CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC TỪ XA 6
1.3 Những lợi ích và hạn chế của làm việc từ xa
Sau hơn 40 năm kể từ khi ra đời, làm việc từ xa vẫn là chủ đề của nhiều cuộc tranh luận và nghiên cứu do những lợi ích tiềm năng của nó đối với các cá nhân và tổ chức Haddad, Lyons và Chatterjee(2009). Các lợi ích thường được đưa ra của làm việc từ xa
bao gồm tính linh hoạt cao hơn, cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn cho người lao động, trong khi các tổ chức có thể hưởng lợi từ năng suất lao động cao hơn và tỷ lệ vắng mặt thấp hơn Andreev và cộng sự(2010). Các tiến bộ trong ICTs làm cho làm việc từ xa ngày càng trở nên khả thi và hiệu quả về chi phí nhƣ một hình thức làm việc thay thế và đã làm mới sự quan tâm đến chủ đề này Hunton và Harmon( 2004). Siha và Monroe (2006) cũng đƣa ra các tiêu chí khi áp dụng thành công làm việc từ xa chính là lợi ích mà làm việc từ xa mang lại đó là: Tác động tích cực đến môi trường - giảm thiểu việc đi lại, giảm thiểu ô nhiễm và tắc nghẽn giao thông; Tăng năng suất và giảm chi phí - tính linh hoạt của nơi làm việc như một phương tiện thu hút và giữ chân nhân viên; tiết kiệm diện tích đi lại và văn phòng; phản hồi có thể đƣợc cải thiện cho khách hàng; phát triển các nhóm làm việc hiệu quả; hoạch định và chiến lƣợc quản lý doanh nghiệp; Sự hài lòng của người lao động; Sự linh hoạt của nơi làm việc; Sự cân bằng trong Công việc và Cuộc sống. Ngày nay với sự phát triển vượt bậc của các phương tiện CNTT giúp mở rộng hơn nữa các lựa chọn cho làm việc từ xa vƣợt khỏi ranh giới của các văn phòng làm việc truyền thống. Làm việc từ xa thực tế đã đáp ứng được mong muốn của người lao động là sự an toàn và cân bằng cuộc sống.
Một số khó khăn được đưa ra trong nghiên cứu từ xa trước đây bao gồm các khó khăn trong quản lý hiệu suất của nhân viên Haddad và cộng sự(2009); các vấn đề về khả năng của người lao động trong việc quản lý ranh giới giữa công việc và cuộc sống gia đình Campbell và Heales(2008); Sự mơ hồ và những mâu thuẫn đƣợc tìm thấy trong nghiên cứu trước đây về công việc từ xa, cùng với vai trò và tầm quan trọng ngày càng tăng của ICT trong việc chuyển đổi công việc, cho thấy rằng cần phải có những nghiên cứu sâu hơn trong lĩnh vực này Boell, Campbell, Cecez-Kecmanovic và Cheng( 2013).
Trong các tài liệu, nhân viên thường dễ gặp xung đột và kiệt sức trong cuộc sống và công việc. Điều này đã dẫn đến sự thay đổi nhân viên cao, thiếu sự hài lòng trong công việc và giảm cam kết của tổ chức. Bằng cách xem xét các nhu cầu cá nhân của nhân viên nhƣ quyền tự chủ cao hơn hay sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn, các tổ chức có thể giảm sự luân chuyển của nhân viên.
Theo bài “Thuận lợi và khó khăn của việc làm từ xa đối với cá nhân, tổ chức và xã hội” của Harpaz, I. (2002), việc làm từ xa có những ƣu, nhƣợc điểm xét trên 3 cấp độ: cá nhân, tổ chức và xã hội.
Cấp độ Ƣu điểm Nhƣợc điểm
Cá nhân
- Quyền tự chủ / độc lập - Giờ làm việc linh hoạt
- Cải thiện quản lý thời gian, tính linh -hoạt chuyên nghiệp
- Chi phí và thời gian đi lại đƣợc tiết kiệm một cách tối đa.
