TỔ CHỨC CUNG ỨNG, DỰ TRỮ VẬT TƯ CHỦ YẾU NĂM 2017 TẠI CÔNG TY THAN NAM MẪU - TKV
3.3. Phân tích tình hình tổ chức cung ứng, dự trữ vật tư của Công ty than Nam Mẫu – TKV năm 2016
3.3.1. Phân tích tình hình thu mua vật tư ở Công ty than Nam Mẫu – TKV
Quá trình thu mua vật tư ở Công ty than Nam Mẫu - TKV được tiến hành theo sơ đồ 3-1. Vật tư sử dụng ở Công ty than Nam Mẫu đa dạng về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Danh mục vật tư của Công ty rất lớn, theo sổ quản lý thì hiện nay phòng vật tư của Công ty dang quản lý trên 10.000 mặt hàng.
Vật tư của Công ty than Nam Mẫu -TKV được mua sắm từ các Công ty, xí nghiệp trong và ngoài Tập đoàn công nghiệp than khoáng sản Việt Nam. Hầu hết vật tư của
Công ty đều được nhập mua từ các đơn vị sản xuất trong nước vì giá cả phù hợp.
Hiện nay, ở Công ty than Nam Mẫu - TKV việc thu mua những vật tư chủ yếu như:
Thuốc nổ hầm lò, gỗ chống lò, sắt thép chống lò... thì việc thu mua phải tuân theo quy định của Tập đoàn công nghiệp than khoáng sản Việt Nam là ưu tiên thu mua từ các đơn vị như: Công ty XN chế biến và KD lâm sản Đông Bắc, CT CN hóa chất mỏ, HTX Thanh Sơn - UB, C.T lâm nghiệp Uông Bí.
Tỷ trọng vật tư thu mua năm 2016 được thể hiện qua bảng 3-1 TỶ TRỌNG MUA SẮM VẬT TƯ, PHỤ TÙNG NĂM 2016
Bảng 3-1
TT Đơn vị bán hàng Giá trị
(Tr.đồng) Tỷ trọng (%) 1 XN chế biến và KD lâm sản Đông Bắc 42.568 21,43 2 XN sản xuất và KD lâm sản Bắc Giang 21.456 10,80
3 C.T lâm nghiệp Uông Bí 23.456 11,81
4 HTX Thanh Sơn - UB 61.023 30,72
5 CT CN hóa chất mỏ 15.768 7,94
6 Công ty thép và vật tư Hải Phòng 34.383 17,31
Tổng 198.654 100
Qua bảng 3-1 ta thấy tỷ trọng vật tư thu mua trong tập đoàn chiếm 71,44%
trong tổng vật tư thu mua. Qua đó ta có thể thấy công ty luôn tuân theo các quy định của tập đoàn. Tuy nhiên việc này cũng có thể gây bất lợi cho công ty trong việc thu mua đó là không chủ động về giá vì thực hiện quy định của Tập đoàn rất dễ xảy ra hiện tượng độc quyền về giá và hạn chế về chất lượng ở một số đơn vị cung ứng trong tập đoàn.
a, Phân tích tình hình thu mua theo hiện vật
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng vật tư cho sản xuất sản phẩm là phải đảm bảo về số lượng. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất đòi hỏi người cung cấp hay bộ phận cung cấp vật tư phải là những người am hiểu nắm vững đầy đủ đặc tính thông số kỹ thuật của từng chủng loại vật tư. Việc đảm bảo cung cấp vật tư về số lượng cũng là một yếu tố quan trọng trong quyết định việc đảm bảo cho sản xuất được liên tục. Nếu không đảm bảo về số lượng vật tư cần thiết hợp lý cho sản xuất để cấp phát liên tục thường xuyên cung cấp hợp lý cho dây chuyền sản xuất thì toàn bộ dây chuyền sản xuất sẽ ngừng hoạt động và tổn thất rất lớn về vật tư, tiền .
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THU MUA VẬT TƯ THEO GIÁ TRỊ NĂM 2016 Bảng 3-3
STT Tên vật tư ĐVT TH 2015 KH 2016 TH2016
So sánh TH2016/TH2015 +/-
1 Thuốc nổ hầm lò trđ 14.711 15.449 13.335 -1.376
2 Gỗ chống lò trđ 943 971 824 -119
3 Sắt thép chống lò trđ 192.268 203.435 174.743 -17.525
Tổng trđ 207.922 219.855 188.902 -19.020
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THU MUA VẬT TƯ THEO HIỆN VẬT NĂM 2016
Bảng 3-2 ST
T Tên vật tư ĐVT TH 2015 KH 2016 TH2016
So sánh
TH2016/TH2015 So sánh TH2016/KH2016
+/- % +/- %
1 Thuốc nổ hầm lò Kg 423.020 443.153 382.500 -40.520 -9,58 -60.653 -13,69
2 Gỗ chống lò M3 27.110 27.850 23.624 -3.486 -12,86 -4.226 -15,17
3 Sắt thép chống lò Kg
5.528.59 0
5.835.27 6
5.012.27
6 -516.314 -9,34 -823.000 -14,10
Qua bảng 3-2 ta thấy hầu hết số lượng vật tư thu mua năm 2016 đều giảm so với năm 2015. Trong đó số lượng thuốc nổ hầm lò mua vào giảm 40.520 kg so với năm 2015 giảm tương đương với 9,58%. Tiếp đó là gỗ chống lò giảm 3.486 M3 giảm tương đương với 12,86%. Lượng sắt thép chống lò thu mua năm 2016 cũng giảm 516.314 kg so với năm 2015 giảm tương đương 9,34%.
So với kế hoạch năm 2016 thì đa số các loại vật tư đều không hoàn thành kế hoạch thu mua. Trong đó lượng thuốc nổ hầm lò giảm so với kế hoạch là 60.653 Kg giảm 13,69% so với kế hoạch đặt ra. Lượng gỗ chống lò 4.226 M3 so với kế hoạch tương đương giảm 15,17% là do sản lượng than giảm 440.777 tấn so với kế hoạch.
Sắt thép chống lò giảm 823.000 kg nguyên nhân là do nhu cầu trong năm giảm mạnh so với nhu cầu kế hoạch đặt ra.
b, Phân tích tình hình thu mua theo giá trị
Tình hình thu mua theo giá trị được thể hiện qua bảng 3-3: Qua bảng ta thấy tổng lượng vật tư thu mua năm 2016 giảm so với năm 2015 cụ thể là: Thuốc nổ hầm lò giảm 1.376 triệu đồng giảm tương ứng với 9,36%, gỗ chống lò giảm 119 triệu đồng tương ứng giảm 12,64% so với năm 2015 và sắt thép chống lò cũng giảm 17.525 triệu đồng tương ứng 9,11% nguyên nhân là do trong năm 2016 lượng than sản xuất giảm so với năm 2015 và giá của một số loại vật tư tăng so với năm 2015.
Giá trị vật tư thu mua năm 2016 giảm so với kế hoạch như: Thuốc nổ hầm lò giảm 2.115 triệu đồng giảm tương ứng với 13,69%, gỗ chống lò giảm 147 triệu đồng tương ứng giảm 15,17% so với năm 2015 và sắt thép chống lò cũng giảm 28.692 triệu đồng tương ứng 14,10% nguyên nhân là do trong năm ảnh hưởng của thị trường có nhiều biến động giá của một số loại vật tư tăng mạnh.
3.3.2. Phân tích tình hình nhập xuất tồn vật tư ở công ty than Nam Mẫu - TKV Tình hình nhập xuất tồn vật tư chủ yếu của Công ty Than Nam Mẫu - TKV năm 2016 cho thấy được lượng tồn vật tư đầu kỳ là: Thuốc nổ tồn đầu kỳ 4.342 kg, gỗ lò tồn 55 m3, thép chống lò 5.819 kg... Tuy nhiên, tồn cuối kỳ năm 2016 của một số loại vật tư chủ yếu như thuốc nổ hầm lò là 24.857 kg, gỗ lò tồn 3.531 m3 thép chống lò tồn 330.680 kg. Lượng vật tư tồn đầu kỳ năm 2016 chính là lượng vật tồn cuối kỳ năm 2015. Qua đó ta thấy đối với một số loại vật tư chủ yếu thì tồn cuối kỳ năm 2016 cao hơn tồn cuối kỳ năm 2015 rất nhiều, mặt khác sản lượng than sạch sản xuất lại giảm so với kế hoạch. Đây cũng chính là nguyên nhân gây nên chi phí sản xuất tăng cao trong năm. Vì vậy công ty cần có các biện pháp để tiết kiệm vật tư hơn để giảm chi phí sản xuất kinh doanh.
