2.2.1. Môi trường kiểm soát liên quan đến kiểm soát chi phí, doanh thu ở Công ty TNHH MTV Mai Linh – Kon Tum
2.2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty bao gồm: Chủ tịch, Giám đốc và các Phòng chức năng trực thuộc.
- Chủ tịch: là người có thẩm quyền cao nhất của Công ty, thảo luận và thông qua các báo cáo tài chính năm, báo cáo về tình hình hoạt động của Công ty.
- Giám đốc có trách nhiệm điều hành và tổ chức thực hiện các kế hoạch HĐKD của Công ty đã được Công ty Mẹ thông qua.
Sổ quỹ
Chứng từ gốc
Sổ ĐKCTGS Bảng TH chi tiết
Sổ chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chớnh
- Các phòng chức năng của Công ty có chức năng, nhiệm vụ được quy định rõ ràng trong quyết định thành lập cũng như trong quy chế hoạt động.
Giữa các phòng có sự độc lập tương đối để đảm bảo sự điều hành và kiểm soát, tránh trường hợp bị bỏ sót cũng như chồng chéo công việc.
Việc duy trì mối liên hệ thường xuyên giữa giám đốc Công ty với các bộ phận cấp dưới cũng như giữa các bộ phận với nhau đã giúp cho Ban lãnh đạo (giám đốc, kế toán trưởng) và các bộ phận nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác nhằm góp phần làm tăng tính hữu hiệu trong công tác kiểm tra, kiểm soát về kế toán, tài chính và các quy chế hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.2.1.2.Chính sách nhân sự
Tổng số cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty là 164 người, trong đó có 118 lái xe, 6 nhân viên tổng đài, 4 nhân viên sửa chữa, 2 Checker và 9 cán bộ quản lý. Đi đôi với việc phát triển kinh doanh vận tải taxi, vấn đề nhân lực cũng được lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm. Để quản lý, sử dụng hiệu quả tài sản, thiết bị và vốn đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh đòi hỏi người lao động phải có đủ năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, có khả năng đảm đương nhiệm vụ trong thời kỳ mới. Các nội quy, quy định và chính sách của Công ty có được thực thi tốt hay không là ở đội ngũ nhân viên. Đội ngũ nhân viên có năng lực không chỉ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình mà còn có thể giám sát hoạt động lẫn nhau, tạo điều kiện thực hiện tốt cơ chế kiểm soát trong Công ty.
Công ty đã có những quy định, thủ tục chặt chẽ trong tuyển dụng nhằm hình thành một đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, vi tính, ngoại ngữ, có sức khỏe, đủ khả năng phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ.
Công tác thi đua, khen thưởng-kỷ luật đã được thực hiện hàng năm. Công ty xét thi đua khen thưởng kịp thời cả về vật chất lẫn tinh thần đối với các cá nhân, tập thể tiên tiến trong phong trào thi đua lao động sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh; đồng thời cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm túc đối với những hành vi vi phạm nội quy, quy chế của Công ty.
2.2.1.3. Công tác kế hoạch
Kế hoạch kinh doanh được Phòng kinh doanh tiếp thị thiết lập căn cứ vào số liệu của các năm trước và dự đoán tình hình biến động thị trường sử dụng dịch vụ trong những năm tiếp theo. Hiện tại, kế hoạch kinh doanh của Công ty là những mục tiêu cụ thể quy định cho từng hạn mục kinh doanh của cả năm kế hoạch và các chỉ tiêu, để có thể đạt được chỉ tiêu kế hoạch được giao cho từng bộ phận theo kế hoạch đã đăng ký trước của từng năm.
Chế độ báo cáo và quản lý kế hoạch:
- Mọi hoạt động hàng ngày của Công ty đều phải báo cáo trực tuyến với Ban lãnh đạo Tập đoàn vào buổi sáng.
- Tất cả các chi phí đều thực hiện theo đúng định mức, quy định theo khung của Tập đoàn.
- Định kỳ mỗi quý, Ban kiểm soát nội bộ của Tập đoàn đến kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Phần mềm kế toán của Công ty đều được kết nối với trung tâm I.T (bộ phận công nghệ thông tin) của Tập đoàn. Do đó, Tập đoàn quản lý - kiểm soát toàn bộ số liệu tại Công ty.
2.2.1.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Hiện tại Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ, nhưng vào cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp theo yêu cầu của kế toán trưởng tiến hành kiểm tra công tác kế toán tài chính trong quý. Nếu phát hiện thấy sai sót, kế toán tổng hợp sẽ chỉnh sửa theo chế độ quy định.
Việc làm này nhằm mục đích kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trong quý để tìm ra những sai sót.
2.2.1.5. Các nhân tố bên ngoài
Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum do Chủ tịch Tập đoàn Mai Linh làm đại diện theo pháp luật nên Công ty chịu sự quản lý và thông qua mọi hoạt động của Tập đoàn.
Ngoài ra, Công ty còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố chung:
Là một DN hoạt động trên lãnh thổ Việt nam nên Công ty chịu sự ràng buộc bởi hệ thống pháp luật Việt Nam.
Là một DN kinh doanh dịch vụ vận tải taxi, sản phẩm kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến sinh mạng của con người, nên Công ty chịu sự chi phối bỡi các Quyết định của Bộ Giao thông vận tải, các Công ty bảo hiểm, Hiệp hội bảo vệ người tiêu dùng...
Là Công ty trách nhiệm hữu hạn, nên Công ty còn chịu sự quản lý của Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Kon Tum. Ngoài ra, Công ty còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố khác như: ngân hàng, cơ quan thuế, cục thống kê....
2.2.2. Thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ vận tải taxi ở Công ty 2.2.2.1. Đối với chi phí nhiên liệu trực tiếp
Theo quy trình hoạt động kinh doanh taxi thì lượng nhiên liệu trong xe khi nhận xe luôn trong trạng thái đầy bình khi đến cuối ca, lái xe phải đổ nhiên liệu vào đầy bình để bàn giao cho lái xe khác và ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu xuất xăng lẻ do Công ty cấp cho đại lý theo mẫu quy định. Thu ngân và Checker sẽ xác định chi phí nhiên liệu của lái xe, lập bảng tổng hợp và ghi nhận chi phí nhiên liệu cho từng xe trong ngày, nhập vào hệ thống để làm cơ sở tính lương cho lái xe.
Công ty không dự trữ nhiên liệu trong kho, chi phí nhiên liệu sử dụng trong kỳ được tính theo giá đích danh, và tổng chi phí nhiên liệu trong kỳ chính là tổng giá trị các phiếu xuất xăng lẻ trong kỳ.
Các mẫu dùng kiểm soát chi phí nhiên liệu trực tiếp trong ngày: