Chương 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV MAI LINH - KON TUM
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường liên quan đến kiểm soát chi phí và doanh thu tại Công ty
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường liên quan đến kiểm soát chi phí và doanh thu tại Công ty
3.2.1.1. Về phân công trách nhiệm trong cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum là Công ty thành viên của Tập đoàn Mai Linh Nam Trung Bộ và Tây Nguyên nên cơ cấu tổ chức tuân thủ theo qui định của Tập đoàn và dưới sự chỉ đạo của Chủ tịch Công ty. Công ty với đầy đủ các bộ phận như: Giám đốc điều hành, trưởng các phòng ban,... Tuy nhiên, trên thực tế vai trò của các cá nhân, các bộ phận đối với hoạt động kiểm tra còn rất hạn chế, việc luân chuyển cán bộ, Công ty hoàn toàn không làm trong suốt thời gian dài, chưa có sự phân công kiểm tra, giám sát một cách đầy đủ và đồng bộ, cần phân công trách nhiệm theo nguyên tắc “ bất kiêm nhiệm” đối với các hoạt động tiềm ẩn rủi ro cao, kết hợp việc phân quyền và ủy quyền một cách cụ thể. Quy trình hoạt động kiểm soát được hồ sơ hóa và công khai đến các cấp thích hợp. Tạo lập hệ thống chứng từ và sổ sách hoàn chỉnh để ghi nhận đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh.
Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu sổ sách và thực tế. Sử dụng thiết bị, công nghệ cao để “kiểm tra độc lập”. Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành phân tích, rà soát hoạt động kinh doanh. Có quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, đủ mạnh và không thiên vị, đề cao sự chính trực và các giá trị đạo đức.T –
Công ty cần phải thực hiện thay đổi công việc của cán bộ nhân viên, điều này giúp cho việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn. Khi bàn giao công việc phụ trách từ người này sang người khác sẽ giúp cho các cá nhân tự kiểm tra lẫn nhau, từ đó phát hiện và ngăn chặn những sai sót, gian lận. Cần có biện pháp xây dựng môi trường văn hoá lành mạnh trong kinh doanh, nâng cao vai trò các cá nhân,
các bộ phận để phát huy sức mạnh chung và tạo điều kiện tốt cho việc chia sẻ thông tin và kiểm tra chéo giữa các bộ phận trong Công ty.
3.2.1.2. Về chính sách nhân sự
Mặc dù thu nhập của lái xe và cán bộ nhân viên Công ty chưa cao so với các đơn vị có loại hình kinh doanh tương tự. Tuy nhiên Công ty có thương hiệu kinh doanh bền vững, có chính sách quản lý thể hiện tính ưu việt: quy chế thâm niên, cơ chế khoán và mức thưởng theo doanh thu…đã có tác dụng kích thích người lao động hăng say với công việc và tự giác gắn bó với sự phát triển chung của Công ty.
Công ty cần có chính sách trung hạn và dài hạn đối với công tác tuyển dụng và đào tạo nhằm đáp ứng yêu cầu nguồn nhân lực tại đơn vị, nhất là dự án vùng sâu, vùng xa. Áp dụng một cách sáng tạo quy trình ISO - 9001 trong công tác quản trị nhân sự. Tập trung phát triển đội ngũ nhân sự cấp cao nhằm đáp ứng yêu cầu tái cấu trúc và đảm bảo đời sống cho người lao động, tăng thu nhập từ lương của công nhân viên bình quân so với mặt bằng chung, tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên có việc làm ổn định, tích lũy nhiều kinh nghiệm, nâng cao tay nghề.
Công ty cần xây dựng môi trường văn hóa công sở ở Công ty, đề cao tác phong làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian và giảm mọi định mức chi phí sinh hoạt, điều này một phần là do tự bản thân của cán bộ công nhân viên, một phần nhờ vào chính sách quản lý nhân sự của Công ty. Các chính sách tiền lương cần quy định một cách chặt chẽ và công khai để không xảy ra mâu thuẫn trong nội bộ.
