Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ

Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải dựa trên cơ sở tổ chức công việc của KTNB vì tổ chức công việc KTNB ở cấp cao nhất trở thành chiến lược để đạt được mục đích của KTNB. Bên cạnh đó, tổ chức bộ máy KTNB phải có sự chỉ đạo thường xuyên về mặt quản trị, có sự kiểm soát tập thể, bộ máy kiểm toán nói chung bao gồm con người và phương tiện chứa đựng các yếu tố của kiểm toán để thực hiện chức năng kiểm toán và các yếu tố của kiểm toán phải trở thành nhận thức và

kinh nghiệm trong con người, hình thành nên cơ chế hoạt động của các phương tiện.

Tóm lại, bộ máy KTNB là hệ thống bao gồm các kiểm toán viên do đơn vị tự lập ra đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ. Tất nhiên sẽ không tồn tại một cách thức tổ chức bộ máy KTNB hiệu quả duy nhất vì cách thức tổ chức bộ máy KTNB phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, đó là yêu cầu quản lý trong từng thời kỳ, phạm vi hoạt động, đặc điểm lĩnh vực kinh doanh, yêu cầu về pháp lý.

Xét theo phạm vi hoạt động của KTNB và mối liên hệ giữa KTNB công ty mẹ và các đơn vị thành viên có hai mô hình tổ chức KTNB là tập trung và phân tán. Tổ chức KTNB theo mô hình tập trung là chỉ tổ chức KTNB tại bộ máy hoạt động cấp cao là công ty mẹ mà không tổ chức KTNB tại các đơn vị thành viên. Mô hình này đòi hỏi các kiểm toán viên (KTV) của văn phòng điều hành tập đoàn hay công ty mẹ phải thường xuyên đi công tác đến các đơn vị thành viên khác nhau, địa điểm khác nhau để thực hiện kiểm toán. Tổ chức theo mô hình phân tán là KTNB được thành lập ở cả công ty mẹ và các đơn vị thành viên. Về mặt lý thuyết tổ chức theo cách này có thể thực hiện được nhưng trong thực tế tính khả thi không cao vì bị giới hạn bởi chi phí kiểm toán, số lượng KTV, kiểm soát hoạt động kiểm toán,… Ưu điểm của mô hình phân tán là các KTV của công ty mẹ sẽ không phải bận rộn với những công việc đơn giản để tập trung cho các công việc khác quan trọng hơn; các

KTV ở các đơn vị thành viên được kiểm toán thường có kiến thức và kinh nghiệm về chính đơn vị của mình giúp họ có những kiến nghị gắn liền với điều kiện đơn vị của mình; những người ở chính đơn vị thành viên được kiểm toán thường có động lực để thực hiện các kết luận và kiến nghị khi chính họ đề xuất hơn là từ các KTV công ty mẹ. Ưu điểm của mô hình tập trung là các kiến nghị mang tính áp chế cao hơn; KTV tại công ty mẹ có tầm nhìn tổng quan hơn KTV tại đơn vị thành viên; dễ dàng có các chính sách đồng bộ và nhất quán trong tập đoàn… Thực ra hai cách tổ chức trên chỉ là xu hướng tổ chức, hầu hết các tập đoàn lựa chọn cách tổ chức hỗn hợp hai mô hình trên dựa trên cơ sở các loại hình kiểm toán hay lĩnh vực kiểm toán, theo cơ cấu công ty, theo lĩnh vực địa lý, … Các cách này có thể sử dụng độc lập hoặc kết hợp theo mức độ cần thiết.

Xét về cấu trúc tổ chức, bộ máy KTNB có thể được tổ chức theo các cách tiếp cận sau: dựa trên cơ sở các loại kiểm toán hay lĩnh vực kiểm toán, dựa trên cơ sở sự

thích hợp với cơ cấu tổ chức của công ty, theo lĩnh vực địa lý, theo cách kết hợp những phương pháp đã đề cập trước đó với những nhân viên chủ chốt. Các cách thức tiếp cận này có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp theo mức độ cần thiết.

Một là, Tổ chức bộ máy KTNB theo loại hình kiểm toán.

Bộ máy KTNB có thể được tổ chức theo từng loại hình kiểm toán (sơ đồ 1.1).

Theo quan điểm của kiểm toán hiện đại, một bộ phận của kiểm toán có thể được chia theo từng loại hình kiểm toán, các khối chức năng và có thể chia nhỏ các lĩnh vực đó để phân cấp tiếp. Ưu điểm của nó là tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, những vấn đề riêng biệt của công ty có thể được nghiên cứu sâu hơn và

chuyên môn đặc biệt có thể được triển khai khi bàn đến. Nhược điểm của nó là sự

trùng lặp công việc kiểm toán dẫn đến tốn kém chi phí, thời gian, làm cho KTV tư duy máy móc ít thay đổi. Điều này làm giảm khả năng hoàn thiện chuyên môn của KTV.

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy KTNB theo loại hình kiểm toán (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Hai là, Tổ chức KTNB theo cấu trúc tương ứng với khối chức năng

Tổ chức KTNB theo cấu trúc tương ứng với khối chức năng là tổ chức các nhóm KTV nội bộ được giao kiểm toán theo từng “khối chức năng” trong tổ chức của tập đoàn như khối thực hiện chức năng kinh doanh, khối thực hiện chức năng hỗ trợ,… theo sơ đồ 1.2. Giống như mô hình trên, lợi ích lớn nhất của nó là tạo ra tính chuyên môn hoá cao trong công việc, các KTV có kiến thức sâu hơn về đối tượng được kiểm toán và có cơ sở để phát triển chuyên môn kể cả trong những lĩnh vực đặc biệt; nhược điểm của nó là sự trùng lặp trong công việc kiểm toán, tốn kém chi phí đi lại.

KIỂM TOÁN TRƯỞNG

Nhân viên hỗ trợ hành chính

Trưởng bộ phận kiểm toán

hoạt động

Trưởng bộ phận kiểm toán

tài chính

Trưởng bộ phận kiểm toán hệ

thống thông tin

Trưởng bộ phận kiểm toán

đặc biệt

Giám sát kiểm toán hoạt động ngoài nước

Giám sát kiểm toán hoạt động trong nước

Giám sát kiểm toán hoạt động trong nước

Giám sát kiểm toán hoạt động trong nước Giám sát kiểm

toán hoạt động trong nước

Nhân viên kiểm toán hoạt động

ngoài nước

Nhân viên kiểm toán hoạt động

trong nước

Nhân viên kiểm toán tài

chính

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy KTNB theo các khối chức năng (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Thứ ba, Tổ chức KTNB theo khu vực địa lý hoạt động

Tổ chức KTNB theo khu vực địa lý hoạt động là cách tổ chức được đánh giá là

tốt nhất và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Theo cách tổ chức này, tất cả các hoạt động của công ty ở một khu vực địa lý nhất định được giao cho một KTV nội bộ riêng biệt hoặc một nhóm KTV nội bộ. Khi sắp xếp tổ chức bộ máy KTNB theo khu vực địa lý có thể kết hợp với cách thức tổ chức của mô hình tổ chức theo loại hình và theo khối chức năng. Mô hình tổ chức KTNB theo khu vực địa lý thường được mô tả như sơ đồ 1.3

KIỂM TOÁN TRƯỞNG

Nhân viên hỗ trợ hành chính

KTV phụ trách khối A

KTV phụ trách khối C

KTV phụ trách khối C KTV phụ trách

khối B

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ phận kiểm toán theo khu vực (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)