CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU, CHI HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THẢO NGUYÊN HUYỆN MỘC CHÂU, TỈNH SƠN LA
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác hạch toán kế toán các khoản thu,
* Về tổ chức bộ máy kế toán:
Trong đơn vị, việc cung cấp thông tin chính xác, đáng tin cậy và kịp thời cho người sử dụng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Vì thế để làm tốt công tác kế toán phải xác định được mục tiêu và chiến lược quản lý, tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, hiệu quả nhất.
Đảm bảo các nhân viên kế toán đều thực hiện đúng năng lực bản thân, nắm vứng chế độ và quy định hiện hành.
Vì đặc điểm của quá trình thu tiền viện phí là rất nhiều, liên tục. Vì vậy cần phải quán triệt tính tự giác và giám sát chặt chẽ nguồn nhân công.
Công việc kế toán rất cần độ tin cậy và chính xác cao nên vấn đề nhân lực và vật lực cần đáp ứng một số cách tốt nhất để giúp cho quá trình hạch toán được hoàn thiện.
Tại Phòng Tài chính – Kế toán Bệnh viện Đa khoa Thảo Nguyên huyện Mộc Châu có 6 nhân viên làm việc. Theo em với một đơn vị HCSN có khối lượng công việc lớn thì việc sử dụng số lượng kế toán viên như vậy hợp lý, tuy nhiên cần xem xét về việc giữa các kế toán nên kiểm tra, học hỏi lẫn nhau để đạt hiệu quả trong công việc.
- Về nguồn nhân lực:
Cần có sự phân công công việc hợp lý, thực hiện đúng các nguyên tắc kế toán quy định, đặc biệt chú trọng nguyên tắc bất kiêm nghiệm.
Các kế toán viên phải có những chuyên môn vững, phải liên tục cập nhật các văn bản liên quan, có sự học hỏi tu dưỡng nhằm nâng cao trình độ kế toán, nâng cao tình thần trách nhiệm đối với công việc, khắc phục mọi hoàn cảnh hoàn thành tốt các công việc được giao.
Bên cạnh đó phải có chế độ ưu đãi và nghỉ dưỡng đảm bảo sức khỏe và môi trường làm việc cho nhân viên tốt nhất để họ nhiệt tình và trung thành với nghề.
Kế toán đơn vị cần được bồi dưỡng và nâng cao hơn nữa các nghiệp vụ chuyên môn của mình để đáp ứng được nhu cầu công việc. Các nhân viên trong phòng cần có sự trao đổi và học hỏi kinh nghhiệm của nhau về thông tin được chính xác và nhanh chóng. Cần thực hiện các cuộc thanh kiêm tra chéo lẫn nhau khi cần thiết để có thể phát hiện và giảm thiểu sai sót, tránh tình trạng gian lận và sai sót tại đơn vị.
Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, bệnh viện nên có biện pháp đào tạo về nghiệp vụ và cho nhân viên kế toán tham gia các lớp tập huấn về chế độ kế toán mới, nhằm không ngừng nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán.
- Về vật lực: Trong giai đoạn hiện nay, mỗi kế toán viên ít nhất cần phải có một máy vi tính cá nhân để đảm bảo cho công việc được nhanh chóng và tính bảo mật thông tin.
Tuy nhiên, cơ sở vật chất tại Phòng còn chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng. Phòng có 3 máy in, trong khi khối lượng sử dụng máy in lớn, cần bổ sung cơ sở vật chất để công tác được nhanh hơn.
* Về Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị HCSN nói chung và trong Bệnh viện Đa khoa Thảo Nguyên nói riêng có ý nghĩa quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho công tác quản lý tài chính của đơn vị. Các chứng từ thu nhận tại đơn vị được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể. Qua đó giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý tài chính. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ trong kế toán hoạt động thu, chi Bệnh viện Đa khoa Thảo Nguyên cần thực hiện cụ thể như sau:
- Khâu lập chứng từ kế toán: Phải đảm bảo đúng các nội dung kinh tế phát sinh trên mọi chứng từ kế toán, đơn vị phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của các nhân viên kế toán tránh tình trạng sử dụng chữ ký tùy tiện, chữ ký lần sau không giống chữ ký lần trước gây khó khăn cho công tác kiểm tra.
- Việc lập, ghi chép các số liệu liên quan đến các yếu tố ghi trên chứng từ gốc không được quá rút gọn, khó hiểu. Công tác kiểm tra chứng từ phải được thực hiện thường xuyên ở khâu đầu và khâu cuối, tránh để tình trạng dồn chứng từ đến cuối tháng hoặc cuối quý, để đảm bảo cho việc phát hiện các sai phạm (nếu có) cũng như đưa ra các điều chỉnh một cách kịp thời.
- Tuân thủ đúng quy trình luân chuyển của chứng từ tránh trường hợp sai sót và thiếu kiểm soát trong đơn vị.
- Cần làm tốt công tác tổ chức lưu trữ chứng từ ở hầu hết các bộ phận của đơn vị.
Cần phân loại chứng từ để chuyển vào lưu trữ tại kho đảm bảo tính khoa học, hệ thống để tiện cho công tác phục vụ thanh kiểm tra. Cần xử lý kịp thời chứng từ hết thời hạn lưu trữ.
- Kiểm soát chặt chẽ việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đúng với tính chất, nội dung nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý.
- Cần thực hiện vận dụng, luân chuyển các chứng từ kịp thời giữa các bộ phận kế
toán phần hành để khi kế toán tổng hợp ghi sổ thì số chứng từ phát sinh của tháng phát sinh trùng khớp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cần đôn đốc các bộ phận kế toán phần hành tổ chức chứng từ hợp lý để có thông tin thu nhận và xử lý kịp thời không còn chậm ảnh hưởng đến thời hạn lập báo cáo kế toán, cũng như công tác kiểm tra, kiểm soát kế toán.
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, các phần mềm kế toán đã ra đời và được sử dụng rộng rãi trong các bệnh viện. Vì vậy, việc lập chứng từ kế toán trên máy vi tính cần được nghiên cứu để giảm bớt công việc kế toán. Bệnh viện cần xây dựng các mẫu chứng từ sẵn cho từng nghiệp vụ trên máy trên cơ sở mã hoá từng loại nghiệp vụ. Đồng thời với quá trình trên cần xây dựng việc bảo vệ chương trình phần mềm để chống lại virut, chống sữa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng được đặt ra để bảo vệ tính pháp lý của chứng từ.
* Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Qua thực tế cho thấy, Bệnh viện Đa khoa Thảo Nguyên đã căn cứ vào đặc điểm cụ thể của đơn vị mình và số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và chỉ tiêu hóa các tài khoản theo từng đối tượng bằng việc mã hóa các đối tượng đó một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm và nhu cầu quản lý của đơn vị, đặc biệt là trong công tác kế toán hoạt động thu – chi.
Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý của từng lĩnh vực. Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với mô hình tổ chức kế toán và tính chất hoạt động của bệnh viện, thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước. Chính vì thế nên hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tại bệnh viện cần thực hiện yêu cầu sau:
Đối với vận dụng hệ thống tài khoản, trong thực tế năm 2017 đơn vị đang thực hiện chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 185/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, đơn vị phải thực hiện mở các tài khoản chi tiết đầy đủ theo yêu cầu quản lý, song song với việc cụ thể hóa các nguồn kinh phí và các đối tượng thanh toán, nhất là trong điều kiện thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay. Chú trọng việc xây dựng hệ thống mã hóa cùng với hệ thống tài khoản chi tiết sắp xếp một cách khoa học và hợp lý.
Đơn vị cần mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 ngoài các tài khoản đã có trong hệ thống tài khoản đang áp dụng để phản ánh cụ thể các nội dung kinh tế đáp ứng yêu cầu cung cấp
thông tin phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị.
Từ ngày 01/01/2018 đơn vị áp dụng theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài Chính, cần nghiên cứu và áp dụng chính xác về Hệ thống tài khoản theo thông tư mới.
* Về Hệ thống sổ kế toán
Đặc điểm của kế toán máy là tất cả các sổ kế toán đều được in trực tiếp từ máy vi tính, không sử dụng các mẫu in sẵn, nên tất cả các sổ kế toán nằm trong danh mục quy định hay nằm ngoài danh mục quy định đều được thiết kế mẫu in ra. Do vậy, trong điều kiện sử dụng máy vi tính, đơn vị phải thiết kế lại mẫu sổ cho phù hợp với khả năng của máy in và khổ giấy in. Việc thiết kế lại các mẫu sổ phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các thông tin phản ánh trong sổ kế toán, đồng thời đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, thống nhất giữa các chỉ tiêu trên các mẫu sổ khác nhau. Hạn chế các thông tin lập, kết hợp các thông tin theo các chỉ tiêu khác nhau để hệ thống sổ in ra chứa đựng được nhiều thông tin hơn.
Việc xây dựng mẫu sổ in ra từng loại sổ là vừa đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị vừa tuân thủ các quy định về sổ kế toán của chế độ kế toán hiện hành. Khác với kế toán thủ công, kế toán máy ngoài việc thực hiện in sổ kế toán theo định kỳ (tháng, quý, năm), còn có thể in các sổ vào bất kỳ thời điểm nào và bất kỳ khoảng thời gian nào theo yêu cầu quản lý, cho nên các sổ kế toán ngoài việc đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp còn cần phải linh hoạt.
Việc lưu trữ sổ kế toán sau khi in ra theo định kỳ được tiến hành giống như kế toán thủ công và tuân thủ các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Tuy nhiên, do khả năng của máy tính có thể ghi nhớ một lượng thông tin rất lớn được tập hợp trong File cơ sở dữ liệu và thông qua một chương trình được định trước nên bên cạnh việc ghi sổ để lưu dữ liệu theo đúng quy định về mặt pháp lý, đơn vị nên có kế hoạch lưu trữ dữ liệu bằng các File lưu trữ dữ liệu trong máy tính, kết xuất ra đĩa hoặc các thiết bị nhớ ngoài của máy vi tính để bảo quản nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm toán và yêu cầu quản lý của bệnh viện.
* Về thực hiện chế độ dự toán thu, chi:
Đẩy mạnh công tác quản lý, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện dự toán thu, chi tại đơn vị. Việc lập báo cáo quyết toán thu, chi cần thực hiện đúng thời hạn, đảm bảo chính xác. Sau mỗi kỳ kế toán, cần phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán nhằm rút ra kinh nhiệm và bài học cần thiết cho kỳ kế toán tiếp theo.
* Về Báo cáo thu, chi
Hiện tại công tác lập và cung cấp thông tin trên Báo cáo thu, chi của Bệnh viện đã cơ bản thực hiện đúng quy trình và đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra đối với cho Sở chủ quản, cơ quan quản lý cấp trên cũng như nội bộ đơn vị, tuy nhiên về công tác này vẫn còn một số hạn chế do đó Bệnh viện cần bổ sung và hoàn thiện một số điểm sau:
- Thông tin trong các Báo cáo tài chính cần phải chi tiết hơn, cụ thể hơn không nên ghi chung chung, có một số nội dung ghi chưa sát với tình hình thực tế. Như trong Thuyết minh báo cáo tài chính ở phần phụ lục cần điền đầy đủ thông tin các nội dung ở phần 1/
Tình hình biên chế lao động quỹ lương. Trong mục VIII- Thuyết minh trong Thuyết minh Báo cáo tài chính cần thuyết minh rõ những công việc phát sinh đột xuất trong năm và nguyên nhân các biến động tăng giảm so với dự toán, so với năm trước.
- Công tác công khai báo cáo tài chính: Việc tổ chức công khai báo cáo tài chính cần được thực hiện nghiêm túc và có kế hoạch cụ thể. Ngoài việc báo cáo tại hội nghị cán bộ chủ chốt, hội nghị cán bộ, viên chức hàng năm, cần tiến hành tổ chức công khai trên các phương tiện thông tin cụ thể tại Bệnh viện Đa khoa Thảo Nguyên đã đưa và niêm yết các báo cáo thu, chi có nội dung cụ thể lên bảng tin của toàn viện, để mọi cán bộ viên chức có thể biết về công tác quản lý tài chính của đơn vị.
