Chương 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV MAI LINH - KON TUM
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện công tác phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí
3.2.4.1. Phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí tại Công ty
Qua phân tích chi phí, nhà quản lý mới biết được những biến động cụ thể về chi phí, xác định được các nhân tố tác động từ đó có biện pháp quản trị chi phí hiệu quả. Do vậy, phân tích chi phí là yêu cầu cần thiết trong quản lý.
Luận văn đề xuất nội dung phương pháp phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí trong Công ty Mai linh Kon Tum như sau:
- Đối với biến phí: Biến động được phân tích thành sự biến động của hai nhân tố: biến động về lượng và biến động về giá.
Mô hình phân tích tổng quát:
Chỉ tiêu phân tích: T = Q x P Trong đó: Q: nhân tố lượng P: nhân tố giá
Chỉ tiêu phân tích thực tế: T1 = Q1 x P1
Trong đó: Q1: lượng thực tế P1: giá thực tế
Chỉ tiêu phân tích dự toán: T0 = Q0 x P0
Trong đó: Q0: lượng kế hoạch
P0: giá kế hoạch
Đối tượng phân tích: T1 – T0 = Q1 – Q0 x P0
Sự biến động do nhân tố lượng: Q = (Q1 x P0) – (Q0 x P0) Hay: Q = (Q1 – Q0) x P0
Sự biến động do nhân tố giá: P = (Q1 x P1) – (Q1 x P0) Hay: P = Q1 x (P1 – P0)
Sự dụng mô hình này để phân tích một số chi phí chủ yếu ở Công ty TNHH MTV Mai Linh Kon - Tum như sau:
a. Phân tích chi phí nhiên liệu trực tiếp
Chi phí nhiên liệu trực tiếp hoàn toàn phụ thuộc vào đơn giá nhiên liệu trung bình trong kỳ, thông tin chính xác về giá nhiên liệu sẽ giúp kiểm soát được nguồn tiền cho thanh toán và chủ động trong việc hoạch định kinh doanh của Công ty.
Ký hiệu:
Cn1: chi phí nhiên liệu trực tiếp
Q: số km vận hành của loại xe 4 chỗ và xe 7 chỗ Đ: lượng nhiên liệu tiêu hao cho 100 km vận hành G: đơn giá nhiên liệu
Khi đó: Cn1: = Q x Đ x G
- Chi phí nhiên liệu thực tế (Q1x Đ1x G1) - Chi phí nhiên liệu dự toán (Q0x Đ0x G0)
Sử dụng số liệu về dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp và chi phí thực tế trong năm 2011 tại Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum để phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp được trình bày trong Bảng 3.7.
Bảng 3.7: Phân tích thực hiện dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp
CHỈ TIÊU XE 4 CHỖ XE 7 CHỖ
1- Số km lăn bánh thực tế (km) – Q1 85.500 36.939
2- Nhiên liệu tiêu hao cho 100 km (lít) – Đ1 8,648 10,479
3- Đơn giá nhiên liệu thực tế (đồng) – G1* 21.500 21.500
4- Số km lăn bánh dự kiến (km) – Q0 88.000 39.000
5- Nhiên liệu định mức cho 100 km (lít) – Đ0 8 10
6- Đơn giá nhiên liệu dự kiến (đồng) – G0 21.000 21.000 7- Chi phí nhiên liệu thực tế (Q1x Đ1x G1) 158.971.860 83.223.013 8- Chi phí nhiên liệu dự toán (Q0x Đ0x G0) 147.840.000 81.900.000 9- Đối tượng phân tích (7) – (8) 11.131.860 1.323.013 10- Ảnh hưởng của nhân tố Q: (Q1- Q0) x Đ0x G0 -4.200.000 -4.328.100 11- Ảnh hưởng của nhân tố Đ: (Đ1- Đ0) x Q1x G0 11.634.840 3.715.694 12- Ảnh hưởng của nhân tố G: (G1- G0) x Q1x Đ1 3.697.020 1.935.419
(Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011)
Đơn giá nhiên liệu thực tế trong năm được tính bằng cách lấy tổng chi phí nhiên liệu trực tiếp trong năm chia tổng số lít xăng đã tiêu hao trong năm.
242.194.873 đồng
G1 = = 21.500đồng 11.265 lít
Qua bảng phân tích cho thấy: chi phí nhiên liệu thực tế của xe 4 chỗ ngồi tăng so với dự toán là 11.131.860 đồng là do:
Số km lăn bánh thực tế của phương tiện vận tải thấp hơn dự toán là 2.500 km nên làm cho chi phí nhiên liệu thực tế giảm 4.200.000 đồng.
