TỔ CHỨC CUNG ỨNG, DỰ TRỮ VẬT TƯ CHỦ YẾU NĂM 2017 TẠI CÔNG TY THAN NAM MẪU - TKV
3.2. Lý luận chung về vật tư, tổ chức cung ứng vật tư
Vật tư kỹ thuật là bao gồm cả nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, công cụ dụng cụ, vật tư phụ tùng thiết bị máy móc. Cung ứng vật tư là quá trình mua sắm và dự trữ các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, các loại phụ tùng chi tiết cho dự trữ thay thế và sửa chữa.
Cung ứng vật tư bao gồm hai chức năng chủ yếu là mua sắm và dự trữ vật tư, chất lượng cung ứng là một trong các nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh tế của hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua tác động tới chi phí sản xuất và giá thành cũng như đến khối lượng, chất lượng sản phẩm để từ đó quyết định sản lượng tiêu thụ của doanh nghiệp.
Cũng như mọi hoạt động kinh tế khác, quản trị cung ứng vật tư gắn liền với những lựa chọn nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Chẳng hạn doanh nghiệp sẽ luôn luôn giải đáp các câu hỏi như mua gì? mua ở đâu? mua của ai? Số lượng mỗi đợt mua là bao nhiêu? và mua bao nhiêu đợt trong kỳ, dự trữ là bao nhiêu?
Dự trữ vật tư: Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao với đòi hỏi phải có một số lượng vật tư cần thiết để dự trữ.
Lượng vật tư dự trữ hay còn gọi là mức dự trữ vật tư là lượng vật tư tồn kho cần thiết được quy định để đảm bảo cho quá trình cung ứng tiến hành được bình thường.
Yêu cầu dự trữ vật tư vừa đủ, không thừa không thiếu. Do đó dự trữ vật tư cần phải đạt được mục tiêu có tính chất hai mặt:
- Mục tiêu an toàn: Đảm bảo cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng và liên tục
- Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp nhất có thể các chi phí liên quan đến cung ứng, dự trữ vật tư, tránh ứ đọng vốn làm giảm hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh.
3.2.2. Ý nghĩa của công tác tổ chức cung ứng, dự trữ vật tư
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức cung ứng, dự trữ vật tư có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó đảm bảo các yếu tố đầu vào của sản xuất. Công tác cung ứng, dự trữ vật tư có ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng và chất lượng sản phẩm cũng như ảnh hưởng tới các chỉ tiêu về giá thành sản phẩm, tình hình tài chính và hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh.
Tổ chức cung ứng, dự trữ vật tư hợp lý sẽ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, tối thỉểu hoá các chi phí thu mua và dự trữ vật tư tạo tiền đề cho việc hạ giá thành sản xuất, qua đó đạt hiệu quả tối đa trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với các doanh nghiệp ngành than nói chung và Công ty than Nam Mẫu - TKV nói riêng thì việc tổ chức cung ứng, dự trữ vật tư lại càng quan trọng hơn. Bởi ở đó vật tư chiếm đa số cho việc đảm bảo các yếu tố đầu vào của sản xuất như nguyên nhiên vật liệu, công cụ, máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế. Do vậy, công tác cung ứng, dự trữ vật tư luôn là một yếu tố quan trọng giúp Công ty thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình.
3.2.3. Những căn cứ cho việc tổ chức cung ứng, dự trữ vật tư kỹ thuật năm 2017 Việc tổ chức cung ứng, dự trữ vật tư chủ yếu của Công ty than Nam Mẫu - TKV năm 2017 dựa vào căn cứ sau:
*Mức tiêu hao vật tư kỹ thuật chủ yếu của Công ty:
Căn cứ vào quyết định về việc ban hành các quy định mức kỹ thuật chủ yếu thiết bị, tài liệu định mức vật tư kỹ thuật của Tập đoàn Công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam (Số 4478 TKV/VTTB ngày 30/10/1997) cũng như căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều kiện thực tế năm 2017. Đồng thời còn dựa trên sự phân tích tìm hiểu về tình hình thực hiện vật tư kỹ thuật năm 2016, từ đó có sự cân đối và điều chỉnh sao cho phù hợp.
* Khối lượng thực hiện
Kế hoạch sản xuất do Công ty lập dựa trên những căn cứ hợp lý về cân đối giữa kế hoạch sản xuất với năng lực sản xuất và các nguồn lực trong Công ty. Do vị trí của việc tổ chức cung ứng vật tư kỹ thuật trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp là được lập kế hoạch sản xuất sản phẩm nên tác giả lấy kế hoạch sản xuất sản phẩm năm 2016 của Công ty làm cơ sở để xây dựng chuyên đề.
* Đơn giá vật tư kỹ thuật
Căn cứ vào tình hình thực tế trên thị trường giá và xu hướng biến động trong năm 2016. Đồng thời căn cứ vào đơn giá phù hợp trên cơ sở có sự cân đối và điều chỉnh theo xu hướng biến động của thị trường.
Ngoài ra còn một số căn cứ khác nhằm phục vụ cho công tác tổ chức cung ứng và dự trữ vật tư như:
- Xu hướng hiện nay về tổ chức cung ứng vật tư.
- Mối quan hệ với các bạn hàng cung ứng.
- Phương pháp tổ chức cung ứng vật tư và tổ chức lưu kho.
3.2.4 Nội dung của quá trình tổ chức công tác cung ứng, dự trữ vật tư ở Công ty than Nam Mẫu - TKV
3.2.4.1 Một số quy chế về quản lý mua bán và sử dụng vật tư trong Công ty than Nam Mẫu - TKV.
Công ty than Nam Mẫu - TKV là một thành viên trong Tập đoàn Công nghiệp than - Khoáng sản Việt Nam, là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán phụ thuộc Tập đoàn công nghiệp than- Khoáng sản Việt Nam theo quyết định số 680/QĐ -HĐQT ngày 30/05/2005. Công ty hoạt động theo điều lệ được ban hành kèm theo quyết định số 1593 TVN/TCCB ngày 19/7/1996. Với nhiệm vụ chính là vận tải than nguyên khai từ các mỏ vùng Cẩm phả đưa về sàng tuyển và chế biến ra các loại sản phẩm than đạt chất lượng cao theo yêu cầu của khách hàng trong nước và nước ngoài chủ yếu cho xuất khẩu.
Việc cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty là do phòng Vật tư có nhiệm vụ cung ứng, cấp phát, bảo quản vật tư hàng hoá, chủ yếu là phục vụ cho các yêu cầu sửa chữa các thiết bị công nghệ của dây chuyền sản xuất và cho khâu vận hành thiết bị vận tải.
Tình hình cung ứng vật tư ở Công ty có những qui định sau:
- Thực hiện nghiêm túc các quy định, hướng dẫn mua bán, quản lý vật tư của nhà nước và Tập đoàn công nghiệp than khoáng sản Việt Nam.
- Đảm bảo đúng nguyên tắc trong quản lý kinh tế, đồng thời phải đảm bảo tính tập trung thống nhất, phục vụ sản xuất kịp thời.
- Đối với vật tư, phu tùng, thiết bị kém phẩm chất, không đồng bộ, lạc hậu kỹ thuật, không cần sử dụng, phế liệu thu hồi sau khi phân loại để tái sử dụng, lượng cần bán để giải phóng mặt bằng, thực hiện theo các quy định của nhà nước và Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam.
3.2.4.2. Xác định nhu cầu về vật tư
Việc xác định nhu cầu về sử dụng vật tư trong năm kế hoạch hay lập kế hoạch về vật tư là rất quan trọng. Dựa trên số liệu về lượng vật tư cần có mà Công ty có kế hoạch thu mua phù hợp. Nhu cầu vật tư năm kế hoạch được xác định dựa theo kế hoạch sản xuất kinh doanh và công tác cung ứng của Công ty. Để sản xuất sản phẩm mỗi loại vật tư có một mức tiêu hao khác nhau, qua đó có thể tính được nhu cầu vật tư cần cho sản xuất. Khi có kế hoạch sản xuất thì nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm được tính theo công thức sau;
Di = ĐĐM x Q (3-1) Trong đó:
Di: Nhu cầu vật tư loại i cần cho sản xuất sản phẩm năm kế hoạch, đvvt ĐĐM: Định mức tiêu hao vật tư loại i cho một tấn sản phẩm sản xuất năm kế hoạch, đvvt/T
Q: Khối lượng sản phẩm sản xuất năm kế hoạch
Ngoài ra với các loại vật tư không có định mức Công ty dùng phương pháp hệ số biến động.
Cbc
NKH = --- x Kbđ ( 3-2) P
Trong đó: NKH: Là nhu cầu vật tư của năm kế hoạch Cbc: Là chi phí vật tư ở kỳ báo cáo
P: Là đơn giá vật tư
Kbđ: Là hệ số biến động (được xác định trên cơ sở ước tính kinh nghiệm do thống kê của các kỳ báo cáo hàng năm)
3.2.4.3. Công tác lập kế hoạch vật tư.
Công tác lập kế hoạch vât tư được kết hợp giữa tính khoa học và thực tiễn, được tiến hành theo trình tự từ cấp phân xưởng trực tiếp sản xuất.
Hiện nay Công ty đang áp dụng 3 loại kế hoạch cung cấp vật tư sau:
+ Kế hoạch vật tư hàng năm.
+ Kế hoạch vật tư theo từng công trình sửa chữa.
+ Kế hoạch vật tư tổng hợp hàng tháng.
a. Kế hoạch vật tư hàng năm:
Là bộ phận cấu thành kế hoạch nhiệm vụ của Công ty trong 1 năm là phần vật tư quan trọng cần sử dụng trong quá trình sản xuất, sửa chữa, thay thế cả năm kế hoạch. Nếu thiếu nó thì không thể thực hiện được kế hoạch và mục tiêu đề ra trong
Những loại vật tư dùng cho sửa chữa thay thế này có những loại vật tư, phụ tùng phải nhập của nước ngoài. Do vậy đối với kế hoạch cung cấp phải tính đến giá cả vật tư theo USD và khả năng nguồn cung cấp.
Trong kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật này có những loại vật tư phải lập theo kế hoạch phát triển chiều sâu áp dụng khoa học kỹ thuật cho nên phải lập cho kế hoạch từ 3->5 năm và lập trình lên Tập đoàn xét duyệt.
b. Kế hoạch vật tư theo công trình sửa chữa:
Kế hoạch này nằm trong chương trình kế hoạch năm của Công ty nhưng do đặc điểm của Công ty cho nên kế hoạch phải được lập chi tiết và đầy đủ tất cả các yếu tố cấu thành vật tư cho công trình sửa chữa lớn và thay thế, nó luôn mang tính chính xác thực, phù hợp với điều kiện Công ty mà Công ty có thể thực hiện được về vốn, vật tư, con người, thời gian.
Kế hoạch phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, phải giải quyết đồng bộ về số lượng, chất lượng, chủng loại trong thời gian qui định, giữ vai trò quan trọng quyết định đến việc hoàn thành kế hoạch của nhà máy trong quí, năm.
Việc xác định nhu cầu vật tư cho công tác sửa chữa thiết bị và phụ tùng thay thế có những đặc điểm cần chú ý:
-Do tính chất kỹ thuật, đặc điểm trang thiết bị máy móc nên việc trung tu sửa chữa lớn thiết bị và phụ tùng thay thế được tính toán và nên kế hoạch rất khó khăn và phức tạp. Một số chi tiết phụ tùng thay thế có thể tự gia công sản xuất tại phân xưởng Cơ khí của Công ty như lưới sàng, má phanh TY …
-Phần lớn phải dùng thiết bị phụ tùng mua ở trong nước và nước ngoài như:
Vòng bi, cáp điện, băng tải, keo tụ, ma nhê tít … Định mức sử dụng vật tư cho sửa chữa thiết bị được xây dựng theo phương pháp thống kê kinh nghiệm. Tức là căn cứ vào số thời gian vận hành của máy móc thiết bị tại đơn vị sản xuất (dựa vào định mức kỹ thuật).
c. Kế hoạch vật tư tổng hợp hàng tháng.
Căn cứ vào nhiệm vụ của các đơn vị trong Công ty hàng tháng lập dự toán về nhu cầu vật tư cần sử dụng phục vụ cho công tác nghiệp vụ, phục vụ cho sản xuất, sửa chữa thường xuyên, đột xuất và dự phòng cho vận hành thiết bị. Từ đó làm cơ sở kế hoạch cho phòng vật tư tổng hợp và lên đơn hàng, tìm nguồn hàng cung cấp cho quá trình sản xuất, sửa chữa dự phòng.
d. Nội dung và trình tự lập kế hoạch.
* Thời gian lập kế hoạch
Đối với vật tư kỹ thuật chiến lược dài hạn được lập từ tháng 9 và hoàn thành vào tháng 10 của năm đang thực hiện kế hoạch và gửi trình Giám đốc xét duyệt.
Đối với kế hoạch vật tư kỹ thuật ngắn hạn được lập trước một tháng khi tiến hành đưa công trình vào sửa chữa.
Đối với kế hoạch vật tư tổng hợp ngắn hạn (tháng) được lập từ ngày 25 ÷ 30 tháng trước.
* Trình tự lập kế hoạch
- Kế hoạch nhu cầu cung ứng vật tư là việc rất cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị nó làm cơ sở định hướng của việc xây dựng giá thành SXKD của đơn vị. Nó là một yếu tố quan trọng không thể tách rời để cấp trên có chủ trương đường nối chính sách hoạch định đúng đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao. Do vậy việc xây dựng kế hoạch nhu cầu vật tư dựa vào các nguyên tắc sau:
- Định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước đã qui định và các định mức nội bộ của đơn vị qua quá trình sản xuất kinh doanh đã xây dựng được mức tiêu hao cho 1 đơn vị sản phẩm.
- Thiết bị tài sản hiện có để sản xuất và lượng vật tư phụ tùng thường dùng để thay thế trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
-Kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị được cấp trên giao.
Việc lập kế hoạch nhu cầu vật tư đòi hỏi phải chi tiết cụ thể hoá, cân đối những loại nào cần nhiều, cần ít hoặc cần phải dự trữ, và những loại vật tư nào mà thị trường trong nước có hoặc không có cần phải nhập khẩu thì cần phải tính toán thời gian cung ứng và lượng dự trữ cần thiết của những mặt hàng phải nhập khẩu để không gây ách tắc cho sản xuất.
* Các bước lập kế hoạch
- Bước1: Khi đầy đủ các căn cứ trên phòng vật tư lập biểu về chủng loại vật tư, số lượng, qui cách tiêu chuẩn kỹ thuật và thời gian cung cấp các loại vật tư cần thiết cho năm kế hoạch.
- Bước 2: Nghiên cứu thị trường, xác định nguồn hàng cần cung cấp. Nếu thị trường trong nước không đáp ứng thì phải tiến hành tách vật tư và lập kế hoạch xin mua và đặt hàng ở nước ngoài trình lên Tập đoàn Công nghiệp than - Khoáng sản Việt Nam để họ đặt nhập.
- Bước3: Chuẩn bị vốn và vật tư cung cấp cho các đơn vị theo tháng, quý và theo thời gian tiến độ của từng công trình.
3.2.4.3. Xác định mức dự trữ vật tư hợp lý
Ở mức dự trữ vật tư hợp lý vừa đảm bảo cho sản xuất của Công ty được liên tục, tiết kiệm chi phí về vốn cũng như các chi phí liên quan khác.
D= DTX + DBH (3-3) Hoặc: D = Mngđ x ( TTX + TBH) (3-4) - Dự trữ thường xuyên: DTX
Dự trữ thường xuyên là lượng dữ trữ đảm bảo cho nhu cầu sản xuất của Công ty được diễn ra bình thường, được tính toán trên cơ sở cường độ sản xuất, mức tiêu hao vật tư và thời gian cung ứng nhất định.
Dự trữ thường xuyên được xác định theo công thức:
DTX = Mngđ x TTX (đ) (3-5)
Trong đó:
Mngđ : Mức tiêu hao bình quân vật liệu ngày đêm , đồng/ngày đêm Với Mngđ được tính theo công thức sau:
Mngđ = Dự toán về chi phí vật tư trong năm
(đ/ngày) (3-6) Số ngày làm việc theo kế hoạch trong năm
TTX : Thời gian dự trữ thường xuyên
Thời gian dự trữ thường xuuyên được tính theo công thức sau:
∑
∑
=
= =n i
n n
i
i i TX
V xV T T
1 1
, Ngày (3-7) Trong đó:
Ti : Số ngày cách quãng giữa 2 lần cung ứng Vi : Lượng vật tư cung cấp thứ i trong kỳ i = 1÷ n: Số lần cung ứng vật tư trong kỳ - Dự trữ bảo hiểm: DBH
Ngoài lượng vật tư dự trữ thường xuyên, công ty còn có một lượng dự trữ bảo hiểm. Dự trữ bảo hiểm là lượng dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục khi xảy ra những gián đoạn về cung ứng vật tư. Đây là lượng vật tư ngoài lượng dự trữ thường xuyên nhằm tránh rủi ro trong các trường hợp sau:
- Tăng cường độ sản xuất so với dự kiến.
- Không đảm bảo thời gian để khắc phục, hoặc cung ứng thiếu về số lượng khiến doanh nghiệp phải đi mua thêm.
- Lượng dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức:
DBH = Mngđ x TBH (đ), (3-8) TBH : Thời gian dự trữ bảo hiểm
TBH =
∑
∑
=
−
−
n
i i
i TX i n
i
V xV T T
1
*
*
* 1
) (
Ngày, (3-9) Trong đó:
Ti*: Thời gian cách quãng giữa 2 lần cung ứng có độ dài lớn hơn thời gian dự trữ thường xuyên.
Vi* : Khối lượng vật tư nhận được của những lần cung ứng có thời gian cao hơn thời gian dự trữ thường xuyên.
3.2.4.4. Tối ưu hoá quá trình cung ứng
Tối ưu hoá quá trình cung ứng là việc xác định số lần cung ứng vật tư trong năm và khối lượng một lần cung ứng sao cho công tác cung ứng đạt hiệu quả cao nhất.
Q* = Hay Q* = N*
D
( 3-10 ) Q* là lượng đặt hàng tối ưu
N* = ( 3-11 ) N* là số lần cung ứng tối ưu
Trong đó:
N: Số lần đặt hàng trong năm Q: Khối lượng một lần đặt hàng D: Nhu cầu vật tư cần mua trong năm
Zlk: Chi phí lưu kho cho một đơn vị sản phẩm trong năm Zđh: Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng
3.2.4.5 Tổ chức cung ứng vật tư
Quá trình cung ứng vật tư đuợc mô tả ở hình 3-1. Quá trình cung ứng vật tư được thực hiện qua các giai đoạn.
- Tìm nguồn cung ứng: Dựa trên nhu cầu mua sắm vật tư công ty tiến hành tìm nguồn hàng trong và ngoài nước để mua sắm vật tư đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Công tác thu mua tuân theo các quy đinh của Công ty và tập đoàn công nghiệp than khoáng sản Việt Nam.
- Yêu cầu báo giá chào hàng: Sau khi xác định đuợc các nguồn hàng cung ứng công ty yêu cầu các doanh nghiệp, các đơn vị cung ứng phải báo giá chào hàng cạnh tranh.
- Trình duyệt hội đồng giá: Sau khi có báo giá chào hàng, hội đồng đánh giá