Công ty TNHH MTV Mai Linh Kon Tum Số: 01
PHIẾU NỘP TIỀN TAXI MNV: 0131
Tên lái xe: Nguyễn Văn Long Số tài: 05
Ca: Ngày Ngày 01/06/2010 Biển số đăng ký: 34
Giờ giao ca: 04 giờ sáng
Tổng số tiền nộp: 2.467.000 đồng
(Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm sáu mươi bảy ngàn đồng chẳn)
Tiền trả cho lái xe khi đã trừ các khoản theo tỷ lệ ăn chia: 817.540 đồng.
Checker Lái xe Thu Ngân Kế toán (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên)
2.2.4. Công tác kiểm soát chi phí, doanh thu qua thông tin kế toán ở Công ty 2.2.4.1. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí ở Công ty
a. Về dự toán chi phí
Các chi phí ở Công ty bao gồm:
Chi phí cố định: chi phí khấu hao phương tiện, chi phí bảo hiểm các loại, chi phí lãi vay, chi phí quản lý...
Chi phí biến đổi: chi phí tiền lương lái xe, chi phí nhiên liệu trực tiếp, chi phí vật liệu bôi trơn, chi phí bảo dưỡng các cấp, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí săm lốp...
Dự toán cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch, tuy nhiên dự toán chi phí dịch vụ vận tải taxi ở Công ty chưa được đề cập đến.
b. Về thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí
Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí ở Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum bắt đầu từ quá trình luân chuyển chứng từ kế toán đến tập hợp chi phí trên sổ sách kế toán và lập các báo cáo chi phí.
- Luân chuyển chứng từ kế toán + Chứng từ liên quan đến vật tư
* Hợp đồng, hoá đơn mua vật tư; hợp đồng vận chuyển; phiếu báo giá sẽ được Phòng Kỹ thuật vật tư trình Giám đốc hoặc Hội đồng đấu thầu mua sắm vật tư trước khi chuyển sang Phòng Tài chính - kế toán để thanh toán tiền.
* Phiếu nhập kho; xuất kho vật tư. Vật tư sau khi được mua về, thủ kho nhập phiếu nhập kho và trình Phòng Kỹ thuật vật tư, sau đó chuyển lên Giám đốc ký xong chuyển cho phòng tài chính - kế toán 01 bộ.
Sau khi xưởng sữa chữa yêu cầu xuất vật tư trình phòng Kỹ thuật vật tư ký.
Phòng Kỹ thuật vật tư sẽ lệnh cho Thủ kho lập phiếu xuất kho và chuyển 01 liên đến phòng tài chính - kế toán để hạch toán sổ sách kế toán, theo dõi xuất vật tư.
+ Chứng từ liên quan đến chi phí nhân công
* Bảng tổng hợp lương (chi phí NCTT) được tập hợp từ các lịch trình xác nhận việc lên ca (đi làm) của nhân viên lái xe do bộ phận checker lập cùng lúc với việc lập báo cáo doanh thu và tính lương.
+ Chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất chung
* Bảng tổng hợp lương (chi phí SXC) được tập hợp từ các Bảng chấm công ngày làm việc của nhân viên sửa chữa chuyển lên phòng nhân sự để làm lương và sau đó Bảng lương được chuyển đến Phòng Tài chính - kế toán để thực hiện việc chi lương và hạch toán vào sổ sách.
* Các hoá đơn, chứng từ khác như hoá đơn tiền điện; tiền nước; tiền điện thoại; hoá đơn mua vật tư (để xuất dùng cho HĐKD), phiếu xuất kho vật tư;...từ các bộ phận, cá nhân làm phát sinh chi phí chuyển đến Phòng Tài chính - kế toán duyệt, sau đó trình giám đốc duyệt và chuyển lại Phòng Tài chính - kế toán hạch toán và vào sổ sách theo dõi chi phí.
