1.4. NỘI DUNG KIỂM SOÁT DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI TAXI
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh ở Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum
2.1.2.1. Khái quát cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh ở công ty
Sơ đồ 2.2: Tổ chức quản lý của Công ty (Nguồn từ Phòng hành chính Công ty)
GIÁM ĐỐC
Phòng Hành chính nhân sự
Tổng đài điện thoại
Phòng Kinh doanh
tiếp thị
Phòng Tài chính
kế toán
Phòng Điều hành taxi
Phòng Kỹ thuật vật tư
Phòng Thanh tra pháp
chế
- Quan hệ trực tuyến - Quan hệ chức năng
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ các thành viên trong cơ cấu tổ chức của Công ty - Giám đốc: điều hành quản lý mọi hoạt động kinh doanh theo mục tiêu kế hoạch; Xây dựng các quy chế quản lý điều hành nội bộ, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công ty; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên của Công ty; Ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự theo quy định của pháp luật; Báo cáo tình hình hoạt động, kết quả kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Tập đoàn và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty; Thực hiện các kế hoạch kinh doanh, đầu tư của Công ty đã được Tập đoàn thông qua và các nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ Công ty [6, tr. 1-10].
Giám đốc Công ty cũng chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn tài sản của Công ty và do đó phải thực hiện các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phát hiện các hiện tượng làm thiệt hại đến tài sản của Công ty, cũng như các hành vi gian lận và các vi phạm khác.
- Các phòng ban chức năng
+ Phòng Hành chính nhân sự: Tư vấn và hỗ trợ cho các phòng ban kiểm tra, kiểm soát các quy định của Công ty về công tác nhân sự; Thực hiện các chế độ chính sách theo quy định của Công ty đối với người lao động, xây dựng phương án về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, sắp xếp và bố trí cán bộ, công nhân viên phù hợp; Đánh giá kết quả công việc.
+ Phòng Kinh doanh tiếp thị: Đánh giá tình hình kinh doanh của Công ty và lập kế hoạch cho thời gian tiếp theo; Bộ phận tổng đài điện thoại có nhiệm vụ liên lạc giữa khách hàng và đơn vị vận tải, thừa hành các chỉ thị từ Phòng Điều hành, điều phối công việc cho các lái xe taxi.
+ Phòng Tài chính - kế toán: Thực hiện quản lý tài chính, hoạch định, khai báo, kiểm soát các nguồn tiền và vốn của Công ty; Kiểm tra, kiểm soát bảo vệ tài sản, tổ chức sổ sách kế toán theo quy định, xây dựng kế hoạch tài chính ngắn và dài hạn có tính chiến lược; Kế toán chi phí sản xuất và kết quả kinh doanh của Công ty.
+ Phòng Điều hành taxi: Quản lý điều hành taxi; Thanh tra bảo hiểm phương tiện, xử lý va chạm, tai nạn; Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ cho lái xe.
+ Phòng Kỹ thuật - vật tư: Đảm bảo an toàn kỹ thuật phương tiện kinh doanh; Kiểm soát chất lượng vật tư, trang thiết bị phụ tùng. Quản lý cung ứng vật tư, trang thiết bị và công tác bảo quản, sửa chữa phương tiện.
+ Phòng Thanh tra pháp chế: Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực pháp chế, xử lý vi phạm nội quy, an toàn giao thông và tai nạn. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các nội quy, quy chế. Xử lý hồ sơ tai nạn, phối hợp với cơ quan công an, bảo hiểm để giải quyết các thủ tục hành chính.
2.1.2.3. Các quy chế, quy định trong quản lý hoạt động kinh doanh ở Công ty Nội quy lao động của Công ty cổ phần Mai Linh ban hành ngày 01/01/2004 quy định trách nhiệm chung của cán bộ, nhân viên phải tuyệt đối tuân thủ: Mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên, của người có quyền kiểm tra; chức năng nhiệm vụ của đơn vị, trách nhiệm quyền hạn của chức danh đã được phê duyệt, quy định của Công ty. CBNV được quyền từ chối thi hành mệnh lệnh cấp trên khi biết rõ công việc đó có nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, thiệt hại tài sản của người khác, vi phạm pháp luật hoặc ảnh hưởng xấu đến nhân phẩm, đạo đức, nếu đã thông báo cho người ra mệnh lệnh biết.
Luôn tích cực học tập nâng cao trình độ giải quyết công việc, tự rèn luyện nâng cao thể lực, tác phong công nghiệp, sử dụng thành thạo các dụng cụ, phương tiện được trang bị. Luôn giữ gìn đoàn kết nội bộ, đề cao phê bình và tự phê bình, trung thực, bình đẳng, tôn trọng, bảo vệ, giúp đỡ lẫn nhau mọi lúc mọi nơi.
Bảo vệ, tôn trọng uy tín, lợi ích chính đáng, tài sản của Công ty, của khách hàng, không tham ô, lãng phí, không tiết lộ bí mật kinh doanh của Công ty, hết lòng phục vụ khách hàng với phương châm: “Dẫn đầu về dịch vụ taxi”.
Các quy định liên quan về tài chính kế toán:
- Quy định về thanh toán, quản lý, thu chi tài chính
Ngoài các quy định riêng của phòng TCKT, mọi CBNV phải chấp hành quy định thanh toán trong hoạt động tài chính, kế toán. Mọi khoản thu, chi đều phải có căn cứ, có đề xuất và được phê duyệt, có đầy đủ chữ ký, họ và tên của người có
thẩm quyền và đúng thời hạn quy định. Nghiêm cấm mọi hành vi giả mạo, sửa chữa chứng từ, sổ sách, hoặc cố tình lợi dụng chức vụ, quyền hạn để tham ô, đòi hối lộ, chiếm đoạt trái phép tài sản của người khác hoặc của Công ty, nếu vi phạm phải chịu bồi thường thiệt hại liên quan và hình thức kỷ luật. Nghiêm cấm CBNV cho, bán hóa đơn, biên lai hoặc dùng Taxi card, MCC, ACB…để đổi hoặc chấp nhận đổi lấy tiền mặt khi không sử dụng dịch vụ của Công ty Mai Linh.
- Quy định về bảo quản, sử dụng đồng hồ tính tiền kinh doanh taxi
Đồng hồ tính tiền là thiết bị dùng đếm km và tính tiền cước phí khi khách hàng sử dụng taxi, mọi nhân viên lái xe taxi phải thực hiện đúng quy định về sử dụng và bảo quản đồng hồ tính tiền, nhân viên lái xe phải vận hành đồng hồ tính tiền cước phí ngay khi xe vừa chuyển bánh có chở người thứ hai, hàng hóa, vật nuôi … trên xe.
Nghiêm cấm:
+ Không bấm đồng hồ tính tiền, “Om” đồng hồ tính tiền khi chở người thứ hai trở lên, đồ vật, vật nuôi các loại trên xe. (“Om” đồng hồ tính tiền là việc cố tình tính thêm để lấy tiền của khách hàng bằng số tiền cước phục vụ cuốc khách đó cộng thêm số tiền của cuốc khách liền kề trước đó).
+ Can thiệp vào hoạt động bình thường của hệ thống đồng hồ tính tiền (hệ thống niêm chì, các thiết bị liên quan) bằng bất kỳ hình thức gì nhằm phá hoại hoặc nhằm chiếm đoạt trái phép doanh thu của Công ty.
+ Che dấu mọi trường hợp đồng hồ tính tiền hoạt động không bình thường hoặc không hoạt động, nếu có sự cố phải báo cáo ngay cho Tổng đài, Trưởng đơn vị để được ghi nhận và hướng dẫn khắc phục, nghiêm cấm tự ý thu tiền của khách hàng. Cố ý vi phạm thì xử lý kỷ luật từ khiển trách đến sa thải, bồi thường thiệt hại theo cam kết.
Các quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh của Công ty:
- Về bảo vệ tài sản, mọi CBNV đều phải có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, chức năng, và bảo vệ an toàn phương tiện, tài liệu của Công ty giao cho mình phục vụ cho công tác. Mọi trường hợp mất, hư hỏng phải bồi thường thiệt hại và chịu xử lý kỷ luật từ khiển trách đến sa thải tùy theo mức độ.
Khi CBNV được giao chìa khoa tủ, mã khóa chương trình máy tính, tài liệu chứng từ, hồ sơ, phải có trách nhiệm bảo quản theo quy định. Không mang theo đồ dùng cá nhân vào sử dụng tại Công ty, mọi CBNV khi mang bất cứ tài sản nào ra, vào Công ty đều phải có xác nhận của Trưởng đơn vị và ký nhận tại sổ trực bảo vệ.
Nghiêm cấm để người khác (người ngoài Công ty hoặc người không có quyền và trách nhiệm được giao) điều khiển, sử dụng phương tiện kinh doanh, gây ảnh hưởng uy tín của Công ty. Nghiêm cấm sử dụng xe ngoài mục đích kinh doanh như thăm viếng gia đình, cho người khác tập xe, bỏ xe không kinh doanh hoặc cố ý vi phạm luật giao thông bị Công an giữ xe, nếu vi phạm sẽ bị truy thu doanh thu qua thời gian chiếm dụng phương tiện:
Số tiền truy thu = (Số giờ chiếm dụng xe) X (250.000đ/giờ).
Nghiêm cấm mọi hình thức lấy cắp, trao đổi phụ tùng, cố ý phá hỏng tài liệu, các thiết bị, phụ tùng, phương tiện được giao phục vụ kinh doanh gây thiệt hại cho Công ty.
Nếu vi phạm các nội dung trên ngoài việc bị kỷ luật từ khiển trách đến sa thải, tùy mức độ nghiêm trọng và phải bồi thường các thiệt hại liên quan.
- Về bảo vệ bí mật kinh doanh, mọi CBNV đều phải có trách nhiệm bảo vệ những bí mật trong kinh doanh. Mọi hoạt động của cá nhân, của đơn vị đều phải được đảm bảo giữ gìn bí mật.
Nghiêm cấm hành vi cố ý làm lộ bí mật trong kinh doanh cho bất kỳ người khác không có trách nhiệm kể cả người trong và ngoài Công ty, người trong gia đình gây thiệt hại cho Công ty. Không được thảo luận, bàn bạc, nói chuyện về công việc của Công ty ở các nơi mà vô tình hoặc cố ý để người không có nhiệm vụ liên quan biết được những nội dung bí mật trong kinh doanh của Công ty, nếu vi phạm các điều này, tùy mức độ lỗi và mức độ thiệt hại nghiêm trọng mà xử lý kỷ luật từ khiển trách đến sa thải và buộc bồi thường.
Trong Điều lệ Công ty quy định: sổ sách kế toán của Công ty phải được mở đầy đủ và đúng các quy định pháp luật hiện hành. Cuối năm tài chính, Công ty sẽ lập báo cáo tài chính để trình cho Chủ sở hữu Công ty xem xét và gửi đến cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thống kê có thẩm quyền.