CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ LILAMA2
3.2 Giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng nghề LILAMA2 68
3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách
Công tác lập dự toán của Trường cao đẳng nghề LILAMA2 qua các năm luôn hoàn thành, tuy nhiên việc lập dự toán chƣa đƣợc cụ thể hóa thông qua một quy trình cụ thể nhằm đảm bảo việc phân chia công việc, luân chuyển thông tin, trách nhiệm của các bộ phận liên quan. Vì vậy, Nhà trường nên xây dựng quy trình dự toán ngân sách cụ thể, chi tiết, rõ ràng đảm bảo các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau; quy định rõ nội dung, thời gian thực hiện, các loại báo cáo và trách nhiệm mà các đơn vị cần phải thực hiện; xây dựng các biểu mẫu chi tiết hướng dẫn cho các bộ phận lập các dự toán liên quan đến đơn vị mình.
Quy trình lập dự toán ngân sách được đề xuất:
TT TRÁCH
NHIỆM SƠ ĐỒ QUY TRÌNH BIỂU MẪU
1 Các đơn vị
Số 01, 02, 03, 04, 06, 07, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 20
2 Các phòng ban chức năng
Số 05, 08, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 21
3 Kế toán viên
Số 22 và các biểu dự toán Nhà nước quy định
4
Trưởng phòng Tài chính - Kế toán
Lập dự toán 5 Hiệu trưởng
6
Trưởng phòng Tài chính Kế
toán Thực hiện dự
toán
7 Trưởng các đơn vị
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả) Sơ đồ 3.2: Xây dựng quy trình dự toán ngân sách
Nhu cầu, đề xuất sử dụng kinh phí
Thu thập thông tin số liệu và soạn thảo dự toán
Xây dựng dự toán ngân sách đơn vị
Xem xét, tổng hợp
Không đạt
Đạt
Tổng hợp dự toán của các đơn vị, lập dự toán chung cho toàn Trường
Soát xét Đạt
Không đạt
Phê duyệt Không đồng ý
Lập thủ tục trình Bộ phê duyệt
Nhận kết quả phê duyệt từ cấp trên. Xem xét điều chỉnh dự toán của trường theo kết quả phê duyệt
Thông báo công khai dự toán ngân sách đƣợc giao
Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện Đạt
Đồng ý
Giai đoạn chuẩn bị
Vào đầu tháng 06 hàng năm, Trường Cao đẳng nghề LILAMA2 tiến hành triển khai công tác xây dựng dự toán ngân sách cho năm kế hoạch. Căn cứ vào các quy định cũng như các văn bản hướng dẫn xây dựng dự toán ngân sách của Bộ xây dựng, trưởng phòng tài chính kế toán tham mưu cho Ban giám hiệu ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể lập dự toán ngân sách cho năm sau. Các bộ phận có liên quan căn cứ vào hướng dẫn của nhà trường tiến hành lập báo cáo. Các đơn vị tiến hành rà soát, thống kê, phân tích nguồn lực hiện tại của Trường như quy mô sinh viên, đội ngũ giảng viên, số lƣợng đề tài nghiên cứu, cơ sở vật chất… Đồng thời căn cứ vào chiến lược phát triển của Nhà trường trong tương lai và mục tiêu của năm học sắp tới để xác định chỉ tiêu nhiệm vụ của đơn vị mình, xem xét và đánh giá những yếu tố có thể ảnh hưởng tới các chỉ tiêu dự toán. Phòng tài chính kế toán sẽ gửi mail các biểu mẫu để lập dự toán ngân sách cho năm kế hoạch.
Giai đoạn lập dự toán
Các bộ phận tiến hành lập dự toán sử sụng kinh phí hoạt động tại đơn vị mình theo quy định và nội dung hướng dẫn của Nhà trường về việc lập dự toán ngân sách cho năm kế hoạch. Khi lập dự toán phải căn cứ vào số liệu năm trước, năm hiện tại và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến mức dự toán năm kế hoạch. Sau khi tổng hợp các thông tin số liệu các đơn vị tiến hành lập dự toán theo mẫu của Nhà trường gửi lên các phòng ban có liên quan trước ngày 20/06. Lưu ý, các dự toán được xây dựng phải có thuyết minh cơ sở tính toán và gắn liền với kế hoạch công tác năm, các đề xuất về sử dụng kinh phí phải dựa trên nhu cầu có thực và đƣợc tính toán chính xác.
Các phòng ban thực hiện kiểm tra, xem xét và tổng hợp thông tin từ các đơn vị sau đó gửi về Phòng tài chính kế toán. Phó phòng tài chính kế toán sẽ phụ trách công tác lập dự toán tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác và hợp lý của các khoản mục đƣợc lập trong dự toán. Tổng hợp, đối chiếu tình hình thực hiện dự toán so với năm trước, năm hiện tại để lập nên bản dự toán hoàn chỉnh. Các báo cáo này sau khi hoàn thành sẽ được trưởng phòng tài chính kế toán soát xét rồi trình lên Ban giám hiệu trước ngày 05/07. Sau khi Ban giám hiệu xét duyệt xong, dự toán được gửi tới Bộ xây dựng trước ngày 15/07.
Nhiệm vụ của các bộ phận như sau:
Các đơn vị trực thuộc Nhà trường: Xây dựng dự toán ngân sách của đơn vị mình theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định nộp của Nhà trường.
Phó phòng tài chính kế toán: Tiếp nhận các dự toán ngân sách của các đơn vị gửi lên, sau đó tiến hành kiểm tra, xem xét tính chính xác và hợp lý của các khoản mục đƣợc lập trong dự toán của các đơn vị. Nếu phát hiện sai sót hoặc điểm chƣa hợp lý, phó phòng tài chính kế toán sẽ phối hợp với các đơn vị để làm rõ hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Nếu dự toán của các đơn vị lập hợp lý và chính xác, phó phòng tài chính kế toán sẽ tổng hợp dự toán của các đơn vị để lập thành dự toán chung cho toàn trường.
Thời gian cho công việc này là khoảng 10 ngày.
Trưởng phòng tài chính kế toán: Kiểm tra, rà soát lại các số liệu dự toán thu, chi ngân sách nhà nước do phó phòng tài chính kế toán lập trước khi trình lên Hiệu trưởng phê duyệt. Thời gian cho công việc này khoảng 5 ngày.
Trình Hiệu trưởng ký duyệt bản dự toán ngân sách hoàn chỉnh.
Tiến hành gửi bản dự toán ngân sách chính thức tới Bộ xây dựng (Vụ kế hoạch tài chính).
Khi nhận được thông báo giao dự toán thu, chi ngân sách nhà nước của Bộ xây dựng, trưởng phòng kế toán tài chính tiến hành kiểm tra và điều chỉnh dự toán của nhà trường cho phù hợp với dự toán đã được duyệt. Thời gian khoảng 5 ngày làm việc.
Thông báo dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước được thông báo tới các bộ phận liên quan để thực hiện. Thời gian khoảng 2 ngày từ ngày nhận đƣợc quyết định giao dự toán ngân sách của Bộ.
Hiệu trưởng: Dựa vào sự tham mưu của trưởng phòng tài chính kế toán thực hiện ký thông báo hướng dẫn lập dự toán ngân sách năm kế hoạch tới các đơn vị, phòng ban. Ký duyệt tờ trình xin phê duyệt dự toán ngân sách gửi tới Bộ xây dựng;
ký thông báo công khai dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm.
Giai đoạn theo dõi
Trong quá trình thực hiện dự toán ngân sách năm kế hoạch, Trường cần theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện; so sánh và phân tích sự chênh lệch giữa thực tế với dự toán kế hoạch để có sự điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo nguyên tắc tiết
kiệm và đạt hiệu quả cao. Đồng thời, giúp rút đƣợc những kinh nghiệm trong quá trình lập dự toán năm tiếp theo.
Trưởng các đơn vị cần phải lập các báo cáo đánh giá quá trình thực hiện dự toán. Cụ thể, báo cáo phải phản ánh đƣợc tổng quát tình hình thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao của các đơn vị; Phân tích khó khăn, thuận lợi và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện; Đề xuất các kiến nghị về cơ chế, chính sách nhằm tạo điều kiện thực hiện kế hoạch đƣợc giao.
Ưu điểm của quy trình dự toán ngân sách mới đối với Nhà trường:
Quy trình dự toán ngân sách đƣợc đề xuất có những ƣu điểm nổi bật hơn so với quy trình dự toán ngân sách đang được áp dụng tại Trường Cao đẳng nghề LILAMA2 nhƣ sau:
Quy trình đƣợc đề xuất có sự tham gia của tất cả các đơn vị trực thuộc Nhà trường thay vì một số phòng ban như trước đây. Tất cả các đơn vị có sử dụng kinh phí của Trường đều tham gia vào công tác lập dự toán ngân sách từ giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn lập dự toán đến giai đoạn theo dõi. Trong quá trình lập dự toán yêu cầu các đơn vị phải thực hiện theo đúng hướng dẫn và dự toán lập phải có thuyết minh cụ thể, rõ ràng, có cơ sở tính toán.
Quy trình dự toán ngân sách mới quy định rõ trình tự thực hiện công việc, phân chia rõ nội dung công việc và trách nhiệm pháp lý đối với các đơn vị, quy định thời gian hoàn thành, các biểu mẫu được áp dụng. Nhằm cung cấp những hướng dẫn cần thiết cho người tham gia thực hiện, giúp cho công tác quản lý trở nên hiệu quả hơn.
Việc tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách của Nhà trường sẽ được bố trí cho một kế toán viên chuyên trách về dự toán đảm nhận thay vì trưởng phòng kế toán tài chính thực hiện như trước đây. Điều này giúp giảm bớt được khối lượng công việc cho trưởng phòng tài chính kế toán.
Trong quy trình lập dự toán mới, Nhà trường sẽ thực hiện thêm bước đánh giá kết quả thực hiện dự toán. Thông qua việc đánh giá và phân tích tình hình thực hiện nhằm đánh giá đƣợc tính hiệu quả và khả thi của dự toán ngân sách đƣợc lập.