- Tập hợp chi phí: Là công việc thường xuyên của kế toán:
Để tập hợp chi phí vận tải taxi, kế toán tập hợp chi phí theo từng khoản mục chi phí, tức chi phí phát sinh được theo dõi chi tiết theo từng mục chi phí cụ thể qua việc mở sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
* Tập hợp chi phí nhiên liệu trực tiếp, kế toán tập hợp chi phí nhiên liệu là chi phí xăng. Hàng ngày, khi tiếp nhận xe và nhận lệnh đi đường từ Phòng điều hành taxi theo ca thì lái xe sẽ kiểm tra lượng xăng trong xe. Theo quy trình thì lượng xăng trong xe khi nhận xe luôn trong trạng thái đầy bình. Trong quá trình đưa đón khách, lượng xăng trong xe cạn dần và đến cuối ca, lái xe phải đổ xăng đầy bình để bàn giao xe và ký xác nhận vào phiếu lấy xăng mà Công ty đã ký hợp đồng với đại lý xăng. Việc mua xăng từ đại lý và đưa trực tiếp vào xe để sử dụng mà không tổ chức dự trữ xăng trong kho nên Công ty không sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” để theo dõi xăng dự trữ. Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng của đại lý xăng lập gởi về Công ty, kế toán xác định chi phí của từng xe.
Dựa vào chi phí xăng của từng xe, kế toán tổng hợp chi phí xăng phát sinh trong kỳ của tất cả các xe, sau đó kế toán lập Bảng tổng hợp và phân bổ chi phí nhiên liệu cho từng đối tượng có liên quan và tập hợp vào tài khoản thích hợp.
* Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp:
Bao gồm tiền lương phải trả và các khoản trích theo lương của lái xe.
Tiền lương của lái xe được tính theo hình thức khoán trên doanh số thực hiện được trong tháng của lái xe. Hàng tháng, căn cứ vào doanh số của từng lái xe được xác định thông qua báo cáo của từng lái xe theo từng ca trong tháng và hệ thống kiểm soát hàng ngày của bộ phận điều hành taxi và tỷ lệ phân chia cho lái xe theo từng loại xe. Dựa vào tiền lương lái xe, kế toán tổng hợp lương của tất cả lái xe để có chi phí lương của nhân viên lái xe trong tháng, từ đó kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương và Bảng phân bổ tiền lương cho các đối tượng có liên quan.
Căn cứ vào lương cơ bản, lương thực tế của lái xe và tỷ lệ % theo quy định, kế toán tính ra số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích cho từng lái xe và tổng hợp lại để có các chi phí trích theo lương.
* Tập hợp chi phí sản xuất chung: Chi phí này bao gồm nhiều nội dung.
+ Lương phải trả cho công nhân sửa chữa: công nhân sửa chữa, bảo trì phương tiện được trả theo lương thời gian tuỳ vào bậc thợ, chức năng của từng nhân viên. Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện tương tự lái xe. Chứng từ sử dụng để hạch toán khoản chi phí này là Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Bảng phân bổ tiền lương và khoản trích theo lương.
+ Vật tư, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế: Kế toán căn cứ vào Bảng phân bổ công cụ dụng cụ; Phiếu xuất kho vật tư và sử dụng phương pháp tính giá vật tư xuất kho để tính giá phụ tùng dùng vào sửa chữa ôtô; dựa vào các hoá đơn mua săm lốp, phụ tùng thay thế dùng trực tiếp vào sủa chữa không qua kho để xác định giá trị phụ tùng, từ đó kế toán lập bảng tổng hợp vật tư dùng vào sửa chữa ôtô trong tháng.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định: Bao gồm khấu hao phương tiện vận tải chủ yếu là ôtô bốn chỗ ngồi và bảy chỗ ngồi có giá trị lớn. Hàng năm, Công ty căn cứ vào nguyên giá và thời gian sử dụng của từng TSCĐ, áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính ra mức hao hàng năm. Sau đó phân bổ cho 12 tháng trong năm. Nếu trong năm có tăng hoặc giảm TSCĐ thì Công ty thực hiện trích khấu hao kể từ khi TSCĐ được đưa vào sử dụng hoặc thôi trích khấu hao kể từ khi thôi sử dụng TSCĐ đó.
Để có cơ sở hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ, hàng năm Công ty lập Bảng đăng ký với cơ quan thuế. Trên cơ sở mức trích khấu hao đã đăng ký, kế toán lập Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ cho đối tượng có liên quan.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Kế toán căn cứ vào hoá đơn tiền điện, nước, điện thoại, hoá đơn gia công vật tư, phụ tùng ... để tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài và phân bổ cho các đối tượng có liên quan.
+ Các chi phí khác bằng tiền: Kế toán dựa vào giấy báo Nợ của ngân hàng, phiếu chi tiền mặt để tổng hợp và tập hợp cho đối tượng có liên quan.
Để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN, kế toán tập hợp chi phí bán hàng vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng’’ và tập hợp chi phí quản lý DN vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý”.
- Lập báo cáo chi phí:
* Báo cáo dự toán, được lập ở giai đoạn lập hồ sơ dự toán nội bộ do Phòng Tài chính kế toán lập. Sau khi lập xong gửi lên Giám đốc xem xét.
* Báo cáo tổng hợp kiểm soát chi phí do Phòng kinh doanh tiếp thị chủ trì lập sau khi các phòng chức năng thực hiện việc kiểm soát, có phân tích các nguyên nhân biến động chi phí; xác định trách nhiệm cá nhân, bộ phận làm tăng chi phí và tổng hợp số liệu để có kế hoạch tiết kiệm cho những tháng kinh doanh tiếp theo, mọi báo cáo được gửi về Phòng Tài chính kế toán để lưu giữ chứng từ.
* Báo cáo nhập, xuất vật tư hằng tháng, quý được thủ kho lập gửi lên Phòng Kỹ thuật vật tư để ký duyệt và gửi về Phòng Tài chính kế toán để đối chiếu và kiểm soát chi phí.
Cùng với việc lưu giữ chứng từ gốc thể hiện việc phát sinh chi phí, đó chính là căn cứ pháp lý thể hiện chi phí phát sinh thực tế tại Công ty. Phòng Tài chính kế toán còn lưu giữ hệ thống thông tin kế toán trên máy tính một cách khoa học qua phần mềm kế toán. Chính vì vậy, khi cần cung cấp bất cứ một thông tin gì để phục vụ cho công tác kế toán quản trị và kiểm soát chi phí, các thông tin này lập tức được cung cấp một cách rất nhanh và chính xác.
2.2.4.2.Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát doanh thu ở Công ty a. Về dự toán doanh thu dịch vụ vận tải taxi
Dự toán doanh thu dựa trên dự toán chi phí tổng thể 1km vận tải khách, cộng với lợi nhuận mong muốn, thuế VAT và sau khi được làm tròn sẽ cấu thành giá bán, giá bán nhân với km vận doanh trong kỳ sẽ tính được dự toán doanh thu.
Giá bán được xác định trên đây là giá bán cho dịch vụ vận chuyển khách một chiều trong phạm vi nội thành. Khi vận tải hành khách ra ngoại thành, chủ động giảm giá nhằm khuyến khích nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, do đó các chi phí và lợi nhuận mong muốn tính cho 1km vận tải khứ hồi chỉ còn khoảng 40% so với chi phí vận chuyển thông thường.
Lợi nhuận mong muốn tính trên 1km: tùy vào từng thời kỳ và tình hình cụ thể mà Công ty xác định chi tiêu này. Các yếu tố cấu thành giá cho 1km vận tải hành khách trong nội thành (không quá 30km) của xe 4 chỗ ngồi và xe 7 chỗ ngồi áp dụng đầu năm 2011 được trình bày ở Bảng 2.10.