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN NĂM 2016
Bảng 3-4 Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Số
lượng Giá trị
(Tr.đồng) Số
lượng Giá trị
Tr.đồng) Số lượng 426.282,80 15.695,30 423.020 14.748 24.857
370,000 626,00 393 653 3.531
163.697,000 1.761,00 36.378 414 330.680
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC VẬT TƯ NĂM 2016
Năm 2016 So sánh
TH2016/TH2015 So sánh
TH2016/KH2016 Kế hoạch Thực hiện +/-
245 240,77 4,04
10,5 7,07 -3,11
304,52 301,25 58,84
PGĐ vật tư Giám đốc
Tổ thống kê Tổ tiếp liệu Tổ vậnchuyển Tổ gác kho Tổ kho
P.Kế toán P.Vật tư
Tuy nhiên để xét xem có thật sự là trong năm 2016 vật tư bị lãng phí hay không ta cần phân tích tình hình sử dụng vật tư trong năm so với kế hoạch đặt ra. Số liệu phân tích được trình bày ở bảng 3-5.
Phân tích tình hình thực hiện định mức vật tư
Qua bảng ta thấy so với năm 2015 định mức tiêu hao vật vật tư sử dụng trong năm 2016 đều cao hơn chỉ có định mức sử dụng gỗ chống lò là thấp hơn. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến giá thành sản phẩm năm 2016 tăng so với năm 2015. Vì vậy công ty cần có biện pháp sử dụng vật tư tiết kiệm So với kế hoạch đặt ra năm 2016 thì tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm đa số đều thấp hơn
Thuốc nổ hầm lò, gỗ chống lò, sắt thép chống lò thực hiện thấp hơn so với định mức là do trong năm Công ty đã thay đổi thiết bị công nghệ sử lý than trong bùn do đó đã tiết kiệm được lượng vật tư đáng kể.
3.3.3. Phân tích tình hình dự trữ và quản lý vật tư
Vật tư dự trữ ở doanh nghiệp có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo cho sản xuất tiến hành được liên tục. Nếu dự trữ vật tư quá ít có thể ảnh hưởng không tốt đến sản xuất, nếu dự trữ quá nhiều sẽ ảnh hưởng không tốt đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy muốn có được lượng dự trữ vật tư hợp lý phải xây dựng định mức dự trữ chính xác.
Do đặc thù xây dựng và sản xuất nên Công ty có hệ thống kho được bố trí xây dựng thành các kho khác nhau về vị trí và loại hình.
Công tác quản lý vật tư cũng có liên quan đến tình hình dự trữ vật tư của công ty do đó để phân tích tình hình dự trữ trước hết cần phân tích công tác quản lý vật tư
3.3.3.1. Mô hình quản lý vật tư ỏ Công ty than Nam Mẫu – TKV
- Phó giám đốc vật tư chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề liên quan đến vật tư
- Trưởng phòng vật tư là người chịu trách nhiệm trước phó giám đốc về việc cung ứng đầy đủ, kịp thời vật tư phục vụ cho sản xuất. Chỉ đạo các nhân viên dưới quyền của mình thực hiện việc quản lý, theo dõi và hạch toán vật tư.
- Phó phòng: Giúp trưởng phòng điều hành công việc khi trưởng phòng đi vắng, đồng thời phụ trách việc giám sát khả năng cung ứng vật tư, điều hành và sắp xếp kho tàng bảo đảm an toàn kho.
- Tổ tiếp liệu: Có nhiệm vụ bám sát kế hoạch về nhu cầu của từng loại vật tư cần thiết và tìm nguồn hàng, phòng vật tư thực hiện mua hàng thông qua nhiều nguồn thông tin để lựa chọn chất lượng vật tư và giá cả. Những người làm công tác này phải chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư theo yêu cầu sản xuất. Giá cả được hội đồng giá Công ty quyết định.
