CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN Ô TÔ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ ÂU CHÂU CHI NHÁNH PHÍA BẮC
2.3. Thực trạng quản lý bán ô tô của Công ty cổ phần EAC chi nhánh phía Bắc
2.3.2. Thực trạng tổ chức thực hiện bán ô tô
Công ty đã xây dựng được cơ cấu tổ chức bán ô tô nhằm các mục tiêu:
- Đảm bảo cho các cá nhân trong phòng bán hàng thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ, đạt hiệu quả trong công việc.
- Đảm bảo cho các cá nhân trực thuộc bộ phận bán hàng thực hiện đúng nhiệm vụ, tránh chồng chéo.
- Đảm bảo phát triển đội ngũ Sale theo yêu cầu, chiến lược phát triển của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ phận bán hàng của Công ty EAC như sau:
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Phòng Bán hàng của Công ty cổ phần Ô tô Âu Châu chi nhánh phía Bắc
Phòng Bán hàng chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc Công ty cổ phần ô tô Âu Châu chi nhánh phía Bắc và Phó giám đốc Bán hàng của Công ty. Phòng hiện nay có 141 nhân sự phân bổ như sau:
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Bảng2.14: Số lượng nhân sự Phòng Bán hàng của Công ty
(Đơn vị: Người) Chức vụ Trưởng
phòng
Phó phòng
Giám sát bán ô tô
Trưởng nhóm Sale
Nhân viên Sale
Số lượng 1 3 6 10 120
Tổng số 141
(Nguồn Phòng Tổ chức –Hành chính – Nhân sự) Chức năng và nhiệm vụ Phòng Bán hàng của công ty cổ phần Ô tô Âu châu chi nhánh phía Bắc là:
- Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu Ban Giám đốc đưa ra.
- Quản trị về ô tô. Nhập xuất ô tô, điều phối ô tô cho các Showroom. Đặt hàng ô tô.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các công tác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn nhân sự thuộc bộ phận mình phụ trách.
- Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận.
- Thực hiện ra chỉ tiêu hàng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán ô tô, nhân viên Sale.
- Theo dõi thực tế bán ô tô so với chỉ tiêu thực tế.
- Theo dõi ô tô xuất nhập, điều phối ô tô trong tuần, tháng, quý, năm. Lập sổ sách theo dõi số lượng.
- Lên kế họach sọan thảo tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác bán ô tô cho quản lý và nhân viên.
- Kiểm tra giám sát công việc của quản lý, nhân viên.
(2) Tổ chức lực lượng bán ô tô:
Đội ngũ nhân viên của Công ty hiện có 200 người trong đó có 141 nhân viên bán hàng. Từ khi bước vào hoạt động năm 2006, Công ty cổ phần ô tô Âu châu
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
không ngừng hoàn thiện các nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên để nâng cao khả năng tiêu thụ các sản phẩm, đặc biệt là các loại ô tô BMW vốn là sản phẩm chủ lực của công ty.
Do phần lớn các phòng trưng bày đều có năng lực kinh doanh tốt, có địa bàn kinh doanh thuận lợi, có đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp nên việc triển khai các nghiệp vụ bán hàng của Công ty tới các phòng trưng bày không gặp nhiều khó khăn. Đối với những khu vực khác nhau, nhu cầu về mẫu mã, chủng loại, mầu sắc, số lượng… khác nhau Công ty thường có những cân nhắc để đưa ra các quyết định bán hàng phù hợp với khu vực đó.
Về việc thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật ở hệ thống cửa hàng : ngoài việc thực hiện tốt các hợp đồng với số lượng lớn, các kỹ thuật ở cửa hàng bán lẻ cũng được công ty quan tâm đặc biệt. Trong những năm qua, công ty không ngừng tiến hành các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và kỹ thuật bán ô tô cho đội ngũ nhân viên tại các cửa hàng. Công ty đặc biệt chú ý tới đạo đức, tinh thần và khả năng đáp ứng công việc của người bán ô tô để hoạt động bán ô tô của công ty thực sự có hiệu quả và tạo được lòng tin của khách hàng. Để làm được điều này, mỗi năm công ty đều tiến hành tuyển nhân viên bán ô tô cho các cửa hàng có tuổi đời trẻ, năng động và nhiệt tình. Thay thế hoặc chuyển công tác những nhân viên bán ô tô cao tuổi hoặc không đáp ứng được yêu cầu của việc bán ô tô. Với những chính sách như vậy, tuổi đời trung bình của lực lượng bán hàng của công ty luôn duy trì ở mức 25-30 tuổi. Thực tế, hoạt động bán ô tô của công ty trong một số năm qua đã tạo được lòng tin và sự tín nghiệm của khách hàng. Việc thực hiện bán ô tô tại cửa hàng của công ty có các bước sau:
- Đàm phán:Tiếp xúc với khách hàng, giới thiệu sản phẩm và tư vấn thuyết phục khách hàng mua xe tiến đến ký hợp đồng
- (1): Ghi đầy đủ thông tin vào Form mẫu” Đề Nghị Thực Hiện Hợp Đồng”
- (2): Trình Giám sát bán ô tô ký yêu cầu thực hiện hợp đồng để giám sát bán ô tô phân bổ và theo dõi
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
- (3): Trình Giám đốc ký để thực hiện hợp đồng
- (5): Hợp đồng mua bán được lập thành 04 bản đã được ký đóng dấu chuyển cho:
- Khách hàng lưu giữ 02 bản
- Quản lý bán ô tô lưu Phòng Kinh Doanh 01 bản - Phòng Kế toán lưu giữ 01 bản
-(6): Nhân viên bán ô tô theo dõi việc thanh toán, đối với trường hợp mua xe trả góp cần đốc thúc ngân hàng và khách hàng để được thực hiện nhanh chóng.
-(7): Sau khi khách hàng thực hiện thanh toán các khoản theo quy định (đối với khách hàng mua xe trả góp thì phải có "Chấp thuận cho vay của ngân hàng mua ô tô”) thì tiến hành thực hiện các yêu cầu:
-(8): Đặt thùng cho giám sát bán ô tô
-(9): Ghi thông tin đầy đủ chính xác vào Form mẩu "Đề nghị xuất bán xe” cho giám sát bán ô tô (điều kiện là khách hàng đã thanh toán phần tiền cần thiết trước khi xuất hóa đơn được kế toán xác nhận) để yêu cầu thực hiện và trình Giám đốc ký lệnh thực hiện:
1. Nhận xe từ Quản lý bán ô tô
2. Phòng kế toán tiến hành xuất hóa đơn (yêu cầu cung cấp bản photo hộ khẩu hoặc giấy đăng ký kinh doanh của khách hàng)
3. Giám sát bán ô tô làm thủ tục đăng ký đăng kiểm xe cho khách hàng 4. Đề xuất Phòng Dịch vụ kiểm tra và cấp sổ bảo hành xe trước khi giao
-(10): Tiến hành giao xe,ký biên bản bàn giao xe và giấy tờ xe chuyển Quản lý bán ô tô lưu phòng kinh doanh.
(3) Phân bổ các nguồn lực tài chính và vật chất cho hoạt động bán ô tô
+ Về kênh bán hàng : Công ty cổ phần ôtô Âu Châu chi nhánh phía Bắc là doanh nghiệp sử dụng kênh bán hàng trực tiếp và một số kênh bán trung gian đơn lẻ. Các phòng trưng bày trên mỗi khu vực sẽ trực tiếp trưng bày và bán những dòng xe BMW.
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Sơ đồ 2.3 : Kênh bán hàng của công ty EAC chi nhánh phía Bắc + Về hình thức và phương thức bán : ngoài việc bán ô tô trực tiếp tại hệ thống các phòng trưng bày cho những khách hàng tiêu dùng nhỏ lẻ, công ty còn không ngừng tìm kiếm các hợp đồng cung ứng ôtô với số lượng lớn, tập trung vào các khách sạn, đại sứ quán, bộ ban ngành... sau khi ký kết được hợp đồng, căn cứ theo khu vực nào mà tổng công ty giao cho phòng trưng bày ở khu vực đó thực hiện hợp đồng. Việc bán hàng trực tiếp được công ty cổ phần ô tô Âu Châu chi nhánh phía Bắc thực hiện rất hiệu quả. Đông thời, hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin và mạng internet, trong thời gian tới công ty cần đẩy mạnh hình thức bán hàng qua mạng, thông qua các chương trình xúc tiến bán hàng, quảng bá hình ảnh của công ty và sản phẩm thông qua mạng internet.
(4) Tạo động lực cho nhân viên bán ô tô
Công ty cổ phần ô tô Âu Châu chi nhánh phía Bắc cam kết huấn luyện và phát triển cho toàn thể nhân viên nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh và làm lớn mạnh tiềm năng nhân sự qua việc tạo ra nuôi dưỡng một môi trường làm việc năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp.
Công ty tuyên bố cam kết tiếp tục đào tạo và phát triển nhân viên trong cả kỹ năng nghề nghiệp và trong việc huấn luyện lâu dài cho sự phát triển cá nhân. Mỗi nhân viên Công ty cổ phần ô tô Âu Châu chi nhánh phía Bắc là một tài sản quí giá
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
nhất của Công ty và hỗ trợ phát triển là điều quan trọng trong việc đạt được thành tích của Công ty.
Chính sách Lương, Thưởng - Về lương
Các chính sách tạo động lực cho nhân viên bán ô tô và phát triển nguồn lực con người được phòng Nhân sự của công ty quy định rõ về chế độ tiền lương, thưởng, hoa hồng, bảo hiểm, phát triển và nâng cao trình độ, nghiệp vụ.
Bảng 2.15: Bảng tính lương các vị trí Công ty cổ phần ô tô Âu Châu chi nhánh phía Bắc hiện nay
Nhân viên Hệ số (1) Mức lương cơ bản (2)
Phần trăm hoa hồng (3)
Giám đốc chi nhánh 15 1 150 000 2% Doanh thu tháng Phó giám đốc bán hàng 12 1 150 000 1.5% Doanh thu tháng
Trưởng phòng 10 1 150 000 1% Doanh thu tháng
Phó phòng 8 1 150 000 0.75% Doanh thu tháng
Giám sát 7 1 150 000 0.5% Doanh thu tháng
Trưởng nhóm Sale 7 1 150 000 0.5% Doanh thu tháng
Nhân viên Sale 5 1 150 000 0.25% Doanh thu tháng
Lương Hệ số x Mức lương cơ bản = (1)x(2)
Tổng thu nhập Hệ số x Mức lương cơ bản + Hoa hồng = (1)x(2) + (3) (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Bảng2.16: Bảng mức lương trung bình theo tháng các vị trí Công ty cổ phần ô tô Âu Châu chi nhánh phía Bắc từ năm 2010-2013
(Đơn vị: Triệu đồng)
Nhân viên 2010 2011 2012 2013
Giám đốc chi nhánh 16 22 25 28
Phó giám đốc bán hàng 12 16 18 22
Trưởng phòng 8 12 15 18
Phó phòng 7 8 12 14
Giám sát 6.5 7.8 10 12
Trưởng nhóm Sale 6.5 7.8 10 12
Nhân viên Sale 5 6.5 8 10
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) - Về khen thưởng
Hàng tháng, căn cứ vào kết quả làm việc của mỗi nhân viên, Công ty có chính sách khen thưởng đối với các tập thể hoặc cá nhân có thành tích hoặc sáng kiến trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phần thưởng được tính và trả ngay vào lương tháng đó của nhân viên.
Ngoài ra, vào cuối mỗi năm tài chính, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh, Công ty sẽ có chính sách khen thưởng thành tích dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu cá nhân trong đánh giá định kỳ hàng tháng. Mức thưởng này sẽ được quy định cụ thể, chi tiết và công bằng cho từng cấp độ nhân viên. Mục đích:
- Khen thưởng nhân viên theo mức độ hoàn thành mục tiêu cá nhân, tạo động lực làm việc.
Bảng 2.17: Chế độ khen thưởng mức độ hoàn thành mục tiêu cá nhân của Công ty
Mức độ đánh giá Tiền thưởng
Rất tốt 10% x Hệ số x Lương cơ bản
Tốt 8% x Hệ số x Lương cơ bản
Khá 5% x Hệ số x Lương cơ bản
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
- Tạo một môi trường thi đua lành mạnh để nhân viên phát huy hết tiềm năng bản thân, thúc đẩy Công ty phát triển vững mạnh.
- Đáp ứng nhu cầu được công nhận của nhân viên, là phương tiện để thông báo rộng rãi thành tích và sự nỗ lực cá nhân mà nhân viên đã thể hiện.
Chế độ tham quan
Hàng năm, Công ty sẽ tổ chức các chuyến tham quan nghỉ mát cho tất cả nhân viên và người thân trong Công ty với mục đích:
- Chăm lo đến đời sống tinh thần của nhân viên, tái tạo sức lao động và nâng cao năng suất lao động.
- Tạo động lực thúc đẩy mối quan hệ giao lưu, học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, là sân chơi để mọi người gần nhau hơn, tạo ra hiệu quả làm việc tốt hơn.
- Thể hiện sự quan tâm của Ban Tổng giám đốc đến toàn thể nhân viên trong Công ty.
Chính sách công tác phí
Công ty quy định mức Công tác phí được thanh toán 100% chi phí đi lại, ăn ở cụ thể cho từng cấp nhân viên, đảm bảo tính đồng bộ và công bằng với mục đích:
- Đáp ứng đầy đủ quyền lợi cho nhân viên khi đi công tác.
- Cung cấp các nhu cầu thiết yếu, hỗ trợ nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao trong chuyến đi công tác như: phương tiện đi lại, điện thoại và phí điện thoại liên lạc
- Tạo cho nhân viên cảm giác thoải mái, được quan tâm, được hỗ trợ từ Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng.
Chính sách chăm sóc sức khỏe
Ngoài 2 loại hình Bảo hiểm bắt buộc (BHYT, BHXH), Công ty còn tham gia 100% bảo hiểm nhân thọ cho các nhân viên hàng năm. Công ty có tổ chức khám sức khỏe thường niên cho 100% nhân viên Công ty.
Chính sách phúc lợi khác
- Phụ cấp suất ăn giữa ca, suất ăn tăng ca, phụ cấp làm thêm giờ: 30 000 đồng/ ngày
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
- Xe đưa đón Công nhân viên ở xa nơi công tác, xe ô tô phục vụ các chuyến đi công tác xa.
- Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội sau khi được ký kết HĐLĐ chính thức.
- Các chế độ phúc lợi: Sinh nhật, tang ma, cưới hỏi, đau bệnh, phụ cấp tàu xe đi đường khi về thăm quê…
- Trang bị Bảo hộ lao động đầy đủ, đúng quy định Pháp luật.
- Chính sách An toàn – Sức khỏe – Môi trường hoàn thiện.
- Thưởng tháng lương 13 vào dịp Tết Nguyên Đán
- Quà – tiền thưởng – tiền mừng tuổi vào các dịp Lễ, Tết.
- Quà khuyến học cho các cháu thiếu nhi vào cuối năm học, vào các dịp Quốc tế thiếu nhi, Rằm Trung Thu.
- Chế độ chính sách xét theo thâm niên Công tác.