CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP 9 – CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY 319 BỘ QUỐC PHÒNG
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tiền lương tại Xí nghiệp 9
3.2.1. Xây dựng các nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn thực hiện công việc
Để có thể xác định đƣợc các nhiệm vụ và các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí công việc cụ thì thì Xí nghiệp phải tiến hành công tác phân tích công việc. Ở đây, phân tích công việc là quá trình thu thập và xử lý thông tin một cách có hệ thống nhằm xác định các nhiệm vụ cụ thể thuộc phạm vi công việc bao gồm các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm công việc cần phải có thể thực hiện một công việc. Phân tích công việc giúp người lao động hiều được một cách chi tiết các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình và nói cũng là cơ sở để đánh giá đƣợc quá trình thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên. Chính vì thể để đảm bảo cho việc trả lương được công bằng, chính xác,
Em xin đưa ra một quy trình phân tích công việc gồm 4 bước như sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc
(Nguồn: Tác giả tự xây dựng) Xây dựng từng công việc cụ thể ở các bước:
Bước 1: Lập danh sách công việc cấn phân tích
Đây là lần đầu tiên Xí nghiệp phân tích công việc để xây dựng bản mô tả công việc nên tất cả các công việc liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp đều đƣợc phân tích hết.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin thích hợp
Xí nghiệp nên sử dụng các phương pháp bảng câu hỏi hỏi, phỏng vấn để thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, bên cạnh đó kết hợp với lấy ý kiến chuyên gia.
Bước 1: Lập danh sách các công việc cần phân tích
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp
Bước 3: Thu thập thông tin đối với từng công việc cụ thể
Bước 4: Sử dụng các thông tin thu thập vào mục đích của phân tích công việc
Phương pháp bảng câu hỏi:
Bảng câu hỏi để thu thập thông tin có thể được xây dựng dưới dạng như sau:
BẢNG CÂU HỎI I. Thông tin chung
1. Tên:
2. Vị trí công việc:
3. Phòng/Ban công tác:
4. Người quản lý trực tiếp:
5. Số người dưới quyền (nếu có):
6. Thời gian làm việc II. Nội dung bảng điều tra
1. Mô tả tóm tắt về công việc đang thực hiện
………
2. Những nhiệm vụ phải thực hiện trong công việc (Anh/chị vui lòng ghi rõ cụ thể từng nhiệm vụ phải làm theo thứ tự ƣu tiên về mức độ quan quan trọng, mức độ thường xuyên)
………
3. Mối quan hệ trong công việc (quản lý, cố vấn, nhân viên, giám sát….)
………
4. Nếu rõ kiến thức, kỹ năng và khả năng cần có để hoàn thành công việc:
………
5. Những kinh nghiệm cần phải có để thực hiện công việc này:
………
6. Trình độ chuyên môn hoặc chuyên ngành đào tạo cần phải có để thực hiện thành công công việc này:
………
7. Các loại trang thiết bị, phương tiện, máy móc sử dụng hỗ trợ quá trình thực hiện công việc:
………
8. Theo anh/chị đối với công việc đang thực hiện thì kết quả nhƣ thế nào thì đảm bảo đƣợc coi là hoàn thành công việc
……….
Phương pháp phỏng vấn:
Phương pháp phỏng vấn sẽ cho phép người thu thập thông tin có thể thu thập sâu hơn và chi tiết hơn trong trường hợp cán bộ công nhân không viết được thành lời nhưng có thể thể hiện dưới dạng lời nói.
Một số câu hỏi đƣợc đặt ra trong quá trình phỏng vấn:
STT Câu hỏi phỏng vấn
1
Nêu những nhiệm vụ chính mà anh/chị đã và đang thực hiện hàng ngày?
Nhiệm vụ nào phải thực hiện thường xuyên? Nhiệm vụ nào không phải thực hiện thường xuyên?
2 Anh/chị có những quyền hạn gì trong quá trình thực hiện công việc?
3 Các phương tiện trang thiết bị nào bạn cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc?
4 Trong quá trình làm việc anh/chị cần phối hợp với những phòng/ban nào?
Mối quan hệ với các phòng ban đó ra sao?
5 Anh/chị có quyền ra những quyết định nào mà không cần tham khảo ý kiến cấp trên?
6 Những trách nhiệm nào liên quan đến vị trí công việc của anh/chị?
7 Bằng cách nào công việc của anh/chị đƣợc kiểm tra, bị kiểm tra hoặc xác nhận? Ai là những người làm công việc kiểm tra xác nhận đó?
8 Có những yêu cầu gì về thể lực đối với công việc anh/chị đang làm?
9 Có những nguy hiểm gì đối với công việc anh/chị đang làm?
Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia
Việc lấy ý kiến chuyên gia ở đây có thể là các trưởng ban, các đội trưởng. Họ là những người trực tiếp quản lý, kiểm tra quá trình làm việc của cán bộ công nhân viên nên nắm khá rõ yêu cầu đối với từng công việc cụ thể.
Bước 3. Thu thập thông tin đối với từng công việc cụ thể
Sử dụng bảng hỏi khảo sát phát đến tất cả các phòng ban cơ quan, các đội, công trình dự án để lấy ý kiến của cán bộ công nhân viên
Bước 4: Sử dụng các thông tin thu thập được xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu thực hiện công việc
- Sau khi tiến hành thu thập các thông tin từ phía cán bộ công nhân viên, nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm tổng hợp lại.
- Dựa trên những thông tin đã thu thập đƣợc sẽ tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và các yêu cầu thực hiện công việc.
Đối với bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc trình bày tất cả các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều điện làm việc và các vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể. Qua đó giúp người lao động có thể xác định rõ những công việc mình cần phải giải quyết.
Bản mô tả công việc thường bao gồm 3 nội dung chính:
- Phần xác định công việc: Tên công việc, mã số công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh, mức lương, tóm tắt về mục đích và chức năng công việc.
- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc thực hiện: Viết một cách tóm tắt và chính xác các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc. Phần này cần xác định rõ những nhiệm vụ người lao động phải làm và trách nhiệm phải nhƣ thế nào với những công việc đó.
- Các điều kiện làm việc: môi trường, thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh an toàn lao động, phương tiện đi lại đê phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Đối với bản yêu cầu thực hiện công việc
Bản yêu cầu thực hiện công việc đƣa ra các yêu cầu đòi hỏi của công việc với người lao động cụ thể về:
- Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm:
+ Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc liên quan tới công việc đảm nhận
+ Các kỹ năng cần có để phục vụ công việc: sử dụng máy tính, máy in, máy
đình,…nhằm đảm bảo cho quá trình thực hiện công việc đƣợc thuận lợi.
Tóm lại, dựa trên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp cho Xí nghiệp có cơ sở làm căn cứ đánh giá quá trình thực hiện công việc của người lao động được chính xác hơn, đảm bảo quá trình phân phối tiền lương công bằng hơn với sự đóng góp, khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn.
Dựa vào những thông tin thu thập đƣợc thông quá phiếu khảo sát, em xin đƣa ra một bản mô tả, bản yêu cầu và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc mẫu đối với vị trí nhân viên nhân sự nhƣ sau:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG I. Thông tin chung
- Vị trí công tác: Nhân viên lao động - tiền lương - Ban: Chính trị - Tổ chức lao động
- Người quản lý trực tiếp: Trưởng ban Chính trị - TCLĐ II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Nhiệm vụ
- Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, quản lý lao động của Xí nghiệp - Xây dựng và thực hiện các kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ công nhân viên trong xí nghiệp.
- Vận hành hệ thống lương theo đúng quy định của Nhà nước, của Tổng công ty và Xí nghiệp.
- Xây dựng bác báo cáo tình hình thực hiện chi và quyết toán lương cho người lao động - Xây dựng các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp… cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.
- Theo dõi và giải quyết các chế độ BHYT, BHXH, BHTN cho người lao động trong toàn Xí nghiệp.
- Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của cấp trên.
2. Quyền hạn
- Trực tiếp soạn thảo các văn bản hướng dẫn, triển khia các văn bản của Nhà nước, Tổng công ty liên quan đến các vấn đề lao động tiền lương và triển khai đến các
CBCNV trong xí nghiệp.
- Đề xuất các ý kiến liên quan đến vấn đề nhân sự trong Xí nghiệp III. Điều kiện thực hiện công việc
- Môi trường làm việc: Làm việc trong văn phòng Xí nghiệp 9 - Thời gian làm việc: Theo giờ hành chính từ 7h30 đến 17h
- Trang thiết bị làm việc: Các thiết bị văn phòng bao gồm máy tính, máy in, điện thoại, giấy tờ, sổ sách…
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG
I. Thông tin chung
- Vị trí công tác: Nhân viên lao động - tiền lương - Phòng/ban: Chính trị - TCLĐ
- Người quản lý trực tiếp: Trưởng ban Chính trị - TCLĐ II. Các yêu cầu của công việc
1. Kiến thức
- Có kiến thức cơ bản về lĩnh vực nhân sự, tiền lương
- Hiểu biết về các chính sách và quy định của nhà nước về lao động, tiền lương, các chế độ khác…
2. Kỹ năng
- Có kỹ năng giao tiếp tốt
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các thiết bị văn phòng nhƣ máy photo, máy in, máy scan,…
3. Giáo dục
Tốt nghiệp Đại học hoặc tương đương chuyên Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân sự, lao động tiền lương…
4. Kinh nghiệm
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí nhân sự hoặc tương đương 5. Phẩm chất cá nhân
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI VỊ TRÍ NHÂN VIÊN LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG
I. Thông tin chung
- Vị trí công tác: Nhân viên lao động - tiền lương - Phòng/ban: Chính trị - TCLĐ
- Người quản lý trực tiếp: Trưởng ban Chính trị - TCLĐ II. Tiêu chuẩn thực hiện công việc
STT Nhiệm vụ Cách đánh giá Tỷ
trọng
1
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, quản lý lao động của Xí nghiệp
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ công nhân viên trong xí nghiệp.
Hoàn thành các kế hoạch tuyển dụng và chương trình đào tạo CBCNV nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu về lao động của Xí nghiệp
30%
2
- Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp
Hồ sơ CBCNV đƣợc quản lý cẩn thận, thông tin luôn đƣợc cập nhật đầy đủ, chính xác
10%
3
- Vận hành hệ thống lương theo đúng quy định của Nhà nước, của Tổng công ty và Xí nghiệp
Đảm bảo việc thực hiện và phân phối tiền lương cho các ban, đội, dự án, công trình trong xí nghiệp theo đúng quy định, tránh tình trạng thất thoát.
30%
4
- Xây dựng bác báo cáo tình hình thực hiện chi và quyết toán lương cho người lao động
Hoàn thành đúng thời hạn, báo cáo có đầy đủ nội dung theo quy định
15%
5
- Theo dõi và giải quyết các chế độ BHYT, BHXH, BHTN cho người lao động trong toàn Xí nghiệp
Xử lý ổn thỏa tất cả các chế độ bảo hiểm nhằm đảm bảo quyền lợi cho CBCNV
10%
6 - Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của cấp trên.
Hoàn thành công việc theo yêu
cầu của cấp trên 5%
(Nguồn: Tác giả tự xây dựng)