CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN CỦA
2.4. Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn Công ty cổ phần Tập Đoàn RES
2.4.3. Nguyên nhân hạn chế
2.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan
Ngoài các nguyên nhân khách quan, cũng tồn tại một số nguyên nhân chủ quan từ công ty:
- Trình độ tổ chức quản lý của lãnh đạo rất hạn chế và lỏng lẻo
Do đặc trưng về giờ giấc làm việc nên nhân viên tại RES thường không gắn bó quá lâu dài. Việc liên tục thay mới đội ngũ nhân viên và số lượng nhân viên lâu năm ít, nhiều chức vụ quản lý cao trong công ty chưa có sự liên kết, gắn bó với nhau. Điều này dẫn đến việc hoạt động không hiểu ý nhau và gây ra khó khăn trong công việc quản lý vốn, phân bổ vốn. Điều này thể hiện qua việc, công ty hoạt động giống như không có Kế toán trưởng. Kế toán trưởng trên giấy tờ, thực chất hiện tại chỉ là trưởng phòng của phòng kế toán lớn nhất trong ba phòng kế toán của RES. Chị chỉ quản lý thanh toán một số khoản như duyệt thanh toán tiền văn phòng phẩm, sách vở, in ấn hay tiền tàu xe của nhân viên, hay các khoản hoàn phí của khách hàng. Còn lại, các
khoản chi lớn như lương, thưởng của các bộ phận phải có xác nhận của CFO hoặc CEO để thanh toán.
Ngoài ra, lãnh đạo công ty liên tục thay đổi các quy định, chính sách mà không có phương án thông báo rộng rãi đến toàn thể nhân viên. Việc này dẫn đến khó khăn, mất thời gian trong việc tiếp cận quy định của nhân viên. Hiện tại, công ty liên tục thay đổi các chính sách về lương, thưởng, quy định nội bộ của công ty nhưng chủ yếu thông báo qua các nhóm chat trên các ứng dụng, mạng xã hội, cụ thể là zalo và viber.
Sự thiếu trình độ và cơ chế quản lý không chặt chẽ có thể dẫn đến sự mất phân loại và phối hợp trong công việc, ảnh hưởng đến sự hiệu quả và hiệu suất của nhân viên, gây ra sự lãng phí tài nguyên và tăng chi phí vận hành. Đồng thời, nó có thể gây ra sự chậm trễ trong quyết định và ứng phó với thay đổi trong môi trường kinh doanh, làm mất đi cơ hội và tạo lợi thế cạnh tranh. Để cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty cần tập trung vào nâng cao trình độ tổ chức quản lý, xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ, đào tạo và phát triển nhân viên, và đẩy mạnh quá trình phối hợp và tương tác giữa các bộ phận và cá nhân trong công ty.
- Việc sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh chưa được quản lý chặt chẽ
Tình trạng sử dụng, đầu tư vào tài sản, công cụ, trang thiết bị trong một số khâu trong hoạt động kinh doanh vẫn còn lãng phí và kém hiệu quả. Một số tài sản được sử dụng thường xuyên trong công ty như máy in, máy photo,... được đầu tư ở hầu hết các chi nhánh của RES, tuy nhiên, khá nhiều máy là máy cũ mua lại. Thực tế, tại chi nhánh Yên Lãng, hầu hết các máy in và máy photo đều có vấn đề, xảy ra hỏng hóc thường xuyên. Việc này làm tăng chi phí sửa chữa, bảo trì. Mỗi lần sửa chữa chi phí giao động từ 500.000 VND đến 5.000.000 VND tùy máy. Ngoài ra, một ví tài sản khác mà RES đầu tư chưa hiệu quả chính là tài sản nguồn nhân lực. RES chưa đồng nhất trong quy trình tuyển dụng dẫn đến việc nhân viên nghỉ việc liên tục vì không đồng ý với các điều khoản làm việc của công ty. Việc này dẫn đến công ty phải bỏ khá nhiều chi phí để tuyển lại nhân viên. RES tổ chức khá nhiều buổi tuyển dụng với
quy mô lớn. Trung bình mỗi tuần, RES tổ chức tuyển dụng 2 lần, mỗi lần khoảng 50 ứng viên, dẫn đến chi phí tuyển dụng tăng cao.
Việc sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh chưa được quản lý chặt chẽ có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Khi không quản lý vốn một cách chặt chẽ, công ty có thể bỏ lỡ những cơ hội đầu tư sinh lợi cao. Vốn không được sử dụng một cách hiệu quả, không định hướng đúng, có thể dẫn đến việc đầu tư vào các tài sản không có lợi ích kinh tế cao hoặc không phù hợp với chiến lược phát triển của công ty. Quản lý vốn không hiệu quả có thể gây ra các rủi ro tài chính như tình trạng tài chính không ổn định, khả năng thanh toán nợ không đảm bảo, hoặc mất cân đối giữa nguồn vốn và nợ vay. Điều này có thể gây tổn thất tài chính và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và danh tiếng của công ty.
- Cơ sở công nghệ thông tin của RES khá thấp
Hiện nay, RES đang sử dụng phần mềm quản lý học viên kết hợp với phần mềm kế toán và quản lý nhân sự. Hệ thống hiện tại đã cũ, thiếu nhiều tác vụ, đặc biệt là các tác vụ liên quan đến kế toán và quản lý nhân sự. Hầu hết các công việc của phòng kế toán hiện nay đều thực hiện thủ công. Việc này dẫn đến sự chậm trễ khi đưa ra các báo cáo nội bộ về tình hình kinh doanh, sử dụng vốn để các giám đốc có thể đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời trong tình huống khẩn cấp.
Việc cơ sở công nghệ thông tin (CNTT) thấp có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động của công ty và hiệu quả sử dụng vốn. Cơ sở CNTT thấp có thể gây ra sự mất mát thông tin, sai sót trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu chính xác và không đáng tin cậy trong quản lý thông tin của công ty. Việc quản lý thông tin không hiệu quả có thể làm mất thời gian và tăng khả năng xảy ra sai sót trong quy trình kinh doanh. Nếu cơ sở CNTT không đáp ứng đủ yêu cầu của công ty, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc hàng ngày. Họ có thể gặp trở ngại trong việc truy cập thông tin, xử lý dữ liệu, giao tiếp và tương tác với hệ thống. Điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và tăng thời gian hoàn thành công việc. Một cơ sở CNTT thấp có thể hạn chế khả năng mở rộng và
phát triển của công ty. Nó có thể không đáp ứng được nhu cầu mở rộng hệ thống, tích hợp ứng dụng mới, cải tiến quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc. Điều này có thể làm giảm khả năng cạnh tranh và thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Cơ sở CNTT thấp có thể dẫn đến tăng chi phí và lãng phí vốn nếu hệ thống không hiệu quả và không đáp ứng được nhu cầu của công ty, có thể phải tiến hành các bổ sung và nâng cấp liên tục để đáp ứng yêu cầu kinh doanh. Điều này có thể đòi hỏi đầu tư lớn và tiêu tốn nhiều tài nguyên.
- Quy trình giải quyết công việc nội bộ còn phức tạp, tốn thời gian và chưa nhất quán
Điển hình của việc quy trình giải quyết công việc nội bộ còn tốn thời gian và chưa nhất quán là trong việc tính lương, xác nhận lương và thanh toán lương cho nhân viên. Vì quy trình phức tạp và không thống nhất trong toàn hệ thống, dẫn đến tình trạng chậm lương, đặc biệt đối với nhân viên nghỉ việc. Sau khi tiến hành thủ tục bàn giao công việc, phòng Kế toán của công ty mới bắt đầu kiểm tra lại toàn bộ các công việc của nhân viên đó trong toàn bộ quá trình làm việc xem còn thiếu hay sai sót gì không rồi mới tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên. Quá trình kiểm tra này không được tiến hành thường xuyên chỉ diễn ra khi nhân viên đã nghỉ việc và kiểm tra hoàn toàn thu công. Vì vậy, thời gian nhận lương của nhân viên thử việc thường nhận được sau vài tháng. Điều này dẫn đến nhiều bức xúc của nhân viên và cũng dẫn đến tình trạng khoản phải trả người lao động của khá cao. Điều này ảnh hưởng ít nhiều đến việc sử dụng vốn của công ty.
Việc công ty có quy trình giải quyết công việc nội bộ phức tạp, tốn thời gian và chưa nhất quán có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn. Quy trình phức tạp và không nhất quán trong công việc nội bộ có thể làm mất thời gian và tăng chi phí cho công ty. Nhân viên phải dành nhiều thời gian để hiểu và tuân thủ quy trình, làm việc theo các bước phức tạp, gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin và tiếp cận nguồn lực cần thiết. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và tăng chi phí hoạt động. Quy trình phức tạp và chưa nhất quán có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quyết định và thực hiện công việc. Các
quy trình phức tạp đòi hỏi nhiều bước xác nhận và phê duyệt, làm chậm quá trình ra quyết định và thực hiện hành động. Điều này có thể gây rủi ro và ảnh hưởng đến khả năng thích ứng nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Quy trình không nhất quán trong công việc nội bộ có thể dẫn đến thiếu sự nhất quán và đồng nhất trong cách làm việc của các bộ phận và nhân viên. Điều này có thể tạo ra sự mâu thuẫn và xung đột giữa các quy trình và tiêu chuẩn làm việc, làm giảm hiệu quả tổ chức và tương tác giữa các bộ phận.
- Không có khoản dự phòng nợ khó đòi
Tỷ lệ khoản phải thu của công ty chiếm tỷ lệ rất cao trong cơ cấu tài sản và vốn lưu động của RES. Việc không có khoản dự phòng, có thể gặp rủi ro về các khoản nợ khó đòi. Khi công ty không có khoản dự phòng nợ khó đòi, công ty đó sẽ đối mặt với rủi ro tài chính cao hơn. Nếu có các khoản nợ mà công ty không thể thu lại được do khách hàng không trả tiền hoặc phá sản, sẽ gây áp lực lớn cho nguồn vốn của công ty. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các khoản nợ khác, gây thiếu hụt vốn và tình trạng tài chính không ổn định. Ngoài ra, thiếu khoản dự phòng nợ khó đòi có thể giới hạn khả năng đầu tư vào các dự án mới và phát triển kinh doanh. Việc không có dự phòng nợ khó đòi có thể làm giảm khả năng tài chính và tăng rủi ro đối với các hoạt động đầu tư. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng mở rộng, nâng cấp cơ sở hạ tầng và tăng cường cạnh tranh của công ty. Thiếu khoản dự phòng nợ khó đòi có thể gây mất lòng tin của nhà đầu tư và ngân hàng. Khi không có dự phòng đáng kể để đối phó với rủi ro nợ, công ty có thể trở nên không đáng tin cậy và không được xem là một đối tác đáng tin cậy trong việc trả nợ. Điều này có thể làm giảm khả năng công ty tiếp cận các nguồn vốn và cơ hội kinh doanh. Đồng thời, thiếu khoản dự phòng nợ khó đòi có thể tác động tiêu cực đến hình ảnh công ty trong mắt khách hàng, cổ đông và công chúng.