Nhiên liệu tiêu hao thực tế của phương tiện vận tải cao hơn dự toán là 0,648 lít cho 100 km lăn bánh nên làm cho chi phí tăng 11.634.840 đồng.
Đơn giá nhiên liệu bình quân thực tế cao hơn đơn giá dự toán là 500 đồng cho 1 lít xăng nên làm cho chi phí nhiên liệu tăng 3.697.020 đồng.
Đối với xe 7 chỗ ngồi: chi phí nhiên liệu thực tế của xe 7 chỗ ngồi tăng so với dự toán là 1.323.013 đồng là do: Số km lăn bánh thực tế của phương tiện vận tải thấp hơn dự toán là 2.061 km nên làm cho chi phí nhiên liệu thực tế giảm 4.328.100 đồng. Nhiên liệu tiêu hao thực tế của phương tiện cao hơn dự toán là
0,479 lít cho100 km lăn bánh nên làm cho chi phí nhiên liệu tăng 3.715.694 đồng.
Giá nhiên liệu bình quân thực tế cao hơn đơn giá dự toán là 500 đồng cho 1 lít xăng nên làm cho chi phí nhiên liệu tăng 1.935.419 đồng.
b. Phân tích chi phí nhân công trực tiếp Ký hiệu:
- Ct1: Chi phí nhân công trực tiếp - S: Doanh số bình quân một xe
- T: Tỷ lệ % phân chia cho lái xe trên doanh số Khi đó: Ct1 = SxT – Cn1
Chi phí nhân công trực tiếp dự toán và thực tế thể hiện trong Bảng 3.8.
Bảng 3.8: Phân tích thực hiện dự toán chi phí nhân công trực tiếp - năm 2011
CHỈ TIÊU XE 4 CHỖ XE 7 CHỖ
1- Doanh số thực tế bình quân 1 xe (đồng) – S1 937.756.250 435.519.260 2- Tỷ lệ % thực tế chia cho cho lái xe (%) – T1 45 50 3- Chi phí nhiên liệu thực tế (Q1 x Đ1 x G1) 264.555.769 154.694.231 4- Doanh số dự toán (đồng) – S0 924.000.000 429.000.000
5- Tỷ lệ % dự kiến chia cho lái xe (%) – T0 45 50
6- Chi phí nhiên liệu dự toán (Q0 x Đ0 x G0) 147.840.000 81.900.000 7- Tiền lương thực tế S1 x T1 - Q1 x Đ1 x G1 264.555.769 63.065.399 8- Tiền lương dự toán S0 x T0 - Q0 x Đ0 x G0 267.960.000 132.600.000 9- Đối tượng phân tích (7) – (8) -3.404.231 -69.534.601 10- Ảnh hưởng của nhân tố S: (S1 - S0) x T0 6.190.312 3.259.630
11- Ảnh hưởng của nhân tố T: (T1-T0) x S1 0 0
12- Ảnh hưởng của nhân tố chi phí nhiên liệu -9.594.543 -72.794.231 (Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011)
Qua bảng phân tích cho thấy: chi phí nhân công trực tiếp thực tế của xe 4 chỗ giảm so với dự toán là 3.404.231 đồng, do các nhân tố:
Doanh số thực tế tăng so với dự toán là 13.756.250 đồng nên làm cho chi phí nhân công trực tiếp tăng 6.190.312 đồng.
Tỷ lệ % phân chia cho lái xe giữa thực tế và dự toán không thay đổi nên đã không ảnh hưởng đến sự thay đổi của chi phí tiền lương trực tiếp.
Chi phí nhiên liệu thực tế tăng hơn dự toán là 9.594.543 đồng nên làm cho cho phí tiền lương giảm 9.594.543 đồng.
Đối với xe 7 chỗ chi phí tiền lương trực tiếp thực tế của xe 7 chỗ giảm so với dự toán là 69.534.601 đồng là do:
Doanh số thực tế tăng so với dự toán là 6.519.260 đồng nên làm cho chi phí nhân công trực tiếp tăng 3.259.630 đồng.
Tỷ lệ % phân chia cho lái xe giữa thực tế và dự toán không thay đổi nên đã không ảnh hưởng đến sự thay đổi của chi phí tiền lương trực tiếp.
Chi phí nhiên liệu thực tế tăng hơn dự toán là 72.794.231 đồng nên làm cho chi phí tiền lương giảm 72.794.231 đồng.
Hàng tháng Công ty tiến hành rà soát nhu cầu và khả năng cung ứng nguồn nhân lực cho các bộ phận qua thông tin từ cơ sở để có điều chỉnh hợp lý.Tùy thời điểm có biến động về hoạt động dịch vụ vận tải mà nhà quản lý có chính sách khuyến khích nhân viên lái xe tăng ca bằng mức thưởng hoặc tạm tuyển thêm lái xe hợp đồng ngắn hạn.