Khuyến khích công nhân viên tham gia quản lý chi phí, mặc dù CNV không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhưng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí, do vậy bản thân họ quan tâm tham gia quản lý chi phí là cần thiết. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “ Tham gia là bị ràng buộc”, vì vậy khuyến khích nhân viên tham gia nghĩa là tạo ra sự ràng buộc giữa các nhân viên với kiểm soát chi phí của Công ty, trước hết là khuyến khích họ tham gia và trao đổi thông tin về chi phí, những thông tin này trước hết gắn liền với bản thân họ, công việc của họ, hoặc thông tin đối với những bộ phận khác do họ đề xuất, như vậy tạo ra sự giám sát và giám sát lẫn nhau. Cũng cần khuyến khích họ đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm
chi phí, cần có chế độ khen thưởng thỏa đáng với những đề xuất hiệu quả để họ thấy rằng ý kiến của họ được quan tâm, tôn trọng. Các thông tin về chi phí, những biến động về chi phí sẽ được công khai hóa trong toàn Công ty. Đảm bảo tính minh bạch của thông tin và nguyên tắc khách quan trong kiểm soát chi phí, như vậy các thông tin được công bố sẽ đáng tin cậy, mặt khác các nhân viên cũng có thể dựa vào những thông tin này để kiểm soát các bộ phận khác và cấp trên của họ nhằm có được một hệ thống thông tin kiểm soát hiệu quả. Xây dựng hệ thống thông tin thường trực nơi chi phí dễ phát sinh, lập kênh thông tin giữa ban giám đốc với nhân viên và nhân viên với nhân viên trong toàn Công ty.
Ở những bộ phận được coi là có vấn đề về chi phí sẽ được công bố, kèm theo là những thông tin cụ thể, chính xác cùng những khuyến cáo kèm theo, nhân viên sẽ được cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ nhất và ngược lại họ sẽ làm tốt điều đó với ban giám đốc Công ty. Để có được một hệ thống thông tin như vậy cần có mối liên hệ giữa các bộ phận quản lý chi phí và với nhà quản lý cấp trên. Các thông tin trước khi được công khai cần được kiểm định để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và được xử lý nhanh để đảm bảo tính kịp thời. Có được sự quan tâm của tất cả nhân viên tới vấn đề kiểm soát chi phí đã là điều thành công lớn. Cần tăng cường công tác đào tạo huấn luyện để mỗi lái xe, cán bộ là nhân viên tiếp thị tốt nhất, đồng thời là nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy cho mọi hoạt động kiểm tra và xây dựng chiến lược kinh doanh.
3.2.1.3. Công tác lập kế hoạch
Hàng năm vào tháng 11 Công ty lập kế hoạch của năm tới trình Tập đoàn duyệt rồi thực hiện theo kế hoạch đó, nhưng thực tế kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không là cơ sở cho việc đánh giá kết quả hoạt động của Công ty. Do đó đối với công tác lập kế hoạch, cần khắc phục những điểm sau:
- Công ty cần chú trọng hơn nữa công tác lập kế hoạch, chi tiết hoạt động kinh doanh theo từng dòng xe, thể hiện chỉ tiêu cần thực hiện trong từng quý, tháng và lập từ các bộ phận trong Công ty. Thông qua các chỉ tiêu này đánh giá kết quả kinh doanh của từng thời kỳ, là cơ sở để kiểm soát chi phí, doanh thu và kiểm soát hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải taxi của Công ty.
- Công ty cần theo dõi thường xuyên, sâu sát việc thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng, ban theo từng tháng, và thể hiện theo từng tuần để từ đó thấy được các bộ phận có thực hiện đúng kế hoạch hay không. Nếu phát hiện có bộ phận không thực hiện theo kế hoạch, cần tìm hiểu nguyên nhân. Từ việc tìm hiểu nguyên nhân này giúp Công ty đánh giá công tác kiểm soát chi phí, doanh thu có phù hợp không. Từ đó tìm ra các biện pháp xử lý phù hợp. Đây chính là cơ sở cho công tác lập kế hoạch được tốt hơn. Nếu phát hiện có bộ phận nào cố ý không thực hiện đúng kế hoạch thì cũng đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
3.2.1.4. Về bộ phận kiểm toán nội bộ
Tập đoàn Mai Linh đã có bộ phận kiểm toán nội bộ hàng năm định kỳ đều kiểm soát toàn bộ các Công ty và có báo cáo về Chủ tịch hội đồng quản trị. Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty đều được Tập đoàn Mai Linh thuê kiểm toán độc lập kiểm toán do đó công tác kiểm soát nội bộ Công ty cũng được nâng cao 1 bước phục vụ tốt nhiệm vụ Công ty.
Tuy nhiên, vấn đề tồn tại là Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ tại Công ty, để kiểm soát lại các hoạt động của Công ty nhằm chấn chỉnh kịp thời sai sót, xử lý những trường hợp làm thát thoát doanh thu, các trường hợp vượt định mức chi phí của Công ty.
Khi tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ, vấn đề cần quan tâm trước hết là xác định vai trò, vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức của Công ty.
Công ty cần xác định rõ ràng trách nhiệm của kiểm toán viên tách biệt với trách nhiệm của người khác và không chồng chéo giữa vai trò kiểm toán viên nội bộ với hoạt động khác của Công ty. Vì vậy, để đảm bảo tính độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh cần tổ chức thành bộ phận trực thuộc Giám đốc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty.