3.2.1.1. Đối với khoản mục chi phí trực tiếp
Phấn đấu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản xuất là nhân tố cơ bản cho sự gia tăng lợi nhuận, bởi vậy đòi hỏi công ty phải có các biện pháp quản lý cụ thể:
Năm 2012, mặc dù các khoản mục chi phí đều giảm tuy nhiên nếu so sánh với tốc độ giảm của doanh thu thì tốc độ giảm của các khoản mục chi phí nhỏ hơn. Đây là nguyên nhân dẫn đến lợi nhuận trong năm giảm đi đáng kể. Do vậy, công ty cần xây dựng định mức chi phí trên cơ sở mang tính khách
nguyên vật liệu đi để giảm chi phí mà phải thực hiện trong định mức đã được xác định trước, có như thế mới đảm bảo chất lượng xây dựng.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Đây là thành phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí. Việc tiết kiệm được chi phí này là rất cần thiết, đây cũng là khả năng tiềm tàng để hạ giá thành
Thứ nhất, đối với khâu cung ứng nguyên vật liệu, phải lựa chọn nguyên vật liệu có đủ chất lượng, đảm bảo các thông số kỹ thuật an toàn theo đồ án thiết kế, để đảm bảo cung ứng đầy đủ và kịp thời nguồn vật liệu đầy đủ về cả số lượng và chất lượng cho các công trình.
Thứ hai, phải lựa chọn các nhà cung ứng thích hợp với các tiêu chí: giá cả phải rẻ, phù hợp với tài chính của công ty, nhưng đồng thời phải là nhà cung cấp tin cậy với nguồn đảm bảo chất lượng. Gia tăng quan hệ với các nhà cung ứng có uy tín và lâu năm như Công ty Cổ phần Gang thép Việt Nam, Công ty Đầu tư và thương mại Dầu khí Sông Hồng..., bên cạnh đó đồng thời phải mở rộng quan hệ tìm kiếm các nhà cung ứng mới phù hợp về giá cả và chất lượng.
Thứ ba, trong công ty có một bộ phận khai thác, sản xuất vật liệu xây dựng, công ty nên tận dụng tối đa thuận lợi này, nếu như việc tự sản xuất là rẻ hơn, đảm bảo hơn thì công ty không nên mua ngoài, hoặc là giảm mua ngoài. Còn ngược lại, nếu việc sản xuất tốn kém thì việc mua là hợp lý bởi thời gian lắp đặt thi công sẽ được tiết kiệm hơn.
Thứ tư, đối với các công trình thi công ở xa thì công ty nên sử dụng nguyên vật liệu tại địa phương nơi có các công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển và sự tiêu hao vật liệu trong quá trình vận chuyển.
Thứ năm, trong quá trình thi công, do đặc điểm của sản phẩm xây dựng, là được sản xuất ngay tại nơi tiêu thụ nên trong quá trình thi công chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố khách quan và chủ quan có thể dẫn tới tình trạng gia tăng chi phí nguyên vật liệu như thời tiết, khí hậu, thiên tai,... hay do quản lý không tốt nên dẫn tới sự tiêu hao khá lớn. Chính vì vậy, công ty cần phải có biện pháp hạ thấp định mức sử dụng vật liệu thông qua việc nâng cao tay nghề, ý thức trách nhiệm của người lao động trong việc sử dụng nguồn vật liệu:
+ Trong quá trình cấp phát nguyên vật liệu cần có sự giám sát chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tránh tình trạng cấp phát thừa, hoặc cấp phát không đủ chủng loại. Công ty nên có chế độ thưởng phạt thích đáng, kỷ luật nghiêm minh với những cá nhân có trách nhiệm đối với việc quản lý nguồn vật liệu. Công ty phải phân bố nhà kho hợp lý, không nên tổ chức kho bãi chung để dự trữ vật liệu mà nên giao cho từng đội ở từng công trình quản lý
+ Công tác bảo quản nguyên vật liệu là một vấn đề đặt ra, phải có biện pháp bảo quản tốt nguồn vật liệu, tránh những hao hụt đáng tiếc do các nguyên nhân khách quan và chủ quan. Cần phân loại vật liệu cẩn thận và có các biện pháp bảo quản tùy theo tính chất của từng loại vật liệu.
+ Trong quá trình thi công, công ty cần phải đảm bảo công thức tính, tính toán tỷ lệ vật liệu sử dụng hợp lý tránh việc thừa vật liệu đã chế biến gây lãng phí, hoặc thiếu vật liệu ảnh hưởng tới tiến độ thi công và chất lượng các công trình, bên cạnh đó cũng tận dụng tối đa các phế liệu thu hồi nếu có thể
+ Nên đầu tư máy móc thiết bị hiện đại để có thể sử dụng tiết kiệm vật liệu trong thi công và nên đào tạo lao động có trình độ cao hơn để sử dụng máy móc thi công đúng cách, phát huy hết công suất của máy móc.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, yếu tố đóng vai trò quyết định chính là trình độ tay nghề của người lao động. Trình độ của người lao động không chỉ ảnh hưởng tới năng suất lao động mà còn là nguyên nhân của việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, kéo dài tuổi thọ của máy móc thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm.
Muốn tiết kiệm chi phí nhân công, công ty cần phải có các biện pháp để tổ chức lao động một cách khoa học, qua đó người lao động sẽ tạo ra sự kết hợp các yếu tố sản xuất một cách hợp lý, loại trừ được tình trạng lãng phí lao động, giờ máy, có tác động lớn thúc đẩy việc nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm.
Công ty phải giao cho các đội thi công phải quản lý được nhân công của đội mình, nhân công tại công trường do các đội quản lý lập bảng chấm công, hàng tháng gửi về thanh toán, vì vậy phải quản lý một cách chặt chẽ, nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đội quản lý. Công ty cần phải có kế hoạch nâng cao tay nghề của họ, khi có đổi mới phát sinh về kỹ thuật cần cử đi học ngay. Có chế độ, chính sách ưu đãi, khuyến khích về mặt tài chính, tạo nơi ăn ở thuận tiện, chế độ bảo hiểm, ốm đau...nhất là với những nhân công được điều chuyển theo công trình thực hiện ở xa để nâng cao ý thức tinh thần trách nhiệm của họ. Bên cạnh đó, công ty cũng phải đơn giản hóa bộ máy quản lý khi tham giá thi công đối với mỗi công trình là mỗi tổ sản xuất trong đội chỉ nên có một tổ trưởng.
Tuy vậy, tiết kiệm chi phí nhân công là một vấn đề khá tế nhị, việc giảm chi phí nhân công phải hợp lý, bên cạnh việc cắt giảm chi phí không cần thiết cần phải có những chính sách khuyến khích hợp lý đối với người lao động, như vậy sẽ động viên tinh thần làm việc của họ, từ đó nâng cao năng suất lao động góp phần nâng cao lợi nhuận.
Ngoài ra, việc đánh giá lao động của công ty còn mang tính cục bộ, tính toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành nên chưa đánh giá hết tiềm năng cũng như kích thích tinh thần làm việc của công nhân. Bởi vậy, công ty nên xây dựng một hệ thống quy chuẩn về chi tiết từng bộ phận công việc để vừa trả công xứng đáng, vừa hạn chế được hao phí lao động sống tăng.
Chi phí máy thi công:
Muốn giảm chi phí máy móc thiết bị trong giá thành sản phẩm cần phải phấn đấu tăng nhanh và sản xuất thêm nhiều sản phẩm, trên cơ sở tăng năng suất lao động, mở rộng quy mô sản xuất, giảm thời gian ngừng hoạt động của máy móc thiết bị, tức là phải có biện pháp để sử dụng tối đa công suất của máy. Tuy nhiên việc sử dụng máy móc thiết bị phải được bố trí một cách phù hợp, phải đảm bảo tính đồng bộ, nhịp nhàng. Do địa bàn hoạt động rộng, các công trình nằm rải rác, máy móc nơi thừa ngừng nghỉ, nơi thiếu phải đi thuê dẫn đến chi phí gia tăng, công ty cần có cách quản lý phù hợp, nếu như thuận tiện hơn thì nên thuê ngay tại địa phương, còn máy móc ở công ty thì đem cho thuê. Việc thuê máy cũng phải tính toán cẩn thận, nếu như khối lượng công việc làm bằng máy ít, thời gian thi công ngắn thì biện pháp là thuê máy theo ca, ngược lại thì thuê máy theo thời gian dài. Đồng thời, công ty cũng cần phải chú trọng tới các biện pháp bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời, việc mua máy phải căn cứ vào tình hình tài chính hiện tại của công ty, để từ đó có thể tìm nguồn đầu tư hợp lý.
3.2.1.2. Đối với các khoản mục chi phí gián tiếp
Trong chi phí quản lý doanh nghiệp tồn tại khoản chi phí về điện, nước, điện thoại đều có dấu hiệu của việc lãng phí. Trong điều kiện giá cả các dịch vụ đều tăng thì việc lãng phí là vấn đề cần điều chỉnh hiện nay. Biểu hiện chung của lãng phí là:
+ Khi xong việc không tắt hết các thiết bị điện
+ Các vòi nước luôn trong tình trạng rò rỉ, chảy lênh láng trên phòng vệ sinh, phòng tắm...
+ Điện thoại trong công ty, ngoài việc dùng để liên lạc với khách hàng, đối tác, còn được sử dụng với mục đích cá nhân
Biện pháp:
Thứ nhất là về tính trạng sử dụng điện nước. Ngoài việc dán các nội quy yêu cầu tiết kiệm điện nước hiện nay tại công ty thì nên áp dụng thêm các hình thức phạt cảnh cáo đối với các trường hợp vi phạm, kể cả với trường hợp dùng điện thoại công vào việc tư. Mức độ vi phạm lần đầu có thể chỉ là nhắc nhở, khiển trách nhưng ở những lần sau thì là trừ lương, có như thế các cán bộ công nhân viên mới nghiêm chỉnh chấp hành được.
Thứ hai là về chi phí cho tiếp khách, hội họp, công tác phí. Đưa ra giới hạn của các khoản chi để tối thiểu hóa các chi phí này. Đồng thời, kết hợp kiểm tra các hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì mới xuất quỹ. Việc chuẩn hóa các chi phí này sẽ hạn chế tình trạng gian lận, biển thủ tiền công quỹ.
Bên cạnh đó, còn một lưu ý trong chi phí quản lý doanh nghiệp đó là phần lương nhân viên quản lý. Mức tăng mạnh, lớn hơn nhiều so với mức tăng chi phí công nhân viên và doanh thu thuần. Do đó, nếu đảm bảo bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả thì phần nào sẽ làm giảm áp lực về khoản mục chi phí này cũng như áp lực về suy giảm lợi nhuận. hiện bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức theo nguyên tắc mỗi phòng ban đều có 1 trưởng và 1 phó điều hành hoạt động của ban đó. Tuy nhiên, với ban trợ lý thư ký có thể không cần áp dụng nguyên tắc đó. Công việc của ban này được ban giám đốc chỉ định về
công văn, giấy tờ nên không nhất thiết phải có thêm một phó ban hỗ trợ cho trưởng ban.
3.2.2. Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định:
Trước khi tiến hành đầu tư phải thực hiện phân loại rõ ràng từng nhóm tài sản cố định, xác định số tài sản cố định hư hỏng, loại sửa chữa được thì cần áp dụng biện pháp khắc phục, loại không còn khả năng phục hồi thì thanh lý thu hồi vốn.
Có biện pháp cụ thể để đánh giá lại tài sản cố định để xác định đúng giá trị còn lại của tài sản cố định, từ đó có biện pháp khấu hanh nhanh để thu hồi vốn, tránh tình trạng khấu hao quá thấp hoặc so với hao mòn thực tế làm thất thoát vốn kinh doanh, tránh tình trạng khấu hao quá cao làm gia tăng chi phí sản xuất dẫn đến lợi nhuận bị giảm sút quá nhiều.
Những công trình thi công ngày càng đòi hỏi cao hơn về các loại máy móc, thiết bị. Do đó, trong thời gian tới công ty cần đầu tư lớn hơn nữa vào máy móc thiết bị thi công để giảm tiêu hao sức lao động, vật liệu từ đó giảm được chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu đồng thời giảm bớt đầu tư vào nhà cửa, vật kiến trúc.
