3.1. Thực trạng công tác quản lý chất lượng tại Ban Quản lý dự án Đầu tư và Xây dựng thành phố Quy Nhơn
3.2.4.3. Áp dụng phương pháp quản lý chất lượng 5S cho BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn
Từ những cơ sở lý thuyết đã được trình bày chi tiết trong mục 2.5.3 của luận văn. Học viên đề xuất áp dụng phương pháp quản lý chất lượng 5S cho BQLDA ĐT&XDTP Quy Nhơn.
Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong Ban, thực hiện cải thiện môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tiện lợi đối với cán bộ của Ban. Đối với thực trạng của Ban Quản lý, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc tốt hơn, thuận tiện hơn và mọi người có thể thoải mái hơn khi đến nơi làm việc.
Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vật dụng cũng như mặt bằng tổ chức của Ban.
5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tạitrong các bộ phận của Ban.
5S có thể giúp cho nhân viên của Ban có cách sắp xếp, lưu trữ các hồ sơ, sổ sách vật dụng có hệ thống và khoa học hơn, từ đó tạo ra sự thuận tiện trong quản lý và sử dụng.
Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thực hiện do Ban chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào. Những khoản chi phí
NGHIỆM THU HOÀN THÀNH
Giám sát kỹ thuật của Nhà thầu
Tư vấn thiết kế
Chủ quản lý sửdụng
Kỹ sư giám sát của Chủ đầu tư Giám sát tác giả
- Kiểm tra sự phù hợp với thiết kế.
- Chấp nhận nghiệm thu.
CÔNG TRÌNH
Kiểm tra và nghiệm thu - Cam kết về chất lượng.
- Yêu cầu được nghiệm thu.
mới phát sinh, sự ủng hộ của tất cả những người làm việc trong Ban và nhất là ngại sự thay đổi vì Ban đã có những hoạt động quản lý riêng tuy sắp xếp, vệ sinh môi trường làm việc.
Các bước triển khai thực hiện 5S như trong hình 3.17.
Hình 3.17. Trình tự thực hiện 5S tại BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn Trình tự áp dụng phương pháp 5S tại BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng tại BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn
Cán bộ lãnh đạo của BQL mời các chuyên gia hay đến các tổ chức học hỏi để hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và Cơ quan hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JICA).
Tìm hiểu kinh nghiệm về các hoạt động 5S ở các tổ chức và công ty đã triển khai 5S như tại thủy điện IALY, Công ty cổ phần Dược và trang thiết bị y tế Bình Định.
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Bước 2: Phát động chương trình
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu Seiri
Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton, và Seiso hàng ngày
Bước 6: Đánh giá định kỳ
Cam kết thực hiện 5S của người đứng đầu BQL. Thành lập Ban chỉ đạo thực hiện 5S tại BQL.Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S tại BQL.
Có chính sách đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện công cụ 5S tại BQL.
Bước 2: Phát động chương trình tại BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn
Thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S vào thời gian và không gian cụ thể tại BQL.
Trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người để các thành viên trong BQL đi sát vào thực tế công việc.
Công bố thành lập Ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công tậpthể, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể.
Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản tin, các khẩu hiệu cho toàn BQL.
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh tại nơi làm việc BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn
Tổ chức “ngày tổng vệ sinh” ngay sau khi lãnh đạo BQL thông báo thực hiện 5S.
Chia phạm vi khu vực, phân công nhóm phụ trách cụ thể để quy trách nhiệm hay tuyên dương, khen thưởng khi thực hiện công việc.
Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn Ban. Sàng lọc mọi thứ không cần thiếtnhư giấy tờ, hồ sơ không cần thiết vào nơi quy định nhằm duy trì không gian thoáng mát và gọn nhẹ.
Bước 4: Bắt đầu bằng Sàng lọc tại BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn
Lập tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết. Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.
Những thứ không dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần được đánh giá lại trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí.
Làm công tác sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc và sàng lọc tổng thể toàn công ty tổ chức 2 lần 1 năm nhằm loại bỏ và sắp xếp lại thiết bị, dụng cụ một cách ngăn nắp.
Bước 5: Thực hiện Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton) và Sạch sẽ (Seiso) hàng ngày tại BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn.
Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết, tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn.
Luôn tìm cách thực hiện việc cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra.
Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe.
Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại chỗ làm việc. Sắp xếp đồ đạt ngăn nắp, quy hoạch nơi để xe.
Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong BQL để duy trì kỷ luật. Tiến hành hoạt động đánh giá 5S. Tạo sự thi đua giữa cácbộ phận.
Bước 6: Đánh giá định kỳhiệu quả đạt được tại BQLDAĐT&XD TP Quy Nhơn Xem xét hiệu quả của các hoạt động 5S. Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5Stại BQL.
Kịp thời động viên các cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến cải tiến.
Mỗi thành viên trong BQL không ngừng thay đổi tư duy, phát hiện những khu vực hạn chế để có những cải tiến thích hợp.
Khi thực hiện 5S thành công trong BQL, 5S sẽ đem lại sự thay đổi kỳ diệu.
Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó cán bộ Ban làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm với ý thức hơn với công việc.