Xây dựng quy trình đảm bảo chất lượng là xây dựng các tiêu chuẩn, tiêu chí để đánh giá hoạt động của các bộ phận trong nhà trường cao đẳng. Nội dung này sẽ bao gồm 2 bước:
Bước 1: Tổ chức cho các đơn vị thực hiện và hoàn thành các yêu cầu sau đây:
- Liệt kê tên toàn bộ các công việc mà đơn vị đang thực hiện.
- Liệt kê tên sản phẩm đầu ra của công việc đối với những tiêu chí cần và đủ.
- Liệt kê tên đối tác tiếp nhận sản phẩm đó.
Bước 2: Thiết kế quy trình và hướng dẫn thực hiện từng công việc để đạt sản phẩm cuối cùng với các tiêu chí thoả mãn yêu cầu của đối tác.
Tiếp sau 2 bước trên, đơn vị chuyên trách trong nhà trường được giao nhiệm vụ về nội dung đảm bảo chất lượng đào tạo ( thông thường là Trung tâm Đảm bảo chất lượng đào tạo hoặc Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng…) có nhiệm vụ tập hợp các quy trình và hướng dẫn thực hiện công việc thành Bộ hồ sơ đảm bảo chất lượng; đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị.
Định kỳ tiến hành tự đánh giá toàn bộ hoạt động của nhà trường và đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục, bảo quản, lưu trữ hồ sơ tự đánh giá.
Để thực hiện công việc này, đơn vị chuyên trách trong nhà trường được giao nhiệm vụ về nội dung đảm bảo chất lượng đào tạo cần làm những việc sau:
- Theo dõi, ghi chép việc thực hiện các thủ tục, quy trình, hướng dẫn công việc của các đơn vị (sử dụng các bảng, biểu đồ, lưu đồ … để quản lý hàng ngày qua phần mềm hệ thống tác nghiệp, email, điện thoại, …).
- Hướng dẫn các đơn vị lưu giữ minh chứng, lập hồ sơ minh chứng cho đơn vị mình làm cơ sở cho hoạt động tự đánh giá và viết báo cáo tự đánh giá.
- Thu hồi, bảo quản hồ sơ minh chứng sau những kỳ tự đánh giá.
- Đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục với Bộ Giáo dục và Đào tạo và tổ chức triển khai thực hiện.
Tổ chức tôt công tác lấy ý kiến phản hồi từ sinh viên sau khi kết thúc từng môn học, xử lý và báo cáo Hiệu trưởng. Đồng thời thông báo kết quả xử lý cho đơn vị liên quan trong Trường.
Quản lý thực hiện tốt công tác lưu trữ kết quả tìm việc làm của các sinh viên tốt nghiệp.
1.4.2. Quản lý chất lượng bên ngoài của trường cao đẳng
Trường cao đẳng hoàn thành công tác tự đánh giá và thực hiện việc thẩm định báo cáo tự đánh giá, sau đó sẽ đăng ký và thỏa thuận ký hợp đồng đánh giá ngoài theo quy định tại Điều 17 của Thông tư số 62/2012/TT-BGDĐT.
Tổ chức KĐCLGD thành lập đoàn ĐGN, sau đó gửi hồ sơ tự đánh giá của trường cao đẳng và các tài liệu liên quan cho đoàn ĐGN bao gồm: (i) Báo cáo tự đánh giá của cơ sở giáo dục (bao gồm cả phụ lục với danh mục các minh chứng kèm theo); (ii) Quyết định thành lập đoàn ĐGN; (iii) Hướng dẫn ĐGN đối với các trường CĐ; (iv) Các văn bản liên quan: Quy định về quy trình và chu kỳ KĐCLGD trường CĐ; Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường CĐ; Hướng dẫn tự đánh giá trường CĐ
c) Tổ chức KĐCLGD làm việc với trưởng đoàn, thư ký và thành viên thường trực đoàn ĐGN (có thể có hoặc không có mặt các thành viên khác) để thống nhất kế hoạch công tác của đoàn và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
d) Trưởng đoàn và thư ký dự thảo kế hoạch đánh giá ngoài, trong đó có chương trình khảo sát sơ bộ và chương trình khảo sát chính thức, thảo luận với các thành viên của đoàn ĐGN và phân công nhiệm vụ cho các thành viên đoàn ĐGN.
đ) Các thành viên đoàn ĐGN thực hiện nghiên cứu trước hồ sơ tự đánh giá theo trình tự:
- Đọc và rà soát toàn bộ cấu trúc của bản báo cáo tự đánh giá và nghiên cứu các tài liệu liên quan;
- Nghiên cứu kỹ nội dung báo cáo liên quan tới các tiêu chuẩn, tiêu chí được phân công;
- Viết nhận xét báo cáo tự đánh giá gửi cho trưởng đoàn và thư ký.
Tiếp sau đó, đoàn đánh giá ngoài sẽ thực hiện các nội dung đánh giá và viết dự thảo báo cáo đánh giá ngoài trình cơ quan Kiểm định chất lượng thống nhất ý kiến và hoàn thiện báo cáo đánh giá ngoài.
Kết luận chương 1
Hoạt động đảm bảo chất lượng đào tạo của các trường cao đẳng đã có từ lâu, nhưng hoạt động đảm bảo chất lượng theo chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ GD&ĐT ban hành còn mới mẻ đối với các trường cao đẳng ở nước ta. Muốn nâng cao chất lượng giáo dục ở trường cao đẳng thì các cơ sở giáo dục cần triển khai hoạt động đảm bảo chất lượng đào tạo theo chuẩn đánh giá. Hiện nay Bộ GD&ĐT đang triển khai công tác kiểm định chất lượng giáo dục đối với các trường cao đẳng.
Hoạt động đảm bảo chất lượng là sự phối hợp có trách nhiệm giữa cơ sở giáo dục đại học với cơ quan bên ngoài, nhưng trách nhiệm chính vẫn thuộc về cơ sở giáo dục đại học. Chất lượng chỉ có thể được duy trì và nâng cao nhờ các hoạt động giảng dạy, học tập và quản lý chất lượng trong nhà trường; là kết quả của sự tự đánh giá và điều chỉnh hoạt động của cơ sở giáo dục đại học. Hoạt động quản lý chất lượng bên trong nhà trường là điểm xuất phát, là nền tảng có ý nghĩa quyết định đến chất lượng giáo dục đại học thiết lập một hệ thống phối hợp với quản lý chất lượng ở bên ngoài trường đại học là điều cần thiết. Do đó cần phải làm rõ chức năng, hoạt động và sự phối hợp của các tổ chức này với cơ sở giáo dục đại học.
CHƯƠNG 2