Cuối năm, Công ty tiến hành nghiệm thu khối lượng hoàn thành, đối chiếu với khối lượng dự toán và căn cứ vào các số liệu về lương trước đó để có cơ sở cho các dự toán phục vụ kiểm soát trong tương lai.
c. Phân tích chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung có nhiều nội dung, trong đó chiếm tỷ trọng lớn là chi phí săm lốp, vật tư, phụ tùng thay thế và lương khoán cần được quan tâm trong quá trình kiểm soát. Để kiểm soát chặt chẽ chi phí sản xuất chung, cuối năm kế toán cần tiến hành phân tích, đánh giá, so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch được lập đầu năm, tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí.
d. Phân tích chi phí bán hàng và quản lý DN
Phân tích tình hình thực hiện chi phí bán hàng và quản lý DN là so sánh kết quả giữa dự toán so với thực tế và xác định nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí bán hàng và quản lý DN.
- Chi phí quảng cáo tiếp thị tương đối ổn định, chi phí hoa hồng cho khách hàng có tỷ trọng lớn và rất khó kiểm soát cần đặc biệt quan tâm.
- Chi phí lương cho cán bộ quản lý chiếm tỷ trọng cao nhất, các chi phí khác có khả năng biến động như: chi phí thuê nhà, chi phí điện thoại quản lý, công tác phí và chi phí quản lý khác.
3.2.4.2. Phân tích tình hình thực hiện dự toán doanh thu tại Công ty
Qua phân tích tình hình biến động doanh thu, chỉ ra xu hướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch so với thực tế. Ở Công ty doanh thu từ dịch vụ vận tải taxi có tỷ trọng lớn nhất.
Doanh thu dịch vụ vận tải taxi được xác định trên đồng hồ tính tiền, khi so sánh doanh thu của từng xe, nếu có xe nào không đạt doanh thu trong ngày thì lập tức sẽ tìm nguyên nhân qua việc xem có lênh chệch giữa km có khách và km không khách, thông thường tỷ lệ này là 50/50. Nếu tỷ lệ không khách lớn hơn có khách thì xem tiếp lái xe đó có “né cò” hay không? (chở khách nhưng ngồi ở vị trí đồng hồ tính tiền không ghi nhận được). Sau đó xem thời gian kinh doanh có đảm bảo, những số liệu này được thể hiện ở Tổng đài.
Nếu lái xe không tích cực hoạt động kinh doanh thì Tổng đài sẽ không điều vận đón khách và có hình thức phạt nhân viên lái xe đó hoặc cắt ca theo qui định của Tập đoàn Mai Linh. Như vậy, nguyên nhân xe doanh thu thấp là do lái xe đó chủ quan không kinh doanh, hoặc có kinh doanh nhưng có hành vi gian lận cắt giảm doanh thu. Công ty có biện pháp chế tài qua việc lái xe có 02 ca kinh doanh liên tục mà không đạt doanh thu thì bị cắt ca 10 ngày và thay bằng lái xe khác.
Trường hợp khác, nếu nhân viên lái xe trong ngày khi bàn giao ca mà không nộp doanh thu về Công ty, thì Công ty sẽ xử phạt từ 100.000 đồng đến 200.000 đồng trong số tiền 10.000.000 đồng đã đặt cọc cho Công ty khi ký kết hợp đồng tuyển dụng và cắt ca đến khi nào nộp đủ doanh thu về Công ty, sau khi
bộ phận kế toán kiểm tra đã thực hiện đúng theo yêu cầu, Công ty mới điều xe cho nhân viên lái xe chạy lại.
Để kiểm soát chặt chẽ tình hình dự toán doanh thu, trên cơ sở phân tích, so sánh kết quả giữa thực tế và dự toán, số liệu được thể hiện qua bảng 3.9.
Bảng 3.9: Phân tích tình hình thực hiện dự toán doanh thu - năm 2011 (ĐVT: 1.000đồng)
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán Chênh lệch Số tiền Tăng, giảm
1. Doanh thu dịch vụ taxi 15.306.797 14.564.234 742.563 5,098%
2. Doanh thu dịch vụ khác 161.637 142.785 18.852 13,2%
3. Doanh thu HĐTC 232.833 205.732 27.101 13,17%
(Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011)
Từ bảng phân tích cho thấy doanh thu dịch vụ vận tải taxi giữa thực tế so dự toán tăng 5,098%. Doanh thu dịch vụ khác giữa thực tế so với dự toán tăng 13,2% và doanh thu HĐTC thực tế so với dự toán cũng tăng 13,17%. Đây là biểu hiện tích cực để mở rộng thị trường, khuếch trương sản phẩm dịch vụ nhằm tăng doanh thu.