- Linh hoạt trong việc sắp xếp giám sát các thành viên gia đình / người phụ thuộc
- Suy giảm cảm giác thuộc về - Cảm giác bị cô lập
- Không có sự tách biệt giữa khu vực làm việc và nhà riêng
- Cần tự kỷ luật
- Thiếu hỗ trợ chuyên nghiệp - Cản trở thăng tiến nghề nghiệp - Hội chứng cung cấp quá mức - Tính cách không phù hợp - Vấn đề pháp lý
Tổ chức
- Tăng năng suất
- Tăng cường cung cấp nguồn nhân lực
- Giảm đáng kể mức độ vắng mặt và đi trễ
- Tiết kiệm chi phí trực tiếp - Tăng động lực và sự hài lòng - Tạo ra một hình ảnh tổ chức tích cực
- Khó khăn về ứng dụng đối với các tổ chức tập trung
- Sự quản lý
- Đầu tư vào đào tạo và các phương pháp giám sát mới
- Cam kết và xác định với cơ quan có thể bị hủy bỏ
- Những thay đổi trong phương pháp làm việc
- Chi phí liên quan đến việc chuyển đổi sang việc làm từ xa
- Vấn đề pháp lý
Xã hội - Giảm thiểu tác hại đến môi trường
- Giảm giao thông/ tắc nghẽn - Giải pháp cho các nhóm dân cƣ có nhu cầu đặc biệt
- Tiết kiệm trong cơ sở hạ tầng và năng lƣợng
- Tạo ra một xã hội tách biệt
Bảng 1.2 Những ƣu điểm, nhƣợc điểm của làm việc từ xa chia theo mức độ
Dựa vào ƣu, nhƣợc điểm của việc làm từ xa, tác giả cho rằng khó có thể dự đoán được tác động của nó trong tương lai mặc dù việc làm từ xa có thể cung cấp nhân viên một giải pháp hiệu quả trong việc tìm kiếm để có một lối sống cân bằng và thỏa mãn hơn, và có thể góp phần cải thiện chất lƣợng công việc và cuộc sống gia đình. Nói chung, có vẻ nhƣ những lợi thế của việc làm từ xa vƣợt trội hơn những bất lợi của nó.
Quy trình làm việc từ xa
Quy trình làm việc từ xa liên quan đến các hoạt động làm việc từ xa thực tế đƣợc thực hiện bên trong hoặc đại diện cho tổ chức và đƣợc mô tả ngắn gọn trong hình 1 sau:
Hình 1.1 Mô hình làm việc từ xa
Nguồn: Nhóm nghiên cứu tổng hợp - Nhân viên làm việc từ xa: công việc từ xa yêu cầu sự hỗ trợ của cả nhà quản lý và
nhân viên.
Nhà quản lý sẽ hỗ trợ nhân viên cách sử dụng công nghệ làm việc từ xa của công ty, giúp họ tập trung vào năng lực và thái độ của mình trong công việc, quan tâm đến phạm vi của quy trình làm việc từ xa để giải quyết sự xa lánh, tạo điều kiện sáng tạo cho nhân viên. Nhà quản lý thiết kế lại quy trình kinh doanh phù hợp để cho phép đạt đƣợc lợi ích của làm việc từ xa trong khi quản lý rủi ro và chất lƣợng.
Nhân viên là người trực tiếp sử dụng công nghệ, liên hệ với khách hàng qua ứng dụng phần mềm công nghệ nếu có.
- Công nghệ (ICT): là ứng dụng, phần mềm mà qua đó nhân viên làm việc hoàn thành nhiệm vụ tại công ty, là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tổng thể của hoạt động làm việc từ xa.
- Khách hàng: là người mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức. Với các doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, khách hàng là ƣu tiên hàng đầu, đặc biệt đối với những doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề liên quan đến dịch vụ, tƣ vấn, chăm sóc khách hàng. Vậy nên việc phối hợp giữa nhân viên và công nghệ phải nhịp nhàng và hiệu quả để đem lại sự trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
1.4 Một số tình huống điển hình
Các nước trên thế giới đã bắt đầu làm việc từ xa khá lâu, tuy nhiên do sự bùng phát của dịch Covid-19 mà các nhân viên ngày càng có nhu cầu cao về làm việc từ xa do sự nguy hiển của dịch bệnh.
Tại Australia, trong cuộc khủng hoảng Covid-19 hiện tại, công việc từ xa đã trở nên rất hấp dẫn và hơn thế nữa. Tuy nhiên, khung pháp lý vẫn còn thiếu. Kể từ tháng 9/2020, Bộ Lao động của nước này công bố rằng nó - cùng với cái gọi là "xã hội các đối tác ”- đang thành lập các nhóm làm việc để kết hợp các ví dụ thực tiễn tốt nhất từ cuối tháng thành khuôn khổ pháp lý.
