Thực hiện kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

2.2 Hoạt động kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

2.2.4 Thực hiện kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

hoạch cho phù hợp. Bên cạnh đó Phòng Kiểm toán nội bộ cũng phải thực hiện các cuộc kiểm toán đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT. Tùy theo tính chất của mỗi cuộc kiểm toán mà nội dung kiểm toán cũng khác nhau. Nội dung của một cuộc kiểm toán toàn diện một chi nhánh thường là:

(i) Công tác quản trị điều hành và hiệu quả hoạt động: Kiểm tra việc phân công phân nhiệm trong Ban lãnh đạo chi nhánh; cách thức triển khai, chỉ đạo các văn bản của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Công Thương Việt Nam; Kiểm tra việc phân công chức năng, nhiệm vụ của các phòng/tổ, lưu ý các phòng/tổ nghiệp vụ (phòng khách hàng, phòng quản lý rủi ro, phòng kế toán tài chính); Phân tích đánh giá tổng hợp các mặt hoạt động kinh doanh của chi nhánh.

(ii) Hoạt động kinh doanh: Kiểm tra đánh giá cơ chế chính sách nội bộ ban hành đã phù hợp với các quy định của pháp luật, của NHNN, đã đáp ứng được mục tiêu đề ra của NHCT và có tính khả thi cao phù hợp với điều kiện của NHCT hay chưa để có những kiến nghị sủa đổi bổ sung cho phù hợp; Kiểm tra sự tuân thủ các quy định của pháp luật, của NHNN và các quy định nội bộ của Vietinbank trong lĩnh vực tín dụng, huy động vốn.

(iii) Hoạt động quản lý kế toán tài chính và chi tiêu nội bộ: Kiểm tra công tác mua sắm công cụ lao đô ̣ng , tài sản cố định theo kế hoạch năm được NHTMCPCT Việt Nam duyệt (Kiểm tra việc tuân thủ các quy trình mua sắm, thẩm quyền phê duyệt, hình thức mua sắm, hạch toán theo dõi….); Kiểm tra công tác sửa chữa tài

sản cố định : Kiểm tra việc tuân thủ quy định của NHTMCPCTVN về mức uỷ quyền, lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ, hạch toán theo dõi…; Kiểm tra một số khoản mục chi phí (lưu ý các khoản chi phí lớn, phát sinh nhiều): Chi phí dịch vụ

mua ngoài, chi hội nghị, công tác phí, chi tiếp thị khuyến mại, chi giao dịch đối ngoại, chi điện thoại, chi khác; Kiểm tra các khoản tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả. Lưu ý các khoản tạm ứng tồn đọng lâu ngày chưa xử lý (nội dung phát sinh, nguyên nhân chưa xử lý); Kiểm tra các khoản chi liên quan đến người lao động sử dụng Quỹ phúc lợi, Quỹ khen thưởng; lương làm thêm giờ....; Kiểm tra kế

toán giao dịch (kế toán thanh toán, kế toán cho vay, thu phí dịch vụ).

Bảng 2.3: Thống kê số lượt kiểm toán từ năm 2007 đến năm 2011 Năm

Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 2011

Số chi nhánh kiểm tra 6 35 26 25 8

Số lượt kiểm tra 6 35 26 25 8

(Nguồn: Báo cáo kiểm toán nội bộ thường niên - Vietinbank hàng năm) Năm 2007, do mới thành lập phải ổn định tổ chức và nhân lực nên thời gian thực hiện kiểm toán không có nhiều. Do vậy, phòng kiểm toán nội bộ chỉ tổ chức được 6 cuộc kiểm toán. Năm 2008, số cuộc kiểm toán thực hiện tăng vọt lên con số 35 trong khi Phòng Kiểm toán nội bộ vẫn tiếp tục công tác tuyển dụng để ổn định tổ chức và nhân sự. Năm 2009, phòng kiểm toán nội bộ chỉ thực hiện được 26 lượt kiểm toán trong khi kế hoạch kiểm toán năm 2009 là 92 lượt kiểm toán do 2 nguyên nhân cơ bản đó là: Bộ máy KTNB bị thu hẹp về nguồn lực do phòng kiểm toán nội bộ KV1 tại Hải phòng ngừng hoạt động theo quyết định của hội đồng quản trị; Năm 2009, Ngân hàng TMCP Công thương có nhiều đoàn kiểm tra, kiểm toán ngoại ngành. Trong đó có kiểm toán nhà nước, hai đợt kiểm toán của kiểm toán độc lập các đoàn thanh tra chính phủ và thanh tra NHNN. Xuất phát từ thực tế đó, để tránh kiểm tra chồng chéo làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh vì vậy số lượng các đoàn kiểm toán nội bộ được giảm xuống theo yêu cầu của ban lãnh

đạo ngân hàng.

Năm 2010 và 2011 số lượt kiểm toán của phòng KTNB đều bị giảm từ 25 chi nhánh được kiểm toán năm 2010 xuống còn 8 chi nhánh năm 2011 do nguyên nhân cơ bản đó là hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ có sự thay đổi, theo đó phòng KTNB sẽ không thực hiện các cuộc kiểm toán tại chi nhánh nữa mà tập trung thực hiện một số công việc như: Triển khai công tác kiểm toán lĩnh vực xây dựng cơ bản của toàn hệ thống; Thực hiện thẩm định báo cáo tài chính (BCTC) của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam 6 tháng và cả năm; Thường xuyên thực hiện giám sát, phân tích, đánh giá hoạt động toàn hàng, các chi nhánh, khu vực và các công ty con trên các hoạt động trọng yếu; Thực hiện rà soát cân đối kế toán hàng tháng nhằm phát hiện ra những vấn đề sai sót trong công tác hạch toán kế toán, tuân thủ

quy chế, quy định, quy trình của NH TMCP Công thương Việt Nam;…

Qua hoạt động kiểm toán nội bộ đã phát hiện nhiều những tồn tại, sai phạm dẫn đến các rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

Về quản trị điều hành: Tồn tại tình trạng giữa các cán bộ lãnh đạo trong cùng một Chi nhánh (Giám đốc, Trưởng phòng giao dịch, Phó trưởng phòng khách hàng,…) có mối quan hệ gia đình, thực hiện nhiều nghiệp vụ kinh doanh hoặc liên quan đến kinh tế; tiềm ẩn rủi ro thông đồng hoặc bao che các sai phạm; Tồn tại tình trạng giữa cán bộ tín dụng và chủ thể vay vốn có các quyền lợi liên quan nên không tuân thủ đúng quy trình, quy định nghiệp vụ; lập hồ sơ vay vốn không đúng thực tế

để giải quyết cho vay sai quy định.

Về nghiệp vụ tín dụng: Việc tuân thủ các quy định quy trình nghiệp vụ chưa được coi trọng đúng mức, do đó quá trình thực hiện còn nhiều tồn tại ở tất cả các khâu của quá trình cho vay, tiềm ẩn rủi ro lớn, khả năng và chất lượng công tác kiểm soát của lãnh đạo chưa cao, trình độ nghiệp vụ và nhận thức về rủi ro của cán bộ còn nhiều hạn chế dẫn đến chất lượng hoạt động tín dụng chưa cao. Cụ thể, nhiều trường hợp Hồ sơ pháp lý thiếu, chưa đầy đủ, không cập nhật, thiếu tính pháp lý, hồ sơ thiếu Giấy phép kinh doanh, Điều lệ công ty, Quyết định bổ nhiệm giám đốc, Kế toán trưởng, giấy chứng nhận góp vốn,… có thể dẫn đến những rủi ro pháp

lý. Các hồ sơ vay vốn không có tài liệu chứng minh việc tăng vốn chủ sở hữu và

nguồn vốn chủ sở hữu tham gia dự án, hợp đồng đầu vào đầu ra để chứng minh tình hình kinh doanh, khả năng trả nợ của khách hàng, không vấn tin CIC. Một số hồ sơ không thu thập đầy đủ BCTC của khách hàng, hoặc số liệu BCTC có nhiều bất cập nhưng cán bộ không thẩm định lại dẫn đến việc phê duyệt cấp hạn mức tín dụng và

xét duyệt cho vay không đúng đối tượng, thẩm quyền. Nhập dữ liệu vào hệ thống không đầy đủ, không đúng do đó giữa hồ sơ giấy không khớp đúng với hồ sơ trên máy. Tài sản đảm bảo chưa đầy đủ hồ sơ pháp lý, định giá không có căn cứ, định giá cao hơn quy định, một số trường hợp cao hơn nhiều lần, không thực hiện đánh giá lại giá trị định kỳ theo quy định. Người quyết định cho vay đồng thời là người thẩm định tài sản đảm bảo (không đảm bảo tính độc lập khách quan trong việc xét duyệt cho vay), mức đảm bảo tài sản thế chấp chưa đúng quy định, không mua bảo hiểm đối với tài sản thế chấp, không đăng ký giao dịch bảo đảm. Không thực hiện chấm điểm, xếp hạng khách hàng; không thẩm định rủi ro độc lập theo qui định, điều kiện vay vốn của khách hàng chưa đảm bảo. Thẩm định sai do không phân tích đánh giá đúng các chỉ tiêu tài chính, không phân tích dòng tiền. Áp dụng phương thức cho vay không phù hợp với đối tượng vay vốn; Cho vay thời gian dài hơn yêu cầu của khách hàng. Thẩm định cho vay trung dài hạn không tính toán các chỉ tiêu như suất đầu tư, hiệu quả đầu tư, thẩm định chưa đầy đủ theo quy định thẩm định cho vay dự án đầu tư của Vietinbank, đối với khoản cho vay dự án cán bộ tín dụng chưa xem xét dòng tiền và các chỉ tiêu tài chính để chứng minh cho tính khả thi của dự án đầu tư và khả năng thu hồi vốn của Ngân hàng. Cho vay khách hàng nhưng không có tờ trình thẩm định có ý kiến về việc đồng ý cho vay của lãnh đạo phòng, không có biên bản họp hô ̣i đồng tín du ̣ng cơ sở, khoản vay thuộc đối tượng phải trình trụ sở chính Vietinbank nhưng chi nhánh tự ý quyết định cho vay không trình.

Không thẩm định rủi ro tín dụng độc lập đối với những khách hàng có quan hệ vay vốn lần đầu. Thiếu chứng từ hoá đơn làm căn cứ giải ngân, chứng từ hoá đơn không phù hợp với đối tượng giải ngân, sử dụng cùng hoá đơn làm căn cứ giải ngân cho nhiều giấy nhận nợ. Hợp đồng tín dụng có lãi suất thả nổi nhưng chi nhánh không

điều chỉnh lãi suất theo quy định. Mỗi lần điều chỉnh thay đổi lãi suất chưa lập thông báo bằng văn bản, do đó hồ sơ tín dụng không có tài liệu cụ thể cho việc điều chỉnh lãi suất cho vay, đồng thời chưa có căn cứ trực tiếp cho việc điều chỉnh lãi suất vào hệ thống. Phân loại nợ chưa chính xác, chưa tuân thủ quy định về phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro thiếu. Kiểm tra sử dụng vốn của khách hàng sau khi cho vay sơ sài, mang tính hình thức, thiếu căn cứ để kiểm tra, không xác định được trạng thái của vốn vay (tài sản, công nợ), không có các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay nhưng vẫn kết luận sử dụng vốn vay đúng mục đích, thậm chí

không kiểm tra sử dụng vốn vay. Cán bộ tín dụng không thực hiện phân tích, đánh giá lại định kỳ tình hình tài chính, khả năng trả nợ của khách hàng theo quy định, không phân tích đảm bảo nợ vay. Bản thân hoạt động tín dụng đã hàm chứa rất nhiều rủi ro, do đó Vietinbank đã ban hành nhiều quy định nhằm phòng ngừa, hạn chế tối đa các rủi ro của hoạt động này. Tuy nhiên, việc chi nhánh không tuân thủ

các quy định của Vietinbank sẽ dẫn đến các rủi ro không đáng có.

Về nghiệp vụ huy động vốn: Việc tính toán lãi chưa chính xác, hạch toán sai tài khoản dẫn đến phản ánh không đúng chi phí huy động của Vietinbank. Nhận tiền gửi tiết kiệm với sản phẩm mà Vietinbank ngừng huy động do giao dịch viên (GDV) mở sai mã sản phẩm, kiểm soát viên kiểm soát không chặt chẽ dẫn đến phản ánh không đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chưa cập nhật vào hệ thống khi có thay đổi thông tin tài khoản do không thực hiện thay đổi quét mẫu dấu chữ ký đúng qui định, GDV không thực hiện kiểm tra chữ ký, mẫu dấu khi thanh toán lệnh chi có thể rủi ro khi khách hàng lợi dụng thực hiện giao dịch đồng thời rất khó đề khách hàng thực hiện giao dịch tại chi nhánh khác. Tồn tại tình trạng một khách hàng có nhiều số CIF do đó không phản ánh chính xác số liệu của khách hàng trên hệ thống. Các giao dịch viên còn để xảy ra các lỗi tác nghiê ̣p do x ử lý nghiệp vụ

chưa đúng, việc sửa chữa thường không đúng bản chất kinh tế hoặc chưa đúng qui định sửa chữa sai lầm.

Về nghiệp vụ an toàn kho quỹ: Định mức tồn quĩ tiền mặt tại chi nhánh đối với giao dịch viên được xác định áp dụng cho thời gian khá dài, chưa được tính toán

xác định để thay đổi trong từng thời kỳ, có thể giảm hiệu quả sử dụng vốn vì định mức tồn quĩ tại các GDV cao hơn mức cần thiết. Cuối giờ giao dịch buổi sáng, không in báo cáo tồn quĩ tiền mặt tại GDV (308) và ký tên những người kiểm quĩ lưu, do đó chưa có bằng chứng cho việc đã kiểm quĩ tiền mặt. Việc mở sổ sách còn thiếu, ghi chép chưa đầy đủ, thiếu chữ ký của các cán bộ tham gia công tác ngân quĩ, chưa tuân thủ đúng qui định tạm xuất, nhập tài sản đảm bảo. Chấp hành chưa đúng qui trình thu chi tiền mặt vào quĩ, nhận tiền của khách nhưng không lập chứng từ (Giấy nộp tiền/bảng kê nộp tiền), không hạch toán ghi chép sổ sách, cuối ngày phát hiện có thừa tiền phải hạch toán treo vào GL, khi khách hàng đến khiếu nại mới xử lý hạch toán cho khách dẫn đến phản ánh không đúng nội dung bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm giảm uy tín của Vietinbank.

Về nghiệp vụ quản lý kế toán tài chính: tồn tại một số khoản chi phí chứng từ hoá đơn chưa phù hợp, hạch toán chưa đúng tài khoản, một số khoản chi phí trả lãi hạch toán chưa đảm bảo nguyên tắc đúng kỳ do không tính toán, hạch toán khoản lãi phải trả; Chi không đúng thẩm quyền, chi hoa hồng môi giới tại Phòng Giao dịch do Trưởng phòng giao dịch ký kết và phê duyệt, không có uỷ quyền của Giám đốc;

Trong nghiệp vụ chuyển tiền còn có phát sinh chuyển nhầm tài khoản đơn vị hưởng sau thời gian dài mới điều chỉnh; Thông báo nhập tài sản chậm so với biên bản bàn giao tài sản và đưa vào sử dụng, nên dẫn tới tài sản đưa vào sử dụng nhưng không tính và trích khấu hao.

Về Công nghệ thông tin: Việc quản lý tài khoản truy cập hệ thống chưa đảm bảo tuân thủ quy định, cán bộ nghỉ phép nhưng không treo tài khoản truy cập vào hệ

thống, không đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định liên quan đến thay đổi trạng thái người sử dụng trong hệ thống Incas có thể ảnh hưởng đến khả năng bảo mật thông tin của Vietinbank. Chưa thực hiện đúng quy định trong quy trình Quản lý bảo hành bảo trì trang thiết bị Công nghệ thông tin có thể dẫn đến khả năng ổn định của hệ thống thông tin trong quá trình giao dịch.

Về công tác đánh giá hiệu quả hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ: vào tháng cuối mỗi năm, kiểm toán nội bộ thực hiện rà soát toàn bộ các văn bản quy

trình, quy chế của Vietinbank, kết hợp với kết quả kiểm toán tại các chi nhánh để thực hiện lập Báo cáo đánh giá hiệu quả hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Qua đó kiểm toán nội bộ đã phát hiện ra nhiều vấn đề nổi cộm và đưa ra những đề

xuất kiến nghị xác đáng. Cụ thể: