CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG TY TNHH MTV QUẢN LÝ, KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI BẮC KẠN
3.4 Đề xuất một số giải pháp tăng cường công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình tại Ban quản lý dự án Công ty TNHH một thành viên quản lý, khai th ác công trình thủy lợi Bắc Kạn
3.4.2 Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường cơ sở vật chất
Chất lượng của đội ngũ cán bộ Ban QLDA đóng vai trò quyết định đến chất lượng và tiến độ các dự án mà Ban QLDA được giao nhiệm vụ theo dõi quản lý. Chính vì vậy việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một trong những chiến lược hàng đầu trong công tác quản lý chi phí các dự án của Ban, một công tác rất cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu về chất lượng công trình, quyết định đến công tác quản lý các chi phí liên quan đến quá trình thực hiện đầu tư sao cho tiết kiệm và hiệu quả. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cả về năng lực chuyên môn nghiệp vụ và năng lực quản lý đảm bảo đội ngũ nhân lực đủ cả chất và lượng sẽ tăng hiệu quả công tác kiểm tra, kiểm soát tổng mức đầu tư, dự toán, tổngdự toán các dự án đầu tư xây dựng do Ban QLDA thực hiện, giúp cho các dự án thực hiện đảm bảo về chất lượng và tiến độ, tiết kiệm được chi phí nâng cao hiệu quả phục vụ mục đích phát triển kinh tế xã hội.
73
Hiện nay vẫn còn cán bộ Ban QLDA chưa nắm vững quytrình quản lý các dự án, các bước thực hiện và kiểm soát vẫn còn lúng túng, các kỹ năng làm việc cũng chưa được thuần thục, hầu hết cán bộ nhân viên trong Ban đều mới chỉ được đào tạo chuyên môn kỹ thuật chưa được đào tạo về lĩnh vực quản lý dự án, tư vấn đấu thầu, định giá xây dựng và quản trị kỹ thuật. Chính vì vậy việc quản lý giám sát, kiểm tra, đánh giá hồ sơ thầu, hồ sơ chất lượng và quản lý chất lượng tiến độ của nhà thầu chưa cao dẫn đến chất lượng công trình chưa được hoàn thành đúng tiến độ và phát sinh nhiều chi phí của dự án.
- Trưởng ban QLDA cần thực hiện việc đánh giá trình độ của các cán bộ Ban một cách khách quan công khai, không cả nể, không bao che cho nhau. Sau khi đã có những đánh giá cụ thể những cán bộ Ban nào chưa đủ trình độ thì Ban QLDA cần phải báo cáo Lãnh đạo Công ty cử các cán bộ Ban đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về quản lý dự án, tư vấn đấu thầu, định giá xây dựng và quản trị kỹ thuật, … nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, vận dụng trực tiếp vào quá trình quản lý các dự án của Ban, việc đi học là bắt buộc, hoàn thành khóa học Ban trực tiếp kiểm tra lại, nếu đạt sẽ cho đảm nhận công việc. Ban cũng cần phân định rõ xếp hạng quản lý đối với từng các bộ để sắp xếp, phân công nhiệm vụ cho đúng khả năng.
- Lãnh đạo Công ty tích cực khuyến khích các cán bộ Ban QLDA tự học hỏi, trau dồi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có thể học hỏi ở các đồng nghiệp trong đơn vị hoặc ngoài đơn vị, …
- Đối với các văn bản nhà nước Ban luôn luôn cập nhật để mọi cán bộ Ban cùng biết để trao đổi và áp dụng theo.Các cán bộ quản lý chi phí nhất thiết phải là những người có chứng chỉ kỹ sư định giá.
- Để nâng cao ý thức cho đội ngũ cán bộ, Ban cần có một cơ chế thưởng phạt rõ ràng.
Ban cần tăng cường tính kỷ luật trong cán bộ, đặc biệt là việc chấp hành nghiêm chỉnh những nội quy của Ban. Bên cạnh đó, nhằm khuyến khích động viên người cán bộ, Ban nên phát động những phong trào thi đua giữa các cán bộ. Từ đó, tìm ra những cá nhân xuất sắc nhất trong hoạt động quản lý để khen thưởng kịp thời. Đồng thời, Ban
74
nên đẩy mạnh vai trò hoạt động của tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên, hội Phụ nữ để động viên người cán bộ tham gia tích cực vào quá trình quản lý, điều hành của Ban.
- Một yếu tố có tác động rất lớn tới người cán bộ, đó là chế độ lương thưởng. Ban cần xây dựng chính sách lương riêng, phù hợp với đặc trưng ngành nghề hoạt động và đảm bảo cho người cán bộ được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Nhà nước.
Chính sách lương hợp lý, công bằng sẽ là yếu tố động viên hiệu quả, kích thích tinh thần làm việc hăng say của người cán bộ. Mặt khác, Ban có thể bồi dưỡng thêm cho những cá nhân có thành tích xuất sắc trong quá trình thực hiện nhằm động viên kịp thời và nêu gương cho toàn thể cán bộ công nhân viên học tập theo.
Song song với chế độ lương thưởng là các chính sách về mặt xã hội. Ban QLDA cũng đã và đang cố gắng cải thiện tốt hơn việc chi trả các bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các chế độ lương, thưởng, … cho tất cả đối tượng cán bộ của Ban theo đúng quy định của Nhà nước đề ra.
- Ngoài ra, để động viên người cán bộ, Ban cũng cần phải tạo một môi trường làm việc thuận lợi, tạo điều kiện cho tất cả mọi người có thể phát huy khả năng sáng tạo của mình vào công việc. Một môi trường làm việc khẩn trương với tác phong công nghiệp sẽ là phương pháp tốt để nâng cao hiệu suất công việc, giúp cho dự án được hoàn thành không chỉ đúng tiến độ mà còn đảm bảo chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt. Ban QLDA nên tạo môi trườnglàm việc thân thiện giữa người lãnh đạo và nhân viên.
- Ngoài các kỹ năng về chuyên môn thì Công ty nên khuyến khích tạo điều kiện cho các cán bộ Ban QLDA học tập nâng cao trình độ về các kỹ năng mềm như: ngoại ngữ, tin học, cập nhật liên tục những tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại để thuận tiện trong quá trình quản lý các dự án áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới,
…Tăng cường trau dồi học hỏi nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học là một việc làm hết sức cần thiết để nâng cao trình độ của cán bộ Ban QLDA cũng là góp phần nâng cao hiệu quả công việc của Ban ngày một tốt hơn cụ thể:
75
+ Bằng cách chi trả kinh phí học tập hoặc tuyên dương khen thưởng các cán bộ tích cực học tập nâng cao trình độ để phá bỏ rào cản lớn về ngôn ngữ trong công việc đặc biệt là trong các dự án có vốn đầu tư nước ngoài.
+ Cử các cán bộ tham dự các hội thảo khoa học công nghệ giới thiệu về các phát minh kỹ thuật mới, các tiến bộ khoa học kỹ thuật áp dụng trong thi công xây dựng các công trình thủy lợi nhằm mục đích cập nhật nâng cao trình độ chuyên môn để vận dụng trong công việc của mình.
- Ban QLDA Công ty nên có hướng tăng cường tham vấn ý kiến của các chuyên gia bằng cách mời các chuyên gia hợp tác làm việc cùng Ban QLDA để thực hiện các công việc của Ban hiệu quả hơn. Công ty có kế hoạch mời các chuyên gia hợp tác với chế độ lương, phụ cấp theo thỏa thuận để giúp tăng cường hiệu quả công việc quản lý dự án của Ban, dìu dắt hướng dẫn các cán bộ trong Ban QLDA trong quá trình làm việc chung. Đây là một giải pháp hết sức thiết thực đối với Ban QLDA mang lại hiệu quả cao góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Ban.
3.4.2.2 Về cơ sở vật chất
Ngoài việc nâng cao trình độ quản lý của các cán bộ, Ban cần có tăng cường cơ sở vật chất để thực hiện công tác quản lý chi phí đó như việc đầu tư máy tính có tốc độ cao và mỗi cán bộ kỹ thuật phải có máy tính xách tay để thuận tiên cho công việc khi di chuyển, đầu tư các phần mềm dự toán, bổ sung vào thư viện các cuốn sách hướng dẫn quản lý chi phí. Nâng cao trình độ và đạo đức, tăng cường cơ sở vật chất là chiến lược lâu dài của Ban và cần xây dựng kế hoạch cụ thể.
Có kế hoạch mua sắm các máy đo vẽ địa hình và kiểm tra cao độ, tọa độ công trình, ...
để trực tiếp kiểm tra đơn vị thi công trong quá trình thực hiện công trình.
Sử dụng các phần mềm để thực hiện quản lý, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý chi phí, tác giả đề xuất Ban QLDA Công ty dùng phần mềm Project. Phần mềm này giúp Ban có thể quản lý chi phí các dự án thông qua việc:
+ Xác định nguồn lực cho kế hoạch thực hiện;
+ Xác định mức độ cần của mỗi loại nguồn lực;
76 + Xác định đơn giá của mỗi nguồn lực;
+ Tính chi phí cho các công việc;
+ Cân đối nguồn lực để nguồn lực không bị sử dụng quá mức.
Đối với phần mềm này Ban có thể quản lý được tiến độ, công nhân, những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản lý chi phí., của ban và của chủ đầu tư sẽ tăng lên.