Tại Đức, Bộ trưởng Bộ Lao động Đức dự định giới thiệu quyền hợp pháp cho nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên điều này vẫn đang đƣợc thảo luận. Trong thực tế, một thỏa thuận làm việc từ xa nhƣ một thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng lao động hiện có. Nó nên đặc biệt bao gồm các điểm sau: thời gian làm việc từ xa/ chấm dứt làm việc từ xa, tuân thủ( sức khỏe và an toàn, thời gian làm việc, bảo vệ dữ liệu, v.v.), trách nhiệm pháp lý các vấn đề, hoàn trả các chi phí của nhân viên. Thỏa thuận nên để nó lên cho người sử dụng lao động để chấm dứt làm việc từ xa tại Bất cứ lúc nào. Điều này đặc biệt cần thiết nếu nó hóa ra nhân viên không cung cấp dịch vụ tương đương với những dịch vụ tại văn phòng.
Tuy nhiên, người sử dụng lao động phải luôn tuân theo các giới hạn của quyết định hợp lý (“Grenze billigen Ermessens”) khi thực hiện quyền chấm dứt công việc từ xa của mình.
Tại Montenegro, Theo Bộ luật Lao động của nước này tại Điều 42 Mối quan hệ lao động có thể được thiết lập cho thực hiện công việc bên ngoài cơ sở của người sử dụng lao
động, khi tính chất công việc cho phép. Mối quan hệ lao động để thực hiện công việc bên ngoài cơ sở của người sử dụng lao động bao gồm từ xa làm việc và làm việc tại nhà. Hợp đồng lao động đƣợc giao kết trong các điều khoản đoạn 1 của Điều này, ngoài dữ liệu nêu tại Điều 31, khoản 1 của Luật này, cũng phải chứa thông tin về: (1) loại công việc và cách thức tổ chức công việc; (2) điều kiện làm việc và cách thức thực hiện giám sát công việc;
(3) sử dụng thiết bị riêng cho công việc và hoàn trả chi phí cho việc sử dụng thiết bị đó;
(4) hoàn trả các chi phí khác liên quan đến thực hiện các hoạt động và cách thức quyết tâm của họ; (5) các quyền và nghĩa vụ khác.
Tại Pháp, từ năm 2012 chính phủ đã thông qua luật cho phép viên chức có thể làm việc từ xa không quá 3 ngày mỗi tuần. Để đối phó với dịch COVID-19, Pháp đã lựa chọn sử dụng rộng rãi công nghệ từ xa. Vào tháng 3 năm 2020, gần một trong ba người làm việc độc quyền hoặc thỉnh thoảng làm việc từ xa , trong khi những nhân viên làm việc từ xa thông thường chỉ chiếm 5% dân số vào năm 2019 ( Lucie Jeudy, 2021) Đặc biệt, theo nghiên cứu của Bhuiyan, M.A.A. và cộng sự( 2020) phát hiện ra rằng các vùng lân cận có mô hình đường phố không đều có liên quan tích cực đến việc làm từ xa, trong khi các vùng lân cận có diện tích đất nhỏ hơn và dân số lớn, sử dụng nhiều đất công nghiệp hơn, kết nối đường phố nhiều hơn và lớn hơn tiếp cận với phương tiện giao thông công cộng có liên quan tiêu cực đến việc làm từ xa.
Còn tại Nhật Bản, kể từ năm 2017, Bộ Nội vụ và Truyền thông đã hợp tác với Chính quyền Thủ đô Tokyo thực hiện“ Ngày làm việc từ xa” trong các khoảng thời gian cụ thể mỗi năm. Vào năm 2019, điều này diễn ra từ ngày 22 tháng 7 đến ngày 6 tháng 9 và những người tham gia phải cam kết dành tối thiểu năm ngày làm việc từ xa trong thời gian chạy chiến dịch. Theo tờ The Japan times( 9/2020), Chính phủ trung ƣơng có kế hoạch bắt đầu cung cấp các khoản tài trợ cho các thành phố tự quản thúc đẩy công nghệ từ xa nhƣ một biện pháp hồi sinh khu vực từ năm tài chính 2021. Sự gia tăng số lƣợng người làm việc tại nhà và các địa điểm xa xôi khác trong bối cảnh đại dịch coronavirus đã dẫn đến việc gia tăng sở thích sống ở các vùng nông thôn cách xa các trung tâm đô thị