-Tổ thống kê: Có nhiệm vụ theo dõi thống kê tình hình nhập xuất tồn vật tư, cuối tháng, quý, năm tổng hợp báo cáo vật tư thiết bị, phụ tùng, trình lên Tập đoàn công nghiệp than - Khoáng sản Việt Nam. Ngoài ra còn giúp trưởng phòng hạch toán chi phí vật tư cho các đơn vị trong Công ty.
-Tổ kho: Bao gồm toàn bộ các thủ kho, phụ kho chịu trách nhiệm quản lý, sắp xếp kho hàng, chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng vật tư trong kho, hàng ngày cấp phát vật tư cho các đơn vị trong Công ty theo qui định.
-Tổ vận chuyển bốc xếp và bảo quản: Tổ này gồm các công nhân bốc xếp và nâng tải hàng hoá. Giúp các thủ kho vận chuyển hàng hoá trong quá trình sắp xếp và bố trí hàng hoá cho phù hợp để thuận lợi cho việc cấp phát và bảo quản.
-Tổ gác kho: Có nhiệm vụ canh gác bảo vệ tất cả tài sản, vật tư hàng hoá trong và ngoài kho thuộc lĩnh vực mình quản lý.
Qua thực tế cho thấy bộ máy quản lý vật tư ở phòng vật tư quá cồng kềnh với số lượng cán bộ công nhân là 64 người không phù hợp với điều kiện hiện nay. Nguyên nhân:
- Do tuyển dụng nhân viên công nhân từ thời bao cấp để lại.
- Do việc sắp xếp cân đối cán bộ, công nhân chưa hợp lý giữa các khâu các bộ phận gây lên tình trạng dư thừa lao động, dẫn đến năng suất lao động ở một số bộ phận chưa có hiệu quả làm ảnh hưởng đến thu nhập của cán bộ công nhân trong phòng. Đây là những tồn tại mà công ty phải có biện pháp sắp xếp lại cho hợp lý.
3.3.3.2. Tổ chức tiếp nhận vật tư
a, Đối với vật tư thiết bị nhập khẩu (được cung ứng theo hợp đồng nhập khẩu) hồ sơ tài liệu gồm:
- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, tiếp nhận và vận chuyển.
- Đơn hàng nhập khẩu.
- Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá.
- Hoá đơn do bộ tài chính phát hành.
- Biên bản giao nhận hàng nhập khẩu.
b, Đối với vật tư thiết bị được gia công chế tạo trong nước phải do các cơ sở có đủ tư cách pháp nhân chế tạo.
Hồ sơ tài liệu gồm:
- Bản liệt kê chi tiết hàng hoá.
- Bản kiểm nghiệm chất lượng chế tạo vật tư thiết bị phụ tùng của cơ quan chức năng nhà nước Việt nam.
- Các hoá đơn do bộ tài chính phát hành (nếu có).
- Các tài liệu kỹ thuật qui định trong hợp đồng.
c, Đối với vật tư thiết bị thu hồi tháo dỡ từ công trình
+ Phải có quyết định phê duyệt dự toán của công trình sửa chữa đó kèm theo bản liệt kê chi tiết vật tư thiết bị thu hồi.
+ Biên bản nghiệm thu đánh giá số lượng, chất lượng, vật tư thiết bị sau khi thu hồi.
3.3.3.3 Thủ tục nhập kho và cấp phát vật tư tại Công ty a - Thủ tục nhập kho
Tất cả các loại vật tư thiết bị được cung ứng về Công ty phải được nghiệm thu ngay và làm các thủ tục nhập kho đầy đủ và đúng quy định.
- Không làm thủ tục nhập kho khi chưa có vật tư vào kho.
- Gửi vật tư vào kho mà không làm thủ tục nhập kho phải báo cáo lãnh đạo Công ty và cho phép làm thủ tục gửi tại kho.
