Chương 3 Một số Giải pháp nhằm cải thiện tài chính của
6. Kết quả mong đợi
3.3.2 Biện pháp thứ hai: Thu hồi các khoản nợ (để thực hiện giải pháp 1– tăng khả năng thanh toán)
Công ty cần có những biện pháp tích cực hơn nữa trong việc thu hồi các khoản nợ, chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng và phải thu nội bộ đơn vị trực thuộc(các chi nhánh, các cảng).
Đối với khoản phải thu ở đơn vị nội bộ trong cơ cấu khoán chi phí ở các chi nhánh thì việc cấp vốn để sản xuất là điều cần thiết song phải tính toán sao cho hợp lý và hiệu quả tránh đầu tư tràn lan, quản lý không chặt chẽ, tích cực thu hồi sản phẩm đẻ giảm khoản phải thu này. Thực tế cho thấy 2 khoản phải thu ở Công ty cuối năm 2005 chiếm 8,32% trong tổng tài sản trong đó phải thu hồi ở khách hàng chiếm tới 98% nếu việc tổ chức thu hồi tốt khoản tiền hàng với người mua có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực trạng vốn lưu động của Công ty tương đối lớn chủ yếu vốn phục vụ cho sản xuất là nguồn vay ngắn hạn ngân hàng. Trong khi đó hàng ngày Công ty luôn phải
đầu tư vào kinh doanh và phải có một hợp đồng mới tạo ra được doanh thu vì thế Công ty luôn cần có một lượng vốn để đầu tư cho sản xuất khai thác, chế biến, tiêu thụ hàng hoá ngoài vốn vay ra việc thanh toán tiền hàng của khách hàng nhanh càng tạo điều kiện cho Công ty chủ động về vốn.
Để giúp cho Công ty trong công tác thanh toán tiền hàng được nhanh chóng trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, đòi hỏi phải có đội ngũ làm công tác bán hàng khéo léo, kiên quyết để bán được hàng nhưng phải thu được tránh nợ
đọng vì thực tế việc bán hàng, thực hiện dịch vụ của Công ty không phải chỉ có bán, cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong nước theo địa chỉ ký kết hợp đồng mà còn bán, cung cấp dịch vụ cho khách nước ngoài. Đặc biệt Công ty cần có những quy định cụ thể về thời hạn thanh toán, chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh toán các biện pháp và chính sách tài chính để khuyến kích khách hàng trả
tiền cho Xí nghiệp nhanh chóng như vậy tránh được việc khách hàng chiếm dụng vốn và khắc phục được tình trạng thiếu hụt vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.
2. Lý do phải thực hiện biện pháp
Như đã phân tích cho thấy việc sử dụng vốn lưu động ở Công ty hiệu quả
thấp vòng quay chậm 2,73 vòng/năm, thời gian phải trả nợ vốn vay ngân hàng là 41 ngày = (131 ngày - 90 ngày) nó có một số nguyên nhân tác động song nguyên nhân chủ yếu đó các khoản phải thu lớn, thời gian để thu được khoản phải thu khá dài: 75,31 ngày/1 vòng luân chuyển.
- Vấn đề đặc biệt cần quan tâm hiện nay tại Công ty là tình hình thu hồi
2.416.703.921đ. Do vậy các biện pháp phải tập trung đi sâu vào vấn đề này Công ty cần nhanh chóng đưa các khoản phải thu vào quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty phải lập bảng phân loại thời gian công nợ của khách hàng có thể chia làm 3 loại:
+ Các khoản phải thu đến hạn trả: Là những khoản phải thu đã hết thời gian chậm trả theo hợp đồng (30 ngày kể từ ngày ghi nhận doanh thu).
+ Các khoản phải thu quá hạn: Là các khoản phải thu đã đến hạn nhưng cho
đến ngày lập bảng phân loại thời gian công nợ của khách hàng để thu hồi công nợ vẫn chưa được khách hàng thanh toán.
+ Các khoản phải thu khó đòi: Là những khoản phải thu của khách hàng đã
quá hạn trả theo hợp đồng từ trên 1 năm trở lên.
Bảng3.1 : Bảng phân loại các khoản phải thu đến hạn và quá hạn
Đơn vị tính: Đồng Các khoản phải thu Số tiền (Đồng) % trong tổng số 1/ Các khoản phải thu đến hạn 490.917.158 20,3%
2/ Các khoản phải thu quá hạn 960.384.278 39,7%
Trong đó: Từ 01 đến 30 ngày 190.723.345 7,9%
Từ 31 đến 60 ngày 514.953.031 21,3%
Trên 60 ngày 254.707.902 10,5%
3/ Các khoản phải thu khó đòi 965.402.485 40%
Tổng cộng 2.416.703.921 100%
Qua bảng phân loại thời gian công nợ phải thu của khách hàng giúp cho Công ty cơ cấu hoá các khoản phải thu. Công việc tiếp theo mà Công ty cần phải làm và đôn đốc thực hiện và thu hồi công nợ theo bảng phân loại các khoản phải thu ưu tiên cho các khoản có số ngày quá hạn cao nhất, đặc biệt là các khoản phải thu khó đòi. Đây là mô hình có tính chất tình thế vì vậy trong thời gian tới Công ty cần phải có những biện pháp như sau:
Bước 1: Bộ phận kế toán cần thương xuyên theo dõi hơn nữa các khoản nợ
đến hạn, quá hạn và việc thanh toán công nợ tránh tình trạng để nợ nần lâu dây dưa dẫn đến khó đòi hoặc bị chiếm dụng.
Bước 2: Công ty cần dựa vào kỳ thu tiền bình quân đẻ đo lường khả năng thu hồi vốn trong thanh toán thông qua các khoản phải thu. Công ty cần so sánh số ngày nợ của khách hàng với số ngày khách hàng được chậm trả theo hợp đồng
để cố gắng thu hồi công nợ.
Bước 3: Cần có chính sách khuyến khích khách hàng như: Giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn, thực hiện mức chiết khấu thanh toán hợp lý cho khách hàng trả tiền ngay, trả tiền trước hạn hoặc tăng thêm thời gian chậm trả tiền hàng hợp lý cho những khách hàng truyền thống, có uy tín với Công ty.
Công ty nên thông báo điều này rộng rãi cho mọi khách hàng đều biết việc chiết khấu trong bán hàng, chiết khấu trong thanh toán sẽ tạo khuyến khích trong thanh toán và thu hồi công nợ.
Chẳng hạn giữa thời hạn chịu là 30 ngày một khác hàng mua hàng có giá trị là 50.000.000đ nếu thanh toán trong vòng 1 đến 10 ngày kể từ lúc mua hàng xẽ
được hưởng mức chiết khấu thanh toán là 0,40%. Khách hàng phải thanh toán số tiền là: 50.000.000 - (50.000.000 x 0,40%) = 49.800.000 ứng với mức chiết khấu 0,40% thì Công ty sẽ chịu một khoản chi phí tín dụng là:
Chi phí tín dụng = Tỷ lệ chiết khấu
x 360
100% -Chiết khấu Thời hạn cuối - Thời hạn chiết khấu
= 0,40
x 360
= 7,23% n¨m
99,60 20
* Nhưng nếu khách hàng thanh toán từ ngày 10 đến ngày thứ 20 thì Công ty cho khách hàng được hưởng mức chiết khấu 0,20%, lúc này khách hàng phải trả số tiền là:
50.000.000® - (50.000.000 x 0,2%) = 49.900.000®
Chi phí tín dụng Công ty phải chịu là:
0,20
x 360
= 7,21% n¨m
99,80 10
Xét về lãi xuất năm 2006 Công ty phải vay ngân hàng đầu tư và phát triển theo lãi xuất cao hơn là 0,95% tháng (Lãi xuất vay ngắn hạn) tính theo năm là 11% năm. Như vậy cả mức chi phí tín dụng mà cùng chịu đều nhỏ hơn lãi xuất vay ngân hàng (7,21% năm so với 11% năm).
Điều này đi đến kết luận:
Công ty nên sử dụng mức chiết khấu thanh toán này vì nó xẽ giúp Công ty nhanh cho thu được tiền sau bán hàng tránh được nợ đọng dây dưa mặt khác lại bổ xung kịp thời vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh không phải vay ngân hàng giảm được chi phí lãi vay phát sinh.
Bước 4: Như đã tính toán ở trên đối với khoản công nợ phải thu của Công ty năm 2006 Công ty không thực hiện chính sách tín dụng trong bán hàng và thanh toán công nợ mà chỉ áp dụng hình thức cho khách hàng trả chậm tiền hàng 30 ngày sau khi ghi nhận doanh nghiệp thu tiền khi bán hàng và thu hồi công nợ gặp nhiều khó khăn dẫn đến công nợ tồn đọng ở cuối năm lớn đó cũng là lý do năm 2006 số vòng luân chuyển các khoản phải thu quay chậm 4,78 vòng/năm.
Thời gian để thu được các khoản phải thu là 75,31 ngày nên so với số ngày mà Công ty cho khách hàng trả chậm là 30 ngày thì số ngày để thu được các khoản thu của Công ty là quá chậm (75,31 ngày - 30 ngày) = 45,31 ngày. Để nhanh chóng thu hồi công nợ các khách hàng đầu lại cho sản xuất kinh doanh Công ty cần áp dụng các hình thức như chi phí để đòi nợ cho những cán bộ đòi nợ để nhanh chóng thu hồi công nợ cho Công ty chẳng hạn với các khoản phải thu tới hạn và quá hạn chi phí là 0,25% trên dư nợ.
3. Chi phí cho thực hiện biện pháp
Chi phí cho việc thu hồi nợ là không đáng kể vì vậy điều cần thiết hiện nay là ban giám đốc chỉ đạo các phòng ban chức năng để sớm đưa biện pháp vào thực hiện.
4. Người chịu trách nhiệm thực hiện
Ban giám đốc có trách nhiệm lập kế hoạch giao cho các phòng ban, đồng thời chỉ đạo nhân viên phòng kinh doanh lập danh sách các khách hàng chưa thanh toán giao cho từng nhân viên chịu trách nhiệm thu hồi nợ của từng khách hàng.
5. Thời gian thực hiện
Dự kiến quý 1/2008 thực hiện ngay và báo cáo ban giám đốc, hội đồng quản trị để có kế hoạch cho các quí tiếp theo.
6. Kết quả mong đợi
* Đối các khoản nợ khó đòi mức chi phí đòi nợ là 0,35% trên số dư nợ - Số tiền phải thu hạn và quá hạn là:
1.341.830.968 x 0,25% = 3.354.577 đồng
* Đối với số tiền nợ khó đòi mức chi phí đòi nợ là: 0,35% trên số dư nợ.
- Số tiền nợ khó đòi là:
965.402.485 x 0,35% = 3.378.908 đồng
Với mức chi phí trên Công ty phải chịu chi phí tín dụng là: 8.333.485 đ.
- Nhưng xét về lãi xuất khi Công ty chưa thu được tiền của khách hàng phải vay ngân hàng theo lãi đơn tháng là 0,95% tính trên số tiền nợ phải thu của Công ty là:
2.416.703.921 x 0,95% = 22.958.687 đồng
Như vậy trong thời gian 1 tháng Công ty thu được số tiền công nợ và chịu phần chiết khấu thanh toán với khách hàng so với lãi xuất vay ngân hàng vẫn tiết kiệm được số tiền là:
14.625.202® = (22.958.687 - 8.333.485)
- Giảm thời gian để thu được các khoản phải thu so với số ngày thu tiền trung bình năm 2006 là (75,31 - 30) = 45,31 ngày.
Đối với những hợp đồng mới vẫn giữ thời hạn được trả chậm 30 ngày. Công ty nên áp dụng tỷ lệ phạt đối với những khách hàng chậm trả quá hạn. Chẳng hạn chậm trả quá hạn tháng đầu là 0,5% trên số dư nợ, các tháng tiếp theo là 0,8%/tháng số dư nợ.
Chủ động trong việc tổ chức nguồn vốn lưu động. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty nói riêng và của các doanh nghiệp thương mại dịch vụ nói chung đòi hỏi phải đầu tư về vốn và thời gian qua 1 chu trình mới có sản phẩm tiêu thụ trên thị trường. Qua thực tế cho thấy những năm gần đây và hiện nay việc huy động vốn cho hoạt động sản xuất của Công ty chủ yếu bằng vốn vay ngắn hạn ngân hàng. Tính trung bình với thời hạn vay là 90 ngày, mà vòng quay vốn lưu động bình quân của Công ty năm 2006 là 2,73 vòng, thời gian luân chuyển của vốn lưu động năm 2006 là 131 ngày so sánh ta thấy vòng quay và thời gian luân chuyển của Công ty chậm hơn (131 - 90) = 41 ngày như vậy Công ty không đủ thời gian để thanh toán các khoản nợ vay đến hạn.
Là một đơn vị kinh doanh thương mại và dịch vụ lượng vốn lưu động chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng tài sản, chứng tỏ việc huy động vốn lưu động để phục vụ cho sản xuất khai thác của Công ty là rất lớn việc tạo nguồn vốn là vay vốn tín dụng ngắn hạn và nguồn thanh toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty phải có những biện pháp hữu hiệu để giảm nhanh các khoản phải thu, nhất là khoản phải thu của khách hàng. Để tăng số vòng quay của vốn giảm thời gian luân chuyển xuống mức thời gian phải trả vốn vay 90 ngày của ngân hàng. Sử dụng vốn thật hợp lý thì mới đáp ứng được yêu cầu của sản xuất và kinh doanh mới đạt được hiệu quả cao.