lao động; Quỹ tiền lương phải được phân phối trực tiếp cho người lao động.
e) Trình tự xây dựng quy chế lương
Xây dựng quy chế lương theo trình tự 7 bước:
- Bước 1: Công tác chuẩn bị.
- Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp phân phối nguồn để trả lương.
- Bước 3: Xây dựng bản thảo và lấy ý kiến dân chủ.
- Bước 4: Hoàn thiện quy chế lương.
- Bước 5: Xét duyệt và ban hành quy chế lương.
- Bước 6: Tổ chức thực hiện.
e) Hình thức trả lương: lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán…
* Lương thời gian: tiền lương của người lao động được thanh toán dựa trên cơ sở mức tiền lương đã được xác định cho công việc và số đơn vị thời gian (giờ hoặc ngày) thực tế làm việc, với điều kiện phải đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện công việc tối thiểu đã được xây dựng trước đó, gồm chế độ trả lương thời gian đơn giản (theo ngày/giờ thực tế làm việc và mức tiền công ngày/giờ của công việc) hoặc trả lương thời gian có thưởng (gồm tiền lương theo thời gian đơn giản cộng với tiền thưởng).
* Lương sản phẩm (sản phẩm tập thể, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả công theo sản phẩm có thưởng và trả công khoán): sử dụng với mục tiêu khuyến khích tăng năng suất lao động. Tiền công của người lao động phụ thuộc trực tiếp vào số lƣợng đơn vị sản phẩm đƣợc sản xuất ra và đơn giá trả công cho một đơn vị sản phẩm: TC = ĐG x Qtt, trong đó: TC: Tiền công, ĐG: Đơn giá, Qtt: Số lƣợng sản phẩm thực tế.
1.2.4.3. Đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. Việc đánh giá được phổ biến rộng rãi trong tổ chức và được áp dụng cho tất cả mọi người.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống chỉ tiêu/tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc về mặt số lƣợng và chất lƣợng, là cơ sở của đánh giá thực hiện công việc, phải cho thấy những gì người lao động cần làm và làm tốt đến mức nào. Đo lường sự thực hiện công việc là đưa ra những đánh giá có tính quản lý về mức độ thực hiện công việc của người lao động. Thông tin phản hồi thường được thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính thức giữa người lãnh đạo bộ phận và người lao động vào cuối kỳ đánh giá để xem xét việc thực hiện công việc của người lao động.
Đối với người lao động, đánh giá thực hiện công việc giúp họ biết được khả năng của mình, những thiếu sót trong quá trình làm việc để rút kinh nghiệm và cải thiện sự thực hiện công việc. Đối với người quản lý, việc đánh giá thực hiện công việc giúp họ nắm đƣợc tình hình thực hiện công việc của nhân viên, từ đó đƣa ra những quyết định nhân sự đúng đắn (đào tạo và phát triển, thù lao, thuyên chuyển, thăng tiến…) Khi đánh giá cần tránh sự thiên vị, thành kiến, xu hướng trung bình, không quá nghiêm khắc hay quá dễ dãi và tránh bị ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất của người lao động.
Công tác đánh giá thực hiện công việc là nhiệm vụ của người quản lý, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc đánh giá. Hiện nay, có rất nhiều phương pháp đánh giá được áp dụng, mỗi phương pháp đánh giá đều có những ưu, nhược điểm nhất định, gồm phương pháp thang đo đánh giá đồ họa, phương pháp danh mục kiểm tra, phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi, phương pháp so sánh, phương pháp phân phối bắt buộc, phương pháp cho điểm, phương pháp quản lý bằng mục tiêu,…
1.2.4.4. Định mức lao động
Định mức lao động là việc xác định số lƣợng công việc hay số sản phẩm làm ra trong một đơn vị thời gian nhất định hoặc lƣợng hao phí để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc công việc.
Định mức lao động là cơ sở để lập kế hoạch và tổ chức lao động hàng ngày.
Định mức lao động cùng với định mức vật tƣ nguyên liệu, nguồn vốn đầu vào là cơ