Bên cạnh đó, toàn bộ tài sản cố định phải được tận dụng tối đa công suất, xây dựng hệ thống bảo quản tài sản tốt tránh hao mòn vô hình. Ngoài việc sử dụng cần xác định được hệ số hao mòn đánh giá chính xác giá trị còn lại, áp dụng những biện pháp cho thuê tài sản. Công ty cần chú trọng nâng cao năng lực tay nghề cho công nhân trực tiếp sử dụng tài sản, định kỳ phải tiến hành sửa chữa, bảo dưỡng nhằm đạt công suất theo kế hoạch. Đối với phương tiện vận tải cần phải mở rộng thị trường tăng hàng hóa vật tư chuyên chở.
3.2.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty
Thứ nhất, vốn huy động chủ yếu của công ty là từ nguồn vốn vay( chiếm hơn 80% trong tổng nguồn vốn) nên chi phí sử dụng vốn vay sẽ làm giảm doanh thu, giảm lợi nhuận của công ty. Hệ số ROAE của công ty là rất thấp so với lãi suất cho vay trên thị trường, do đó công ty nên gia tăng vốn chủ sở hữu, tăng tính tự chủ về mặt tài chính, giảm các rủi ro về khả năng thanh toán. Trong lĩnh vực XDCB với tính chất của hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi một lượng vốn rất lớn để thực hiện được các công trình xây dựng, do vậy tình trạng chờ vốn rất dễ xảy ra. Vì vậy, cần chủ động linh hoạt trong quá trình huy động vốn cho sản xuất kinh doanh, đảm bảo huy động đủ vốn với chi phí sử dụng vốn thấp nhất, sử dụng có hiệu quả đòn bẩy tài chính nhưng vẫn đảm bảo phát huy quyền tự chủ tài chính của công ty.
Công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Hà Nội chưa thưc hiện quản lý và sử dụng vốn kinh doanh tốt thể hiện ở sự sụt giảm của các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn và khả năng sinh lời. Hơn nữa, vốn chủ sở hữu là ít, công ty chủ yếu là đi vay để thực hiện đầu tư nên tăng sự mạo hiểm trong hệ số nợ và làm cho mức độ rủi ro của công ty cao. Để giải quyết vấn đề này công ty cần thực hiện:
Xác định một cách khoa học, hợp lý nhu cầu vốn tối thiểu cần thiết cho hoạt động kinh doanh, tránh tình trạng các công trình thiếu vốn trong khi giá cả nguyên vật liệu tăng nhanh làm cho chậm tiến độ công trình thi công hay vốn thừa gây ứ đọng vốn làm cho công ty phải trả nhiều lãi vay hơn.
Kế hoạch huy động vốn là một vấn đề phức tạp được đặt ra, công ty cần xây dựng kế hoạch huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ từ bên trong hay bên ngoài thích hợp nhằm tạo ra được một tỷ suất sinh lời tối thiểu bù đắp được chi phí. Xác định khả năng vốn hiện có và huy động lượng vốn cần thiết từ
các nguồn khác như nguồn vốn chiếm dụng, vay ngân hàng. Thiết lập kế hoạch cho việc phân phối và việc sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất, trên cơ sở đó xác định thứ tự ưu tiên đầu tư, thứ tự cấp vốn đối với các công trình như đối với các tài sản cần lượng vốn quá lớn như dây chuyền sản xuất, công ty có thể chưa đầu tư vay vốn để mua vì điều này sẽ gây rủi ro lớn, mà tạm thời thuê ngoài của các công ty khác; đối với các tài sản có giá trị nhỏ hơn không cần lượng vốn quá lớn thì cần cân nhắc giữa cơ cấu đầu tư mới với tài sản khác để đầu tư làm phát huy tối đa năng lực của tài sản.
Về phía công trình thì tùy thuộc từng công trình có điều kiện cấp vốn khác nhau : có công trình có chủ đầu tư ứng trước vốn, có công trình sau khi hoàn thành từng phần hoặc toàn bộ mới nghiệm thu. Đối với những công trình ứng trước vốn thường đòi hỏi đẩy nhanh tiến độ từ yêu cầu của chủ đầu tư nên được ưu tiên cấp vốn trước.
Trong khi thực hiện phải căn cứ kế hoạch huy động và sử dụng vốn đã tạo lập làm cơ sở điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty.