Mô hình tổ chức và quy chế hoạt động

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

2.2 Hoạt động kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

2.2.1 Mô hình tổ chức và quy chế hoạt động

2.2.1.1 Giai đoạn từ năm 1991 đến tháng 4 năm 2005

Thực hiện pháp lệnh ngân hàng và các văn bản pháp luật của NHNN, Bộ máy kiểm tra KSNB của Vietinbank được thành lập theo Quyết định số 16/NH - QĐ ngày 10/01/1991 của Tổng giám đốc Vietinbank với quy chế tổ chức và hoạt động của bộ máy Tổng kiểm soát theo Quyết định số 58/NHCT ngày 01/03/1991 do Tổng giám đốc ban hành. Khi mới thành lập, bộ máy tổ chức kiểm tra kiểm toán nội bộ (lúc đó là hệ thống Tổng kiểm soát) gồm 35 phòng ban kiểm soát, trong đó ở Trụ sở chính là Văn phòng Tổng kiểm soát với 2 phòng nghiệp vụ kiểm tra – Pháp chế và

Tổ xét khiếu tố, số lượng cán bộ của toàn hệ thống là 204 người.

Sau khi Luật các tổ chức tín dụng số 07/1997/QH10 ngày 26/12/1997 (luật chưa sửa đổi) có hiệu lực tháng 10/1998, NHNN ban hành quy chế kiểm tra kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng theo Quyết định số 03/1998/QĐ - NHNN ngày 03/01/1998 của Thống đốc NHNN Việt Nam, trong đó có quy định: hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ được tổ chức thành bộ phận chuyên trách đặt dưới sự điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc. Theo đó, Hội đồng quản trị Vietinbank đã ban

hành Quyết định số l41/QĐ-HĐQT-NHCT17 Ngày 06/06/1998 về Quy chế tổ chức hoạt động của bộ máy kiểm tra kiểm toán nội bộ Ngân hàng Công thương Việt Nam (trực thuộc Tổng giám đốc) thay thế Quy chế ban hành theo Quyết định số 58/NHCT ngày 01/03/1991 của Tổng Giám đốc Vietinbank.

Trong quá trình thực hiện, cơ chế tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra kiểm toán của NHCT đã thường xuyên được sửa đổi bổ sung, thay thế cho phù hợp với yêu cầu công tác quản trị, điều hành hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ, như:

- Ngày 12/05/2000, Chủ tịch Hội đồng quản trị ký Quyết định số 066/QĐ – HĐQT-NHCT17 ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của bộ máy kiểm tra, kiểm toán và xét kiếu tố Ngân hàng Công thương Việt Nam thay thế Quy chế ban hành theo Quyết định số 141/- HĐQT - NHCT 17 ngày 06/06/1998.

- Ngày 10/04/2002, Chủ tịch Hội đồng quản trị ký Quyết định số 033/QĐ - HĐQT-NHCT17 ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của bộ máy kiểm tra kiểm toán Ngân hàng Công thương Việt Nam thay thế Quy chế ban hành theo Quyết định số 066/QĐ-HĐQT-NHCT17 ngày 12/05/2000 và Quy chế này được thực hiện đến tháng 04/2005.

Mô hình tổ chức trong giai đoạn này: Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ (gọi là

mô hình cũ), nay là Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ của Vietinbank trực thuộc Tổng giám đốc; Tuy tên gọi khác nhau qua từng giai đoạn (Tổng kiểm soát nội bộ; Phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ và xét khiếu tố; Phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ; Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ), nhưng đều là bộ máy kiểm tra nội bộ do Tổng giám đốc quản lý, chỉ đạo và điều hành. Hệ thống này được tổ chức, chỉ đạo thống nhất về các nghiệp vụ từ Trụ sở chính đến các đơn vị thành viên.

Theo Luật doanh nghiệp Nhà nước ban hành ngày 30/4/1995 và Quyết định số 285/QĐNH5 ngày 21/9/1996 của Thống đốc NHNN Việt Nam về việc thành lập lại Vietinbank theo mô hình Tổng công ty Nhà nước; Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị mới được thành lập. Ngày 03/11/1997 chủ tịch Hội đồng quản trị Vietinbank đã ký Quyết định số 64/QĐ-HĐQT ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động của Ban

Kiểm soát. Thực hiện quyết địmh này, nhân sự của Ban Kiểm soát chỉ có 05 thành viên; trong đó: 01 thành viên HĐQT làm trưởng Ban do Thống đốc NHNN chuẩn y;

02 thành viên kiêm nhiệm (01 do Thống đốc NHNN giới thiệu, 01 do Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp giới thiệu); chỉ có 02 thành viên chuyên trách (01 do Tổng giám đốc giới thiệu, 01 do Đại hội công nhân viên chức giới thiệu). Ban Kiểm soát chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị với chức năng nhiệm vụ: kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong hoạt động tài chính, chấp hành Pháp luật, Điều lệ NHCT, các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị; Theo kế hoạch đặt ra hoặc theo yêu cầu đột xuất của Hội đồng quản trị;

Trong phạm vi quản lý Nhà nước và Nghị quyết, quyết định của HĐQT và chỉ trực tiếp kiểm tra, giám sát những phần việc do HĐQT chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp. Những phần việc đã ủy quyền cho Tổng giám đốc quản lý trực tiếp, Ban Kiểm soát chỉ kiểm tra, giám sát thông qua kết quả tổ chức thực hiện công tác kiểm tra kiểm toán nội bộ của Tổng giám đốc và kiểm tra trực tiếp khi xét thấy cần thiết.

2.2.1.2 Giai đoạn từ tháng 05/2005 đến nay (sau Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật các TCTD)

Trên cơ sở Luật sửa đổi, bổ sung một số điều Luật các tổ chức tín dụng được Quốc hội thông qua ngày 15/06/2004, đã tách bạch hai chức năng kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ: Kiểm toán nội bộ thuộc Ban Kiểm soát; hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành. Theo đó, Vietinbank đã dần hoàn chỉnh bộ máy kiểm tra kiểm soát, kiểm toán nội bộ. Cụ thể như sau:

 Đối với Ban kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị:

Ngày 10/5/2005, Chủ tịch Hội đồng quản trị Vietinbank đã ký Quyết định số 105/2005/QĐ-HĐQT-NHCT về việc ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm soát HĐQT Vietinbank thay thế Quyết định số 64/QĐ-HĐQT ngày 03/11/1997. Thực hiện quyết định này, Ban kiểm soát đã được tăng cường thêm:

ngoài Trưởng Ban và 02 thành viên kiêm nhiệm bên ngoài, nhân sự Ban Kiểm soát

gồm 06 thành viên chuyên trách và 07 cán bộ giúp việc. Theo Quy chế này, Ban Kiểm soát trực tiếp thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong hoạt động nói chung của Ban Kiểm soát là giúp HĐQT kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và

trung thực trong quản lý, điều hành trong hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành Điều lệ NHCT, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT.

Thực hiện Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ngày 01/8/2006 của Thống đốc NHNN ban hành về Quy chế kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng; ngày 21/8/2007 HĐQT Vietinbank đã ký Quyết định số 313/QĐ-HĐQT thành lập Phòng Kiểm toán nội bộ tại Trụ sở chính; và tuyển chọn nhân sự thành lập 03 phòng kiểm toán tại các khu vực: khu vực miền Bắc (TP.Hải Phòng), khu vực miền Trung (TP Đà Nẵng), khu vực miền Nam (TP Hồ Chí Minh). Đồng thời, Hội đồng quản trị cũng đã ban hành 03 Quyết định: Quyết định số 281/QĐ-HĐQT-NHCT43 ngày 03/7/2007 về