Bảng 2.10: Các yếu tố cấu thành giá bán 1km vận tải khách (ĐVT: đồng) Nội dung cấu thành giá bán Xe 4 chỗ Xe 7 chỗ
- Chi phí nhiên liệu trực tiếp 2.185 2.415
- Chi phí tiền lương lái xe 2.210 2.450
- Khấu hao phương tiện vận tải 1.430 1.570
- Chi phí vật tư, phụ tùng thay thế 395 435
- Các chi phí sản xuất khác 550 325
- Chi phí BH và QLDN 1.810 1.810
- Chi phí lãi vay 250 270
- Tổng chi phí 8.830 9.275
- Lợi nhuận mong muốn 1.000 1.200
- Giá bán chưa thuế VAT (5%) 9.830 10.475
- Thuế VAT (5%) 491,5 523,75
- Giá thanh toán 10.321,5 10.998,75
- Làm tròn 10.500 11.000
(Nguồn từ phòng kinh doanh tiếp thị năm 2011)
b. Về thông tin kế toán phục vụ kiểm soát doanh thu
Tại Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum hệ thống tài khoản chưa được phân cấp với nhu cầu quản lý khác nhau, chưa được mã hoá để thuận tiện cho việc áp dụng công nghệ thông tin. Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ kế toán, nội dung của hệ thống sổ kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, hệ thống sổ kế toán cũng còn bộc lộ những tồn tại nhất định: mức độ chi tiết và cụ thể chưa đáp ứng được theo yêu cầu kiểm soát; chưa thiết kế được các mẫu sổ kế toán chi tiết phản ánh các chỉ tiêu về định mức, dự toán, kế hoạch liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực nhằm giám sát chặt chẽ việc chấp hành định mức kinh tế - kỹ thuật, dự toán và kế hoạch doanh thu.
2.2.5. Lập báo cáo và phân tích chi phí, doanh thu phục vụ kiểm soát ở Công ty 2.2.5.1. Báo cáo và phân tích chi phí phục vụ kiểm soát ở Công ty
Tại Công ty sử dụng các loại báo cáo như: báo cáo giá vốn bán hàng, báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí quản lý. Tuy nhiên, việc phân tích, đánh giá chưa được quan tâm, vì vậy phương pháp phân tích, đánh giá, so sánh giữa kế hoạch và việc áp dụng các khoản mục dự toán chi phí chưa được thực hiện.
Bảng 2.11: Báo cáo giá vốn bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 – 2011 (ĐVT: 1.000 đồng)
Chỉ tiêu Năm
2009
Năm 2010
Tỷ lệ % tăng, giảm
Năm 2011
Tỷ lệ % tăng, giảm Giá vốn hàng bán 10.222.724 12.809.277 25,3 11.712.64
0
0,08 Chi phí bán hàng 237.472 216.999 0.09 157.504 0,27 Chi phí QLDN 1.420.843 1.807.864 27,2 1.946.350 7,66
(Nguồn Báo cáo tài chính năm 2009 – 2011)
Từ bảng số liệu trên cho thấy chi phí dịch vụ vân tải taxi của Công ty có sự tăng, giảm tương đối ổn định. Gía vốn bán hàng Năm 2010 so với 2009 tăng 25,3%, năm 2011 so với 2010 giảm 0.08%. Chi phí bán hàng Năm 2010 so với 2009 giảm 0,09%, năm 2011 so với 2010 giảm 0.27%. Chi phí QLDN Năm 2010
so với 2009 tăng 27,2%, năm 2011 so với 2010 tăng 7,66%. Vậy nhìn chung Công ty đã cân đối được chi phí phù hợp, kịp thời trong việc tổ chức HĐKD.
2.2.5.2. Báo cáo và phân tích doanh thu phục vụ kiểm soát ở Công ty
Tại Công ty có báo cáo doanh thu dịch vụ vận tải taxi, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu dịch vụ khác. Còn việc phân tích, đánh giá tình hình doanh thu được thực hiện qua phương pháp so sánh. Cụ thể, doanh thu từ năm 2009 đến năm 2011 được đánh giá theo Bảng 2.12.
Bảng 2.12: Các chỉ tiêu doanh thu năm 2009 – 2011 (ĐVT: 1.000 đồng)
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010
Tỷ lệ %
tăng, giảm Năm 2011
Tỷ lệ % tăng, giảm Doanh thu dịch vụ taxi 11.642.892 14.797.837 27,5 15.306.797 3,44 Doanh thu dịch vụ khác 315.006 343.269 8,9 161.637 (52,9)
Doanh thu HĐTC 6.521 5.172 (20,6) 232.833 4,40
(Nguồn Báo cáo tài chính năm 2009 – 2011)
Từ bảng số liệu trên cho thấy doanh thu dịch vụ vân tải taxi của Công ty đã tăng. Năm 2010 so với 2009 tăng 27,5%, 2011 so với 2010 tăng 3,44%.
Nhờ phương hướng kinh doanh đúng đắn, Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum đã khẳng định sự tồn tại và phát triển bền vững.
Bảng 2.13: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2009 – 2011 (ĐVT: 1.000 đồng) CHỈ TIÊU Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
- Tổng doanh thu 11.957.898 15.141.106 15.468.434 - Doanh thu thuần 11.957.898 15.141.106 15.468.434 - Gía vốn hàng bán 10.222.724 12.809.277 11.712.640
- Lợi nhuận gộp 1.735.174 2.331.828 3.755.793
- Doanh thu HĐTC 6.521 5.172 232.833
- Chi phí tài chính 239.683 337.391 821.733
- Chi phí bán hàng 237.472 216.999 157.504
- Chi phí quản lý DN 1.420.843 1.807.864 1.946.350 - Lợi nhuận thuần từ HĐKD (156.303) (25.254) 1.063.037
- Thu nhập khác 225.793 44.048 1.068.570
- Chi phí khác 3.134 2.764 986.418
- Lợi nhuận khác 222.658 41.283 82.152 - Tổng lợi nhuận trước thuế 66.355 16.029 1.145.190
CHỈ TIÊU ĐVT Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Tỷ suất giá vốn/doanh thu % 85,5% 84,6% 75,7%
Tỷ suất CPBH/doanh thu % 1,9% 1,4% 1,02%
Tỷ suất CPQLDN/doanh thu % 11,8% 12% 12,6%
Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu % 0,6% 0,1% 7,41%
(Nguồn Báo cáo tài chính năm 2009 – 2011)
Qua bảng số liệu trên cho thấy Công ty đã giám sát chặt chẽ chi phí bán hàng và tiết kiệm chi phí dịch vụ taxi trong hoạt động kinh doanh, cụ thể: tỷ suất chi phí bán hàng trên doanh thu năm 2009 là 1,9%, năm 2010 là 1,4% giảm 0,5%.
Năm 2010 là 1,4%, so với năm 2011 giảm 0,38%. Tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp trên doanh thu năm 2009 chiếm 11,8 so với năm 2010 là 12% tăng 0,2%.
Năm 2010 là 12% so với năm 2011 là 12,6% tăng 0,6%.
Vì vậy, Công ty đã cân đối sử dụng khoản chi phí đầu vào đạt hiệu quả, tạo nên giá cước vận tải thấp, từ đó Công ty đã lấy lòng tin với khách hàng, sản phẩm dịch vụ của Công ty đã được thị trường chấp nhận, doanh thu hoạt động dịch vụ taxi ngày càng tăng. Với hiệu quả kinh doanh của Công ty tăng nhanh, lợi nhuận gộp qua các năm cũng tăng. Năm 2009 là 1.735.174.000 đồng, năm 2010 là 2.331.828.000 đồng, năm 2011 là 3.755.793.000 đồng.
Cùng với tỷ suất giá vốn trên Doanh thu có thể đánh giá rằng Công ty đã quan tâm hơn trong việc tăng cường kiểm soát và lựa chọn các nguồn cung cấp nhiên liệu, TSCĐ, vật tư phụ tùng thay thế một cách cẩn thận, đảm bảo chất lượng của dịch vụ vận tải taxi, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.