Chương 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV MAI LINH - KON TUM
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí và doanh thu ở Công ty
3.2.3.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí - Đối với chi phí nhiên liệu trực tiếp
Định mức tiêu hao nhiên liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của nhân viên lái xe. Theo kế hoạch định kỳ và đột xuất nhân viên kỹ thuật phối hợp với bộ phận kế toán của Công ty xác nhận lại tình trạng kỹ thuật của phương tiện và mức tiêu hao nhiên liệu để có cơ chế khoán phù hợp và khuyến khích vận hành tiết kiệm và an toàn trong đội ngũ nhân viên lái xe.
Công ty cần tăng cường công tác cập nhật đơn giá nhiên liệu, công tác kiểm kê, đối chiếu được tiến hành hàng tuần và vào cuối tháng với sự tham gia của các bộ phận liên quan nhằm kiểm tra số lượng nhiên liệu sử dụng thực tế để tiết kiệm chi phí tránh thất thoát nhiên liệu trong quá trình giao ca.
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp được tính theo mức khoán doanh thu, tuy nhiên cần thường xuyên cập nhật thông tin về môi trường kinh doanh, thời điểm kinh doanh và tham khảo tỷ lệ ăn chia của các doanh nghiệp cạnh tranh cùng loại hình dịch vụ nhằm đưa ra mức ăn chia hợp lý, để cho Công ty kinh doanh có hiệu quả và tiết kiệm chi phí vừa có lợi cho DN, vừa có lợi cho người lao động, đảm bảo thu nhập cho lái xe theo sự biến động của thị trường không mâu thuẫn với doanh
4 Lương quản lý và các khoản trích theo lương 1.494.945
5 Nhiên liệu phục vụ quản lý 22.027
6 Chi phí văn phòng phẩm, in ấn 73.966
7 Chi phí vật tư văn phòng 90.185
8 Khấu hao tài sản quản lý 65.962
9 Chi phí kiểm toán, phí đào tạo, phí điện, nước,tiếp khách 144.040 10 Công tác phí, phí thuê nhà, phí bưu điện, phí báo chí, lệ phí 321.016
thu của Công ty. Kiểm tra chặt chẽ các hoá đơn, chứng từ, phiếu xuất nhiên liệu và báo cáo tổng hợp theo nội dung, phối hợp với các điểm cung cấp nhiên liệu để đối chiếu và ghi nhận thực tế lượng nhiên liệu mà nhân viên lái xe đã đổ. Qua đó Checker có thể tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên lái xe.
- Đối với chi phí sản xuất chung
Kiểm tra hoá đơn chứng từ liên quan đến các nội dung: xăng phục vụ kinh doanh, vật tư phụ tùng thay thế, lương khoán, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tài sản, khấu hao TSCĐ, cước phí bộ đàm, phí sửa chữa, phí đồng phục, phí cầu đường, sân bay, phí và các khoản lệ phí, chi phí thuê ngoài, bến bãi và các chi phí sản xuất kinh doanh khác.
Công ty cần dựa vào phiếu xuất xăng đơn vị đã cung cấp cho các cửa hàng cung cấp, vào các buối sáng giao ca các nhân viên lái xe đổ xăng và ký nhận vào phiếu xuất, sau đó nộp về cho thu ngân và Checker để tính lương hàng ngày.
Checker sẽ nhập tất cả các phiếu xăng vào bảng kê và Checker đối chiếu công nợ với cửa hàng xăng mỗi tuần một lần.
Kỹ thuật viên kiểm tra các xe để xác định các hư hỏng cần sửa chữa và thay thế, sau đó lập biên bản sửa chữa để nhân viên lái xe ký nhận và làm đề xuất mua vật tư phụ tùng thay thế, kèm theo báo giá của ít nhất 3 đơn vị cung cấp vật tư phụ tùng để trình lên giám đốc duyệt mua và sửa chữa.
- Đối với chi phí bán hàng
Đặc biệt quan tâm đến các loại chi phí hoa hồng vì không có chứng từ, hoá đơn hợp lý và quy chế chính xác, cần đặt ra mức khoán phù hợp với điều kiện thực tiễn. Với các điểm tiếp thị, cứ 1 cuộc điện thoại về tổng đài cho việc sử dụng dịch vụ taxi thì Công ty chi cho điểm tiếp thị 3.000đ/1cuộc gọi, chi phí này cần được cập nhập đầy đủ qua phầm mềm chuyên dụng của tổng đài. Cần chi hoa hồng kịp thời vào mỗi đầu tháng để có thể giữ các điểm tiếp thị, và cũng cần quan tâm đến những hợp đồng đường dài với mức chi hợp lý.
- Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp
Cần lưu ý đến các khoản chi tiếp khách, văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại và công tác phí qua việc kiểm tra giấy đi đường, hoá đơn tiếp khách, thường xuyên nhắc nhở các nhân viên Công ty tiết kiệm chi phí điện, nước và điện thoại.
3.2.3.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát doanh thu
Cần có ban thanh tra theo dõi, giám sát những nhân viên lái xe vi phạm nội quy của Công ty khi lái xe lên ca mà không kinh doanh, kiểm tra các hợp đồng đi xa, lưu ý tình huống lái xe móc nối, bán hợp đồng cho nhân viên lái xe khác để hưởng phần trăm chênh lệch.
Trong chu trình doanh thu có nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như: Nhận các hợp đồng của các khách hàng không có khả năng thanh toán;
hợp đồng không đúng điạ điểm, khách hàng hoặc thời gian; không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán; ghi sai khách hàng thanh toán; không nộp tiền thu... Để có thể kiểm soát được các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và quy trình thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp.
Về kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu thì kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống, những rủi ro thường gặp: Trong quá trình ghi nhận dữ liệu gặp rủi ro hệ thống như ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh. Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được.
Rủi ro liên quan tới báo cáo, việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận qua ba bước kiểm soát:
- Kiểm soát đầu vào: Xem xét lịch trình từ đó đưa ra các ghi nhận, mục đích là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằng tay sang hình thức mà máy có
thể hiểu được qua các tập tin, trước hết kiểm soát nguồn dữ liệu và sau đó kiểm soát quá trình nhập liệu.
- Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu: Mục đích ngăn ngừa và phát hiện những sai sót của chương trình, chủ yếu kiểm soát số tổng bằng cách đối chiếu giữa tổng tiền hay tổng nghiệp vụ nhập đầu vào với các giá trị xử lý.
- Kiểm soát kỹ thuật, doanh thu dịch vụ vận tải taxi là cơ bản nhất của Công ty, ngoài các thủ tục về nghiệp vụ kế toán cần tăng cường các biện pháp kỹ thuật để tránh thất thu như: giải pháp quản lý tình hình vận doanh, hiệu suất sử dụng phương tiện, lắp đặt các thiết bị giám sát và ghi nhận thông tin qua cảm biến quang (mắt thần), cảm biến định vị địa lý (GPS), và CPU (hộp đen).