1.2 ĐÀO TẠO VÀ CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO
1.2.1 Khái niệm, vai trò và nội dung đào tạo
1.2.1.3 Nội dung đào tạo hay hệ thống về chu trình đào tạo
* Tổng quan về chu trình đào tạo.
Tiến trình đào tạo hay chu trình đào tạo gồm bốn giai đoạn chính:
- Giai đoạn 1 là đánh giá nhu cầu đào tạo. Trong giai đoạn này người ta tiến hành một bước rất quan trọng là phân tích nhu cầu đào tạo.
- Giai đoạn 2 là thực hiện đào tạo. Trong giai đoạn này người ta tiến hành ba bước gồm bước thiết kế và chuẩn bị đào tạo, bước chuẩn bị tài liệu đào tạo và sau đó là bước tiến hành đào tạo.
- Giai đoạn 3 là đánh giá hiệu quả đào tạo. Trong giai đoạn này người ta tiến hành hai bước gồm bước đánh giá đào tạo và bước hỗ trợ sau đào tạo.
- Giai đoạn 4 là hỗ trợ sau đào tạo. Hỗ trợ sau đào tạo là giai đoạn tiếp theo thực hiện đào tạo, nhằm đảm bảo học viên có thể áp dụng hiệu quả các kiến thức, kỹ năng, phương pháp hay quy trình đã được học.
Như vậy quá trình đào tạo có thể được xem như một chu trình liên tục bao gồm bốn giai đoạn nối tiếp nhau một cách logic. Các giai đoạn của chu trình đào tạo có thể được biểu diễn thành sơ đồ 1.1 như sau:
Hình 1.1 : Chu trình đào tạo Các giai đoạncủa chu trình đào tạo
❖ Giai đoạn 1. đánh giá nhu cầu đào tạo
➢ Khái niệm
Trong giai đoạn này người ta tiến hành xác định và phân tích nhu cầu đào tạo và đánh giá nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo của một người là những gì người đó cần học để có thể đạt được một mục tiêu nhất định trong cuộc sống hay công việc của họ. Thông thường, nhu cầu học thường xuất phát từ những mong muốn hay nguyện vọng của chính người học.
Giai đoạn 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo
Giai đoạn 2:Thực hiện đào tạo
Giai đoạn 3:Đánh giá hiệu quả đào tạo
Giai đoạn 4:Hỗ trợ sau đào tạo
Đôi khi, người học không tự mình thấy ngay được những nhu cầu đó mà cần phải có sự hỗ trợ, tư vấn của người làm công tác đào tạo để có thể thấy rõ.
Vậy: Nhu cầu đào tạo chính là những kiến thức, kỹ năng, phương pháp và quan điểm mà học viên cần học để đáp ứng những nguyện vọng trong công việc và cuộc sống của họ.
Đánh giá nhu cầu đào tạo là một quá trình mà doanh nghiệp cố gắng hiểu rõ về người tham gia và năng lực của họ trước khi đào tạo. Đánh giá nhu cầu đào tạo quan tâm đến nhu cầu cần phải học, không phải quan tâm đến việc thích hay không thích của người học. Đánh giá nhu cầu đào tạo giúp xác định sự chênh lệch giữa kỹ năng, kiến thức và thái độ mà người học đang có với kỹ năng, kiến thức và thái độ mà người học cần phải có.
Đánh giá và xác định nhu cầu đào tạo của người học là việc rất khó. Người ta viết về tầm quan trọng của việc làm này rất nhiều nhưng có rất ít tài liệu mô tả xem nó có thể được thực hiện như thế nào. Có một số vấn đề liên quan đến quá trình này:
- Các nhà xây dựng, thiết kế các khoá đào tạo có thể không coi trọng các ý kiến của nhân viên, những ý tưởng mà những nhân viên hiểu rõ nhất;
- Nhân viên thường không tin vào các nhà xây dựng, thiết kế và tổ chức các khoá đào tạo hay họ thấy bị áp đặt bởi những người này bởi vì họ đã từng bị áp đặt bởi cảm tính trong khi họ nghĩ rằng họ thực sự cần loại thông tin khác hoặc bởi vì họ đã từng trải qua những khoá đào tạo vô bổ (không có tác dụng);
- Nhân viên không nhận thức được nhu cầu đào tạo của mình là như thế nào và có các cơ hội nào về đào tạo;
- Thảo luận về các nhu cầu đào tạo bị chi phối bởi những nhóm người có quyền lực nhất định như những người có vai trò định hướng, lãnh đạo mà không kể đến lợi ích của những nhóm khác;
Những khó khăn này cho ta thấy với bất kỳ chương trình phát triển chương trình đào tạo nào cũng cần phải tiến hành phân tích các bên liên quan thật cẩn thận
ngay từ giai đoạn đầu. Kết quả đạt được sẽ có ý nghĩa và phù hợp hơn nếu như mọi thành viên liên quan đều được mời tham gia vào quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo.
➢ Ý nghĩa, tầm quan trọng của việc đánh giá nhu cầu đào tạo.
Xác định và phân tích nhu cầu đào tạo cần được coi là một nhiệm vụ bắt buộc của công tác đào tạo tăng cường năng lực và của mỗi giáo viên/tập huấn viên.
Trước đây, công việc này thường không được tiến hành đầy đủ hoặc thậm chí hoàn toàn không tiến hành, mà các chương trình đào tạo được tổ chức chủ yếu là do cảm nhận của ai đó cho rằng học viên cần học những nội dung này. Chính vì vậy thường xảy ra trường hợp: Đào tạo những nội dung học viên đã biết hoặc những nội dung không cần thiết cho người học, những nội dung cần biết lại không được học, ví dụ những người đang nuôi lợn thì không được học nuôi lợn mà lại phải học kỹ thuật nuôi dê ...Trên thực tế tổ chức những chương trình đào tạo như vậy không mang lại hiệu quả.
Đào tạo không phải lúc nào cũng là một giải pháp đối với một vấn đề nào đó.
Nếu vấn đề là do đối tượng người học không biết làm vì thiếu kiến thức, kỹ năng, phương pháp, có thể dùng giải pháp đào tạo, bồi dưỡng. Nhưng nếu vấn đề lại là do họ không thích làm, không muốn làm, phải áp dụng các giải pháp khác.
Xác định và phân tích nhu cầu đào tạo là bước phải tiến hành trước tiên để có một chương trình đào tạo hiệu quả. Đây là công việc vô cùng quan trọng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu học tập của học viên, đồng thời đảm bảo rằng đào tạo của bạn đứng trên quan điểm “lấy học viên làm trung tâm”
Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo giúp tìm hiểu cấp độ năng lực hiện tại của mỗi cá nhân và khả năng phản ứng của học viên đối với các nội dung đào tạo. Kết quả đánh giá nhu cầu đào tạo giúp thiết kế khoá đào tạo sao cho có thể đáp ứng được những nhu cầu chung và cả những nhu cầu riêng biệt của nhóm học viên mục tiêu.
Làm tốt việc đánh giá nhu cầu đào tạo mang lại rất nhiều lợi ích:
- Quyết định xem đào tạo có phải là giải pháp tốt hay không.
- Xây dựng chiến lược đào tạo đáp ứng nhu cầu đào tạo. Đáp ứng được nhu cầu học của học viên, kích thích được hứng thú và sự tham gia của học viên trong quá trình đào tạo.
- Đưa ra chương trình đào tạo lấy học viên làm trung tâm, chương trình này được xây dựng dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của học viên.
- Xác định được nội dung và phương pháp đào tạo phù hợp cho từng đối tượng học viên, được học viên quan tâm, không theo ý muốn chủ quan của giáo viên.
- Nâng cao hiệu quả trong đào tạo, nội dung đào tạo sẽ áp dụng được ngay vào công việc và cuộc sống của học viên.
- Tạo được sự tin tưởng của học viên đối với giáo viên và chất lượng đào tạo.
Có một vài nguyên nhân khác nhau dẫn đến việc xác định nhu cầu đào tạo khó đạt được. Trong một tổ chức, các nhu cầu cá nhân có thể bị bỏ qua. Trong trường hợp đào tạo cho công nhân, đôi khi các nhà lập kế hoạch cho khoá học gặp khó khăn trong việc tìm hiểu để biết được chính xác những người công nhân muốn được đào tạo những gì, đăc biệt là ở những nơi mà họ không được tư vấn, và ít thông tin.
Ngoài việc xem xét các nhu cầu cá nhân, tổ chức/cộng đồng và các nhu cầu mang tính chất nghề nghiệp, còn có hàng loạt các yếu tố bên ngoài khác (ngoài phạm vi đơn vị đào tạo) và các yếu tố bên trong (trong phạm vi đơn vị đào tạo) cũng cần được cân nhắc nhằm giúp các nhà xây dựng chương trình giảng dạy hiểu được môi trường dạy và học.
❖ Giai đoạn 2.Thực hiện đào tạo.
➢ Thiết kế đào tạo.
Thiết kế đào tạo cũng ở hai cấp:
- Thiết kế khoá học.
- Thiết kế bài học.
Thiết kế khoá học nối tiếp theo bước phân tích nhu cầu đào tạo chi tiết. Kết thúc bước thiết kế khoá học, ta có một thời khoá biểu cho khoá học được bố trí hợp lý về thời gian, trình tự các bài học, mỗi bài học đều có người chịu trách nhiệm, các giáo
viên thống nhất về mục tiêu mỗi bài học và những điểm chung nhất về phương pháp đào tạo.
Thiết kế bài học là công việc tương đối độc lập của mỗi giáo viên. Kết quả của bước này là chi tiết các hoạt động dự định sẽ diễn ra trên lớp của từng bài học, trong khoảng thời gian đã quy định trong thiết kế khoá học. Lý thuyết cơ bản hướng dẫn thiết kế bài học là “Học qua trải nghiệm”. Sau khi thiết kế xong khoá học và các bài học, giáo viên sẽ phải tự mình chuẩn bị hoặc giao cho người khác chuẩn bị các đồ dùng/phương tiện đào tạo, sắp xếp công tác hậu cần cho khoá học.
➢ Chuẩn bị tài liệu đào tạo.
Chuẩn bị tài liệu đào tạo là bước kết hợp của hai bước trên để tạo ra một bộ tài liệu dùng cho bước tiến hành đào tạo nhằm đạt được những mục đích học tập đề ra.
Đây là bước tốn nhiều thời gian nhất của quy trình, đặc biệt nếu ta chuẩn bị khóa học lần đầu tiên và khi sửa đổi tài liệu gốc cho phù hợp với thực tế địa phương.
Bước này có thể cần nhiều thời gian hơn bước tiến hành đào tạo, trừ khi khóa học đã được tiến hành nhiều lần và tài liệu cũ có thể dùng lại.
Những tài liệu và phương tiện đào tạo cần chuẩn bị gồm có:
- Thời gian biểu của khóa học.
- Thiết kế của từng bài học.
- Tài liệu cho học viên: sách giáo khoa, tài liệu phát tay, các bài tập tình huống, tài liệu tham khảo.
- Phiếu đánh giá khóa học.
➢ Tiến hành đào tạo.
Thực hiện đào tạo là bước được thực hiện khi (hy vọng rằng) tất cả các công việc trên đều trôi chảy. Nếu việc thiết kế, chuẩn bị hậu cần và chuẩn bị tài liệu đào tạo được làm tốt thì cơ hội cho thành công của khóa đào tạo sẽ tăng lên rất nhiều.
Với xu hướng sử dụng các phương pháp đào tạo chủ động, vai trò của người giáo viên trở nên lớn hơn vượt qua vai trò là người trình bày. Một số trong rất nhiều vai trò của một giáo viên là: hướng dẫn, động viên, khuyến khích, lãnh đạo, điều phối, quản lý, đánh giá và hỗ trợ sau đào tạo.
❖ Giai đoạn 3. Đánh giá hiệu quả đào tạo.
➢ Tầm quan trọng của việc đánh giá.
Giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ đào tạo là giai đoạn đánh giá. Đánh giá là việc xác định mức độ các hoạt động đào tạo đáp ứng mục tiêu. Đánh giá chương trình đào tạo là để xác định xem chương trình đào tạo có đáp ứng được mục tiêu đào tạo đưa ra không (nghĩa là, hiệu quả làm việc của học viên có thay đổi theo hướng mong muốn không), và những thay đổi về hiệu quả đó của học viên có thể kết luận là do chương trình đào tạo mang lại không. Tuy nhiên, đánh giá thường được hoàn tất một cách nghèo nàn hoặc hoàn toàn bỏ qua. Một lý do cho việc này là nhà quản trị đơn giản quá mức tiến trình đào tạo. Lý do khác là những nhà quản trị đã chiến thắng trong chương trình đào tạo có thể cảm thấy bị đe doạ bởi viễn cảnh đánh giá bất lợi.
Cách tiếp cận cơ bản về đánh giá nên được xác định phạm vi mà thông qua đó chương trình đào tạo đáp ứng được mục tiêu được xác định trước đối với đào tạo.
Lập kế hoạch đánh giá nên bắt đầu vào cùng thời điểm với lập kế hoạch đào tạo.
Nếu mục tiêu của chương trình được phát biểu rõ ràng như là những mục tiêu cụ thể, các phương pháp đánh giá thích hợp có thể đươc tiến hành ở thời điểm với chương trình đào tạo.
Việc đánh giá phải được tiến hành dựa trên các chương trình đào tạo và mục tiêu đào tạo. Tiêu chuẩn về hiệu quả cần được đánh giá trong và ngay sau quá trình đào tạo. Hiệu quả của học viên trước và sau khóa đào tạo cần phải được so sánh để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không.
Có thể đánh giá chương trình đào tạo bằng một số cách như:
- Thăm dò ý kiến của tất cả.
- Những người quan tâm đến chương trình đào tạo (có thể bằng bản câu hỏi).
- Trao đổi trực tiếp với những người mới được đào tạo để biết ý kiến và đánh giá của họ về tác dụng của chương trình đào tạo.
- Đánh giá tổng quát mọi mặt của chương trình đào tạo.
- Hỏi ý kiến của cán bộ quản lý các bộ phận về tinh thần, thái độ của những nhân viên cấp dưới vừa mới được đào tạo.
- Tiến hành so sánh những người mới được đào tạo và những người chưa được đào tạo.
- Phân tích lợi ích và chi phí của chương trình đào tạo.
Đánh giá đào tạo là bước cực kỳ quan trọng trong chu trình đào tạo. Nếu không có đánh giá, giáo viên sẽ không biết khoá học có hữu dụng với học viên không và cần làm gì tiếp theo.
Việc đánh giá này gồm hai mục tiêu song song:
- Xác định mức độ đạt mục tiêu học tập của học viên, từ đó xác định nhu cầu học tiếp tục của học viên đó để có thể đáp ứng thông qua hỗ trợ sau đào tạo, và/hoặc đào tạo tiếp tục với các chủ đề khác;
- Rút ra các bài học kinh nghiệm cho giáo viên và những người tổ chức đào tạo về thiết kế, chuẩn bị tài liệu và thực hiện, để áp dụng thành công hơn trong các khoá đào tạo khác.
Trong thực tế, DN thường dễ xác định các khoản chi phí trong đào tạo nhưng lại không xác định được hoặc khó xác định được các lợi ích bằng tiền do đào tạo mang lại, nhất là những khóa đào tạo và nâng cao năng lực quản trị. Đây cũng là lý do một số DN ngại đầu tư vào đào tạo và phát triển cho nhân viên.
❖ Giai đoạn 4. Hỗ trợ sau đào tạo.
Hỗ trợ sau đào tạo là giai đoạn tiếp theo thực hiện đào tạo, nhằm đảm bảo học viên có thể áp dụng hiệu quả các kiến thức, kỹ năng, phương pháp hay quy trình đã được học. Đặc điểm của bước này là tác động đến từng cá nhân hoặc nhóm nhỏ học viên, nhằm giúp mỗi cá nhân tìm ra những biện pháp phù hợp để tự nâng cao khả năng áp dụng, đồng thời tác động đến môi trường xung quanh họ để họ được hỗ trợ ở mức cao nhất có thể được. Trong khi tiến hành bước này, giáo viên có thể phát hiện thêm các nhu cầu đào tạo của học viên hoặc của những người khác có liên quan như đồng nghiệp, lãnh đạo, vv…
Bốn giai đoạn trên giúp cho việc tạo nên sự thay đổi trong kỹ năng, kiến thức và thái độ làm việc của học viên. Sự thay đổi này được gọi là học hiệu quả, nếu không có sự thay đổi này thì coi như không có việc học hiệu quả.