1.2. Quản lý dự án phần mềm
1.2.2. Nội dung của quản lý dự án phần mềm
1.2.2.3. Quản lý chi phí dự án đầu tư phát triển phần mềm
Quản lý chi phí bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành với kinh phí đã được phê duyệt. Chi phí của dự án quyết định bởi chi phí các nguồn cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án.
Quản lý chi phí đầu tư phát triển phần mềm triển khai bao gồm: Tổng mức đầu tư; dự toán phát triển phần mềm ; định mức và giá phát triển phần mềm;
Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư phát triển phần mềm triển khai:
- Quản lý chi phí đầu tư phát triển phần mềm triển khai phải bảo đảm mục tiêu, hiệu quả dự án đầu tư phát triển phần mềm và phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường.
- Quản lý chi phí theo từng dự án phần mềm, phù hợp với các giai đoạn đầu tư phát triển phần mềm, các bước thiết kế, loại nguồn vốn và các quy định của Nhà nước.
- Tổng mức đầu tư, dự toán phát triển phần mềm phải được dự tính theo đúng phương pháp, đủ các khoản mục chi phí theo quy định và phù hợp độ dài thời gian phát triển phần mềm triển khai. Tổng mức đầu tư là chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư phát triển phần mềm.
- Nhà nước thực hiện chức năng quản lý chi phí thông qua việc ETC hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý chi phí.
- Chủ đầu tư phát triển phần mềm chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý chi phí từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc phát triển phần mềm đưa vào khai thác, sử dụng.
-Tổng mức đầu tư phát triển phần mềm triển khai là chi phí dự tính của dự án, là cơ sở để lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư phát triển phần mềm triển khai.Tổng mức đầu tư bao gồm: Chi phí phát triển phần mềm, chi phí thiết bị, chi phí bồi thường, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư phát triển phần mềm, chi phí khác và chi phí dự phòng.
+ Chi phí phát triển phần mềm bao gồm: Chi phí phát triển phần mềm các triển khai, hạng mục phát triển, chi phí phá dỡ các dự án phần mềm;
+ Chi phí thiết bị bao gồm: Chi phí mua sắm thiết bị công nghệ, chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có), chi phí lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế và các loại phí liên quan khác;
+ Chi phí quản lý dự án bao gồm các chi phí để tổ chức thực hiện quản lý dự án từ khi lập dự án đến đến khi hoàn thành, nghiệm thu bàn giao, đưa triển khai vào khai thác sử dụng và chi phí giám sát, đánh giá dự án đầu tư;
+ Chi phí tư vấn đầu tư phát triển phần mềm bao gồm: Chi phí tư vấn khảo sát, lập dự án, thiết kế, giám sát phát triển phần mềm và các chi phí tư vấn khác liên quan;
+ Chi phí khác bao gồm: Vốn lưu động trong thời gian sản xuất thử đối với các dự án đầu tư phát triển phần mềm nhằm mục đích kinh doanh, lãi vay trong thời gian phát triển phần mềm và các chi phí cần thiết khác;
- Chi phí dự phòng bao gồm: Chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án.
- Tổng mức đầu tư phát triển phần mềm ược xác định theo thiết kế cơ sở, trong đó chi phí phát triển phần mềm được tính theo khối lượng chủ yếu từ thiết kế cơ sở, các khối lượng khác dự tính và giá phát triển phần mềm phù hợp với thị trường, chi phí thiết bị được tính theo số lượng, chủng loại thiết bị phù hợp với thiết kế công nghệ, giá thiết bị trên thị trường và các yếu tố khác (nếu có), chi phí bồi thường, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư phát triển phần mềm và chi phí khác được xác định bằng cách lập dự toán hoặc tạm tính theo tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng chi
phí phát triển phần mềm và chi phí thiết bị; chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh được tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng các chi phí; Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá được tính trên cơ sở độ dài thời gian phát triển phần mềm triển khai và chỉ số giá phát triển phần mềm hàng năm phù hợp với loại dự án phần mềm có tính đến các khả năng biến động giá trong nước và quốc tế.
- Thẩm định tổng mức đầu tư là một nội dung của việc thẩm định dự án đầu tư phát triển phần mềm triển khai, bao gồm các nội dung:
- Sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư với đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của dự án đầu tư phát triển phần mềm triển khai;
- Tính đầy đủ, hợp lý và phù hợp với yêu cầu thực tế thị trường của các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư;
- Xác định giá trị tổng mức đầu tư bảo đảm hiệu quả đầu tư phát triển phần mềm công;
- Dự toán phát triển phần mềm được xác định theo dự án phần mềm cụ thể và là căn cứ để quản lý chi phí đầu tư phát triển phần mềm. Dự toán được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ phát triển, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của triển khai và đơn giá phát triển phần mềm, chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm (%) cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó. Nội dung dự toán triển khai bao gồm: Chi phí phát triển phần mềm, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư phát triển phần mềm, chi phí khác và chi phí dự phòng.
- Thẩm định, phê duyệt dự toán triển khai
Việc thẩm định dự toán triển khai trước khi phê duyệt; Nội dung thẩm định bao gồm: Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toán với khối lượng thiết kế; Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng đơn giá phát triển phần mềm, định mức chi phí tỷ lệ, dự toán chi phí tư vấn và dự toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán; Xác định giá trị dự toán.
- Điều chỉnh dự toán: Dự toán được điều chỉnh trong các trường hợp được phép
trong dự toán nhưng không vượt tổng mức đầu tư triển khai đã được phê duyệt, kể cả chi phí dự phòng.
- Dự toán điều chỉnh được xác định theo phương pháp bù trừ trực tiếp, phương pháp hệ số điều chỉnh, phương pháp điều chỉnh bằng chỉ số giá phát triển phần mềm và các phương pháp khác.
- Thanh, quyết toán vốn đầu tư phát triển phần mềm triển khai:
Việc thanh toán vốn đầu tư cho các công việc, nhóm công việc hoặc toàn bộ công việc lập dự án, khảo sát, thiết kế, phát triển phát triển phần mềm, giám sát và các hoạt động phát triển phần mềm khác phải căn cứ theo khối lượng thực tế hoàn thành và nội dung phương thức thanh toán trong hợp đồng đã ký kết.
ETC có trách nhiệm lập hồ sơ thanh toán, quyết toán khối lượng công việc đã thực hiện, Chủ đầu tư căn cứ hồ sơ ETC lập, hợp đồng đã ký kết, dự toán phê duyệt, kế hoạch vốn ... làm hồ sơ thanh toán vốn đầu tư cho ETC.
Hồ sơ thanh toán gồm:
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành bộ phận dự án phần mềm, giai đoạn phát triển phát triển phần mềm hoặc biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục triển khai hoặc triển khai để đưa vào sử dụng kèm theo bản tính giá trị khối lượng được nghiệm thu;
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);
- Giấy rút vốn đầu tư.
- Căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán do chủ đầu tư gửi đến, Kho bạc nhà nước kiểm soát, cấp vốn cho chủ đầu tư, đồng thời theo đề nghị của chủ đầu tư, thay mặt chủ đầu tư thanh toán trực tiếp cho các ETC, thu hồi vốn tạm ứng theo đúng quy định.
- Kế hoạch vốn năm đã bố trí cho dự án chỉ được thanh toán trong thời hạn năm kế hoạch theo quy định của Luật NSNN. Quá thời hạn thanh toán, khối lượng đã thực hiện nhưng chưa thanh toán phải bố trí vào kế hoạch năm sau để thanh toán.
- Việc quyết toán vốn đầu tư hàng năm và quyết toán vốn đầu tư hoàn thành thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về chế độ quyết toán vốn đầu tư.
Hình 1.7: Nội dung quản lý nguồn lực