CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KÊNH PHÂN PHỐI VÀ QUẢN TRỊ KÊNH PHÂN PHỐI TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO
2.5. TỔ CHỨC PHÂN PHỐI VẬT CHẤT
Quy trình hoạt động phân phối sản phẩm của công ty từ nhà máy đến khách hàng: Phòng Kinh doanh sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách
78
hàng bao gồm bệnh viện, trung tâm y tế, các trung gian phân phối, khách hàng cá nhân,... phòng kinh doanh sẽ kiểm tra hàng tồn kho và thực hiện phân loại các mặt hàng, những hàng nào ưu tiên cho đóng gói và vận chuyển đi trước.
Hàng hóa được lấy trong kho bãi của công ty tại Xí nghiệp sản xuất bông băng gạc Đà Nẵng, chúng được bốc xếp lên xe và giao nhận tới những yêu cầu của đơn đặt hàng.
2.5.1. Dịch vụ khách hàng
Những công ty kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng vật tư, thiết bị y tế rất khó để quảng bá sản phẩm cũng như hình ảnh công ty đến các khách hàng một cách rầm rộ như các mặt hàng tiêu dùng khác. Đặc thù của ngành kinh doanh này chính là quảng bá thông qua lực lượng bán hàng, mỗi khách hàng khi giao dịch với công ty sẽ nhận được một phần trăm lợi nhuận phù hợp như là một cách thức giảm giá để duy trì mối quan hệ. Những khách hàng thường tín nhiệm một nhà cung ứng nào đó và sẽ giao dịch với họ, trừ phi nhà cung ứng không có đủ sản phẩm hay chất lượng một sản phẩm không đảm bảo. Do đó, nếu các công ty muốn gia nhập vào Ngành, họ sẽ gặp nhiều khó khăn.
Thứ nhất, họ phải chứng minh được sản phẩm của mình là chất lượng. Tiếp đó, lực lượng bán hàng của họ phải thuyết phục được giá trị vượt trội mà mình có thể mang lại cho khách hàng với mức giá phù hợp hơn so với đối thủ cạnh tranh và dịch vụ chăm sóc khách hàng Có như thế thì những công ty gia nhập sau mới có cơ hội đứng vững. Do công ty đang mở rộng thị trường trên toàn quốc, nhưng chất lượng đội ngũ giao dịch viên chưa phát triển tương xứng, một số khách hàng là các bệnh viện chưa hài lòng về cách phục vụ và các hiểu biết về sản phẩm bông băng gạc. Khả năng truyền đạt một cách dễ hiểu các thông tin cần thiết cho khách hàng vẫn còn nhiều chỗ chưa được.
Nhân viên chưa được trao quyền hành động: Tiền thân là công ty nhà nước vừa chuyển qua cổ phần nên nhìn chung mọi hoạt động cơ bản còn
79
mang ảnh hưởng của Nhà nước. Vì vậy, mọi quyết định dù lớn hay nhỏ đều thông qua cấp lãnh đạo, một số vấn đề được giải quyết phải thông qua các cuộc họp, chính thủ tục rườm rà khiến khách hàng không hài lòng và thậm chí họ từ bỏ sản phẩm của công ty để đến tìm đơn vi khác làm việc nhanh hơn.
Sự thuận tiện trong giao dịch: Việc quyết định các giao dịch thường thông qua các đội ngũ lãnh đạo, nếu một người đi vắng thì phải chờ, vì vậy khác hàng cảm thấy giao dịch với công ty là không thuận tiện, chậm chạp. Và chính quá trình này thường xuyên lặp lại làm công ty nhanh chóng mất khách hàng.
Độ tin cậy trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng vẫn chưa tốt.
Công tác giao hàng còn chưa đáp ứng được thời gian yêu cầu của khách hàng, do lực lượng mỏng, giao hàng nhiều nơi, nhỏ lẻ nên việc kiểm soát hàng hóa và tình trạng mất hàng vẫn còn xảy ra. Bên cạnh đó, nhân viên giao hàng là những người mới nên các thủ tục giao hàng cho các khách hàng chưa nắm bắt hết được nên dễ gây ra việc không khớp chứng từ, hụt số lượng giao .
2.5.2. Vận chuyển
Theo khảo sát, hầu hết quá trình vận chuyển hàng hóa của công ty đều thông qua vận chuyển đường bộ. Công ty hiện có 3 chiếc xe tải (2 chiếc loại 3 tấn và 1 chiếc xe loại 1 tấn) làm nhiệm vụ phân phối hàng cho các CN, nhà phân phối và khách hàng. Hàng tuần sẽ có 2 chuyến từ Kho (Đà Nẵng) cung cấp cho 2 CN Hà Nội và Hồ Chí Minh. Còn 1 chiếc xe loại 1 tấn cung cấp cho khách hàng lân cận Đà Nẵng, Quảng Nam, Huế,…Nếu có các đơn hàng lớn như của Bộ y tế, Cục y tế Dự phòng, hoặc hợp đồng với tổ chức nước ngoài thì công ty phải thuê thêm xe ở ngoài để thực hiện vận chuyển hàng hóa.
Việc vận chuyển đường bộ giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phi vận chuyển và độ tin cậy cao, ít rủi ro (sử dụng nguồn lực hiện có xe và người lái của công ty). Khả năng vận chuyển linh hoạt, phân phối hàng hóa chính xác tới các địa điểm yêu cầu. Tần suất giao hàng thường xuyên do công ty có
80
3 xe vận tải thường xuyên hoạt động trong các tuyền Đà Nẵng- Hà Nội và Đà Nẵng- Hồ Chí Minh,...
2.5.3. Xử lý đơn đặt hàng
Quy định về việc xử lý đơn đặt hàng bao gồm các bước sau:
Thực hiện lập phương án kinh doanh sau khi được lãnh đạo Công ty phê duyệt phải chuyển cho Phòng KH-TH 1 bản Copy để Phòng KH-TH theo dõi việc đặt mua hàng hóa. Đơn đặt hàng phải được lập trong phần mềm Asia, sau khi lập xong phải cung cấp cho Phòng KH-TH để theo dõi, tổ chức nhập kho khi nhận được hàng và hóa đơn của người bán.
Khi lập kế hoạch xuất hàng, phòng Kinh doanh phải ghi rõ hàng hóa được xuất bán theo Hợp đồng kinh tế, thông báo trúng thầu, báo giá nào cụ thể. Việc này là bắt buộc vì đây là cơ sở để nhân viên nghiệp vụ xác định đúng Tên hàng, đơn vị tính, đơn giá bán khi lập hóa đơn bán hàng.
Hàng hóa trong kế hoạch xuất hàng phải là hàng hóa đã hoàn thành thủ tục nhập kho, Phòng KH-TH sẽ không lập hóa đơn bán hàng cho những mặt hàng chưa có đầy đủ chứng từ nhập kho.
Đối với hàng hóa bán và giao thẳng, không về kho, Phòng KH-TH cũng chỉ lập hóa đơn bán hàng khi nhận được đầy đủ chứng từ nhập kho. Đặc biệt đối với hàng giao thẳng, Phòng Kinh doanh khi lập kế hoạch xuất hàng, ngoài việc ghi rõ xuất xứ, đồng thời phải ghi rõ số lô, hạn sử dụng đối với các mặt hàng là hóa chất, vật tư tiêu hao có chỉ định cụ thể về thời hạn sử dụng.
Đối với hàng hóa khách hàng trả lại, phải có công văn đề nghị hoặc hóa đơn trả hàng của người mua và phải được lãnh đạo Công ty phê duyệt trước khi đề nghị nhập kho.
Và cuối cùng thực hiện việc chuyển tiền thanh toán và thanh lý hợp đồng, hoặc đơn đặt hàng đã đặt.
81 2.5.4. Lưu kho
Hiện tại, công ty có 2 kho lớn để lưu trữ hàng hóa là - Xí nghiệp sản xuất BBG Hòa Cường và CN sản xuất VTYT Danameco Quảng Nam. Việc dự trữ hàng hóa trong 2 kho này giúp giảm thời gian vận chuyển hàng hóa đến các địa điểm giao hàng Hà Nội, Hồ Chí Minh, và các tỉnh miền Trung.
Tại 2 khu này công ty thuê lại của nhà nước 50 năm, và thuộc kho công ích của Bộ y tế tại Miền Trung nên phần chi phí ban đâu để đâu tư kho bãi được được bộ Y tế đầu tư, nên công ty rất thuận lợi cho việc lưu trữ hàng hóa và phân phối đến nơi sử dụng với chi phí đầu từ thấp nhất.
2.5.5. Hàng tồn kho
Mức hàng hóa dự trữ trong kho sẽ ảnh hưởng tới tính ‘kịp thời’ trong việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng ảnh hưởng trực tiếp tới mức độ thỏa mãn khách hàng. Số lượng hàng dự trữ trong kho càng lớn mức độ thỏa mãn KH càng cao (sẽ cung cấp càng kịp thời), đồng thời mức chi phí DN chi trả cũng càng cao và ảnh hưởng tới lợi nhuận của DN.
Các quyết định về khối lượng hàng dự trữ trong kho:
Xác định mức tồn kho tối thiểu.
Thời điểm và số lượng mỗi lần đặt hàng (đặt hàng khi nào, với số lượng bao nhiêu).
Số lượng hàng dự trữ tối ưu được xác định khi tổng chi phí xử lý đơn hàng cộng chi phí thực hiện lưu kho là thấp nhất.
Tần suất đặt hàng.