CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG TY TNHH MTV QUẢN LÝ, KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI BẮC KẠN
3.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng tại Ban quản lý dự án Công ty TNHH một thành viên quản lý, khai thác công trình thủy lợi Bắc Kạn
3.2.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí các dự án
Ban QLDA công ty TNHH một thành viên Quản lý, Khai thác công trình thủy lợi Bắc Kạn với tổng số cán bộ nhân viên là 11người, trong đó có 7 nam và 04 nữ, với 01 cán bộ có trình độ trên đại học, đại học 8 người, cao đẳng và trung cấp 2 người. Bộ máy tổ chức của Ban gồm: Giám đốc Công ty kiêm Trưởng ban QLDA, 01 phó giám đốc kiêm phó trưởng ban, 07 cán bộ kỹ thuật, 01 kế toán ban và 01 thủ quỹ. về cơ bản đã
58
tốt nghiệp các trường đại học có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc, có lòng nhiệt huyết, đáp ứng công việc được giao.
Bảng 3.1 Tổng hợp trình độ chuyên môn cán bộ Ban
TT Chuyên ngành đào tạo Số lượng
1 Kỹ sư thủy lợi, Xây dựng 8
2 Cử nhân kinh tế, kế toán 2
3 Cao đẳng, trung cấp 1
(Nguồn số liệu Ban QLDA Công ty TNHH MTV KTTL Bắc Kạn ) Số cán bộ có trình độ thạc sĩ là 02 người chiếm %, trình độ cử nhân, đại học là người chiếm %, Cao đẳng, trung cấp 03 người chiếm 20,0%, công nhân 01 người chiếm %.
Toàn bộ cán bộ kỹ thuật đều có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ giám sát. Như vậy đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn khá cao, là một lợi thế rất lớn nên cần phải được phát huy hết tác dụng trong công tác chuyên môn của ban, phần lớn cán kỹ sư đều có chuyên muôn về thủy lợi để phù hợp với đặc thù của một ban chuyên về các công trình thủy lợi.
2. Về cơ sở vật chất
Hiện nay cơ sở vật chất của Ban tương đối tốt, nơi làm việc, trang thiết bị văn phòng và phương tiện đi lại cơ bản đáp ứng yêu cầu công việc.
Bảng 3.2 Tổng hợp thiết bị ở Ban
TT Tên thiết bị Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
1 Hệ thống máytính tại Công ty Bộ 08
2 Máy in A4 Bộ 02
3 Máy Phôtô copy khổ A0, A1, A2 Bộ 01
4 Máy Phôtô copy khổ A3, A4 Bộ 01
59
TT Tên thiết bị Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
5 Cổng nối mạng INTERNET (ADSL) Bộ 01
6 Phần mềm tính dự toán G8 Bộ 3 Tính dự toán
7 Ô tô 4 chỗ Xe 01
(Nguồn số liệu: Ban QLDA Công ty TNHH MTV KTTL Bắc Kạn) 3.2.2.2 Công tác quản lý và thực hiện các mục tiêu của dự án
Để đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng chất lượng và tiến độ trong phạm vi chi phí được duyệt, đảm bảo các hiệu quả về kinh tế và xã hội như dự án đề ra. Ban đã phân ra làm từng giai đoạn cụ thể của dự án và phân giao nhiệm vụ cho từng cá nhân chịu trách nhiệm, thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện dự án. Trong quá trình phân giao nhiệm vụ nếu thấy có cán bộ của mình cùng một lúc phải giải quyết nhiều nhiệm vụ, do vậy công việc không giải quyết được đúng tiến độ đề ra thì lãnh đạo Ban sẽ cử thêm người hoặc luân chuyển công việc cho người khác ít việc hơn để dự án được hoàn thành đúng tiến độ công trình.
- Giai đoạn chuẩn bị dự án:Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình thực hiện một dự án nên mục tiêu chủ yếu của quản lý là phải đưa ra được chủ trương, ý tưởng hình thành dự án sao cho có hiệu quả, đảm bảo việc thực hiện dự án theo đúng trình tự, thủ tục pháp lý, phải đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn phương án tổnghợp có hiệu quả nhất.
Sau khi thống nhất chủ trương thì Ban cần nghiên cứu thực hiện dự án đảm bảo chất lượng và mức độ chính xác của các kết quả điều tra, khảo sát và nghiên cứu các thông tin liên quan đến dự án đầu tư để xây dựng một cách khái toán các nội dung về thời gian và chi phí. Ban trực tiếp đẩy nhanh tiến độ của các đơn vị tư vấn trong việc lập và thẩm định phương án sao cho công trình có hiệu quả trong quản lý chi phí, thời gian, tiến độ thực hiện dự án.
60
Tuy nhiên trong thời gian qua vẫn còn một số dự án hiệu quả công trình không được như kỳ vọng, để đảm bảo hiệu quả công trình phải điều chỉnh tăng quy mô, thay đổi thiết kế một số hạng mục làm cho vượt tổng mức nên phải phê duyệt điều chỉnh dự án.
- Đối với giai đoạn thực hiện dự án: mục tiêu quản lý ở giai đoạn này là phối hợp điều chỉnh quá trình quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các công việc, các hoạt động của dự án sao cho đảm bảo tiến độ và chất lượng với chi phí thấp nhất. Đây là giai đoạn có chi phí đầu tư thực hiện là lớn nhất nhưngkhông sinh lời trong thời gian dài nên công tác quản lý trong giai đoạn này cực kỳ quan trọng và phức tạp. Cán bộ quản lý phải đối mặt với nhiều tình huống xảy ra và với yêu cầu cần được xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và hiệu quả đầutư của dự án.
Các công việc cụ thể của giai đoạn này thường có: Thiết kế - lập dự toán, đấu thầu - lựa chọn nhà thầu, giải phóng mặt bằng hộ trợ tái định cư, quản lý thi công, quản lý chi phí xây dựng, quản lý hợp đồng xây dựng,…
- Giai đoạn kết thúc dư án để đưa công trình vào sử dụng:Ở giai đoạn này, Ban đã phải thực hiện hàng loạt công việc như kiểm tra, nghiệm thu, đào tạo chuyển giao công nghệ trước khi chính thức bàn giao công trình để đưa vào khai thác, sử dụng. Những công việc này thường được thựchiện với sự tham gia của nhiều bên: Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, nhà thầu, các đơn vị tư vấn, cơ quan chủ quản chủ đầu tư… Sau khi bàn giao thì nhà thầu thi công tiếp tục bảo hành, bảo trì công trình trong 01 năm tiếp theo, nếu có vấn đề về chất lượng thì nhà thầu phải kịp thời khắc phục, sửa chữa.
3.2.2.3 Công tác kiểm tra, giám sát và quản lý chất lượng công trình
Là nhiệm vụ kiên quyết ảnh hưởng đến quản lý chi phí và chất lượng công trình. Mỗi dự án, công trình cần giám sát từ khâu ban đầu cho đến khi kết thúc dự án bàn giao đưa vào sử dụng.
+ Công tác giám sát khảo sát địa chất công trình được xem như một loại hình giám sát xây dựng và các Sở xây dựng đã cấp chứng chỉ hành nghề giám sát khảo sát cho các kỹ sư có đủ điều kiện năng lực để thực hiện công việc. Thực trạng công tác giám sát khảo sát địa chất công trình những năm vừa qua còn nhiều yếu kém, chưa được chú trọng nhiều, dẫn đến nhiều công trình khi thiết kế thi công lại phải bổ sung thiết kế.
61
+ Công tác giám sát thiết kế thi công được xem như là kết quả của dự án sau khi hoàn thành, quá trình giám sát công tác thiết kế cũng cần phải được nâng cao trách nhiệm, môt số nhà thầu thiết kế thi công thường xuyên chậm tiến độ thiết kế, hay thiết kế không đảm bảo để sảy ra nhiều sai sót, đội ngũ cán bộ thiếu kinh nghiệm ... Vì vậy chủ đầu tư cần quan tâm hơn nữa công tác thiết kế bản vẽ thi công và tổng dự toán công trình. Một số công trình thiết kế xong tiến hành công tác GPMB nhận thấy tổng giá trị công trình lớn hiệu quả chi phí không cao có thể thay đổi hình thức thiết kế khác (nếu được) cho phù hợp với công trình cũng như tổng giá trị chi phí cho công trình. Thực tế trong thời gian qua tại Ban vẫn còn nhiều công trình thiết kế không đảm bảo tiến độ yêu cầu của Sở ngành, chủ sở hữu chất lượng hồ sơ không đảm bảo theo quy định, phải sửa chữa nhiều trong quá trình thẩm tra, thẩm định.
+ Công tác giám sát chất lượng công trình được lãnh đạo Ban phân công trách nhiệm cho từng cán bộ giám sát chịu trách nhiệm trực tiếp, thường xuyên kiểm tra quá trình thực hiện dự án, điều chỉnh kịp thời những sai khác không phù hợp với điều kiện sử dụng, tạo điều kiện cho cán bộ cùng giám sát và kiểm tra chất lượng chéo nhau nhằm khắc phục những điểm yếu kém của nhau trong công tác quản lý dự án.
3.2.2.4 Công tác tuyển chọn nhà thầu tư vấn, nhà thầu thi công
Bản chất của việc lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng là lựa chọn được nhà thầu có đủ điều kiện năng lực thực hiện gói thầu, có các đề xuất về giá dự thầu, tiến độ và các đề xuất mang lại hiệu quả cao nhất cho chủ đầu tư, dự án.
Nhưng hiện nay vẫn có một số dự án thực hiện việc chỉ định thầu hay đấu thầu chỉ mang tính hình thức nên quá trình lựa chọn nhà thầu không được công bằng, một số nhà thầu tư vấn năng lực yếu, thiếu cán bộ chuyên môn thực hiện các công việc của dự án nhưng vẫn được lựa chọn thực hiện hợp đồng. Nguyên nhân là các nhà thầu này có các mối quan hệ khác nhau để nhận thầu hoặc chủ đầu tư bị ép phải giao thầu cho một nhà thầu nào đó dẫn đến quá trình thực hiện dự án thường xuyên chậm tiến độ, kinh phí thiếu, chất lượng công trình không đảm bảo, kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng phải bổ xung hợp đồng... làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ, hiệu quả giá trị chi phí công trình.
62
3.2.2.5 Quản lý chi phí đối với công tác giải phóng mặt bằng
Luôn được tập thể Ban quan tâm thực hiện đúng chế độ chính sách và trình tự theo quy định của pháp luật hiện hành. Nhưng thực tế thì luôn gặp phải những vướng mắc, khó khăn bởi chế độ chính sách luôn thay đổi hàng năm, chế độ bồi thường cho người dân chưa thỏa đáng,... Vì vậy cán bộ Ban là lực lượng chính và là người trực tiếp thường xuyên giải quyết vướng mắc đó. Mỗi cán bộ Ban đã tự mình nghiên cứu trình tự và các quy định pháp lý cần thiết để thực hiện công việc cấp trên giao cho, đặc biệt hơn là phải có công tác dân vận tốt, phải trực tiếp tuyên truyền cho dân hiểu để nhân dân ủng hộ cho dự án được hoàn thành đúng tiến độ.
Trong quá trình thực hiện đo vẽ bản vẽ trích lục bản đồ thu hồi đất không sát với thực tế do cán bộ lập không xác định được chính xác phạm vi cần thu hồi. Trong khi đó chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư trên địa bàn Bắc Kan với đơn vị diện tích là rất lớn, việc đó ảnh hưởng tăng giá trị tổng mức đầu tư chi phí xây dựng công trình của dự án.
3.2.2.6 Công tác quản lý tiến độ, khối lượng, chất lượng công tác thi công
Để tiến hành thực hiện dự án, Ban luôn chú trọng trong việc lập kế hoạch thực hiện từng công việc của dự án, dự kiến nhân lực, thời điểm thực hiện dự án là những điều thiết yếu để thực hiện công việc nhanh chóng. Các kế hoạch không cần phải hết sức chi tiết và cũng cần chấp nhận là chúng có thể sẽ thay đổi, nhưng chúng ta cần phải có các kế hoạch đó.
Việc quản lý thi công xây dựng luôn phải đương đầu với một lượng lớn các yếu tố không lường trước được có thể là những rủi ro. Nhưng tập thể Ban luôn có kế hoạch chuẩn bị các dự kiến các phương án giải quyết để giảm thiểu những rủi ro do khi có những yếu tố bất ngờ xảy ra.
Công tác quản lý khối lượng, chất lượng: Trong quá trình thi công cán bộ giám sát phải kiểm tra lại khối lượng theo thiết kế và khối lượng thực tế thi công, tính toán lại từng mặt cắt thiết kế và thi công so sánh và nghiệm thu thanh toán theo thực tế thi công, tránh lấy kết quả khối lượng theo thiết kế dẫn đến sai lệch làm ảnh hưởng tới quá trình thanh kiểm tra khối lượng thanh, quyết toán công trình sau hoàn thành. Nâng
63
cao chất lượng công trình theo đúng tiêu chuẩn hiện hành của thiết kế và những quy định của nhà nước.
Tập trung nhân lực giải quyết những công việc có ảnh hưởng đến những công việc còn phải thực hiện. Xem xét những phần công việc của tuần tới trên quan điểm trách nhiệm pháp lý của các công trình.
Ban đầu để giải quyết, sử dụng tất cả sự năng động đi sau những mục tiêu năng suất và chất lượng công trình đã được thỏa mãn để dành cho tốc độ tối đa và tối thiểu rủi ro do sự trì hoãn. Trong thực tế điều này có nghĩa là các thiết kế chi tiết có thể được xây dựng nhanh chóng hơn và dường như là giảm thiểu đến mức nhỏ nhất các nguyên nhân gây ra sự gián đoạn.
3.2.2.7 Công tác quản lý hồ sơ nghiệm thu
Công tác nghiệm thu vàlưu trữ hồ sơ pháp lý là một việc làm tương đối khó bởi lý do sau: Các hạng mục thi công liên quan đến nhau về trình tự thi công, do đó mối liên hệ về ngày tháng là khá chặt chẽ. Mỗi hạng mục có các tiêu chí nghiệm thu khác nhau, các quy trình áp dụng khác nhau, các phụ lục đính kèm khác nhau, do đó để thống nhất theo 1 mẫu duy nhất gần như là không thể. Nhưng việc nghiệm thu, bàn giao và thanh quyết toán công trình là công việc không thể thiếu. Hiện nay nhiều công trình khi hoàn thành vẫn chưa có đầy đủ hồ sơ kỹ thuật, quá trình kiểm tra vẫn thường xuyên phải chỉnh sửa, hồi ký lại số liệu nghiệm thu, nhật ký công trình... Điều đó có thể ảnh hưởng đến chi phí công trình do điều chỉnh thời gian thực hiện dự án, nghiệm thu một số hạng mục công việc khối lượng không đúng thực tế, chất lượng không như mong muốn,...
3.2.2.8 Quản lý chi phí công tác thanh quyết toán công trình
Ban có đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, được đào tạo cơ bản đã và đang phục vụ tốt công tác lập kế hoạch thực hiện dự án và giải ngân cho dự án kịp thời, đúng tiến độ, không để tình trạng tồn đọng hồ sơ khối lượng thanh toán công trình. Thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo Ban và Chủ đầu tư về công tác quản lý chi phí đúng chế độ chính sách hiện hành và pháp luật cho phép. Tạo điều kiện cho các nhà thầu tư vấn, nhà thầu thi công thực hiện nhiệm vụ thanh toán của mình được nhanh gọn,...
64
Công tác thanh toán khối lượng hoàn thành được thực hiện trên cơ sở biên bản nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành kèm theo đầy đủ các hồ sơ thủ tục đi cùng như:
Các biên bản nghiệm thu giai đoạn, các biên bản lấy mẫu thí nghiệm, kết quả thí nghiệm và kết quả kiểm định chất lượng xây dựng, biểu tính giá trị khối lượng hoàn thành.
Công tác thanh quyết toán và ứng vốn công trình của đơn vị nhà thầu còn yếu kém và thiếu chuyên nghiệp, dẫn đến công trình đã thi công xong nhưng việc giải quyết thủ tục thanh quyết toán vẫn chưa hoàn thiện xong dẫn đến làm ảnh hưởng đến chi phí quản lý và thời gian của dự án.