Chương 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT THU HỒI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
1.2. Cơ sở lý luận về kiểm soát công nợ phải thu khách hàng nói chung trong nền
1.2.3. Các hoạt động cần phải tiến hành để quản lý các khoản nợ phải thu của
1.2.3.1. Xây dựng chính sách quản lý các khoản nợ phải thu để áp dụng trong toàn doanh nghiệp
Để có thể tiến hành quản lý các khoản nợ phải thu một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình riêng một chính sách quản lý nợ phải thu.
Chính sách này có thể nằm trong chính sách kế toán chung của toàn doanh nghiệp hoặc được tách ra thành một cơ chế riêng. Tuy nhiên, dù theo hình thức nào, một chính sách quản lý nợ phải thu cũng cần thiết phải có những nội dung sau:
- Xác định các bộ phận chuyên môn, chuyên trách để quản lý công nợ và việc phân cấp trách nhiệm giữa các bộ phận này với nhau trong hoạt động quản lý công nợ;
h
19
- Phân loại các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp và quy trình xử lý đối với từng khoản nợ (nợ tỏng hạn, nợ quá hạn, nợ phải thu khó đòi, …);
- Hướng dẫn chế độ hạch toán kế toán và chế độ báo cáo định kỳ/đột xuất trong hoạt động quản lý công nợ;
- Trách nhiệm của tập thể và cá nhân có liên quan đối với hoạt động xử lý nợ;
- Các nội dung cần thiết khác.
Để công tác quản trị khoản nợ phải thu dễ dàng và thuận tiện cho việc theo dõi các Khoản nợ phải thu đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp nên phân loại, phân tích và đánh giá các Khoản nợ phải thu một cách chi tiết, cụ thể. Trên cơ sở đó có thể thay đổi chính sách tín dụng thương mại kịp thời. Thông thường người ta dựa vào các chỉ tiêu và phương pháp dưới đây để phân tích và đánh giá hiệu quả quản trị khoản nợ phải thu .
1.2.3.1. Xây dựng chính sách bán hàng và chính sách tín dụng đối với từng nhóm khách hàng
Trong các khoản nợ phải thu, các khoản nợ phải thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn và có ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để quản lý các khoản nợ phải thu từ khách hàng này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xây dựng được một chính sách bán hàng và chính sách tín dụng phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của mình.
Đhinh cỷ trọng lớn và có ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để quản lý các khoản nợ phải thu từ khách hàng này một cácưu đãi tín dng lphù hi tín dnchính sách bán hàng c có ảnh hưởng trực tiếp tới khả ộhính sách bán hàng c cchính sách bán hàng c có ảnh hưởng trực tiếp tới khả nchi tisách bán hàng c ng lnh hưởng trực tiếp tới khả năng hoạt đ,… Mtisách bán hàng c ng lnh hưởng đ… Mtisách bán hàng c ng lnh hưởng trực tiếp tới khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệhuận trong kỳ báo cáo của mình để t
- Tiêu thh bán hàng c ng lnh hưởngĐây là nhh bán hàđi c ng lnh hưởng trực tiếp tới khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệhuận trong kỳ báo cáo của mình để tản nợ phải thu từ khách hàng này một cách
h
20
- Tiêu thh bán hàđi c ng lựĐây là nhh bán hàđi c ng lựh hưởng trực tiếp tới khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệhuận trong kỳ báo cáo của mình để tản nợ phải thu từ khách h
Tiêu thnhh bán hàđi c ng thh hưCông ty đánh giá kh c ng thh hưởng trực tiếp tới khảa khách hàngộng liên tục của doanh nghiệhuận trong kỳ báo cáo của hàng trong chuỗi lịch sử thanh toán của khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xây dựng được một chính sách bán hàng và
Tông ty đánh giá kh c ng thh hưởng trực tiếp tới khảa khách hàngộg, khả năng như: quy mô nguồn vốn, doanh thu và vị thế trên thị trường của khách hàh toán nhanh, ứng. Quyg ty đánh giá kh c ng thh hưởng trực tiếp tới khảa khách hàngộg, khả năng như: quy mô nguồn vốn, doanh thu và vị thế trên thị trường của khách hàh toán nhanh, ứng. toán hiện hành rồi so sánh kết quả
– Chi phí cơ hội: Thể hiện lợi ích mất đi do vốn bị chiếm dụng, được xác định bằng cách lấy lượng vốn bị chiếm dụng bình quân nhân với tỷ lệ lãi suất tiền vốn của DN.
