Chương 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV MAI LINH - KON TUM
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện dự toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí và doanh thu
3.2.2.1. Hoàn thiện việc xây dựng dự toán doanh thu
Ở Công ty, doanh thu chủ yếu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải taxi, nên dự toán được xem xét kỹ ở hoạt động kinh doanh này theo công thức:
Doanh thu = (Số km có khách) X (Giá bán)
Như vậy việc xây dựng dự toán doanh thu phụ thuộc vào dự báo số km có khách và giá bán, mà giá bán phụ thuộc chủ yếu vào giá thành dịch vụ vận chuyển được tính cho 1km có khách với hệ số mong muốn của Công ty.
- Việc định giá thành dịch vụ vận chuyển taxi dựa vào các yếu tố:
+ Chi phí nhiên liệu, dựa vào các số liệu thực tế trước đó, kết hợp với phân tích về mức độ tăng trưởng phương tiện và điều kiện kinh doanh để có số km vận doanh dự toán, nhân với đơn giá sẽ được dự toán về chi phí nhiên liệu.
+ Chi phí tiền lương lái xe, dựa vào các số liệu thực tế trước đó, kết hợp với phân tích về mức độ tăng trưởng kinh doanh và tỷ trọng % trung bình phân chia doanh thu với lái xe mà tính được dự toán về chi phí nhân công trực tiếp.
+ Chi phí khấu hao phương tiện vận chuyển Theo quy định chung của Tập đoàn
+ Chi phí sửa chữa lớn phương tiện, vật tư, phụ tùng thay thế
Theo báo cáo tổng hợp của xưởng sửa chữa Công ty các kỳ trước đó.
+ Theo các báo cáo tổng hợp từ quá khứ, kết hợp phân tích biến động.
Trên cơ sở giá vận chuyển 1km nội thành, Công ty quy định với cung đường dài hơn 30km khứ hồi ngoại thành được tính với giá chỉ bằng 40%.
- Trên cơ sở các báo cáo kết quả kinh doanh trước đó để lập tổng dự toán doanh thu trong kỳ như trong Bảng 3.1.
Bảng 3.1: Dự toán doanh thu - năm 2011
TT CHỈ TIÊU XE 4 CHỖ XE 7 CHỖ
1 Số km có khách dự kiến 88.000 39.000
2 Đơn giá bán 1km dự kiến (đồng) 10.500 11.000
3 Doanh thu dự kiến (1) x (2) (đồng) 924.000.000 429.000.000
(Nguồn Phòng kinh doanh tiếp thị năm 2011) 3.2.2.2. Hoàn thiện việc xây dựng dự toán chi phí
Lập dự toán chi phí sẽ giúp cho nhà quản lý biết trước và chủ động trong công tác quản trị chi phí, so sánh chi phí thực tế phát sinh với dự toán gồm: dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý DN.
- Xây dựng dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp
Ở Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum, đối với từng loại xe do định mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau nên cần phải lập dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp cho từng đội xe dựa vào số km dự kiến lăn bánh trong kỳ kế hoạch, định mức tiêu hao nhiên liệu và đơn giá nhiên liệu. Công ty không tổ chức dự trữ nhiên liệu mà mua trực tiếp ở các đại lý để đưa vào sử dụng nên Công ty không có nhiên liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, do vậy chi phí nhiên liệu trong kỳ cũng chính là giá trị nhiên liệu mua vào trong kỳ.
Chi phí Số km Định mức Đơn giá
nhiên liệu = vận hành X tiêu hao X nhiên
trực tiếp trong kỳ nhiên liệu liệu
Tuỳ thuộc vào từng loại xe khác nhau sẽ có định mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau. Ở Công ty, đối với xe 4 chỗ ngồi thì định mức tiêu hao nhiên liệu là 8 lít xăng cho 100 km vận hành; đối với xe 7 chỗ ngồi thì định mức tiêu hao nhiên liệu là 10 lít xăng cho 100 km. Giả định, Năm 2011 dự kiến số km vận hành của xe: xe 4 chỗ ngồi là 88.000 km, xe 7 chỗ ngồi là 39.000 km. Dự toán nhiên liệu trực tiếp của các đội xe được trình bày ở Bảng 3.2.
Bảng 3.2: Dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp - năm 2011
TT Chỉ tiêu Xe 4 chỗ Xe 7 chỗ
1 Số km dự kiến vận hành trong kỳ (km) 88.000 39.000
2 Nhiên liệu tiêu hao cho 1 km (lít) 0,08 0,10
3 Nhu cầu nhiên liệu (lít) = (1) x (2) 7.040 3.900
4 Đơn giá nhiên liệu (đồng) 21.000 21.000
5 Chi phí nhiên liệu trực tiếp (đ) = (3) x (4) 147.840.000 81.900.000 (Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011)
- Xây dựng dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp bao gồm dự toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của lái xe.
+ Tại Công ty, chi phí tiền lương của lái xe không phải dựa vào giờ công hay ngày công mà được dựa vào doanh số dự kiến thực hiện trong kỳ kế hoạch của từng đội xe và tỷ lệ % chia cho lái xe.
Chi phí Doanh số Tỷ lệ % Chi phí
tiền lương = dự kiến X phân chia nhiên liệu
của lái xe kỳ kế hoạch cho lái xe trực tiếp
+ Đối với các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT và KPCĐ được trích trên lương cơ bản nên có đặc điểm là định phí, không phụ thuộc vào mức độ hoạt động của Công ty, do vậy chúng sẽ biến động theo tiền lương
Bảo hiểm xã hội, Lương cơ bản Tỷ lệ
Bảo hiểm y tế, = dự kiến theo hệ số X %
Kinh phí Công đoàn cấp bậc, chức vụ phải trích
Giả định: Tại Công ty dự kiến doanh thu của năm 2011 của từng xe: xe 4 chỗ ngồi là 924.000.000 đồng, xe 7 chỗ ngồi là 429.000.000 đồng; tỷ lệ % trung bình chia cho lái xe thuộc đội xe 4 chỗ ngồi là 45%, chia cho lái xe thuộc đội xe 7 chỗ ngồi là 50%.
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được trình bày trong Bảng 3.3.
Bảng 3.3: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp - năm 2011
TT Chỉ tiêu Xe 4 chỗ Xe 7 chỗ
1 Doanh số dự kiến trong kỳ (đồng) 924.000.000 429.000.000
2 Tỷ lệ % phân chia cho lái xe (%) 45 50
3 Số tiền phân chia cho lái xe (đ) = (1)x(2) 415.800.000 214.500.000 4 Chi phí nhiên liệu trực tiếp (đồng) 147.840.000 81.900.000 5 Chi phí tiền lương (đồng) = (3) - (4) 267.960.000 132.600.000 6 Các khoản trích theo lương (đồng) * 1.173.000 1.173.000 7 Chi phí nhân công trực tiếp (đ) = (5)+(6) 266.787.000 131.427.000
(*): BHXH, BHYT, KPCĐ và lương quy định của từng lái xe.
(Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011) - Xây dựng dự toán chi phí sản xuất chung
Để xây dựng chi phí sản xuất chung phải tính toàn bộ các chi phí sản xuất khác ngoài chi phí nhiên liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Dự toán chi phí sản xuất chung là một trong những dự toán khó chính xác vì nó gồm nhiều nội dung chi phí khác nhau. Dự toán chi phí sản xuất chung được chia thành hai phần:
biến phí và định phí. Trong doanh nghiệp vận tải taxi thì biến phí sản xuất chung thường là chi phí săm lốp và phụ tùng thay thế, còn lại hầu hết các chi phí sản xuất chung trong từng tháng đều là định phí.
Biến phí sản
=
Tiêu thức phân bổ
x
Đơn giá phân bổ
xuất chung biến phí sản xuất chung biến phí
trong kỳ phát sinh trong kỳ sản xuất chung
Đối với định phí sản xuất chung, do định phí sản xuất chung có xu hướng ổn định qua các kỳ nên cần căn cứ vào số liệu thống kê kết hợp những dự kiến cụ thể trong kỳ kế hoạch để lập dự toán như: lương và các khoản trích theo lương của nhân công, khấu hao TSCĐ....