* Một số kiến nghị khác:
Hoàn thiện về công tác kiểm tra kế toán
Để hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán hoạt động thu chi nói riêng và các hoạt động kế toán nói chung, bệnh viện cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc quy chế về việc tự kiểm tra tài chính. Cụ thể:
- Phải xác định rõ mục đích, nhiệm vụ của công tác kiểm tra tài chính, kế toán.
- Lựa chọn hình thức tự kiểm tra tài chính kế toán: Bệnh viện tùy theo đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy, tình hình thực tế và hoàn cảnh cụ thể vận động các hình thức kiểm tra để tổ chức tự kiểm tra tài chính. Hình thức tự kiểm tra tra theo thời gian thực hiện (Tự kiểm tra thường xuyên và tự kiểm tra đột xuất). Hình thức tự kiểm tra theo phạm vi công việc (Tự kiểm tra toàn diện và tự kiểm tra đặc biệt). Mỗi hình thức có trình tự và thủ tục, phương pháp kiểm tra riêng. Đơn vị cần nghiên cứu kỹ và lựa chọn hình thức phù hợp và hiệu quả nhất.
- Nội dung tự kiểm tra kế toán hoạt động thu, chi gồm: Kiểm tra các khoản thu hoạt động của đơn vị, kiểm tra các khoản chi hoạt động; kiểm tra việc xác định các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động và trích lập các quỹ; vật liệu, công cụ, dụng cụ; kiểm tra
việc quản lý và sử dụng quỹ lương ...
- Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành.
Qua đó chỉ rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.
- Kết quả việc kiểm tra kế toán là báo cáo kết quả kiểm tra cùng với những kiến nghị khắc phục, sửa chữa. Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra đơn vị có quyết định khen thưởng các thành tích hoặc xử lý kết luận tự kiểm tra phải được thông báo công khai.
- Công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục và có hệ thống. Đơn vị cần có biện pháp tuyên truyền để nâng cao nhận thức về công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán, không nên tạo không khí căng thẳng, gò ép trong quá trình kiểm tra để công tác kiểm tra dần dần đi vào nề nếp và công việc thường xuyên của đơn vị.
- Do áp dụng phần mềm máy tính nên trong quá trình hạch toán còn sảy ra sai sót về mặt số học (do làm tròn số). Đây là những sai sót nhỏ nhưng vì công việc kế toán đòi hỏi độ chính xác rất cao và mức sai số bằng cho nên kế toán viên cần khắc phục điều đó.
Hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
- Lựa chọn phần mềm: Cùng với việc trang bị đồng bộ máy móc thiết bị và thiết kế đường mạng, việc lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của bệnh viện đóng vai trò quan trọng. Hiện nay trên thị trường, phần mềm kế toán rất đa dạng, phong phú, tuy nhiên phần nhiều các phần mềm thường được lập trình theo một chu trình kế toán định sẵn, không có khả năng linh hoạt và thích ứng với những sửa đổi, bổ sung của chính sách chế độ kế toán tài chính. Cần lựa chọn phần mềm phù hợp với bệnh viện.
- Xây dựng phần cứng: Để triển khai có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin, trước hết đơn vị cần trang bị các thiết bị chủ yếu như: Máy vi tính, máy in, lưu điện, modem, các thiết bị mạng và một số thiết bị ngoại vi của máy vi tính.
- Tổ chức triển khai: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán cần được thực hiện đồng bộ ở các phần hành kế toán thì mới đảm bảo khai thác tối đa hiệu quả của các ứng dụng. Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán phải đảm bảo kết nối được dữ liệu giữa các bộ phận, các khoa phòng với kế toán, đồng thời nên tính đến việc kết xuất dữ liệu được phép công khai lên mạng quản lý của bệnh viện và giải pháp tham gia vào hệ thống mạng nội bộ của đơn vị cũng như phạm vi rộng hơn để tận dụng tài nguyên và tiện ích có thể có qua mạng.
Để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế toán, trong kế toán sử dụng máy vi tính cần