- Căn cứ vào các hồ sơ tài liệu pháp lý và các biên bản nghiệm thu, biên bản kiểm tra chất lượng, biên bản thí nghiệm (nếu có). Bộ phận vật tư của đơn vị làm phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập ngày, tháng, năm lập phiếu tên đơn vị bán hàng, các nội dung trong phiếu và phải đầy đủ chữ ký cần thiết mới hợp lệ.
- Phiếu nhập kho ( mẫu số 01): Tất cả các loại hàng hoá nhập kho đều phải có phiếu nhập kho cụ thể, ghi rõ nguồn nhập hàng mua, nhập để gia công, nhập lại hàng đã xuất để gia công v..v. Để tiện phân tích đánh giá cũng như phục vụ công tác quản lý vật tư của công ty. Phiếu nhập kho ghi chép rõ ràng liên tục, không được tẩy xoá, ghi đầy đủ
Phiếu nhận kho lập tối thiểu là 4 liên để lưu, theo dõi tại các bộ phận của đơn vị (Bộ phận vật tư, tài chính kế toán, bộ phận nhập, thủ kho). Tất cả vật tư thiết bị nhập kho đều phải nhập vào sổ sách theo dõi vật tư và cập nhật trên máy vi tính.
Các thiết bị vật tư thu hồi phải xác định chất lượng, giá trị còn lại.
Trường hợp vật tư thiết bị nhập kho bị hao hụt mất mát thiếu hụt so với số lượng hàng ghi trong chứng từ vận chuyển về thì chỉ được nhập kho số lượng hàng thực tế. Bộ phận vật tư của Công ty kiểm tra số lượng hao hụt mất mát lập biên bản và báo cáo lãnh đạo Công ty xử lý.
Vật tư bị kém phẩm chất do thu hồi vật tư sử dụng thừa trong sản sản xuất, sửa chữa, xây dựng cơ bản thì khi có lệnh nhập kho, bên giao và bên nhận phải xác định bằng biên bản theo công trình hoặc đối tượng sử dụng kèm theo các tài liệu đã nêu ở phần thủ tục nhập kho.
Thủ kho căn cứ vào phần thực nhập của phiếu nhập vật tư mở thẻ kho để theo dõi hàng. Bằng cách này thủ kho dễ dàng theo dõi được từng loại vật tư hiện có ở kho của mình. Nhân viên kế toán và nhân viên thống kê vật tư có thể đối chiếu với thẻ kho để tìm ra những sai sót mắc phải trong quá trình làm việc. Tất cả các vật tư khi xuất khỏi kho phải lập đầy đủ các chứng từ cần thiết.
Thẻ kho là thẻ quản lý chủng loại vật tư được thống nhất dùng quản lý thống kê, thủ kho ở phòng vật tư và kế toán theo dõi ở phòng kế toán.
b - Thủ tục cấp phát vật tư cho các đơn vị trong công ty
Là khâu hết sức quan trọng, việc tổ chức tốt khâu này tạo cho sản xuất được liên tục góp phần tăng năng suất lao động nâng cao chất lượng hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm chi phí vật tư, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. Công ty đã có qui định cụ thể về xuất vật tư cho nội bộ Công ty và đơn vị bên ngoài.
- Xuất vật tư nội bộ Công ty căn cứ vào phiếu xuất vật tư trong ngày, phiếu phải có đầy đủ chữ ký qui định trên phiếu.
Xuất vật tư cho các đơn vị bên ngoài phải căn cứ vào hoá đơn xuất bán của phòng Tài chính kế toán hoặc lệnh của Giám đốc (bằng văn bản) kèm theo phiếu xuất vật tư do Trưởng phòng vật tư ký duyệt.
Tất cả các loại vật tư dùng phục vụ cho hai nhiệm vụ trên đều do các đơn vị tự tổ chức người và phương tiện lên kho vật tư Công ty để lĩnh.
Đối với các loại vật tư dùng cho sửa chữa thường xuyên, đột xuất hàng tháng các phân xưởng có kế hoạch vật tư gửi lên phòng vật tư và phòng kế hoạch của Công ty. Việc xin lĩnh vật tư hàng tháng diễn ra đều đặn.
Cuối tháng, cuối năm các đơn vị có báo cáo tình hình sử dụng vật tư và được