Biến phí sản xuất chung tại Công ty là: 60.500.000 đồng/năm Định phí sản xuất chung tại Công ty là: 76.956.001 đồng/năm
Bảng 3.4: Dự toán chi phí sản xuất chung - năm 2011
TT Chỉ tiêu Số tiền (đồng)
1 Biến phí chi phí sản xuất chung 60.500.000
Chi phí săm lốp dự kiến 24.000.000 Chi phí phụ tùng thay thế dự kiến 36.500.000 2 Định phí chi phí sản xuất chung 76.956.001 Chi phí tiền lương nhân công 67.777.072
Các khoản trích theo lương 1.173.000
Chi phí sửa chữa TSCĐ 8.005.929
(Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011)
- Xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được lập dựa trên tổng hợp các doanh thu và chi phí ở các đơn vị, bộ phận. Căn cứ để lập các dự toán này là kế hoạch doanh thu, kế hoạch chi phí và kế hoạch hoạt động kinh doanh tại Công ty.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN tại Công ty có nhiều nội dung và được chia thành hai phần là biến phí và định phí.
+ Định phí bán hàng và quản lý Công ty có xu hướng khá ổn định qua các kỳ nên căn cứ vào số liệu thống kê kết hợp những dự kiến cụ thể trong kỳ kế hoạch để lập dự toán như: chi phí lưu thông, lệ phí chuyển tiền, kiểm định, tiếp thị, quảng cáo, công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, lương quản lý, chi phí kiểm toán, đồng phục, thuế, sửa chữa nhà xưởng, máy móc, công tác phí, chi phí bán hàng khác, chi phí vật tư văn phòng, chi phí đào tạo, chi phí thuê nhà,...
+ Biến phí bán hàng và quản lý DN gồm: chi phí môi giới, lương doanh thu, tỷ lệ phần trăm trên doanh thu,...
Do vậy, kế toán cần căn cứ vào kế hoạch chi tiêu của Công ty đối với từng nội dung chi phí bán hàng và chi phí quản lý Công ty để lập dự toán.
Trong đó:
* Chi phí bán hàng:
+ Biến phí: Chi phí môi giới là: 0,47% + 0,03% doanh thu theo kế hoạch.
+ Định phí bán hàng gồm các chi phí là: 486.531.000đồng/năm
* Chi phí QLDN:
+ Biến phí QLDN: ước tính khoản 1,2% doanh thu trong kỳ + Định phí QLDN: ước tính là 2.212.141.000 đồng/năm
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN của Công ty trong năm 2011 được thể hiện ở Bảng 3.5 và 3.6.
Bảng 3.5: Dự toán chi phí bán hàng - năm 2011
(ĐVT: 1.000đồng)
1 Số km vận hành dự kiến (km) 29.156.868
(Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011)
Bảng 3.6: Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2011 (ĐVT: 1.000đồng)
TT Chỉ tiêu Số tiền
2 Phân bổ biến phí dự kiến cho 1km (lít) 0.105 3 Biến phí bán hàng tính theo km (1) x (2) 3.061.471
4 Doanh thu dự kiến 14.578.434
5 Biến phí ước tính theo doanh thu = (0,50% x doanh thu) 7.289.217
6 Biến phí bán hàng (3) + (5) 10.350.688
7 Định phí bán hàng (8)+(9) = (10) 486.531
8 Phí đăng kiểm tiền, kiểm định, hoa hồng 255.259 9 Phí lưu thông, tiếp thị bến bãi, card tiếp thị 159.139 10 Chi phí công cụ, dịch vụ quảng cáo, bán hàng khác 72.013
TT CHỈ TIÊU SỐ TIỀN
1 Doanh thu dự kiến 14.578.434
2 Biến phí quản lý = 1,2% x (1) 174.941
3 Định phí bán hàng QLDN 2.212.141
(Nguồn Phòng tài chính kế toán năm 2011)