Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC
D. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHẢ NĂNG CỤ THỂ
3.2.3. Hoàn thiện công tác quản lý và đánh giá thực hiện công việc
Quản lý và đánh giá công việc là một khâu then chốt trong công tác quản trị nhân sự góp phần thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động của tổ chức. Như Chương II đã phân tích, việc đánh giá thành tích của người lao động hàng tháng còn sơ sài, các tiêu thức đưa ra đánh giá còn chưa phù hợp với từng công việc, nhóm chức danh công việc nên dẫn đến việc không khuyến khích nâng cao và cải thiện hiệu năng công tác của nhân viên và nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn Công ty. Trong thời gian tới công ty cần chú trọng công tác đánh giá thành tích công tác để có một chế độ tiền lương và ngoài ra còn có chế độ tiền thưởng hợp lý. Công ty cần áp dụng hệ thống đánh giá đa chiều gồm nhiều chủ thể đối với một đối tượng đánh giá như cấp trên đánh giá cấp dưới, cấp dưới đánh giá cấp trên, đồng nghiệp đánh giá lẫn nhau, người lao động tự đánh giá, khách hàng đánh giá chất lượng thực hiện công việc.
Đối với Công ty xăng dầu Phú Thọ để đẩy mạnh công tác này nên chú trọng hơn nữa những vấn đề sau:
+ Tăng cường phân cấp quản lý và quy định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp quản lý trong hệ thống quản lý đảm bảo tính hệ thống, tính phân quyền và tính khoa học trong quản lý. Thông qua sự phân cấp quản lý chặt chẽ Công ty sẽ có một bộ máy quản lý đồng bộ từ trên xuống dưới giúp cho công tác điều hành hoạt động Công ty có hiệu quả nhất.
+ Quản lý chặt chẽ việc thực hiện ở từng bộ phận, từng khối theo từng cấp quản lý và có sự tổng hợp công tác quản lý tại bộ phận nhân sự để nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của các nhân viên và của các bộ phận trong Công ty.
+ Trên cơ sở phân tích công việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá công việc cụ thể cho các vị trí, các chức danh trong Công ty phục vụ cho công tác đánh giá thực hiện công việc.
+ Bộ phận nhân sự của công ty phải chủ động tổ chức thực hiện thường xuyên công tác đánh giá thực hiện công việc của các nhân viên theo quy trình sau:
- Xác định yêu cầu cơ bản cần đánh giá.
- Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp trên cơ sở các yêu cầu đánh giá để đảm bảo tính chính xác vàkhách quan của công tác đánh giá thực hiện công việc.
- Huấn luyện các nhà lãnh đạo và những người làm công tác đánh giá về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
- Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá.
- Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc.
- Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá.
- Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên.
+ Áp dụng đa dạng các phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau để đảm bảo có các thông tin đánh giá đầy đủ chính xác giúp cho công tác đánh giá thực hiện công việc đạt hiệu quả cao. Chẳng hạn như:
- Phương pháp xếp hạng luân phiên: Là phương pháp mà trong đó tất cả các nhân viên trong bộ phận hoặc trong toàn Công ty sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ người yếu nhất đến người giỏi nhất thông qua các tiêu chí như: thái độ làm việc, kết quả thực hiện công việc, các sai sót trong công việc v.v.. Khi tổng hợp sẽ cho biết ai là người thực hiện công việc tốt nhất, dần dần đến người yếu nhất:
Ví dụ như: xét về khả năng sáng tạo trong công việc. Trước hết người đánh giá làm một bảng danh sách tất cả những người được đánh giá. Chẳng hạn như danh sách có 12 người. Người đánh giá thấy có 2 người không có khả năng sáng tạo trong công việc - nghĩa là 2 người này không có biếu hiện gì rõ rệt về khả năng này.
Do đó người đánh giá gạch chéo 2 người này. Như vậy còn 10 người để đánh giá mức độ lãnh đạo (xem bảng 3.5). Nhà quản trị chia làm hai cột mỗi cột 5 số theo thứ tự. Công việc đanh giá được tiến hành bằng cách xét xem người nào lãnh đạo giỏi nhất được ghi tên trên mục thứ tự số 1 cột 1 và gạch chéo tên người đó trong danh sách. Kế đó nhà quản trị xét xem ai là người tỏ ra kém thông minh nhất thì ghi vào mục thứ tự số 10 và gạch chéo tên người đó trong danh sách. Công việc được tiếp tục bằng cách đánh giá và ghi tên người nào đó xếp hạng 2, hạng 3 và tiếp tục đến số 9.
Bảng 3.5 Bảng xếp hạng đánh giátheo phương pháp xếp hạng luân phiên Bảng xếp hạng đánh giá
Cột 1 Cột 2
1. 6.
2. 7.
3. 8.
4. 9.
5. 10.
- Phương pháp so sánh cặp: Theo phương pháp này từng cặp nhân viên sẽ được so sánh với nhau. Thủ tục như sau: đánh máy tên của tất cả những người được đánh giá trên một phiếu. Người đánh giá so sánh mỗi nhân viên với tất cả các nhân viên khác cùng 1 lúc. Điểm đánh giá toàn bộ của mỗi nhân viên sẽ được xác định bằng cách xem người đó được lựa chọn (nghĩa là tính điểm cao hơn) bao nhiêu lần so với những người khác.
Ví dụ: So sánh chỉ tiêu chất lượng công việc của 4 nhân viên A,B,C,D như sau:
CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC
So sánh với Tên nhân viên được đánh giá
A B C D Tổng hợp/thứ hạng
A x 1 0 2 3 điểm/2
B 1 x 0 1 2 điểm /3
C 2 2 x 2 6 điểm/1
D 0 1 0 x 1 điểm/4
Với mỗi so sánh, viết số người tốt hơn vào bản. Mỗi một lần người nhân viên này là hơn người khác thì nhận được 2 điểm và người kia được 0 điểm. Còn hai người bằng nhau thì mỗi người được 1 điểm. Và thứ hạng của nhân viên được xếp theo điểm số đó.
Phương pháp so sánh cặp và phương pháp xếp hạng luân phiên có hiệu quả nhất khi nhóm được đánh giá tương đối nhỏ.
Phương pháp mức thang điểm: Theo phương pháp này, đánh giá thành tích công tác được ghi lại trên một bảng thang điểm. Thang điểm này được chia ra thành 4 hay 5 khung được xác định bằng các tính từ như xuất sắc, trung bình hoặc kém.
Các yếu tố được lựa chọn để đánh giá gồm hai loại: các đặc tính liên quan đến công việc và các đặc tính liên quan đến cá nhân đương sự. các yếu tố liên đến công việc gồm có khối lượng và chất lượng công việc, trong khi đó các yếu tố liên quan đến cá nhân gồm có các đặc tính như sự đáng tin cậy, sáng kiến, tính thích nghi và sự phối hợp. Người đánh giá điền vào một mẫu in sẵn bằng cách ghi ký hiệu vào mức độ của mỗi yếu tố. Theo phương pháp này chúng ta phải lập phiếu đánh giá cho các nhóm chức danh công việc như sau:
- Ban giám đốc.
- Trưởng, phó phòng ban, kho, trạm.
- Chuyên viên, kỹ sư, cán sự, kỹ thuật viên.
- Nhân viên phục vụ, lái xe, bảo vệ phòng ban, kho, trạm.
- Cửa hàng trưởng.
- Nhân viên bán hàng.
Ví dụ vềphiếu đánh giá nhóm chuyên viên, kỹ sư, cán sự, kỹ thuật viên Tên nhân viên: Chức danh công việc:
Phòng: Nhiệm vụ chính:
Chu kỳ đánh giá:
Các chỉ tiêu chính
Trọng số tiêu
chuẩn (Vi)
Điểm số (Ci) Không
đạt (Hoàn
toàn không 5điểmđạt)
(Chưa Yếu đạt mức
yêu cầu cơ bản) 10điểm
Trung bình (Đáp được ứng yêu cầu cơ bản) 15điểm
Khá (Trên yêu cầu mức cơ bản) 20điểm
Xuất (Vượt sắc xa mức
cầu)yêu 25điểm 1. Khối lượng công việc
(Số lượng, tốc độ làm việc, đóng góp tham gia)
0,3 2. Chất lượng công việc
(Cẩn thận, chính xác, hoàn hảo, gọn gàng)
0,3 3. Kiến thức về công
việc
(Hiểu biết về những vấn đề liên quan)
0,2 4.Tinh thần hợp tác
(Làm việc theo mục 0,1
đích chung với đồng cấp, cấp trên và cấp dưới )
5. Thái độ, tính tin cậy (Chấp hành nội quy lao động, độ tin cậy trong công việc)
0,1
Người đánh giá: ...Ngày ... tháng... năm ...
Chữ ký của nhân viên Chữ ký của người đánh giá
Phiếu đánh giá đối với Công nhân (khối trực tiếp) Nhân viên: Nhiệm vụ chính:
Đơn vị:
Chu kỳ đánh giá:
Các chỉ tiêu chính
Trọng số tiêu chuẩn
(Vi)
Điểm số (Ci)
Không đạt (Hoàn
toàn không
đạt) 5 điểm
(Chưa Yếu đạt mức yêu cầu cơ bản)
điểm10
Trung bình (Đáp được ứng yêu cầu cơ bản)
điểm15
Khá (Trên yêu cầu mức cơ bản)
điểm20
Xuất (Vượt sắc xa mức yêu cầu) 25 điểm
1. Số lượng công việc 0,3 2. Chất lượng công
việc 0,3
n
Điểm tổng hợp: = ∑ Ci*Vi Kết quả đánh giá cuối cùng: ...
i=1
3. Chấp hành kỷ luật
lao động 0,2
4. Tính hợp tác 0,1 5. Quan hệ với khách
hàng 0,1
Người đánh giá: ...Ngày ... tháng... năm ...
Người đánh giá: ...Ngày ... tháng... năm ...
Chữ ký của nhân viên Chữ ký của người đánh giá
Phiếu đánh giá đối với Cửa hàng trưởng Nhân viên: Nhiệm vụ chính:
Đơn vị: Chu kỳ đánh giá:
Vị trí:
Các chỉ tiêu chính
Trọng số tiêu chuẩn
(Vi)
Điểm số (Ci)
Không đạt (Hoàn
toàn không
đạt) 5 điểm
(Chưa Yếu đạt mức yêu cầu cơ bản)
điểm10
Trung bình (Đáp được ứng yêu cầu cơ bản)
điểm15
Khá (Trên yêu cầu mức cơ bản)
điểm20
Xuất (Vượt sắc xa mức yêu cầu) 25 điểm 1. Số lượng công việc 0,3
n
Điểm tổng hợp: = ∑ Ci*Vi Kết quảđánh giá cuối cùng: ...
i=1
2. Chất lượng công
việc 0,3
3. Chấp hành kỷ luật
lao động 0,2
4. Tính hợp tác 0,1 5. Trách nhiệm quản
lý 0,1
Người đánh giá: ...Ngày ... tháng... năm ...
Chữ ký của nhân viên Chữ ký của người đánh giá n
Điểm tổng hợp: = ∑ Ci*Vi Kết quảđánh giá cuối cùng:
...
i=1
Trên cơ sở bảng chấm điểm ta tiến hành phân loại đối tượng để xét hưởng hệ số thành tích ứng với các mức sau đây để chi lương hàng tháng:
Bảng 3.6 Bảng hệ số thành tích
STT Phân loại Khoảng điểm Hệ số thành tích
1. Loại xuất sắc Từ 23 - 25 điểm 1,05
2. Loại A Từ 16 - 22 điểm 1,0
3. Loại B Từ 11 - 15 điểm 0,9
4. Loại C Dưới 11 điểm 0,8
Điểm số bình quân của từng người sẽ là căn cứ để chia thưởng:
Tổng quỹ tiền thưởng
Tiền thưởng = --- x Hbqn x Tn x Ln ∑ (Hbqn x Tn x Ln)
Dn Ln = --- ∑ Dn
Trong đó: + Hbqn là hệ số lương CDCV bình quân của từng người; + Tn là thời gian làm việc thực tế của từng người;
+ Ln là hệ số hạng thành tích của từng người; + Dn là điểm thành tích của từng người;
- Phương pháp lưu giữ: Là phương pháp ghi chép lại những thành tích nổi bật và những sai sót trong công việc. Các thông tin này rất quan trọng trong việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
Trên cơ sở kết quả đánh giá thực hiện công việc tiến hành phân loại, xếp loại nhân viên để phục vụ cho các công việc quản trị nhân lực khác. Đảm bảo tính khách quan khi đánh giá thực hiện công việc. Tránh những những sai lầm khi đánh giá như: xây
dựng tiêu chuẩn đánh giá không rõ ràng, thiên kiến, định kiến khi đánh giá, xu hướng thái quá, xu hướng bình quân chủ nghĩa,...