3.3 Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
3.3.2 Đổi mới công tác kiểm toán nội bộ
3.3.2.1 Mở rộng nội dung và phạm vi kiểm toán theo hướng liên kết các loại hình kiểm toán
Trên thực tế, hoạt động KTNB của Ngân hàng công thương thường chỉ tập trung vào kiểm toán sự tuân thủ của các chi nhánh. Như vậy, có thể nhận thấy một số loại hình kiểm toán mang đặc trưng của KTNB chưa được thực hiện một cách triệt để và đầy đủ: kiểm toán hoạt động, kiểm toán báo cáo tài chính. Điều này làm giảm giá trị của KTNB ở ngân hàng dẫn đến sự cân nhắc của Ban lãnh đạo về sự tồn tại của KTNB. Vì vậy việc chú trọng vào các nội dung kiểm toán như kiểm toán hoạt động và kiểm toán báo cáo tài chính là điều cần thiết. Hơn nữa, KTNB cần liên kết các loại hình kiểm toán với nhau chứ không thực hiện tách rời các loại hình kiểm toán (Theo kết quả khảo sát của tác giả tại 15 ngân hàng đang hoạt động ở Việt Nam, với 35/42 người trả lời ngân hàng của họ có bộ phận KTNB và hầu hết trong số đó cho rằng KTNB ở ngân hàng họ chỉ thực hiện kiểm toán trong các lĩnh vực kiểm toán tuân thủ & kiểm toán báo cáo tài chính, chỉ có 8/35 trường hợp trả lời KTNB ở ngân hàng tham gia cả lĩnh vực kiểm toán hoạt động và 8 trường hợp này đều thuộc các ngân hàng nước ngoài có thương hiệu lớn trên thế giới – chi tiết tại phụ lục số 1 & 2).
Theo quan điểm của tác giả, KTNB của Vietinbank nên thực hiện kiểm toán liên kết trong đó nội dung chủ yếu nhất cần thực hiện chính là kiểm toán hoạt động.
Nội dung kiểm toán hoạt động là kiểm tra việc huy động phân phối, sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài sản, tiền vốn, lợi thế kinh doanh,....) của Vietinbank, kiểm tra tính hiệu quả hoạt động kinh doanh, phân phối và sử dụng thu nhập, kết quả bảo toàn và phát triển vốn, kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh. KTNB trong Ngân hàng công thương có thể vận dụng những định hướng nội dụng thực hiện KTNB sau:
Thứ nhất: Kiểm toán việc khai thác, huy động và sử dụng các nguồn lực của các chi nhánh & công ty con trong hệ thống Vietinbank. Các nguồn lực được sử dụng bao gồm nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân lực và nguồn lực địa lý. Đối với nguồn lực chính, KTNB phải đánh giá hiệu quả sử dụng vốn của các chi nhánh &
công ty thành viên của Vietinbank. Để đánh giá được hiệu quả, KTNB phải xây
dựng được hệ thống chỉ tiêu đánh giá và phương pháp đánh giá theo từng mặt hoạt động kinh doanh. Đối với nguồn nhân lực, phòng KTNB có thể đánh giá hiệu quả sử dụng nhân lực, hiệu năng quản lý nhân lực. Cơ sở để đánh giá việc sử dụng nhân lực là năng lực chuyên môn và kết quả lao động. Đối với nguồn lực địa lý, KTNB cần xác định và đánh giá được đặc điểm địa lý của từng vùng miền, từng địa bàn hoạt động của các chi nhánh từ đó đánh giá việc sử dụng nguồn lực địa lý của các chi nhánh.
Thứ hai: Kiểm toán các phương án, chương trình hoạt động. Với mục tiêu và
nguồn lực tương tự nhau nhưng nhiều chi nhánh trong hệ thống Vietinbank lại có kết quả hoạt động khác nhau. Điều tạo ra sự khác biệt trong kết quả chính là do phương thức thực hiện. Kiểm toán hoạt động cần xác định các phương án thực hiện, đánh giá phương án lựa chọn về tính hiệu quả và tính tiết kiệm. Trên cở sở đó đưa ra nhận định về phương án, chương trình hoạt động đã được xây dựng, tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc kịp thời điều chỉnh phương án hoặc thay đổi phương án.
Thứ ba: Đánh giá việc tuân thủ pháp luật, các quy chế hoạt động của Vietinbank. Các chi nhánh, công ty thành viên sẽ hoạt động dựa trên chiến lược chung, chính sách hoạt động chung của Vietinbank. Vì vậy, KTNB sẽ xém xét việc tuân thủ pháp luật và qui định chung này nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của Vietinbank.
3.3.2.2 Xây dựng và hoàn thiện chính sách kiểm toán nội bộ
Vietinbank cần xây dựng và ban hành điều lệ kiểm toán nội bộ, với những yêu cầu cơ bản:
- Chỉ ra mục tiêu và phương pháp tiến hành kiểm toán nội bộ - Xác định rõ nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
- Xác định các nguyên tắc tiến hành kiểm toán
- Cho phép kiểm toán viên tiếp cận với các tài liệu, cũng như những người có liên quan đến hoạt động kiểm toán nội bộ.
Bên cạnh đó, tiếp tục xây dựng hoàn thiện bổ sung cơ chế chính sách kiểm toán
nội bộ: quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm toán nội bộ cụ thể theo sát với chuẩn mực; Đồng thời xây dựng, ban hành cẩm nang kiểm toán nội bộ… Đặc biệt là các chế tài, trong đó cần quan tâm đến cơ chế động lực: lương, phụ cấp, và các chế độ đãi ngộ khác thoả đáng để bù đắp áp lực công việc đối với kiểm toán viên nội bộ.
Phải xây dựng quy tắc đạo đức nghề nghiệp và đảm bảo luôn duy trì quy tắc đạo đức nghề nghiệp; quy định về trang thiết bị phương tiện làm việc thuận lợi cho cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ.
3.3.2.3 Xây dựng các chương trình kiểm toán nội bộ cho từng nghiệp vụ cụ thể Vietinbank với mục tiêu trở thành một ngân hàng hiện đại đủ năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế đòi hỏi ngân hàng phải thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo trong đó không thể thiếu được một cấu phần đặc biệt quan trọng đó là bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả.
Trong thời gian qua, Vietinbank đã tiến hành nhiều cuộc kiểm toán nhưng kết quả rất hạn chế, không khác biệt nhiều so với một cuộc kiểm tra thông thường, chủ
yếu là kiểm toán tuân thủ, chưa thực hiện kiểm toán hoạt động. Do chưa có chương trình kiểm toán cụ thể cho từng nghiệp vụ nên công tác kiểm toán nội bộ còn manh mún chưa chuyên nghiệp, chưa phù hợp với thông lệ quốc tế (Theo kết quả khảo sát gần 30 ngân hàng hoạt động tại Việt Nam của Price Water Houes Coopers cho thấy khó khăn lớn nhất mà các KTVNB trong các ngân hàng đang gặp phải là thiếu chiến lược rõ ràng và dài hạn cho KTNB, 41% các ngân hàng tham gia cuộc khảo sát nói rằng họ chưa có quy trình KTNB. Cũng theo kết quả khảo sát của tác giả tại 15 ngân hàng đang hoạt động ở Việt Nam cho thấy chỉ có 8/35 người trả lời bộ phận KTNB của họ đã xây dựng được quy trình cho hoạt động KTNB và 8 trường hợp này đều thuộc các ngân hàng nước ngoài có thương hiệu lớn trên thế giới & có bộ phận KTNB mạnh – chi tiết tại phụ lục số 1 & 2). Vì vậy đề xuất của tác giả như sau:
- Phải xây dựng các chương trình kiểm toán cụ thể theo phương pháp định hướng kiểm toán dựa trên rủi ro cho từng nghiệp vụ. Trên cơ sở đó phân
bổ nguồn lực cho phù hợp: ưu tiên lĩnh vực có nhiều rủi ro. Trong từng cuộc kiểm toán phải kết hợp sử dụng nhiều phương pháp như phương pháp phân tích và tổng hợp; phương pháp đối chiếu so sánh; phương pháp xây dựng bảng hỏi…để thu thập được thông tin nhiều chiều, thu thập được những số liệu, những căn cứ để phân tích đánh giá phát hiện rủi ro và tiềm ẩn rủi ro.
- Phải kết hợp cả ba loại kiểm toán: kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động. Trong đó kiểm toán hoạt động là nội dung mà kiểm toán nội bộ cần hướng tới bởi kiểm toán hoạt động đánh giá tính hiệu quả, tính kinh tế của hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra những ý kiến tư vấn nâng cao chất lượng hiệu quả hiệu quả hoạt động.
- Nội dung kiểm toán phải phù hợp với yêu cầu và mục đích kiểm toán, không dàn trải, đúng trọng tâm trọng điểm, tránh lãng phí nguồn lực.
- Xây dựng và thực hiện chương trình đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả kiểm toán, bằng cách tự rà soát đánh giá chất lượng của chính bộ phận kiểm toán nội bộ, bằng xây dựng bảng câu hỏi thăm dò để đánh giá mức độ hài lòng của các bên hữu quan đối với công tác kiểm toán, bằng đánh của các tổ chức chuyên môn bên ngoài như kiểm toán độc lập, thanh tra Ngân hàng Nhà nước.
Qua kiểm toán, phân tích đánh giá các hiện tượng, phát hiện các vấn đề vi phạm, nguồn gốc nguyên nhân của việc kém hiệu quả để xác định đo lường các rủi ro tiềm ẩn; và qua đó còn đánh giá sự phù hợp, tính hiệu quả, hiệu lực của các quy chế chính sách, quy trình nghiệp vụ. Từ đó, đưa ra những ý kiến tư vấn để xây dựng kế hoạch giảm thiểu những rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động.
3.3.2.4 Xây dựng hệ thống giấy tờ làm việc cho kiểm toán viên
Giấy tờ làm việc của KTV hay sổ tay của KTV là phương tiện vật chất để cho KTV nội bộ ghi chép lại kết quả kiểm toán, thực hiện tổng hợp bằng chứng cũng như là đề xuất các phương án giải quyết, cải thiện tình hình. Ngoài ý nghĩa như vậy, giấy
tờ làm việc của KTV còn là cơ sở chứng minh về những nội dung và cách thức kiểm toán đã được thực hiện. Như vậy, ý nghĩa của giấy tờ làm việc của KTV không chỉ là
để ghi chép các phát hiện thuần túy nó còn có ý nghĩa đối với việc thực hiện đối chiếu, kiểm soát và lưu trữ đối với toàn bộ cuộc kiểm toán đồng thời là cơ sở cho kiểm soát chất lượng KTNB.
Hiện tại, các ghi chép của KTV trong quá trình thực hiện kiểm toán tại các chi nhánh và công ty thành viên do bộ phận KTNB thực hiện cũng đã được lưu lại trên giấy tờ làm việc. Tuy nhiên, các giấy tờ làm việc của KTV còn đơn giản, khả năng thực hiện đối chiếu, liên kết các nội dung còn nhiều hạn chế và không nhất quán giữa các đợt kiểm toán khác nhau. Giấy làm việc hiện tại chủ yếu sử dụng để ghi chép các phát hiện sai phạm của đơn vị hay có trường hợp mang tính mô tả lại các công việc đã làm. Trong khi đó, KTNB phải ghi chép nhiều hơn vì các phát hiện từ KTNB là rất đa dạng gồm cả kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động. Vì vậy, theo tác giả khi xây dựng hệ thống giấy tờ làm việc cho KTV cần phải thống nhất các vấn đề sau:
Một là, Mẫu giấy làm việc thống nhất: Mẫu giấy làm việc phải thể hiện những nội dung cơ bản như tên bộ phận của phòng ban, chi nhánh hay đơn vị thành viên được kiểm toán; Tên của khoản mục, chức năng hay hoạt động được kiểm toán; Bước công việc kiểm tra; Tham chiếu với tài liệu theo ký hiệu nào; Năm tài chính thực hiện kiểm toán; KTV thực hiện; Ngày thực hiện; Phần nội dung đối chiếu, kiểm tra, phát hiện của KTV; Kết luận của KTV kể cả các điều chỉnh của KTV;
Hai là, Thống nhất các ký hiệu được sử dụng trong quá trình kiểm tra, đối chiếu:
Khi xây dựng hệ thống tham chiếu phải đảm bảo có thẻ kiểm soát được số lượng giấy làm việc, nội dung giấy làm việc, dễ tìm kiếm, đối chiếu, lưu trữ và phải mang tính gợi nhớ.
Ba là, Giấy làm việc phải phù hợp: Giấy làm việc phải phù hợp với các công việc khác nhau trong quá trình KTNB, các lĩnh vực kiểm toán khác nhau. Vì vậy, khi thiết kế phần nội dung ghi chép các phát hiện, cơ sở đối chiếu,... phải mang tính “mở”.
KTV vừa có thể ghi chép các số liệu đối chiếu, tình toán tăng, giảm, so sánh số liệu,...
Vừa có thẻ ghi chép được những phát hiện từ kiểm tra hệ thống kiểm soát, kết quả
của phỏng vấn, quan sát, phát hiện và những dự đoán của KTV về xu hướng, khả năng sai phạm,...
3.3.2.5 Xây dựng và hoàn thiện bộ phận đảm bảo chất lượng kiểm toán
Chất lượng hoạt động kiểm toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có thể là
các yếu tố trong bản thân bộ phận KTNB nhưng cũng có thể do các nguyên nhân khách quan. Đảm bảo chất lượng kiểm toán là một yêu cầu cần thực hiện không chỉ đối với bên ngoài (ngoại kiểm) mà còn đối với bên trong (nội kiểm). Việc đảm bảo chất lượng kiểm toán sẽ giúp đánh giá đến tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán và
trở thành sự đảm bảo hữu hiệu cho việc duy trì hoạt động của KTNB. Chuẩn mực kiểm toán của IIA yêu cầu phải có đánh giá độc lập bên ngoài định kỳ 5 năm về việc KTNB có thực sự mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp thông qua các hoạt động đánh giá và hoàn thiện tính hiệu quả của quản lý rủi ro, tính hiệu lực của các quy trình kiểm soát.
Để hoàn thiện bộ phận đảm bảo chất lượng kiểm toán nội bộ, Vietinbank cần xây dựng quy trình cụ thể cho việc đánh giá. Đánh giá chất lượng KTNB nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện đạt yêu cầu của chuẩn mực và các phương pháp được xây dựng cho KTNB được bộ phận KTNB thực hiện. Để đảm bảo chất lượng cao, KTNB cần có hai cấp độ quản lý chất lượng công việc bao gồm: (i) Quản lý chất lượng từng cuộc kiểm toán và (ii) Quản lý chất lượng của bộ phận kiểm toán.
Điều quan trọng nhất khi xem xét đến chất lượng KTNB ở cả hai cấp độ là bản thân ngân hàng phải chuẩn hoá hệ thống quy chế kiểm toán nội bộ. Quy chế này đóng vai trò quan trọng trong chỉ dẫn các hoạt động và đánh giá hoạt dộng của KTNB. Khi đã hoàn thiện được quy chế kiểm toán, Vietinbank cần tạo lập Sổ tay kiểm toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Kiểm toán viên nội bộ thực hiện theo những quy định chung của pháp luật và những quy định riêng của Vietinbank. Sổ tay kiểm toán sẽ là
thước đo đánh giá chất lượng công việc KTNB thực hiện.
Ở cấp độ thứ nhất, đảm bảo chất lượng trong từng cuộc kiểm toán cần xác định rõ những yếu tố sau:
Một là, Kiểm soát quy trình thực hiện kiểm toán: đối với giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, cần đánh giá mức độ phù hợp của mục tiêu kiểm toán và phạm vi của đối tượng kiểm toán. Đối với giai đoạn thực hiện kiểm toán, trong quá trình thực hiện các thủ
tục kiểm toán cần có cơ chế kiểm soát chéo kết quả thực hiện. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, các kết luận kiểm toán đều phải được đánh giá thích hợp từ phía đơn vị được kiểm toán và kiểm toán viên nội bộ.
Hai là, đánh giá công việc sau kiểm toán. Phòng KTNB cần xây dựng bảng câu hỏi thăm dò cụ thể để đánh giá mức độ hài lòng của các bên hữu quan đối với công tác KTNB. Bảng câu hỏi thăm dò này cần được chuyển cho các bên hữu quan vài tuần trước khi lập kế hoạch kiểm toán hàng năm cho năm tiếp theo (ví dụ chuyển vào đầu tháng 11, nhận lại vào cuối tháng 11). Các bên hữu quan đối với KTNB là những nhà quản lý của đơn vị được kiểm toán, những người sử dụng thông tin từ KTNB. Ý kiến phản hồi từ các bên hữu quan cần được đưa vào công tác lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm. Nội dung thông tin cần thu thập gồm những đánh giá về tinh thần, thái độ làm việc của đoàn kiểm toán, mức độ phù hợp và khả thi của kiến nghị kiểm toán. Có thể xây dựng bảng câu hỏi đánh giá chất lượng kiểm toán nội bộ theo nội dung được trình bày tại phụ lục 3.
Ở cấp độ thứ hai, đảm bảo chất lượng của bộ phận kiểm toán nội bộ cần xác định các yếu tố sau:
Một là, xác định rõ mô hình tổ chức của KTNB, xác định rõ vị trí của KTNB, mối liên hệ giữa KTNB với Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành, các đơn vị thành viên. Đứng trên góc độ đảm bảo hiệu quả kiểm soát, nhà quản lý cao nhất phải thực hiện kiểm soát bộ phận KTNB. Nhà quản lý có thể dựa vào các tiêu chuẩn hay chiến lược hoạt động để đánh giá tính hiệu quả của bộ phận KTNB.
Hai là, Nhà quản lý có thể thực hiện đánh giá chất lượng hoạt động của KTNB hoặc phân công nhiệm vụ này cho một bộ phận độc lập trong bộ máy KTNB như bộ phận đảm bảo chất lượng kiểm toán hoạt động giống như mô hình đã trình bày ở Sơ đồ 3.2.
Ba là, có thể xác định một khoảng thời gian nhất định để có thể có sự đánh giá từ