Tổ chức lại bộ máy kiểm toán nội bộ

3.3 Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

3.3.1 Tổ chức lại bộ máy kiểm toán nội bộ

Mô hình kiểm soát nội bộ phổ biến ở các công ty nói chung hay ngân hàng nói riêng trên thế giới được phân chia rõ ràng thành hai mảng chính: Kiểm soát quản trị nằm ngay trong quy trình nghiệp vụ và kiểm toán nội bộ trực thuộc ủy ban kiểm toán – bộ phận chuyên trách của Đại hội đồng cổ đông, trực tiếp chịu sự quản lý và thực hiện chế độ báo cáo đối với Hội đồng quản trị – bộ phận đại diện cho các cổ đông.

Theo đó, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam có thể tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ thành hai mảng tách biệt là kiểm toán nội bộ và kiểm soát điều hành theo mô hình như sau:

 Mảng kiểm toán nội bộ: Do Uỷ ban kiểm toán (Ban kiểm soát) thực hiện.

Uỷ ban kiểm toán là cơ quan tối cao thực hiện chức năng kiểm toán toàn diện đối với mọi mặt hoạt động của ngân hàng theo ba mục tiêu cơ bản sau:

- Kiểm toán tài chính: xác nhận và bày tỏ ý kiến về sự chính xác, hợp lý và

đáng tin cậy của các số liệu và thông tin.

- Kiểm toán tuân thủ: xác nhận và bày tỏ ý kiến về sự tuân thủ pháp luật và các Hội đồng Quản trị

Tổng giám đốc

Các Sở Giao dịch Các Chi nhánh Các Công ty trực thuộc

Uỷ ban Kiểm toán

Cơ chế chính sách Quy trình nghiệp vụ

Kiểm soát của các phòng ban tại Trụ sở chính

Kiểm soát thường

xuyên

Kiểm tra đột xuất

Kiểm soát viên

Soát xét Phê

duyệt

Nhân viên thao tác nghiệp vụ

Chú thích: Quan hệ quản lý, báo cáo trực tiếp:

Quan hệ kiểm tra, giám sát:

Sơ đồ 3.1: Mô hình hệ thống kiểm soát nội bộ đề xuất (Nguồn: Tác giả đề xuất)

quy định của nhà nước, chính sách và các quy định nội bộ của Ngân hàng.

- Kiểm toán hoạt động: xác nhận và bày tỏ ý kiến về mức độ hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.

Uỷ ban kiểm toán nên được tổ chức thành các bộ phận chuyên trách. Uỷ ban kiểm toán phải trực thuộc Hội đồng quản trị, do Hội đồng quản trị trả lương và không chịu bất cứ áp lực nào từ phía Tổng giám đốc. Uỷ ban kiểm toán thực hiện kiểm toán tài chính định kỳ vào cuối quý hoặc cuối năm. Các cuộc kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động có thể xen lẫn với kiểm toán tài chính hoặc tổ chức riêng vào bất kỳ thời điểm nào trong năm tùy theo yêu cầu.

 Mảng kiểm soát quản trị điều hành: Bao gồm hai hoạt động

Kiểm soát điều hành ngay trong quá trình hoạt động: Được thực hiện dựa trên nền tảng là các quy định trong các cơ chế, chính sách, quy trình nghiệp vụ như: việc phân công, phân nhiệm, mức ủy quyền phán quyết… ví dụ việc giao mức tín dụng thuộc thẩm quyền phán quyết của Giám đốc Chi nhánh và mức tín dụng phải có sự

bàn bạc của Hội đồng tín dụng cơ sở. Hai mức này nằm trong mức thẩm quyền phán quyết cho vay của Chi nhánh. Sự phê duyệt tín dụng của Hội đồng tín dụng cơ sở (trực thuộc chi nhánh) áp dụng trong trường hợp vượt quá thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh. Khoản vay vượt thẩm quyền phán quyết cho vay của Chi nhánh phải được chuyển lên Hội sở chính và có sự xem xét chấp thuận của Tổng Giám đốc. Đối với trường hợp vượt quá thẩm quyền phán quyết của Tổng giám đốc, khoản vay sẽ được Hội đồng tín dụng cấp cao (trực thuộc hội sở chính) xem xét.

Là sự sắp xếp cơ cấu tổ chức của các phòng ban như: sự giám sát của các phòng quản lý rủi ro tại chi nhánh và các phòng khách hàng, phòng quản lý rủi ro tín dụng tại Trụ sở chính sẽ được thực hiện thường xuyên thông qua chế độ báo cáo.