– Chi phí quản lý: Chi phí phát sinh để điều tra tình trạng tín dụng của khách hàng; chi phí cho việc theo dõi, quản lý các khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi thu hồi tiền; chi phí phát sinh trong quá trình thu hồi nợ;…
Để quyết định chính sách tín dụng, DN cần xem xét 4 yếu tố: Tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn cấp tín dụng, chiết khấu thanh toán và rủi ro tín dụng.Tùy theo điều kiện thực tế và tình hình kinh doanh, tình hình tài chính của từng DN để có chính sách bán chịu khác nhau nên nợ phải thu của từng DN là khác nhau.
– Tiêu chuẩn bán chịu: Là những yếu tố liên quan đến sức mạnh tài chính cần thiết và mức độ tín nhiệm tín dụng của mỗi khách hàng để được chấp nhận bán chịu. Như vậy, những khách hàng có khả năng tài chính hay uy tín tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn có thể chấp nhận được thì sẽ từ chối cấp tín dụng. DN muốn tăng khối lượng hàng bán ra, thu hút thêm nhiều khách hàng, tăng doanh thu. DN có thể điều chỉnh các tiêu chuẩn tín dụng bằng cách hạ thấp các tiêu chuẩn tín dụng.
Vấn đề đặt ra, khi nào nên và khi nào không nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Việc
h
21
thay đổi tiêu chuẩn bán chịu cần phân tích và xem xét lợi ích, chi phí và rủi ro phát sinh. Trong điều kiện rủi ro phát sinh không đổi, nếu lợi nhuận tăng thêm lớn hơn chi phí tăng thêm do điều chỉnh tiêu chuẩn bán chịu thì DN nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Ngược lại, nếu lợi nhuận tăng thêm nhỏ hơn chi phí tăng thêm thì không nên điều chỉnh tiêu chuẩn bán chịu.
– Thời hạn bán chịu: Là độ dài thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, tính từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Tùy thuộc vào điều kiện thực tế của từng DN mà có thể thay đổi thời hạn bán chịu phù hợp. Việc lựa chọn thời hạn bán chịu cần phân tích và xem xét lợi ích chi phí và rủi ro khi thay đổi thời hạn bán chịu.
– Chiết khấu thanh toán: Là tỷ lệ chiết khấu khách hàng được hưởng khi thanh toán trước thời hạn, được xác định bằng tỷ lệ phần trăm tiền hàng trên hóa đơn nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn. Khi tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán, các yếu tố khác sẽ thay đổi như: doanh số bán tăng, DN nhận được số tiền ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán, khoản phải thu giảm, do đó, DN tiết kiệm được chi phí đầu tư cho khoản phải thu, các chi phí thu tiền và nợ khó đòi giảm. Tuy nhiên, chiết khấu thanh toán làm lợi nhuận bị sụt giảm. Do vậy, DN cần tính toán xem khoản tiết kiệm do giảm chi phí đầu tư có đủ bù đắp khoản lợi nhuận sụt giảm do chiết khấu thanh toán cho khách hàng hay không?
1.2.3.3. Xây dựng bộ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị nợ phải thu
Có 2 phương pháp chính có thể áp dụng để đánh giá hiệu quả quản trị nợ phải thu bao gồm:
(i) Xếp hạng các nhóm nợ của doanh nghiệp nhằm đánh giá hiệu quả quản trị khoản nợ phải thu dựa trên số tuyệt đối
Các doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản công nợ phải thu của mình thông qua các tiêu thức như: Đối tượng nợ, thời gian thu tiền, đến đến hạn, chưa đến hạn, khả năng tài chính, uy tín… để từ đó tổng hợp lên chi tiết các khoản phải thu, nắm bắt được tổng số vốn bị chiếm dụng và từ đó có các biện pháp thu hồi nợ phù hợp.
h
22
Ví dụ về bảng theo dõi công nợ chi tiết của khách hàng được thể hiện như dưới đây:
Bảng 1.1. Bảng theo dõi công nợ khách hàng Tên khách
hàng
Số phải thu của khách hàng đến hạn Số phải thu của khách hàng quá hạn Đầu
kỳ
Cuối kỳ
Tăng/giảm +/-
%
Đầu kỳ
Cuối kỳ
Tăng/giảm +/-
%
1 2 3 4 5 6 7 8 9
(ii) Đánh giá công nợ phải thu dựa trên các chỉ số tài chính
Một biện pháp khác rất thường hay được các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá các khoản nợ phải thu là dựa trên các chỉ số tài chính có liên quan như:
a) Vòng quay các Khoản nợ phải thu : phản ánh tốc độ luân chuyển các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt. Đây là thước đo quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, được xác định theo công thức sau:
Vòng quay các khoản phải thu =
Hệ số vòng quay các khoản nợ phải thu càng lớn, chứng tỏ rằng tốc độ thu hồi nợ của doanh nghiệp nhanh, khả năng chuyển đổi các khoản nợ phải thu sang tiền mặt cao. Điều này giúp cho doanh nghiệp nâng cao được luồng tiền mặt và tạo ra sự chủ động hơn trong việc tài trợ vào nguồn vốn lưu động trong sản xuất. Ngược lại, nếu hệ số này càng ngày càng thấp thì số tiền của doanh nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, lượng tiền mặt sẽ ngày càng giảm và sẽ làm giảm sự chủ động của doanh nghiệp trong việc tài trợ nguồn vốn lưu động trong sản xuất và doanh nghiệp có thể phải đi vay để có thêm vốn bổ sung cho nguồn vốn lưu động này.
b) Kỳ thu tiền bình quân: phản ánh doanh nghiệp cần mất bình quân là bao nhiêu ngày để thu hồi các khoản nợ phải thu. Đây là một tỷ số tài chính đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kỳ thu tiền bình quân =
Kỳ thu tiền ngắn chứng tỏ doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn trong khâu thanh toán. Ngược lại nếu kỳ thu tiền dài chứng tỏ thời gian thu hồi khoản nợ phải
h
23
thu chậm. Tuy nhiên để đánh giá thực trạng này tốt hay xấu còn phụ thuộc vào chính sách tín dụng thương mại và thực tế thanh toán nợ của từng khoản nợ phải thu . Trong nhiều trường hợp do công ty muốn chiếm lĩnh thị trường thông qua bán hàng trả chậm, hay tài trợ cho các chi nhánh đại lý nên dẫn đến kỳ thu tiền bình quân tăng lên. Hệ số này càng bé càng tốt, vì nó chứng tỏ tốc độ thu hồi nợ nhanh, vòng quay các Khoản nợ phải thu lớn, khả năng chuyển đổi các khoản nợ phải thu sang tiền mặt cao giúp cho doanh nghiệp nâng cao được luồng tiền mặt và tạo ra sự chủ động hơn trong việc tài trợ vào nguồn vốn lưu động trong sản xuất và ngược lại.
c) Vòng quay toàn bộ vốn:
Vòng quay toàn bộ vốn =
Hệ số này càng lớn càng tốt vì nó phản ánh tốc độ thu hồi nợ nhanh, công ty không bị chiếm dụng vốn, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động SXKD.
d) Phân tích “tuổi” của các khoản nợ phải thu Phương pháp phân tích này dựa trên khoảng thời gian có thể thu được tiền của các khoản nợ phải thu để phân tích.
Các bước phân tích tuổi của các khoản nợ phải thu:
Bước 1: Xác định doanh số tín dụng các tháng.
Bước 2: Xác định cơ cấu tuổi các khoản nợ phải thu chưa thu được tiền.
Bước 3: Xác định tổng các khoản nợ phải thu đến ngày thu.
Bước 4: Xác định tuổi các khoản nợ phải thu với dãn cách 15 ngày tương ứng với % trong tổng các khoản nợ phải thu .
Bước 5: Phát triển các phân tích. Việc xác định tuổi của các khoản nợ phải thu cho phép đánh giá một cách chi tiết hơn quy mô và độ dài thời gian tương ứng của các khoản nợ phải thu đó tại một thời điểm nhất định. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn các biện pháp quản lý và chính sách thu tiền hợp lý.
e) Xác định số dư khoản nợ phải thu Phương pháp này đo lường quy mô doanh số tín dụng chưa thu được tiền tại thời điểm cuối các tháng do kết quả bán hàng của tháng và của các tháng trước đó. Khối lượng hàng hóa tín dụng phụ thuộc nhiều vào đặc điểm ngành và mặt hàng kinh doanh, điều kiện địa lý. Vì vậy, tốt nhất nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán.
h