CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho Công ty cổ phần Tập đoàn
3.2.5. Xây dựng chính sách và quy trình quản lý dự phòng nợ khó đòi
Đặc thù của RES là bán hàng trả chậm do học viên cần có thời gian học lần lượt các khóa học và giá dịch vụ cung cấp cho mỗi khách hàng là khá lớn thường trung bình khoảng 50 - 100 triệu/ khách hàng. Do đó, RES thường cho khách hàng trả chậm trong vòng 1 tháng hoặc trả góp từng tháng thông qua ngân hàng Sacombank và Onepay. Vì vậy, khoản phải thu cũng là một khoản mục quan trọng cần lưu ý của công ty.
Để có thể quản lý tốt các khoản phải thu, khi ký kết các hợp đồng mua bán, cần thiết lập các ràng buộc chặt chẽ như quy định thời gian và phương thức thanh toán một cách rõ ràng và luôn giám sát chặt chẽ việc khách hàng tuân thủ các điều kiện trong hợp đồng. Đồng thời, cần đưa ra các biện pháp xử phạt khi hợp đồng bị vi phạm để tăng cường trách nhiệm của các bên tham gia. Trách nhiệm của khách hàng cần được quy định rõ ràng thông qua các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng, điều kiện giao nhận và thanh toán. Bên cạnh đó, cần áp dụng các biện pháp bán chậm trả để tạo sự lành mạnh trong việc quản lý các khoản nợ, như yêu cầu ký quỹ, bảo lãnh của bên thứ ba (ngân hàng) và thường xuyên thu thập thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau để định hình chính sách bán hàng phù hợp và hiệu quả.
Trong công tác thu hồi nợ, công ty cần thực hiện việc theo dõi chi tiết các khoản phải thu hàng tháng và lập bảng phân tích để hiểu rõ về quy mô và thời hạn thanh toán của từng khoản nợ. Đồng thời, công ty cũng nên áp dụng biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán trước thời hạn thông qua chiết khấu thanh toán, đây là một
biện pháp tích cực để thu hồi các khoản nợ. Cần phân loại các khoản nợ và thường xuyên đánh giá khả năng thu hồi của từng khoản nợ đó.
Đối với những khoản nợ quá hạn hoặc nợ đọng, công ty cần phân loại để tìm hiểu nguyên nhân chủ quan và khách quan của từng khoản nợ. Từ đó, công ty có thể áp dụng biện pháp xử lý phù hợp như gia hạn nợ theo thỏa thuận, giảm nợ hoặc yêu cầu sự can thiệp từ cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, cần có chính sách linh hoạt và đối xử công bằng với các khoản nợ quá hạn và đến hạn. Đối với những khách hàng uy tín, công ty có thể áp dụng biện pháp gia hạn nợ trong trường hợp tạm thời gặp khó khăn về tài chính. Tuy nhiên, với những khách hàng không thực hiện thanh toán hoặc chậm trễ, công ty cần áp dụng biện pháp quyết liệt, thậm chí nhờ sự can thiệp của các tòa án kinh tế để giải quyết các khoản nợ.
3.2.5.2. Các phương án khác
Để giải quyết vấn đề không có khoản dự phòng nợ khó đòi trong hoạt động kinh doanh, công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:
Theo dõi công nợ thường xuyên: Công ty cần thường xuyên thực hiện công tác theo dõi, rà soát và đối chiếu thanh toán công nợ để tránh sự chiếm dụng vốn và đảm bảo khả năng thanh toán. Điều này đóng góp vào việc nhanh chóng vòng quay vốn và tăng hiệu quả sử dụng vốn động. Công ty cũng nên trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi. Đối với các khoản trả trước cho người bán, công ty cần chú ý đôn đốc việc giao hàng hóa. Cùng với việc đôn đốc thu hồi nợ, công ty cần có những phương án phù hợp để trả các khoản nợ. Đối với những khoản nợ sắp đến hạn, công ty nên tìm nguồn tài trợ để đảm bảo uy tín và lợi ích của các bên liên quan.
Xây dựng chính sách và quy trình quản lý nợ khó đòi: Công ty cần thiết lập chính sách rõ ràng và quy trình quản lý nợ khó đòi. Điều này bao gồm việc xác định tiêu chí xác định nợ khó đòi, quy định các bước giải quyết nợ khó đòi, và thiết lập cơ chế theo dõi và thu hồi nợ.
Xác định và phân loại nợ khó đòi: Công ty cần xác định và phân loại nợ khó đòi dựa trên các tiêu chí như thời gian quá hạn, khả năng thu hồi, và điều kiện khách
hàng. Điều này giúp công ty tập trung vào những khoản nợ có nguy cơ cao và áp dụng các biện pháp khắc phục thích hợp.
Thực hiện các biện pháp thu hồi nợ: Công ty cần áp dụng các biện pháp thu hồi nợ khó đòi như thương lượng trực tiếp với khách hàng, sử dụng dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp, hoặc áp dụng các biện pháp pháp lý nếu cần thiết. Đồng thời, công ty cần theo dõi và đánh giá quy trình thu hồi nợ để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa kết quả.
Xây dựng và duy trì quan hệ tốt với khách hàng: Để giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi, công ty cần xây dựng và duy trì quan hệ tốt với khách hàng. Điều này bao gồm việc cung cấp dịch vụ chất lượng, thực hiện các giao dịch hợp đồng rõ ràng, và tạo điều kiện thuận lợi để khách hàng có thể thanh toán nợ đúng hạn.
Tăng cường quản lý tài chính: Công ty cần tăng cường quản lý tài chính để đảm bảo sự cân đối giữa nguồn vốn và nhu cầu sử dụng vốn. Điều này bao gồm việc theo dõi và đánh giá tình hình tài chính, dự phòng đủ nguồn lực để đối phó với rủi ro nợ khó đòi và áp dụng các biện pháp kiểm soát tài chính hiệu quả.
Tổng quát, việc thiết lập chính sách quản lý nợ khó đòi, phân loại nợ, thực hiện biện pháp thu hồi nợ, xây dựng quan hệ tốt với khách hàng và tăng cường quản lý tài chính sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề không có khoản dự phòng nợ khó đòi, đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn hiệu quả.