Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC
2.2 Thực trạng công tác quản lý nhân lực tại Công ty xăng dầu Phú Thọ
2.2.2 Phân công và sắp xếp lao động tại Công ty xăng dầu Phú Thọ
Tổng số lao động tính đến thời điểm 31/12/2008 Công ty xăng dầu Phú Thọ có 342 CBCNV chính thức trong biên chế, trong đó có 46 CBCNV là lao động gián tiếp, làm việc tại văn phòng Công ty. Số còn lại là lao động trực tiếp làm việc tại các kho, trạm, cửa hàng.
Bảng 2.5 Bố trí lực lượng lao động tại các đơn vị trong Công ty xăng dầu Phú Thọ năm 2008.
TT Đơn vị Số người
Khối văn phòng 46
1 Ban Giám đốc 3
2 Phòng Tổ chức hành chính 18
3 Phòng Kế toán tài chính 8
4 Phòng kinh doanh 8
5 Phòng Quản lý kỹ thuật 9
Khối Kho, Trạm 83
6 Kho xăng dầu Phủ Đức 29
7 Kho Cảng 17
8 Trạm vận tải 12
9 Trạm KDSP HD và VTTH 25
Khối cửa hàng 213
10 Cửa hàng xăng dầu số 1 14
11 Cửa hàng xăng dầu số 2 5
12 Cửa hàng xăng dầu số 3 5
13 Cửa hàng xăng dầu số 4 12
14 Cửa hàng xăng dầu số 5 6
15 Cửa hàng xăng dầu số 6 6
16 Cửa hàng xăng dầu số 7 5
17 Cửa hàng xăng dầu số 8 5
18 Cửa hàng xăng dầu số 9 7
19 Cửa hàng xăng dầu số 10 7
20 Cửa hàng xăng dầu số 11 5
21 Cửa hàng xăng dầu số 12 7
22 Cửa hàng xăng dầu số 14 6
23 Cửa hàng xăng dầu số 15 4
24 Cửa hàng xăng dầu số 16 7
25 Cửa hàng xăng dầu số 17 4
26 Cửa hàng xăng dầu số 18 6
27 Cửa hàng xăng dầu số 19 4
28 Cửa hàng xăng dầu số 20 4
29 Cửa hàng xăng dầu số 21 4
30 Cửa hàng xăng dầu số 22 4
31 Cửa hàng xăng dầu số 23 11
32 Cửa hàng xăng dầu số 24 7
33 Cửa hàng xăng dầu số 25 5
34 Cửa hàng xăng dầu số 26 5
35 Cửa hàng xăng dầu số 27 5
36 Cửa hàng xăng dầu số 28 4
37 Cửa hàng xăng dầu số 29 5
38 Cửa hàng xăng dầu số 30 6
39 Cửa hàng xăng dầu số 31 5
40 Cửa hàng xăng dầu số 32 5
41 Cửa hàng xăng dầu số 33 4
42 Cửa hàng xăng dầu số 34 5
43 Cửa hàng xăng dầu số 35 4
44 Cửa hàng xăng dầu số 36 4
45 Cửa hàng xăng dầu số 37 4
46 Cửa hàng xăng dầu số 38 4
47 Cửa hàng xăng dầu số 39 3
Tổng cộng 342 (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Phân công, bố trí lao động tại các phòng ban chức năng;
Phòng Tổ chức hành chính, Phòng tài chính kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng quản lý kỹ thuật gồm có 46 đồng chí. Mỗi phòng đều có một trưởng phòng phụ trách chung, một hoặc hai phó phòng kiêm phụ trách một lĩnh vực chuyên biệt nào đó. Các phòng ban chức năng này đều làm việc tại trụ sở của Công ty và theo giờ hành chính. Mùa hè, buổi sáng từ 7h-11h30, buổi chiều từ 1h30-5h. Mùa đông, buổi sáng từ 7h-11h30, buổi chiều từ 1h-4h30.
Các phòng ban chức năng làm việc 40h/tuần, khi nào do yêu cầu của công việc trưởng các phòng ban có thể huy động bố trí nhân viên của mình đi làm việc vào các ngày thứ 7 và chủ nhật.
* Phân công bố trí lao động tại phòng tổ chức hành chính: Phòng TCHC gồm có 18 đồng chí, 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Công ty về các mặt hoạt động chung của phòng, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, công việc thuộc các lĩnh vực của phòng được Công ty giao.
Một đồng chí phó phòng giúp việc cho đồng chí trưởng phòng trong việc lãnh đạo các mặt hoạt động chung của phòng. Chịu trách nhiệm trong công tác văn phòng Đảng uỷ, công tác đoàn thể quần chúng. Chỉ đạo và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực hành chính quản trị.
Một chuyên viên thực hiện các công việc trong lĩnh vực định mức lao động tiền lương, đơn giá khoán tiền lương, xây dựng các phương án phân phối tiền lương và thu nhập, xây dựng các phương án tổ chức sản xuất kinh doanh, thực hiện các công việc trong lĩnh vực nâng lương, nâng bậc, đào tạo; theo dõi và thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động, xếp lương cho CBCNV; trực tiếp thực hiện các công việc có liên quan đến công tác quân sự cơ quan.
Một nhân viên thực hiện các công việc trong lĩnh vực thống kê tổng hợp: Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, các nghĩa vụ đóng góp,... Thực
hiện các công việc trong lĩnh vực thanh toán tiền lương và thu nhập, phân phối tiền thưởng cho người lao động.
Một nhân viên thực hiện các công việc trong lĩnh vực phát động phong trào thi đua và theo dõi duy trì các phòng trào thi đua, thực hiện các công việc trong lĩnh vực an toàn phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão.
Một nhân viên thực hiện mọi công việc trong lĩnh vực y tế cơ quan, chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV, bảo hiểm y tế, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, vệ sinh lao động.
Một nhân viên thực hiện mọi công việc trong lĩnh vực văn thư bảo mật, photocopy, trực tổng đài, fax. 1 nhân viên thực hiện các công việc tạp vụ cơ quan, thực hiện việc tổng hợp thi đua khen thưởng và bình xét các danh hiệu thi đua, thực hiện các công việc trong lĩnh vực quản lý hồ sơ theo quy định quản lý nhân sự của Tổng công ty.
Mười đồng chí trong tổ bảo vệ được bố trí cắt cử luân phiên nhau trực 24/24h trong ngày theo chế độ phân ca 3 ca. Những lao động thuộc lực lượng bảo vệ là những người có phẩm chất đạo đức trung thực đáng tin cậy. Vì vậy nhiều năm qua tổ bảo vệ luôn hoàn thành nhiệm vụ bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản của Công ty cũng như của khách hàng.
Trình độ của Phòng tổ chức hành chính không đồng đều, hiện nay chỉ có duy nhất 1 chuyên viên làm công tác nhân sự vì vậy mà công việc chồng chéo, trong khi đó có những phần việc mà 1 người có thể đảm đương 1-2 phần việc như thế, dẫn đến tình trạng người thừa thì vẫn thừa mà người thiếu thì vẫn thiếu.
* Phân công bố trí lao động tại phòng kế toán tài chính: Phòng kế toán tài chính gồm có 9 người trong đó một Phó Giám đốc sinh hoạt tại phòng, một trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Giám đốc Công ty về việc quản lý điều hành các lĩnh vực tổ chức công tác hạch toán kế toán thống kê, kiểm soát công tác tài chính, chỉ đạo mảng công việc kế toán nguồn vốn, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, nguyên liệu vật liệu, đầu tư xây dựng cơ bản.
Một phó phòng phụ trách và chỉ đạo các mảng công tác: quy trình nghiệp vụ hạch toán kế toán, kế toán hàng hoá, kế toán vốn bằng tiền, kế toán hoạt động tài chính và trực tiếp thực hiện kế toán chi phí, kế toán tổng hợp.
Một phó phòng phụ trách và chỉ đạo công tác thanh tra kiểm tra, mảng công tác quản lý công nợ, tiêu thụ, trực tiếp thực hiện phần việc kế toán tài sản cố định.
Ngoài ra có một kế toán tiêu thụ, doanh thu bán hàng và các hoạt động dịch vụ. Một kế toán theo dõi kho hàng hoá, giá vốn hàng bán, thực hiện công tác thống kê hàng hoá. Một kế toán thanh toán, kế toán quỹ tiền mặt. Một kế toán theo dõi tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Một thủ quỹ tiền mặt, quản lý kho lưu trữ chứng từ, kế toán ấn chỉ thuế.
CBCNV tại phòng kế toán tài chính đều có trình độ Đại học, tốt nghiệp đúng chuyên ngành, phân công bố trí lao động hợp lý vì vậy phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được phân công.
* Phân công bố trí lao động tại Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có 9 người, một trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về toàn bộ kết quả hoạt động của phòng theo chức năng và nhiệm vụ được giao.
Một phó phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ công tác tin học, quản lý hệ thống thiết bị, phát triển, ứng dụng khai thác sử dụng, bảo mật và lưu trữ thông tin.
Một phó phòng trực tiếp lập và thực hiện kế hoạch tạo nguồn, đơn hàng, điều hành bán hàng. Một chuyên viên thực hiện các nhiệm vụ của tổ tin học, trực tiếp theo dõi quản lý, bảo đảm công tác tin học cho các đơn vị trong Công ty. Một nhân viên thống kê, thực hiện nhiệm vụ phát hành chứng từ, cập nhật chứng từ (Kho B1, Kho Bến Gót, Kho chuyển thẳng), trực tiếp tiếp nhận thông tin, nhu cầu, đơn hàng nội bộ, khách hàng. 3 chuyên viên thị trường thực hiện công việc theo dõi và chăm sóc khách hàng từng khu vực được phân công ngoài ra phải nắm bắt theo dõi công tác tổ chức sản xuất kinh doanh của các cửa hàng trên địa bàn được phân công, phối hợp với các cửa hàng trưởng giải quyết kịp thời các vấn đề về thị trường và khách hàng.
CBCNV phòng kinh doanh phần lớn đều có trình độ Đại học, song tốt nghiệp không đúng chuyên ngành nên chưa thực sự phát huy được hiệu quả công việc, như trong phòng có 3 chuyên viên thị trường thì cả 3 đều không tốt nghiệp đại học đúng chuyên ngành. Một chuyên viên làm công tác tin học cho cả khối cửa hàng, kho trạm là quá sức, không thể hoàn thành được khối lượng công việc.
* Phân công bố trí lao động tại phòng quản lý kỹ thuật: Phòng quản lý kỹ thuật có 10 người. Một trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về tổ chức mọi hoạt động của Phòng, trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa bảo quản tài sản cố định vật kiến trúc, sửa chữa lớn công nghệ, kho, bể.
Một phó phòng trực tiếp phụ trách công tác kỹ thuật xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu công ty kinh doanh; theo dõi quản lý 2 kho xăng dầu Phủ đức, kho Bến Gót; công tác an toàn môi trường; công tác đào tạo, nâng bậc công nhân kỹ thuật; tư vấn hỗ trợ về cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý chất lượng hệ thống đại lý và tổng đại lý.
Một đồng chí phó phòng trực tiếp phụ trách công tác cơ điện, quản lý toàn bộ hệ thống điện công ty, sửa chữa lớn, sửa chữa dự phòng, sửa chữa nhỏ hệ thống điện, máy phát điện các cửa hàng, công tác đo lường kiểm định, quản lý hệ thống cột bơm xăng dầu.
Một nhân viên thực hiện công tác quản lý xe, tàu đường sông, kỹ thuật citec;
quản lý tài sản cố định, trừ tài sản cố định kiến trúc đất đai, công tác công nghệ; sửa chữa lớn, sửa chữa dự phòng xe ô tô của Công ty.
Một kỹ sư thực hiện công tác đầu tư xây dựng cơ bản; sửa chữa lớn, sửa chữa dự phòng, sửa chữa nhỏ tài sản vật kiến trúc; sửa chữa lớn kho bể, hệ thống công nghệ vốn đầu tư; quản lý tài sản cố định vật kiến trúc, đất đai.
Một kỹ sư thực hiện công tác an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động môi trường; công tác đào tạo, kiểm định thiết bị nhiệt độ, lượng kế; quản lý hệ thống thu nhận truyền số liệu, thiết bị báo tràn kho B1.
Một kỹ sư trực tiếp thực hiện kỹ thuật xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu, công tác hao hụt.
Hai nhân viên trực tiếp đảm nhiệm công tác hoá nghiệm viên tại phòng hoá nghiệm, tham gia công tác quản lý chất lượng hàng hoá.
CBCNV phòng Quản lý kỹ thuật đều có trình độ phù hợp với công việc được phân công, bố trí lao động tương đối hợp lý vì vậy phòng luôn hoàn thành công việc được phân công.
Ngoài những nhiệm vụ cơ bản thường xuyên trên, căn cứ nhiệm vụ và công việc cụ thể của phòng trong từng thời điểm các CBCNV sẽ trực tiếp đảm nhiệm công việc cụ thể khác do lãnh đạo phòng phân công.
Phân công, bố trí lao động tại kho, trạm, cửa hàng:
Kho xăng dầu Phủ Đức có 29 người được chia thành 3 bộ phận: Bộ phận quản lý: 4 người, công nhân trực tiếp: 13 người, bảo vệ kho xăng dầu: 12 người.
Trong có có một trưởng kho, 2 phó kho và một nhân viên thống kê. Nhiệm vụ của kho xăng dầu Phủ Đức là nhập xăng dầu chủ yếu bằng đường sắt và xuất cho các cửa hàng, các công ty tuyến trên, khách hàng của Công ty.
Kho xăng dầu Bến Gót có 17 người được chia thành 2 bộ phận: Bộ phận quản lý 3 người, công nhân trực tiếp 14 người. Trong đó có một trưởng kho, 1 phó kho, 1 nhân viên thống kê. Nhiệm vụ của kho xăng dầu Bến Gót là nhập xăng dầu chủ yếu bằng đường thuỷ và xuất cho các cửa hàng, các công ty tuyến trên, khách hàng của Công ty.
Trạm kinh doanh sản phẩm hoá dầu và vật tư tổng hợp có 25 người, 1 trưởng trạm, 2 phó trạm, 1 kế toán, 1 nhân viên thống kê và 21 nhân viên tiếp thị và trực tiếp bán hàng.
Trạm vận tải có 12 người gồm 1 quản lý và 11 lái xe.
Khối cửa hàng bán lẻ gồm có 39 cửa hàng phân bố đều trên toàn Tỉnh, mỗi cửa hàng đều có 1 cửa hàng trưởng, tuỳ theo sản lượng bán mà mỗi cửa hàng được phân công bố trí số lao động một cách khác nhau. Cửa hàng có sản lượng bán ra 70m3/tháng được định mức 5 lao động, cửa hàng tăng thêm sản lượng 25m3/tháng
được định mức tăng thêm 1 lao động trực tiếp cho đến sản lượng bán ra là 300m3/ tháng, sau đó cứ tăng 30m3/tháng được định mức tăng thêm 1 lao động trực tiếp.
Khối kho, trạm chế độ làm việc theo giờ hành chính, việc phân công sắp xếp lao động tương đối hợp lý. Riêng Trạm vận tải làm việc tại địa điểm cách Công ty 3km, việc chuyên chở xăng dầu cần huy động thời gian là tối đa vì lượng xe hiện nay của Công ty là thiếu không đáp ứng đủ nhu cầu, nhưng do không quản lý và theo dõi được chặt chẽ nên Công ty chưa sử dụng được hết sức và thời gian của người lao động.
Khối cửa hàng, có 3 cửa hàng làm việc theo chế độ 3 ca, còn lại các cửa hàng làm việc theo chế độ 2,5 ca.
Lực lượng lao động của 3 khối này đều là những người có trình độ, nhân viên bán hàng đều đã tốt nghiệp ở các trường đúng chuyên ngành, có đầy đủ các chứng chỉ trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu.
Thông qua phân tích công tác phân công và sắp xếp lao động ở trên ta thấy việc bố trí phân công lao động tại Công ty xăng dầu Phú Thọ là tương đối hợp lý.
Đối với các phòng ban chức năng chuyên môn nghiệp vụ đã sử dụng những lao động có trình độ nghiệp vụ thông qua đào tạo chính quy, cơ bản; còn với bộ phận kho, trạm, cửa hàng đã bố trí nhân sự và phân công lao động hợp lý đáp ứng yêu của sản xuất kinh doanh.