CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG KHU VỰC CÔNG
1.1 Tổng quan về dự toán ngân sách
1.1.4 Mô hình lập dự toán ngân sách
Theo tài liệu kế toán quản trị cao cấp của Huỳnh Đức Lộng, 2015:
1.1.4.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống
Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức và truyền xuống cho quản lý cấp trung gian. Sau đó quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở.
Nhận xét mô hình 1:
Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ nhà quản lý cấp cao xuống các bộ phận, không gắn với năng lực thực tế của bộ phận trong đơn vị. Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của đơn vị và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong đơn vị cả về mặt định tính và định lƣợng, điều này chỉ phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý.
1.1.4.2 Mô hình thông tin phản hồi
Theo mô hình này thì việc lập dự toán đƣợc thực hiện theo quy trình sau:
Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên đƣợc ƣớc tính từ ban quản lý cấp cao nhất, dự toán lúc này mang tính dự thảo và đƣợc truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó, các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở sẽ xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao.
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và lập dự toán cho toàn bộ đơn vị.
Nhận xét mô hình 2:
Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác, độ tin cậy và tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận.
1.1.4.3 Mô hình thông tin từ dưới lên
Theo mô hình này, dự toán đƣợc lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ đơn vị, từ đó lập dự toán của đơn vị.
Nhận xét mô hình 3:
Lập dự toán ngân sách theo mô hình này số liệu sẽ chính xác hơn, bởi vì gắn liền khả năng thực tế của từng bộ phận, tiết kiệm thời gian, chi phí và khuyến khích
các cá nhân, bộ phận trong tổ chức phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch đề ra.
Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý.
Tuy nhiên nhƣợc điểm của mô hình này là: Khi để cho các bộ phận tự định dự toán của mình có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự của các bộ phận. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới.
1.1.5 Các phương thức lập dự toán ngân sách
Có ba phương pháp lập dự toán ngân sách được sử dụng chủ yếu là: Phương pháp truyền thống hay phương pháp gia tăng, phương pháp lập theo chương trình, phương pháp lập từ Zero.
Phương pháp truyền thống: là xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả thực tế của kỳ hoạt động liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến.
Ưu điểm của phương pháp này là dễ hiểu, dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong điều hành hoạt động. Tuy nhiên, để lập ngân quỹ gia tăng hàng năm ban lãnh đạo chỉ việc duyệt ngân quỹ cho từng bộ phận dựa trên cơ sở ngân quỹ đã được phân bổ ở năm trước và có thêm % do lạm phát và hoạt động phát sinh trong năm tới. Phương pháp này chú trọng đến việc phân bổ ngân sách cho các đơn vị trong một tổ chức hơn là cho các hoạt động đƣợc thực hiện trong từng đơn vị. Hậu quả là, có những lãng phí tồn tại suốt một thời gian dài mà không bị phát hiện hoặc phát hiện đƣợc nhƣng không biết rõ bộ phận nào gây ra sự lãng phí.
Phương pháp lập theo chương trình: là phương pháp phân bổ ngân quỹ cho các hoạt động cần thiết của một chương trình cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra. Phương pháp này phân bổ cho các hoạt động cụ thể (khác với phân bổ cho các bộ phận như phương pháp truyền thống) nên khắc phục được nhược điểm ít chú trọng tới các hoạt động được thực hiện trong từng đơn vị của phương pháp truyền thống.
Phương pháp lập từ Zero: tiếp cận lập kế hoạch và ra quyết định đảo ngƣợc với quá trình làm việc của phương pháp truyền thống. Đặc điểm của phương pháp này là:
Lập ngân quỹ từ zero buộc người quản lý của từng đơn vị phải chia nhỏ hoạt động của đơn vị mình thành các quyết định trọn gói.
Đứng trên lợi ích của tổ chức, các quyết định trọn gói đó đƣợc sắp xếp theo thứ tự ƣu tiên từ trên xuống.
Ngân quỹ đƣợc phân bổ cho từng quyết định trọn gói đó theo thứ tự ƣu tiên.
Ưu điểm của phương pháp này là đánh giá một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng không cân đối giữa khối lƣợng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị lựa chọn đƣợc cách thức tối ƣu nhất để đạt được mục tiêu đề ra. Phương pháp lập dự toán ngân sách từ Zero cũng giúp làm sáng tỏ những chi phí ẩn, chi phí do lạm phát … không cần thiết. Nó cũng chỉ ra các khoản chi phí chồng chéo hoặc những nơi sẽ gây hao phí nguồn lực.
