Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nhân lực tại Công ty Xăng dầu Phú thọ
Từ những phân tích thực trạng công tác quản lý nhân lực tại Công ty xăng dầu Phú Thọ, Công ty đã có những cố gắng trong việc hoàn thiện công tác quản lý nhân lực song do hoạt động quá lâu trong sự bao cấp, bảo hộ của Nhà nước nên cần bàn bạc, xem xét. Đó là vấn đề cơ cấu tổ chức của Công ty còn chưa thực sự đem lại hiệu quả, vấn đề tuyển chọn lao động còn chưa thực sự được công bằng khoa học, việc phân công bố trí, sắp xếp lao động chưa thật hợp lý: bộ phận thừa người gây lãng phí, bộ phận thiếu người gây hiệu quả không hoàn thành công việc được giao…chậm thay đổi trong quan điểm trả lương; thiếu sự phân tích, mô tả công việc, chưa có phương pháp đánh giá công việc khoa học nên việc trả lương vẫn còn tuỳ tiện; tiêu chuẩn đánh giá thành tích công tác chưa cụ thể đối với từng công việc, từng nhóm công việc; việc định biên lao động tại các cửa hàng xăng dầu, giao đơn giá tiền lương đối với các cửa hàng bán lẻ xăng dầu còn mang nặng tính bình quân, chưa thực hiện việc phân phối theo lao động, vì vậy tiền lương và chính sách lương chưa thực sự là đòn bẩy kích thích đối với người lao động nâng cao năng suất lao động. Do đó việc hoàn thiện công tác quản lý nhân lực góp phần nâng cao chất lượng phục vụ đang là yêu cầu cấp thiết, vì nó là một trong những nhân tố quyết
định thành công thất bại của hoạt động sản xuất kinh doanh. Để khắc phục những nhược điểm đã nêu trên cần có những giải pháp sau :
3.2.1 Hoàn thiện công tác phân tích và đánh giá công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, giúp cho doanh nghiệp xác định được nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác, kiến thức kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc để thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển, trả lương theo công việc có hiệu quả. Làm tốt công tác phân tích công việc giúp cho Công ty có những lợi điểm sau:
- Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng nhân viên.
- Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng thưởng.
- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hoá công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.
- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
- Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.
Có rất nhiều phương pháp phân tích công việc như làm bảng câu hỏi, quan sát, phỏng vấn, ghi chép lại trong nhật ký,... nhưng hiện nay các Công ty thường không dùng một phương pháp đơn thuần nữa, mà thường kết hợp một số các phương pháp khác nhau. Chẳng hạn như:
- Phương pháp làm bảng câu hỏi: Công ty gửi cho tất cả các công nhân viên những bảng câu hỏi, trừ cấp điều hành để người đảm nhận vị trí trực tiếp điền vào các phiếu điều tra, bảng câu hỏi được lập sẵn và các câu trả lời gợi ý trước. Trong bản câu hỏi này, ngoài những chi tiết cơ bản như tên tuổi, phòng ban, chức vụ, công nhân viên phải mô tả toàn bộ các nhiệm vụ hoặc mục đích của công việc, khối lượng của công việc hoặc số sản phẩm,... Bản câu hỏi được đánh giá là hữu hiệu nhất để thu thập thông tin, song cần phải chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng từ trước.
- Phương pháp phỏng vấn: Công ty có thể dùng phương pháp phỏng vấn cá nhân để lấy thông tin về công việc. Cán bộ nhân sự sẽ phỏng vấn cả nhân viên lẫn phụ trách đơn vị. Thông thường thì sẽ phỏng vấn nhân viên trước, giúp nhân viên mô tả các nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành, sau đó cán bộ nhân sự sẽ phỏng vấn phụ trách đơn vị để thêm thông tin, đồng thời kiểm tra lại xem thông tin do nhân viên cung cấp có chính xác không, và làm sáng tỏ một số điểm nào đó. Vấn đề quan trọng là phải biết soạn thảo các câu hỏi để thu thập đầy đủ các loại thông tin cần thiết; cần nghiên cứu kỹ công việc trước, lập bản phân tích để không bị bỏ sót những thông tin quan trọng, kiểm tra thông tin bằng cách quan sát lại sau đó hoặc cần tham khảo, đối chiếu với các tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức hay tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật,...
- Phương pháp quan sát thêm: Cán bộ nhân sự thực hiện quan sát trên một chỗ làm việc cụ thể tất cả các nội dung liên quan và cần thiết đối với công việc và người thực hiện nó. Chú ý quan sát một cách kỹ lưỡng từng hoạt động, thao tác người thực hiện, bảo đảm mọi hoạt động quan sát đều được ghi chép. Có thể kết hợp quan sát với các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy quay phim, camera, đồng hồ bấm giây. Có thể hỏi nhân viên về những hoạt động không thể quan sát được.
VÍ DỤ VỀ BIỂU MẪU PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.
Phân tích công việc của cửa hàng trưởng Tên: Lê Thu Hà Chức danh công
việc : Cửa hàng trưởng
Phòng ban/đơn vị:
Cửa hàng XD số 4
Tên Công ty : Công ty xăng dầu Phú Thọ
Ngày 25-6-2009