Chương 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU HỒI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ SỐ MOBIFONE -
3.3. Tình hình quản lý công nợ phải thu tại MDS MobiFone
3.3.1. Tình hình quản lý công nợ phải thu trong hạn
Quản lý công nợ phải thu thực tế là quản lý dịch vụ đã hoàn thành việc cung
46%
41%
12% 1%
PS 2020
Phải thu cước thuê bao trả sau Phải thu cước dịch vụ Brandname Phải thu ứng trước người bán Phải thu khác
h
51
cấp cho khách hàng cho khách hàng, theo dõi quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng và quản lý những khoản nợ khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. Quá trình này tại Trung tâm MDS MobiFone được phòng kế toán chịu nhiệm quản lý và phối hợp với đơn vị kinh doanh, kỹ thuật để đối soát số liệu, kiểm tra các tin nhắn đúng qui định, đúng sản lượng tin nhắn phát sinh. Bộ máy kế toán tài chính của Trung tâm MDS có cơ cấu tổ chức như sau:
Sơ đồ 3.3. Tổ chức theo chức năng nhiệm vụ
Trong đó phòng Kế toán Trung tâm MDS có 14 người bao gồm trưởng phòng kế toán (cũng là kế toán trưởng), 1 phó phòng kế toán, tổ kế toán tổng hợp và còn lại là kế toán chi tiết (kế toán chi tiết gồm kế toán chi phí, kế toán tài sản cố định, kế toán thuế, kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả,...). Riêng kế toán công nợ phải thu được giao trách nhiệm cho 2 nhân viên kế toán chi tiết công nợ phải thu theo dõi cụ thể và kế toán tổng hợp theo dõi chung. Kế toán công nợ phải thu theo dõi các khoản phải thu trên tài khoản 131 "phải thu khách hàng".
- TK 131 "phải thu khách hàng" là tài khoản phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu tương ứng với giá trị dịch vụ đã cung cấp hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho công ty khi công ty khi mua các đơn hàng trả trước. Đối với Trung
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN TRUNG TÂM
Phòng kế toán chi nhánh Đà Nẵng
Phòng kế toán chi nhánh
Sài Gòn
Phòng kế toán chi nhánh Cần Thơ Phòng kế toán chi
nhánh Hải Phòng
Quản trị tài chính Kế toán chế
độ - kiểm tra Kế toán
tổng hợp
Kế toán chi tiết
h
52
tâm MDS, những khoản phải thu khách hàng của công ty là những khoản tiền khi khách hàng đã được cung ứng dịch vụ thông qua sản lượng đã hoàn thành cung cấp trong kỳ nhưng chưa phải trả tiền ngay và theo chế độ kế toán hay chính sách thu tiền hàng của công ty, khách hàng của công ty có quyền trả tiền sau khi kết thúc mỗi chu kỳ tính cước theo qui định của Công ty đối với mỗi đối tượng khách hàng.
Kế toán viên theo dõi công nợ phải thu cho từng khách hàng cụ thể theo bảng sau:
Bảng 3.5. Mẫu theo dõi công nợ phải thu Từ ngày 01/N/M đến ngày 31/N/M
Mã KH Tên KH Đầu kỳ Ps_Nợ Ps_Có Dư Nợ Dư có
Khi các nghiệp vụ mua bán diễn ra, phát sinh các khoản phải thu kế toán công nợ phải thu sẽ định khoản và phản ánh vào tài khoản 131 “phải thu khách hàng”.
Sau đó sẽ được ghi chép vào sổ kế toán chi tiết như bảng trên. Còn đối với những công ty mới thì quá trình quản lý công nợ phải thu bắt đầu ngay khi công ty chuẩn bị ký hợp đồng. Trước khi công ty ký hợp đồng với khách hàng mới thì nhân viên tài chính phải tiến hành thẩm định tài chính của khách hàng từ đó mới đưa ra quyết định về định mức công nợ. Công ty áp dụng ra chính sách chiết khấu phù hợp với điều kiện thị trường và đảm bảo khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán trả trước.
Để có cơ sở ghi chép số liệu và đảm bảo số liệu chính xác, tin cậy, kịp thời làm căn cứ ghi chép theo dõi và thu hồi công nợ, Trung tâm đã ban hành qui trình đối soát và thu hồi công nợ như sau:
Bước 1
Phòng DV QC&TTDĐ và đối tác đối soát nội dung bản tin trả sau trên hệ thống quản lý brandname
Bước 2
Phòng DC QC&GPDĐ và phòng KTKT đối chiếu sản lượng và ký BBXN số liệu sản lượng
Bước 3 Phòng Kế toán và phòng QC&GPDĐ ký BBĐS với đối tác Bước 4 Đối tác ký BBĐS
Bước 5 Phòng Kế toán xuất hóa đơn, văn bản yêu cầu đối tác thanh toán Bước 6 Đối tác thực hiện thanh toán
Sơ đồ 3.4 Qui trình đối soát và thu nợ phí dịch vụ nhắn tin brandname
h
53
Bước 1: Trong vòng 3 ngày đầu tiên của tháng kế tiếp, phòng QC&GPDĐ kiểm tra xong nội dung các tin nhắn đã cung cấp theo đúng qui định. Trường hợp nội dung phù hợp chuyển trang thái đã xem xét trên hệ thống. Trường hợp không đúng qui định, thông báo đối tác để làm rõ và thống nhất
Bước 2: Trong vòng 2 ngày tiếp theo, phòng KTKT và phòng QC&GPDĐ phối hợp với đối tác tính toán xác định số liệu sản lượng theo từng loại lĩnh vực cụ thể
Trường hợp chênh lệch dưới tỷ lệ cho phép: chấp nhận số liệu trên hệ thống MobiFone
Trường hợp chênh lệch lớn hơn tỷ lệ cho phép: thông báo đối tác làm rõ nguyên nhân, đối soát chi tiết từng trường hợp để đánh giá nguyên nhân và biện pháp xử lý. Thời gian tối đa 60 ngày. Trong thời gian đối soát chi tiết, chấp nhận số liệu tạm tính của MobiFone
Bước 3: 2 ngày tiếp theo, căn cứ bản xác nhận số liệu, phòng Kế toán và phòng QC&GPDĐ tính toán đơn giá, chiết khấu và lập biên bản đối soát với khách hàng
Bước 4: 2 ngày tiếp theo, chuyển đối tác ký biên bản đối soát
Bước 5: Căn cứ số liệu ký BBĐS, phòng Kế toán xuất hóa đơn, lập văn bản đề nghị thanh toán gửi khách hàng
Bước 6: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn và thông báo đòi nợ, khách hàng có trách nhiệm thanh toán toàn bộ số tiền phải trả cho MobiFone. Quá thời hạn nêu trên, MobiFone có quyền đơn phương tạm dừng cung cấp dịch vụ với bên B
Trong quá trình quản lý công nợ, nhân viên của công ty phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng đồng thời theo dõi sự biến động tài chính của khách hàng để kịp thời có biện pháp xử lý khoản phải thu khi khách hàng của công ty có những biến động xấu trong hoạt động kinh doanh. Khi hạn thu nợ gần đến mà khách hàng vẫn chưa trả cho công ty thì nhân viên của công ty phải tiến hành các biện pháp để có thể thu tiền đúng hạn nhằm tránh những rủi ro không thu được nợ, giảm chi phí xử lý khi những khoản phải thu này trở thành khoản nợ quá hạn.