Trong khu vực công thì các thành phần chính tạo nên phương pháp lập dự toán ngân sách từ zero nói chung gồm:
Ba cấp độ tài chính thay thế cho mỗi đơn vị quyết định (cấp bằng không cơ bản, cấp vốn có mức độ dịch vụ hiện tại và mức độ nâng cao).
Tác động của các cấp độ kinh phí trên chương trình (đơn vị quyết định) hoạt động bằng cách sử dụng các số liệu thực hiện chương trình.
“Gói quyết định” chương trình cho ba cấp kinh phí.
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là mất thời gian phân tích, chi phí lớn, giấy tờ nhiều nên khi triển khai thực hiện cần nhiều thời gian và nỗ lực thực hiện (Trần Huyền Trang, 2012).
1.1.6 Các loại dự toán ngân sách và mối quan hệ giữa các loại dự toán ngân sách
1.1.6.1 Hệ thống báo cáo dự toán của doanh nghiệp sản xuất
Theo tài liệu kế toán quản trị cao cấp của Huỳnh Đức Lộng, 2015. Dự toán của doanh nghiệp sản xuất bao gồm các loại dự toán sau:
Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán thành phẩm tồn kho
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải đƣợc lập đầu tiên. Hầu hết các dự toán khác trong dự toán ngân sách đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Căn cứ vào dự báo tiêu thụ và kết hợp với dự toán tồn kho sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất, từ dự toán sản xuất sẽ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ sẽ lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là lập dự toán tài chính bao gồm dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
1.1.6.2 Hệ thống báo cáo dự toán của các đơn vị giáo dục đào tạo trực thuộc Bộ Xây Dựng
Căn cứ vào công văn số 166/BXD-KHTC ngày 07/07/2014, các mẫu báo cáo dự toán mà Nhà trường cần lập bao gồm các loại sau:
Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch: Báo cáo này dự toán số lƣợng tuyển sinh các hệ đào tạo của Trường theo trình độ đào tạo.
Báo cáo quy mô đào tạo năm kế hoạch: Báo cáo này dự toán quy mô đào tạo năm kế hoạch theo các lĩnh vực đào tạo và quy mô theo từng trình độ đào tạo, quy mô bao gồm số học sinh, sinh viên đang đào tạo tại trường.
Báo cáo này đƣợc lập dựa vào chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch.
Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm kế hoạch: Dự toán này đƣợc xây dựng dựa trên số sinh viên bình quân và mức chi cho một sinh viên để tính ra tổng số chi.
Đội ngũ giảng viên cơ hữu: Báo cáo này trình bày về đội ngũ giảng viên cơ hữu chi tiết theo học vị của các giáo viên.
Báo cáo biên chế tiền lương năm hiện tại: Báo cáo biên chế tiền lương đƣợc lập dựa trên cơ sở dự toán tổng số cán bộ, nhân viên của đơn vị ƣớc tính cho năm kế hoạch, tổng số biên chế có mặt, tổng quỹ lương có tính chất lương.
Báo cáo tổng hợp nhu cầu thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên năm hiện tại: Báo cáo này đƣợc lập dựa trên cơ sở dự toán tổng số đối tƣợng đƣợc hưởng phụ cấp thâm niên ước tính cho năm kế hoạch.
Cơ sở vật chất: Báo cáo đánh giá tình hình cơ sở vật chất hiện có của Nhà trường về diện tích sàn xây dựng phục vụ cho công tác đào tạo.
Thuyết minh chi tiết các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học năm kế hoạch:
Bảng thuyết minh này đƣợc lập dựa trên cơ sở đánh giá tiến độ thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học nhƣ số lƣợng đề tài đang thực hiện, số lƣợng đề tài đã hoàn thành so với kế hoạch; dự kiến kinh phí thực hiện.
Cơ sở tính chi sự nghiệp nghiên cứu khoa học năm kế hoạch: Dự toán này đƣợc lập dựa trên những cơ sở sau: số lƣợng đề tài đang thực hiện chi tiết theo từng loại; tình hình kinh phí theo dự toán đƣợc giao năm hiện tại và ƣớc thực hiện đến hết năm hiện tại, dự toán kinh phí cho năm kế hoạch.
Mức kinh phí dự toán cho năm kế hoạch đƣợc lấy trên bảng thuyết minh chi tiết các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học năm kế hoạch.
Dự toán thu, chi ngân sách năm hiện tại và năm kế hoạch: Dự toán này đƣợc lập dựa vào các báo cáo ở trên do các bộ phận liên quan cung cấp.
Báo cáo này gồm 4 phần: Dự toán tổng số thu, dự toán kinh phí Nhà nước cấp, dự toán tổng số chi và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước.