3.1. Thực trạng công tác quản lý chất lượng tại Ban Quản lý dự án Đầu tư và Xây dựng thành phố Quy Nhơn
3.2.1.1. Cải tiến cơ cấu tổ chức
Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của Ban có những ưu nhược điểm sau:
- Ưu điểm:
Số lượng bộ phận ít, dễ quản lý và điều hành, dễ kiểm soát quản lý công việc, đội ngũ cán bộ nhân viên được tham gia vào nhiều lĩnh vực thực hiện trong các giai đoạn của dự án, có thể biết về trình tự thựchiện các giai đoạn các lĩnh vực trong công tác quản lý thực hiện dự án như: lập kế hoạch, thẩm tra dự án, tham gia tổ đấu thầu, quản lý chất lượng hiện trường, quản lý hồ sơ chất lượng, nghiệm thu khối lượng, …
- Nhược điểm:
+ Khó đánh giá được hiệu quả thực hiện của từng cán bộ tham gia thực hiện dự án, chưa quy định trách nhiệm và nhiệm vụ rõ ràng, mức độ chuyên nghiệp về các lĩnh vực cũng như việc chuyên sâu trong công tác chưa cao, dẫn đến việc thực hiện trong các giai đoạn của dự án chưa đạt hiệu quả cao nhất, do chưa có cán bộ nhân viên chuyên trách và thực hiện theo chuyên ngành riêng. Nhiều cán bộ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ và công việc khác nhau dẫn đến làm chi phối về chất lượng thực hiện công việc.
+ Số lượng bộ phận chức năng ít nên sự phân công công việc chồng chéo của các cán bộ kỹ thuật dẫn đến hiệu quả làm việc thấp.
Thành phố Quy Nhơn là đô thị loại I đang trong giai đoạn tập trung đầu tư và xây dựng, với đặc điểm công trình ngày càng quy mô và phức tạp, vì thế công tác quản lý cần được tiến hành một cách tập trung và chuyên sâu. Một trong những yếu tố giúp cho việc quản lý dự án, quản lý chất lượng công trình ngày càng tốt hơn đó chính là mô hình quản lý. Chính vì vậy, để khắc phục nhược điểm của mô hình cũ, học viên xin đề xuất cải tiến mô hình cơ cấu tổ chức như hình 3.8.
Hình 3.8. Sơ đồ đề xuất về cơ cấu tổ chức của BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn Theo sơ đồ này thì phải củng cố, kiện toàn và sắp xếp lại các bộ phận, đồng thời phân công lại nhiệm vụ cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Giám đốc: Lãnh đạo, tổ chức quản lý điều hành chung và trực tiếp phụ trách bộ phận Hành chính – Kế toán quản trị.
- 01 Phó giám đốc phụ trách công tác kế hoạch, tổng hợp, công tác đấu thầu, công tác chuẩn bị đầu tư trực tiếp phụ trách bộ phận Kế hoạch – Tổng hợp, bộ phận Quản lý dự án.
- 01 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật trực tiếp phụ trách bộ phận Kỹ thuật và bộ phận Giải phóng mặt bằng.
Trên cơ sở bộ phận Kế hoạch đầu tư – Tổng hợp tách thành hai bộ phận gồm: bộ phận Kế hoạch – Tổng hợp và bộ phận Quản lý dự án; bộ phận Kỹ thuật và GPMB tách thành hai bộ phận: bộ phận Kỹ thuật và bộ phận Giải phóng mặt bằng. Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:
- Bộ phận Hành chính – Kế toán quản trị: nhiệm vụ không thay đổi.
- Bộ phận Kế hoạch – Tổng hợp: thực hiện nhiệmvụ như trước đây trừ các nhiệm vụđã chuyển sang Bộ phận Quản lý dự án.
Phó Giám đốc
Bộ phận Quản lý
dự án
Phó Giám đốc
Bộ phận Kế hoạch
– Tổng hợp
Bộ phận
Kỹ thuật Bộ phận Giải phóng mặt
bằng Bộ phận
Hành chính - Kế
toán quản trị Giám đốc
- Bộ phận Quản lý dự án: thực hiện các thủ tục chuẩn bị đầu tư cho từng hạng mục, gói thầu và công trình dự án; tổ chức tiếp nhận dự án mới (nếu có); quản lý thông tin dự án; quản lý chất lượng hồ sơ dự án, chất lượng hồ sơ khảo sát, thiết kế, dự toán, quy hoạch xây dựng.
- Bộ phận Kỹ thuật: thực hiện công tác giám sát, quản lý kỹ thuật các dự án đầu tư, quản lý chất lượng thi công, nghiệm thu khối lượng, lập hồ sơ quản lý chất lượng công trình.
- Bộ phận Giải phóng mặt bằng: chuẩn bị mặt bằng xây dựng,thực hiện các thủ tục liên quan đến đất đai như thu hồi, giao đất, thực hiện công tác bồi thường giải phóng mặt bằng và tái định cư.
* Ưu điểm, nhược điểm của mô hình Ban QLDA đề xuất:
- Ưu điểm:
+ Theo cách quản lý này, Ban đã đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh.
+ Giảm bớt gánh nặng cho Giám đốc cũng như quy định trách nhiệm rõ ràng.
+ Quy trình thực hiện các công việc thực hiện dự án được phân công rõ ràng và chuyên nghiệp, thể hiện được vai trò trách nhiệm của từng bộ phận. Tính chuyên nghiệp cũng như hiệu quả của việc thực hiện công việc đạt hiệu quả cao. Không có sự chồng chéo về công việc cũng như chuyên môn lĩnh vực.
+ Việc quản lý và phân công công việc dễ dàng, việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả của từng bộ phận và cách kiểm soát được tốt hơn. Thúc đẩy, nâng cao được trình độ chuyên môn cũng như tinh thần làm việc của các cán bộ trong Ban.
Nâng cao được hiệu quả quản lý dự án, quản lý chất lượng công trình trong các giai đoạn thực hiện một cách tuần tự khoa học.
- Nhược điểm:
+ Khi gặp phải công trình phức tạp, không tận dụng được kinh nghiệm và sự đóng góp ý kiến của các kỹ sư giỏi trong các bộ phận.
+ Việc cung cấp số liệu và thông tin giữa các giai đoạn của các bộ phận khác nhau sẽ mất nhiều thời gian. Việc thực hiện chuyển giao các giai đoạn phải thực
hiện theo tuần tự các bước trong công tác quản lý. Việc kiểm soát thực hiện các giai đoạn cần có bước chuyển giao và việc tham gia cùng lúc của các bộ phận để xử lý công việc.