Soát xét đột xuất: Giám đốc chi nhánh có thể tổ chức một cuộc soát xét với thành viên là nhân sự thuộc Hội đồng tín dụng cơ sở và một hay một số phòng như phòng quản lý rủi ro, phòng quan hệ khách hàng, phòng quản lý nợ tại chi nhánh để phục vụ cho mục tiêu quản trị của mình nếu thấy cần thiết. Tổng giám đốc có thể tổ chức soát xét tín dụng với một chi nhánh với nhân sự là thành viên các phòng khách

hàng, phòng Quản lý rủi ro tín dụng, phòng chế độ tín dụng … nếu thấy cần thiết.

Ưu điểm của mô hình này là đảm bảo sự độc lập, khách quan của từng bộ phận kiểm soát nội bộ trong phạm vi hoạt động của nó, giảm thiểu chi phí cho toàn hệ

thống kiểm soát nội bộ, tránh được sự chồng chéo và trùng lặp trong công tác kiểm tra. Mô hình này cũng phân định rõ ràng hơn về chức năng kiểm tra, kiểm soát quản trị và kiểm toán nội bộ.

Với mô hình này, toàn bộ Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ hiện tại từ Trụ sở chính đến các chi nhánh trong toàn hệ thống Vietinbank sẽ được giải thể và cơ cấu tổ chức lại bộ phận kiểm toán nội bộ.

3.3.1.2 Tổ chức lại bộ phận kiểm toán nội bộ

Như đã nêu ở chương II, hiện nay mô hình tổ chức của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã và đang tồn tại song song hai hệ thống là:

- Phòng kiểm toán nội bộ được tổ chức thành một hệ thống dọc từ Trụ sở chính xuống đến các khu vực trực thuộc Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị. Gồm 01 Phòng Kiểm toán nội bộ tại Trụ sở chính, 02 phòng ở các khu vực: Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh. Số lượng cán bộ khoảng 40 người.

- Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ cũng được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trụ sở chính đến các Sở giao dịch và chi nhánh dưới sự quản lý, điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc Vietinbank. Bao gồm: 01 Ban tại trụ sở chính (40 người), 02 văn phòng đại diện tại Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh, 94 phòng kiểm tra kiểm soát tại các chi nhánh và công ty trực thuộc. Số lượng cán bộ hơn 400 người.

Nhìn vào mô hình tổ chức này cho thấy một bộ máy cồng kềnh, bất hợp lý:

Xét về mặt lý luận:

Như đã phân tích ở phần trên, nếu vẫn tổ chức bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách trực thuộc Tổng giám đốc như hiện nay là không phù hợp với thông lệ

tốt nhất trên thế giới vì:

Một là, việc kiểm tra tính tuân thủ, kiểm tra và đánh giá tính phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ…là các chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ. Mặt khác, Kiểm toán nội bộ có thể tiến hành bất cứ cuộc thanh tra, kiểm tra nào theo yêu cầu của HĐQT hay của Tổng giám đốc. Thông thường, các báo cáo kiểm toán bao giờ cũng được sao gửi một bản cho Tổng giám đốc.

Hai là, khi ngân hàng đã thiết lập và duy trì được hệ thống kiểm soát tốt, bao gồm các chính sách, thủ tục rõ ràng và đầy đủ cho mỗi quy trình kinh doanh, đi kèm với các tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động rõ ràng, thì ngân hàng có thể quản lý tốt hoạt động và các rủi ro liên quan. Việc tự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên là một công việc bắt buộc của hệ thống kiểm soát nội bộ do đó không cần thiết phải thành lập bộ phận chuyên trách.

Ba là, bộ phận kiểm tra kiểm soát chuyên trách mặc dù đã chịu sự quản lý, điều hành, trả lương trực tiếp của Tổng giám đốc nhưng xét một cách toàn diện vẫn không đảm bảo tính độc lập khách quan do cán bộ kiểm tra kiểm soát nội bộ là

người của Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ nhưng lương của họ lại do chi nhánh chi trả và tham gia các hoạt động đoàn thể của chi nhánh, nên kết quả của hoạt động này sẽ bị hạn chế (điều này đã thể hiện trong thực tế thời gian qua).

Do đó, việc song song tồn tại hai bộ phận có những chức năng và nhiệm vụ

trùng nhau dễ bị chồng chéo gây lãng phí nguồn lực, kém hiệu quả.

Xét về điều kiện thực tiễn:

Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ luôn tồn tại từ trước đến nay cả trong thực tế và cả trong suy nghĩ của mọi người, nếu xoá bỏ ngay sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc giải quyết vấn đề về con người và nhất là việc thay đổi nhận thức. Hơn nữa, với sự tồn tại của hệ thống này, cho dù kết quả còn hạn chế nhưng cũng đã góp phần đáng kể cho sự phát triển an toàn của Vietinbank. Thêm vào đó, trước áp lực cạnh tranh mạnh mẽ đang đến gần, với nguồn lực hạn chế Vietinbank không còn nhiều thời gian trong khi những công việc cần phải đổi mới, cải cách rất nhiều như:

áp dụng các thông lệ về kế toán tài chính, quản trị rủi ro, trích lập dự phòng, cơ cấu lại danh mục đầu tư,… Với bộn bề công việc thì ngay một lúc Vietinbank khó có

thể thành lập được bộ máy kiểm toán nội bộ đủ mạnh để có thể đảm đương được chức năng, nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp. Do đó, trong giai đoạn chuyển giao vẫn cần đến vai trò của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ chuyên trách.

Như vậy, giải pháp đưa ra là phải cơ cấu kiện toàn lại bộ máy tổ chức của hệ

thống này trong điều kiện hoàn cảnh hiện nay cần phải có lộ trình như sau:

Một là, trước mắt tiếp tục củng cố bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình để hỗ trợ cho bộ phận kiểm toán nội bộ trong lúc còn non yếu chưa đảm nhiệm được công việc.

Hai là, đối với bộ phận kiểm toán nội bộ phải ưu tiên nguồn lực một cách thích đáng cho việc hình thành, hoàn thiện và phát triển của hệ thống này: Khẩn trương hoàn chỉnh mô hình tổ chức đã được phê duyệt, đẩy nhanh công tác tuyển dụng đào tạo, chuẩn hóa đội ngũ kiểm toán nội bộ, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho bộ phận này.

Ba là, sau thời gian khoảng thời gian từ 5 đến 7 năm, khi bộ máy kiểm toán nội bộ được kiện toàn đi vào hoạt động ổn định, đồng thời khi đã thiết lập được môi trường kiểm soát tương đối hoàn hảo thì hai hệ thống này phải tập trung thống nhất về một là hệ thống kiểm toán nội bộ theo mô hình như sau:

Phó Tổng Giám đốc

: Mối quan hệ trực tiếp.

: Mối quan hệ gián tiếp

Nhân viên kiểm toán chung

Nhân viên kiểm toán chung

Nhân viên kiểm toán chung

Kiểm toán viên

Kiểm toán viên

Nhân viên phát triển kiểm toán

Nhân viên Đảm bảo Chất lƣợng

Nhân viên kiểm toán tín dụng

Nhân viên kiểm toán tín dụng

Nhân viên kiểm toán tín dụng Trưởng

nhóm khu vực I

(Bắc)

Trưởng nhóm khu vực

II (Trung)

Trưởng nhóm khu vực

III (Nam)

Trưởng nhóm Kiểm toán Qlý và KD vốn doanh vốn

Trưởng nhóm Kiểm toán

hệ thống CNTT

Trưởng nhóm phát triển kiểm toán

Trưởng nhóm Đảm bảo chất lƣợng

kiểm toán

Chủ tịch HĐQT

Tổng Giám đốc

Trưởng Ban Kiểm soát

Trưởng Kiểm toán nội bộ

Nhóm thực hiện kiểm toán Nhóm phát triển

kiểm toán

Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ đề xuất (Nguồn: Tác giả đề xuất

3.3.1.3 Cơ cầu lại tổ chức nhân sự kiểm toán nội bộ

Hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ chỉ có thể đạt được hiệu quả nếu các yếu tố cấu thành bộ máy được tăng cường cả về số lượng và chất lượng. Các yếu tố cấu thành bộ máy chính là nhân sự KTNB. Về nhân sự KTNB, có thể hướng đến cơ cấu lại theo một số nội dung chủ yếu sau:

Thứ nhất, Đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ của KTVNB ngay từ khâu tuyển dụng: KTVNB ở Vietinbank hiện nay chủ yếu là các kiểm toán viên độc lập hoặc các cán bộ từ các bộ phận khác chuyển sang làm KTNB. Điều này dẫn đến xu hướng tiến hành KTNB thường thiên về quy trình của kiểm toán độc lập. Ngoài ra, bộ phận KTNB của Vietinbank hiện nay chưa đạt chuẩn cho các KTVNB về bằng cấp – trình độ nghiệp vụ, chứng chỉ nghề nghiệp hay các kỹ năng để trở thành KTVNB. Do đó, khi tuyển dụng thêm kiểm toán viên mới cần phải lựa chọn những người đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

Một là, Đáp ứng các yêu cầu của Nhà nước quy định về KTVNB trong các TCTD, như Luật các TCTD số 47/2010/QH12 được Quốc hội thông qua ngày 16/06/2010 và thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của NHNN.

Hai là, Có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của TCTD. Bên cạnh đó cần phải có kiến thức về hoạt động kiểm toán nói chung cũng như hoạt động kiểm toán nội bộ nói riêng.

Ba là, Về đạo đức nghề nghiệp: KTVNB phải là người trung thực, thận trọng, kiên trì, chịu khó, chưa từng bị kỷ luật trong công việc và luôn có ý thức phấn đấu hoàn thành công việc được giao. Ngoài ra, KTVNB phải là người biết giữ bí mật thông tin, tuân thủ tốt các quy định, có thể làm việc độc lập hoặc theo nhóm, có quan điểm riêng rõ ràng trong công việc.

Thứ hai, Duy trì năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp trong quá trình hoạt động: Để duy trì và phát triển các KTVNB, bắt kịp với những thay đổi của môi trường kinh doanh, KTVNB phải liên tục rèn luyện chuyên môn nghiệp vụ.

Vietinbank có thể đưa ra số giờ bồi dưỡng nghiệp vụ liên tục cho mỗi KTVNB.

Vietinbank cần đặt ra các yêu cầu về cấp bậc nghề nghiệp và yêu cầu các

KTVNB bắt buộc phải tham gia đánh giá chuyên môn theo các cấp bậc nghề nghiệp trong phòng hoặc ban KTNB.

Cần thiết kế các quy định về tuân thủ đạo đức nghề nghiệp. Tất cả các KTVNB phải ký vào bản cam kết tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp khi gia nhập phòng KTNB và hàng năm phải thực hiện ký lại. Trưởng phòng KTNB phải giám sát hành vi, thái độ và công việc của mỗi kiểm toán viên trong việc tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp và tiến hành điều tra trong trường hợp có biểu hiện vi phạm.

Ba là, Vietinbank có thể thuê kiểm toán viên bên ngoài thực hiện KTNB dưới dạng các giám định viên. Các kiểm toán viên bên ngoài có thể là kiểm toán viên độc lập am hiểu về lĩnh vực hoạt động của Ngân hàng công thương, có kinh nghiệm về

KTNB. Các kiểm toán viên độc lập khi trở thành các giám định viên của NHCT sẽ có những ưu thế nhất định về kỹ năng chuyên môn và về tính độc lập.

Bốn là, Thực hiện luân chuyển cán bộ: Kiểm toán là nghề nghiệp đòi hỏi tính độc lập cao của người thực hiện. Đặc biệt với các KTVNB, vị trí công tác và môi trường hoạt động rất dễ ảnh hưởng đến tính độc lập của họ. Không thể đòi hỏi các KTVNB không có bất kỳ mối liên hệ nào với các đơn vị được kiểm toán. Về bản chất, KTVNB cũng chỉ là nhân viên của Vietinbank do đó không tránh khỏi có những mối quan hệ đồng nghiệp với các nhân viên ở các bộ phận khác. Vì vậy, có thể luân chuyển cán bộ làm KTVNB giữa các khu vực làm giảm khả năng phát sinh các nhân tố ảnh hưởng đến tính độc lập của KTVNB.

3.3.1.4 Định hướng lại mối liên hệ giữa kiểm toán nội bộ với kiểm toán bên ngoài Đối với kiểm toán nhà nước: Vietinbank sẽ trở thành khách thể của hoạt động kiểm toán nhà nước theo Luật kiểm toán nhà nước. Khi được gửi kế hoạch kiểm toán và quyết định kiểm toán của kiểm toán nhà nước, KTNB sẽ phân công người phối hợp công việc với kiểm toán viên nhà nước. KTNB có trách nhiệm trợ giúp kiểm toán nhà nước trong cả khâu lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kết thúc kế

hoạch kiểm toán và phối hợp việc giám sát thực hiện kiến nghị của kiểm toán nhà nước.