Chương 3 BIỆN PHÁP QUẢN LÝ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
3.2. Một số biện pháp quản lý ứng dụng CNTT trong điều hành các hoạt động tại trường tiểu học Vinschool
3.2.6. Tăng cường chỉ đạo ứng dụng CNTT trong trao đổi thông tin liên lạc giữa trường và phụ huynh
3.2.6.1. Mục tiêu biện pháp
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là xây dựng hệ thống thông tin tối ưu. Do vậy, việc đảm bảo thông tin thường xuyên, liên tục, chính xác sẽ giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý.
- Hiện nay, sự hạn chế về thông tin, liên lạc bằng ứng dụng CNTT được đánh giá là một rào cản lớn đối với hoạt động quản lý của nhà trường. Vì vậy, biện pháp tăng cường trao đổi thông tin, liên lạc góp phần tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của phụ huynh về tầm quan trọng, sự cần thiết, những lợi ích và cách thức triển khai hoạt động hợp tác giữa nhà trường và phụ huynh. Từ sự thay đổi nhận thức đó khiến hoạt động hợp tác trở thành nhu cầu nội sinh của mỗi bên chứ không phải là những hoạt động ngắn hạn.
- Qua trao đổi thông tin liên lạc với phụ huynh, nhà trường có cơ hội phối hợp để tăng cường giáo dục học sinh nâng cao khả năng của các em. Bên cạnh đó giới thiệu các dịch vụ học tập mới của nhà trường.
3.2.6.2. Nội dung biện pháp
- Phụ huynh là đối tác khách hàng chính của trường tiểu học Vinschool trong quan hệ giáo dục. Tuy nhiên, qua nghiên cứu thực trạng cho thấy có khoảng cách đáng kể trong nhận thức của phụ huynh và nhà trường về sự cần thiết và lợi ích của hoạt động phối hợp. Vì vậy, qua việc trao đổi thông tin liên lạc với trường tiểu học Vinschool, các bậc phụ huynh cần hiểu rằng, quan hệ hợp tác trường trường tiểu học Vinschool và phụ huynh sẽ đem lại lợi ích
cho tất cả các bên có liên quan, trong đó phụ huynh cũng sẽ nhận được những lợi ích đáng kể. Xóa bỏ quan niệm việc hợp tác với nhà trường là hành động
“tài trợ” và chỉ được thực hiện khi phụ huynh có điều kiện tài chính mà phải coi đây là nhu cầu thường xuyên, liên tục của phụ huynh.
- Trao đổi thông tin về năng lực giáo dục các tiện ích mà nhà trường mang lại cho các em học sinh
3.2.6.3. Cách thực hiện biện pháp
a) Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về phụ huynh trên hệ thống máy tính.
Để chủ động tìm kiếm, hình thành, củng cố và phát triển mối quan hệ với các phụ, nhà trường cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về phụ huynh đối tác qua thông tin cung cấp của các cán bộ, giáo viên, nhân viên hoặc phối hợp với các Ban đại diện cha mẹ học sinh, các cơ quan quản lý ở địa phương để tìm kiếm thông tin về những khách hàng tiềm năng.
b) Tổ chức các sự kiện có sự tham gia của phụ huynh
Qua nghiên cứu thực trạng cho thấy, chính trải nghiệm phối hợp với trường tiểu học là một yếu tố động lực thúc đẩy các hoạt động phối hợp ở cấp độ sâu rộng hơn. Tổ chức các sự kiện (hội nghị, hội thảo, chương trình giao lưu, những chuyến trải nghiệm cho học sinh với sự tham gia của gia đình…) là cách nhanh nhất để thu hút sự tham gia của phụ huynh và truyền tải các thông tin tới họ. Qua các chương trình này sẽ là cơ hội để trường tiểu học Winschool trao đổi thông tin, giới thiệu về nhà trường và làm thay đổi quan niệm của các phụ về hoạt động hợp tác, hình thành mối quan hệ thiện chí giữa hai bên.
Hiện nay, một số khối, lớp đã chủ động tổ chức các chương trình có sự tham gia của phụ huynh, tuy nhiên, cần có kế hoạch và định hướng thống nhất trong toàn trường để nâng cao hiệu quả hoạt động tuyên truyền. Đầu năm học,
nhà trường cần xây dựng kế hoạch tổ chức các sự kiện có sự tham gia của phụ huynh cho cả năm học. Sắp xếp thời điểm tổ chức sự kiện hợp lý, gắn với chủ đề hoạt động của trường. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức sự kiện: hội thảo chuyên đề, chương trình giao lưu nhà trường - phụ huynh. Có thể sử dụng trang web của nhà trường để giới thiệu các chương trình cho phụ huynh tìm hiểu trước
Khi chuẩn bị cho mỗi sự kiện cụ thể, nhà trường cần phân công đơn vị đầu mối lập kế hoạch, xây dựng chương trình, lên danh sách khách mời. Do giới hiện nay, phụ huynh của nhà trường đa phần là người thường bận rộn và có ít thời gian, nhà trường cần chủ động liên lạc và thông báo kế hoạch tổ chức chương trình càng sớm càng tốt qua mạng nội bộ có kết nối với phụ huynh. Bên cạnh đó, cần bố trí đầu mối liên lạc của nhà trường để theo dõi và sẵn sàng hỗ trợ khách mời. Ví dụ: khi đại phụ huynh được mời trình bày bài phát biểu tại hội thảo, chương trình giao lưu, mặc dù họ có chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn phong phú nhưng rất cần được hỗ trợ về mặt nội dung và trình bày. Vì vậy, phía nhà trường khi tổ chức sự kiện cần nêu rõ: mục đích, nội dung chương trình, những yêu cầu cụ thể của bài trình bày, gửi quan Gmail. Ưu điểm của hình thức này là giúp giới phụ huynh có cảm nhận trực tiếp về hoạt động của nhà trường, nắm bắt những cơ hội và khả năng phối hợp. Qua các cuộc tiếp xúc giữa phụ huynh với cán bộ, giáo viên, trong trường sẽ làm tiền đề cho những hoạt động phối hợp sâu rộng hơn.
Khó khăn khi triển khai hoạt động này là kinh phí tổ chức. Tuy nhiên, có thể khắc phục được nếu kết hợp việc tổ chức sự kiện với quảng bá thương hiệu cho nhà trường Với sự hỗ trợ của tập đoàn Vingroup
c) Tăng cường các hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu nhà trường bằng ứng dụng CNTT
Xây dựng sổ tay điện tử phối hợp giữa nhà trường và phụ huynh
Sổ tay điện tử phối hợp giữa nhà trường và phụ huynh là hình thức đơn giản mà nhà trường có thể thực hiện để rút ngắn khoảng cách với phụ huynh.
Đối tượng độc giả chính là phụ huynh (cả những phụ huynh đã từng có con theo học tại nhà trường và chưa có con theo học ở nhà trường), giáo viên, cán bộ quản lý của trường, và các đối tượng quan tâm.
Nội dung Sổ tay thông thường dài 10-15 trang có thể bao gồm:
+ Phần mở đầu: Giới thiệu trường tiểu học Winschool;
+ Giới thiệu về các hình thức phối hợp giữa phụ huynh và nhà trường + Vai trò của các bên có liên quan trong hoạt động phối hợp giữa phụ huynh và nhà trường
Giới thiệu một số điển hình tốt trong hoạt động phối hợp giữa phụ huynh và nhà trường
+ Nhà trường phân công ban chỉ đạo quản lý ứng dụng CNTT là đơn vị đầu mối làm đầu mối biên tập, tổng hợp nội dung và xuất bản Sổ tay dưới dạng: (i) bản cứng, gửi trực tiếp tới các phụ huynh đối tác hoặc thông qua các sự kiện của nhà trường có sự tham gia của phụ huynh; (ii) gửi file mềm qua địa chỉ e-mail của các phụ huynh; (iii) đăng tải trên website Trường, tổ, khối.
Thời điểm phát hành Sổ tay thường là đầu năm học hoặc vào những dịp sự kiện đặc biệt của nhà trường (1-2 lần/năm).
Ưu điểm của hình thức này là: truyền tải nội dung phong phú, sinh động, đúng đối tượng độc giả; có tác động rất tốt đến nhận thức của độc giả. Hạn chế của hình thức này là chậm cập nhật thông tin, chi phí in ấn khá tốn kém.
Gửi thư thông tin (newsletter)
Tương tự như việc xây dựng Sổ tay, xuất bản thư thông tin (newsletter) là hình thức khá đơn giản mà nhà trường có thể áp dụng để thu hút sự quan
tâm của doanh nghiệp. Thư thông tin với phụ huynh là một tài liệu về các tin tức, sự kiện đã và sắp diễn ra của nhà trường, được xuất bản để gửi tới các tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp thông tin. Thư có thể được trình bày ở dạng giấy hoặc dạng văn bản điện tử, được gửi thường xuyên (hàng tháng/ hàng quý). Đây là một hình thức trao đổi thông tin được các phụ huynh sử dụng phổ biến nhưng còn khá mới mẻ đối với các trường ở Việt Nam.
Hình thức phát hành là: (i) qua thư gửi đến phụ huynh; (ii) qua e-mail;
(iii) đăng tải trên website của Trường, tổ khối
Ưu điểm của hình thức này là: truyền tải nội dung phong phú, sinh động, đúng đối tượng độc giả; có tác động rất tốt đến nhận thức của độc giả; tốn ít chi phí (tiết kiệm hơn nhiều so với các hình thức quảng cáo trên TV, báo đài.
Việc liên tục cập nhật thông tin, sự kiện, những gương mặt sinh viên tiêu biểu, các đề tài nghiên cứu KH&CN đang được nhà trường triển khai - những nội dung mà phụ huynh rất quan tâm - sẽ giúp phụ huynh có hiểu biết cụ thể về những hoạt động đang diễn ra ở nhà trường, nảy sinh những cơ hội hợp tác mới phù hợp với nhu cầu của phụ huynh.
Khó khăn khi áp dụng hai hình thức này là cần có đội ngũ chuyên trách để biên tập nội dung, thiết kế, gửi thư, theo dõi phản hồi của phụ huynh. Tuy nhiên, do kỹ thuật biên soạn và trình bày thư thông tin không quá phức tạp, vì vậy có thể sử dụng các giáo viên chuyên ngành Công nghệ thông tin của trường để thực hiện. Chế độ chi trả việc làm part-time cho giáo viên cũng tiết kiệm hơn các hình thức thuê thiết kế khác.
3.2.6.4. Điều kiện thực hiện
- Bố trí nhân sự và nguồn lực tài chính đầy đủ để triển khai các hoạt động truyền thông, quảng bá;