việc ban hành chính sách kiểm toán nội bộ; Quyết định số 282/QĐ-HĐQT- NHCT43 ngày 03/7/2007 về việc ban hành Quy trình kiểm toán nội bộ; Quyết định số 372/QĐ-HĐQT-NHCT43 ngày 26/10/2007 của HĐQT Vietinbank về việc ban hành chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm toán nội bộ. Hiện nay, Kiểm toán nội bộ Vietinbank được tổ chức thành hệ thống thống nhất theo ngành dọc từ Trụ sở chính đến các khu vực, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban kiểm soát và do Trưởng Kiểm toán nội bộ trực tiếp điều hành mọi hoạt động. Đứng đầu Hệ thống kiểm toán nội bộ là Trưởng Kiểm toán nội bộ; giúp việc Trưởng Kiểm toán nội bộ có một số Phó trưởng Kiểm toán nội bộ. Hệ thống kiểm toán nội bộ gồm một số phòng chức năng tại Trụ sở chính và 3 phòng kiểm toán nội bộ khu vực gắn với địa bàn khu vực (tỉnh, thành phố). Căn cứ quy mô, mức độ, đặc điểm hoạt động và tuỳ theo yêu cầu phát triển kinh doanh, yêu cầu về công tác quản trị điều hành Vietinbank trong từng thời gian, Hội đồng quản trị sẽ quyết định về mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ, tổng biên chế của bộ máy, biên chế của từng khu vực, từng chi nhánh cho phù hợp.

Mô hình tổ chức Bộ máy kiểm toán nội bộ hiện nay như sau:

- Tại Trụ sở chính Vietinbank: có 1 phòng Kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban

Kiểm soát Hội đồng quản trị, biên chế 20 người.

Nhiệm vụ của Phòng Kiểm toán là kiểm toán tính tuân thủ, kiểm toán hoạt động đối với các sản phẩm tín dụng, đầu tư, kiểm toán công tác kế toán tài chính (bao gồm cả kiểm toán Báo cáo tài chính), các sản phẩm dịch vụ và thị trường, kiểm toán các sản phẩm về xây dựng, mua sắm tài sản, các sản phẩm dịch vụ hiện có của Vietinbank đang cung cấp cho khách hàng và các sản phẩm dịch vụ hình thành trong tương lai, bao gồm cả lĩnh vực kinh doanh ngoại tệ, chiết khấu chứng từ có giá, các nghiệp vụ tài chính phái sinh; các rủi ro thị trường, lãi suất… Điều hành trực tiếp chung bộ máy Kiểm toán nội bộ là Trưởng Kiểm toán nội bộ và một số Phó Trưởng kiểm toán nội bộ giúp việc cho Trưởng Kiểm toán nội bộ.

- Tại cơ sở: Các Phòng Kiểm toán hoàn toàn độc lập không phụ thuộc vào đơn vị kinh doanh nào, bảo đảm hình thành theo ngành dọc từ trên xuống dưới và thành lập theo khu vực như sau: Khu vực Hải Phòng, Khu vực Đà Nẵng, Khu vực thành phố Hồ Chí Minh. Nhân sự tại mỗi khu vực từ 5 - 10 người.

Khi triển khai thực hiện, nếu do yêu cầu thực tế cần bổ sung thì trình Hội đồng quản trị phê duyệt.

Phòng kiểm toán nội bộ khu vực thuộc hệ thống kiểm toán nội bộ do Trưởng Kiểm toán nội bộ Vietinbank chỉ đạo và chịu sự điều hành trực tiếp của Trưởng Kiểm toán nội bộ khu vực.

Phòng kiểm toán khu vực thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, đánh giá mức độ rủi ro từng hoạt động của các đơn vị trong khu vực được phân công; xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ (hàng năm và từng cuộc kiểm toán) trình Trưởng Kiểm toán nội bộ Vietinbank;

- Thực hiện kiểm toán nội bộ theo kế hoạch kiểm toán nội bộ được phê duyệt;

- Theo dõi, giám sát các đơn vị thực hiện các kiến nghị của kiểm toán nội bộ;

- Tổng hợp báo cáo kiểm toán nội bộ định kỳ và đột xuất gửi về Trưởng Kiểm toán nội bộ Vietinbank;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng Kiểm toán nội bộ Vietinbank;

 Đối với bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành:

Chủ tịch Hội đồng quản trị Vietinbank ký Quyết định số 106/QĐ-HĐQT- NHCT17 ngày 11/05/2005, phê duyệt mô hình tổ chức của bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ Vietinbank, đồng thời ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của bộ máy kiểm tra kiểm soát Vietinbank theo Quyết định số 107/QĐ - HĐQT - NHCT1 ngày 11/05/2005 thay thế Quy chế ban hành theo Quyết định số 033/QĐ - HĐQT - NHCT17 ngày 10/04/2002. Theo mô hình này, bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ bao gồm:

 Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Trụ sở chính Vietinbank

 Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại các văn phòng đại diện Vietinbank.

 Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Sở giao dịch, các chi nhánh cấp 1 Điểm khác biệt của mô hình mới này là các bộ phận kiểm tra tại Văn phòng đại diện, chi nhánh trước đây Giám đốc trực tiếp quản lý, nay được tách ra trực thuộc Tổng Giám đốc trực tiếp quản lý. Cụ thể:

- Về tổ chức: Tổng giám đốc quyết định về biên chế của bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ (KTKSNB), quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ trong toàn hệ

thống cho bộ máy KTKSNB theo đề nghị của Trưởng ban KTKSNB và Trưởng phòng tổ chức cán bộ đào tạo của Vietinbank cho phù hợp, mọi chế độ quyền lợi về

lương, thưởng…của cán bộ thuộc bộ máy này đều do Tổng giám đốc chi trả trực tiếp.

- Về thực hiện chương trình công tác: Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ chủ động lên kế hoạch và thực hiện các chương trình công tác sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt, giám đốc chi nhánh chỉ có quyền đề xuất nội dung, kế hoạch kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất với Tổng giám đốc.

Như vậy, hiện nay mô hình tổ chức của bộ phận kiểm soát, kiểm toán nội của NHCT tồn tại song song hai hệ thống là:

- Phòng kiểm toán nội bộ được tổ chức thành một hệ thống dọc từ Trụ sở chính xuống đến các khu vực trực thuộc Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị. Gồm 01 phòng tại Trụ sở chính (20 người), 03 phòng ở các khu vực (khu vực I -5 người, khu vực II

– 6 người, khu vực III – 9 người), tổng cộng là 40 cán bộ; và

- Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ cũng được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trụ sở chính đến các Sở giao dịch và chi nhánh dưới sự quản lý, điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc Vietinbank. Bao gồm: 01 Ban tại trụ sở chính, 02 văn phòng đại diện tại Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh, 87 phòng kiểm tra kiểm soát tại các chi nhánh và

công ty trực thuộc. Số lượng cán bộ là hơn 400 người.

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ Vietinbank (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Chủ tịch HĐQT

Tổng Giám đốc

Phòng KTNB trụ

sở chính Giám đốc

CN Trưởng Ban

KTKSNB

Trưởng Ban kiểm soát

Trưởng VPĐD

Trưởng Kiểm toán nội bộ

Phòng KTKSNB tại VPDD

Phòng KTKSNB tại Chi nhánh Tổ

tổng hợp

Phòng KTNB Khu vực III

(TP HCM) Phòng

KTNB Khu vực II

(Đà

Nẵng) Phòng

KTNB Khu vực I

(Hải Phòng) Các tổ

I, II

Tổ khiếu

tố

Mối quan hệ trực tiếp Mối quan hệ gián tiếp