CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU, CHI HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.3. Hạch toán các khoản chi hoạt động sự nghiệp tại đơn vị hành chính sự nghiệp
1.3.3. Phương pháp kế toán và ghi sổ kế toán
* Phương pháp hạch toán kế toán
Theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC
- Khi xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động (Tài khoản cấp 2, 3 phù hợp) Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” (Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản)
- Xác định tiền lương, tiền công, phụ cấp…phải trả cho cán bộ, công viên chức và người lao động khác trong đơn vị tính vào chi phí hoạt độn,ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động (Tài khoản cấp 2,3 phù hợp)
Có TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương (TK 3321, 3322, 3323, 3324) - Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí,…đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán (căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ ) tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 331 - Các khoản phải trả (TK 3311)
- Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc bằng kinh phí nhận tạm ứng của Kho bạc (khi dự toán chưa được giao) để chi trực tiếp cho hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 111, 112
Hoặc Có TK 336 - Tạm ứng kinh phí
- Thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 312 - Tạm ứng
- Trường hợp mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí hoạt động, các nghiệp vụ kiinh tế liên quan được phản ánh như sau:
+ Khi mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình
Có các TK 111, 112, 461,…
+ Đồng thời, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 466 - Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ
Trường hợp rút dự toán chi hoạt động để mua TSCĐ đồng thời ghi đơn bên Có TK 008 (TK 0081, 0082)
- Rút dự toán chi hoạt động (dự toán chi thường xuyên và dự toán chi không thường xuyên)
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi bên Có TK 008 (0081, 0082)
- Các đơn vị sự nghiệp theo quy định của chế độ tài chính nếu được phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 643 - Chi phí trả trước
- Hạch toán năm báo cáo giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối năm thuộc kinh phí hoạt động (cả số còn sử dụng được và số không còn sử dụng
được): Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho ngày 31/12 kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” phản ánh toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho liên quan đên số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo (trong đó ghi rõ: Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối ngày 31/12), ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động (6612 - Năm nay)
Có TK 337 - Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau
- Hạch toán năm báo cáo giá trị khối lượng SCL, XDCB hoàn thành. Căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng SCL, KLCB hoàn thành đến 31/12 kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” để phản ánh giá trị khối lượng công tác SCL, XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp cho công tác SCL, XDCB trong năm được quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo, lập “Chứng từ ghi sổ”, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 337 - Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau
- Thuế GTGT đầu vào liên quan đến vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ mua về dùng đồng thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và hoạt động hành chính sự nghiệp không khấu trừ, nếu được tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 3113 - Thuế GTGT được khấu trừ
- Khi sử dụng các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án để chi hoạt động theo mục đích viện trợ, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 111,112,152…
- Xác định học bổng, sinh hoạt phí,… phải trả các đối tượng khác (học sinh, sinh viên…)trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 335 - Phải trả các đối tượng khác
- Khi phát sinh các chi phí liên quan đến ấn chỉ cấp, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 111,112, 331…
- Kết chuyển số chi trả thực tế về các khoản theo chế độ cho người có công vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 335 - Phải trả các đối tượng khác
- Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152,…
Có Tk 661 - Chi hoạt động
- Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động hành chính sự nghiệp, căn cứ vào số dư TK 413 – “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”, chi tiết lãi, lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động hành chính sự nghiệp:
+ Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái + Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 661 - Chi hoạt động”
- Trường hợp trong kỳ đơn vị được phép tạm chia thêm thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích lập các quỹ để sử dụng tính vào chi hoạt động thường xuyên, căn cứ vào số chênh lệch thu lớn hơn chi do tăng thu, tiết kiệm chi theo quy định của chế độ tài chính, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức Có TK 431 - Các quỹ
Đồng thời ghi Có TK 004 - Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên
- Cuối kỳ tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí quản lý chung phát sinh trong kỳ vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 642 - Chi phí quản lý chung
- Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi:
Nợ TK 6611 - Năm trước Có TK 6612 - Năm nay
+ Đối với phần kinh phí thường xuyên:
Nợ TK 6611 - Năm trước (66111 - Chi thường xuyên) Có TK 6612 - Năm nay (66112 - Chi thường xuyên) + Đối với phần kinh phí không thường xuyên:
Nợ TK 6611 - Năm trước (66112 - Chi không thường xuyên) Có TK 6612 - Năm nay (66122 - Chi không thường xuyên)
- Năm sau, khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (TK 4611) Có TK 661 - Chi hoạt động(TK 6611)
+ Đối với phần kinh phí thường xuyên:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (46111- Nguồn kinh phí thường xuyên) Có TK 661 - Chi hoạt động (66111 - Chi thường xuyên)
+ Đối với phần kinh phí không thường xuyên:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (46112- Nguồn kinh phí không thường xuyên)
Có TK 661 - Chi hoạt động (66112 - Chi không thường xuyên)
- Những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức duyệt phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi:
Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118 - Phải thu khác) Có TK 661 - Chi hoạt động (6611 – Năm trước)
- Khi trích lập quỹ và trả thu nhập tăng thêm từ chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên khi quyết toán được duyệt, ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động (6611 – Năm trước) Có TK 431 - Các quỹ
Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức
Đồng thời, ghi Có TK 004 - Chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên.
* Phương pháp hạch toán kế toán đối với kế toán chi thường xuyên được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3.1. Kế toán chi hoạt động thường xuyên TK 11
TK 334, 335
TK 332
TK 241
TK 211, 213
TK 111, 461
Đồng thời ghi: TK 466
TK 337
TK 111, 112…
TK 331
TK 461
Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả CC, VC và người lao động khác.
Các khoản phải trả các đối tượng khác
TK 66121 – CHI THƯỜNG XUYÊN
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên tiền lương và phụ cấp lương phải trả CC, VC
Kết chuyển chi sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành
Mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng
Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường xuyên khác phát sinh
Quyết toán giá trị vật tư, dụng cụ tồn kho, XDCB và sửa chữa lớn hoàn thành năm báo cáo tính và chi hoạt động
Các khoản ghi giảm chi
Đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ hoàn thành bàn giao, đưa vào sử dụng
TK 111, 112, 152, 153, 312, 331,…
Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt phải thu hồi
Kết chuyển số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt
TK 0081
Rút dự toán chi thường xuyên để sử dụng
TK 11
TK 642, 643
TK 461
TK 336
TK 431
TK 413 gb
Đơn vị sự nghiệp phân bổ dần chi phí trả trước, chi phí quản lý chung
Rút dự toán chi thường xuyên để chi trực tiếp
Tạm ứng kinh phí của kho bạc chi trực tiếp
Khi được tạm trích lập các quỹ trong kỳ từ chêch lệch thu, chi hoạt động thường xuyên
Lãi tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN
Lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN
TK 413
* Phương pháp hạch toán kế toán đối với kế toán chi không thường xuyên đƣợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3.2. Kế toán chi hoạt động không thường xuyên TK 11
TK 111, 152, 312, 461…
TK 111, 331, 461… TK 211
TK 241
Đồng thời ghi: TK 466
TK 241
TK 111, 112…
TK 331
TK 461
Các khoản chi không thường xuyên phát sinh
TK 66122 – CHI KHÔNG THƯỜNG XUYÊN
Mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng
Đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ hoàn thành đưa vào sử dụng
Kết chuyển chi sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành
Các khoản ghi giảm chi
Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt phải thu hồi
Kết chuyển số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt
TK 0082
Rút dự toán chi thường xuyên để sử dụng
Chi đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ (nếu qua lắp đặt chạy thử)
Chi sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh
* Sổ kế toán sử dụng
Sổ kế toán sử dụng theo thông tƣ 107/TT-BTC.
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các sổ: Nhật ký chung (Mẫu số S04- H); Sổ chi tiết tài khoản (Mẫu số S31- H); Sổ cái dùng cho hình thức Nhật ký chung (Mẫu số S03- H); các sổ chi tiết liên quan.
+ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái bao gồm các sổ: Sổ Nhật ký – Sổ Cái (Mẫu số S01- H); Sổ chi tiết tài khoản (Mẫu số S31- H); các sổ chi tiết liên quan.
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ: Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-H); Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-H); Sổ cái (Mẫu số S02c-H); Sổ chi tiết tài khoản (Mẫu số S31- H); các sổ chi tiết liên quan.
Sổ kế toán sử dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC và sửa đổi, bổ sung theo Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC
Đối với hình thức kế toán Nhật ký chung
- Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung gồm:
+ Nhật ký chung (Mẫu số S04- H); Sổ chi tiết tài khoản; Sổ cái tài khoản (Mẫu số S03- H)
+ Sổ chi tiết các khoản chi (Mẫu số S61- H)
Mục đích: Sổ chi tiết chi hoạt động dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo nguồn kinh phí đảm bảo và theo từng Mã ngành kinh tế của Mục lục ngân sách nhà nước, nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phívà cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo.
Căn cứ ghi sổ: Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại liên quan đến chi hoạt động hành chính, sự nghiệp của đơn vị
- Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung về các khoản Chi tại đơn vị hành chính sự nghiệp được trình bày tương tự như trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung về các khoản thu hoạt động sự nghiệp tại đơn vị hành chính sự nghiệp
Đối với hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
- Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm:
+ Sổ Nhật ký – Sổ Cái (Mẫu số S01- H); Sổ chi tiết các khoản chi (Mẫu số S61- H); Sổ chi tiết tài khoản
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái về các khoản Chi tại đơn vị hành chính sự nghiệp được trình bày tương tự như trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái về các khoản thu hoạt động sự nghiệp tại đơn vị hành chính sự nghiệp
Đối với hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Các loại sổ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm:
+ Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-H); Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b- H); Sổ cái (Mẫu số S02c-H); Sổ chi tiết tài khoản; Sổ chi tiết các khoản chi (Mẫu số S61- H